新入社員チェックリストテンプレート

新しいメンバーをチームに迎えるのは楽しみな半面、チームに迎えるにあたって、いくつか準備するべきタスクがあります。Asana の新入社員チェックリストテンプレートを使えば、プレボーディングやオンボーディングの重要なステップを見落とすことがありません。

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[製品UI] 新入社員チェックリストテンプレートの例 (タイムライン)

おめでとうございます。あなたが見込んだ候補者がオファーを受け入れ、採用プロセスが正式に完了しました。これで新しいチームメンバーを迎えられます。次のステップとして、新規採用者が仕事をスムーズに始められるよう、マネージャーがするべきタスクを整理しなくてはなりません。そこでおすすめなのが、新入社員チェックリストテンプレートです。

新入社員チェックリストテンプレートとは?

新入社員チェックリストテンプレートは、マネージャーが新入社員のオンボーディングを成功させるために必要なタスクをすべて管理できるテンプレートで、何度も繰り返し使用できます。これを使えば、入社日前に万全の準備を整えて、新入社員を迎えられます。

チェックリストテンプレートとオンボーディングテンプレートの違いとは?

一見すると、新入社員チェックリストテンプレートと新入社員オンボーディングテンプレートは、同じもののように感じるかもしれません。しかし、実は微妙な違いがあります。新入社員チェックリストテンプレートで扱うのは、新入社員の入社前にマネージャーが完了する必要があるすべての準備作業です。これには、新しい機器類の準備、ミーティングの設定、人事部とのミーティングの調整などが含まれます。 

一方、新入社員オンボーディングテンプレートは、新入社員のオンボーディングプロセスのガイドとして使用します。新入社員オンボーディングテンプレートには、従業員ハンドブック初出勤日に関する注意事項、30、60、90 日計画の内容などが含まれているのが理想的です。

新入社員チェックリストテンプレートを使うべき理由とは?

新入社員のオンボーディングにはさまざまな不確定要素があり、新入社員の入社日までにマネージャーがやるべきタスクをすべて管理するのは大変です。新入社員チェックリストテンプレートを使えば、今後のオンボーディングタスクを一目で確認でき、オフィス内外の従業員のオンボーディングエクスペリエンスを円滑化できます。さらに、オンボーディングが効果的に行われると、従業員の満足度と定着率の向上にもつながるため、このテンプレートを使用すれば、新入社員の初出勤日に先立って、成功のための万全な準備が整います。

新入社員チェックリストテンプレートに含まれるもの

新入社員チェックリストテンプレートには、プレボーディング (オンボーディング前) タスクをまとめたリストを掲載する必要があります。プレボーディングタスクとは、新入社員が仕事のオファーを受け入れた時点から入社日までの間に、マネージャーが実施するすべてのタスクです。一般的なプレボーディングタスクには、次のようなものがあります。

  • 準備タスク。機器類に関するリクエストを IT 担当者と人事担当者に割り当てる、ウェルカムメールを送信する、身辺調査の完了を確認する、など。

  • I-9 フォーム、源泉徴収フォーム、会社ポリシーの確認など、新入社員関連の書類のやりとり。

  • 初出勤日の確認事項、簡単なスケジュール、オフィス内スタッフの場合は職場について知っておくべきことなど、入社日に関する情報を簡単にまとめて新入社員にメールで送信。

  • 入社から 1 週間と 1 か月の期間について、新入社員が知っておくべきことの概要を送信。これには、マネージャーが新入社員に期待するマイルストーンや、パフォーマンスレビューのタイムラインが含まれます。

  • 正式なオンボーディングトレーニングなど、会社のオンボーディングプログラムについて新入社員に情報を伝える。

  • 企業文化の概要や、新入社員の新しい職務に関する期待事項など、有益な追加情報の送信。

新入社員チェックリストテンプレートの使い方

新入社員チェックリストを手軽に作成するなら、Asana の無料テンプレートを活用しましょう。Asana なら、人事部や IT 担当者など、部門を横断するコラボレーターを新入社員チェックリストテンプレートに追加でき、あらゆるタスクを新入社員の入社日までに確実に完了できます。

Asana のテンプレートをもとに、それぞれのポジションのニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズしたり、部門ごとに異なる形式のテンプレートを作成したりすることもできます。テンプレートを作成しておけば、新たに新入社員をチームにオンボーディングさせるたびに、必要なタスクについて考えずに済むため、長い目で見ると時間の節約になります。

組み込まれている機能

  • リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

  • オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは手間のかかる作業時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行えます。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な仕事に取り組む時間を取り戻せます。

  • 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。共同ワークフローを持つチームのメンバーが、他のタスクの終了を待っているタスクを簡単に把握し、自分の作業を始めるタイミングを知ることができます。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

  • 開始日: やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知っておく必要がある場合もあります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

  • Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana のタスクにファイルを直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana の連携を使用すれば、必要な情報を Teams から直接検索し、共有できます。Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムにつなげるのも簡単です。また、Teams の会議中に、ブラウザーを切り替えなくても、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

  • Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを、Asana のタスクやコメントに変換して管理しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者の決まったタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれて迷子になることはありません。

  • Zoom: Asana と Zoom は提携を結び、チームが目的意識を持ち、集中して会議に参加できるようサポートしています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが容易になります。Asana で会議の議題を共有すれば、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成できるため、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議が終了すると、Zoom と Asana の連携によって会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれ、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

FAQ (よくある質問)

新入社員の入社準備はどのようにすればよいですか?

プロセスを簡単にするには、Asana の無料の新入社員チェックリストテンプレートを活用しましょう。テンプレートをもとに、新入社員が入社する前に採用マネージャーがやっておくべきタスクを考えます。新入社員に出席させたい会議やトレーニング、イベントについて検討し、それぞれのスケジュールを立てます。人事担当者や IT 担当者などの重要な他部門のコラボレーターも忘れずに追加しましょう。

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