Asana’s employee onboarding template

An effective onboarding experience gives new hires an easy way to track their onboarding to-dos in one place. Set new hires on the path to success from day one with our Asana-exclusive onboarding template.

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[製品 UI] Asana 新入社員オンボーディングのテンプレート例 (リスト)

新入社員が入社する際、必ずオンボーディングが行われますが、新入社員のオンボーディングプロセスは単なるタスクの一覧ではありません。第一印象を決める貴重な機会であり、新しい仕事への心構えや成功の評価基準を設定し、新しいチームメンバーに会社の一員であることを実感してもらう貴重な機会でもあるのです。

新入社員のオンボーディングプロセスを効果的に行うことが今ほど重要視されている時代はないでしょう。燃え尽き症候群やインポスター症候群が増加する中、企業は新入社員が歓迎されていると実感できるような方法を模索しています。そこでおすすめなのが、新入社員オンボーディングテンプレートです。

オンボーディングテンプレートを使用する理由

新入社員オンボーディング用テンプレートを使うと、すべての新入社員のオンボーディングプロセスを標準化できます。オンボーディングに伴うプログラムを統一することで、チームメンバーは入社初日から新しい職場で成功するために必要な情報を入手できます。

プロセスを合理化する

オンボーディングチェックリストのテンプレートは、その名の通り、新入社員が新しい職場で仕事を始めるために必要な事柄をまとめたチェックリストです。効果的なテンプレートを使えば、これらの情報を一か所に集められるので、新入社員がそれらを覚えておく必要がなくなります。

チームメンバーが活躍するために必要な情報を提供する

新入社員には、仕事に必要なツールを提供することがきわめて大切です。入社 1 週間目、1 か月目、そして 1 年目に期待することを明確にすれば、新入社員は成功するために何が必要かをはっきりと把握できるようになります。

これは、新入社員にとってメリットがあるだけでなく、長期的には従業員満足度を高めることにもつながります。従業員が何を求められているかを把握していれば、燃え尽き症候群インポスター症候群のような職場におけるネガティブな感情を経験する可能性は低くなります。Asana の調査によると、燃え尽き症候群やインポスター症候群は、特に若い世代のナレッジワーカーに影響を与えており、士気の低下、ミスコミュニケーション、職場でのエンゲージメントの低下、ミスの増加、さらには離職の原因になることがわかっています。

記事: 30-60-90 日プラン: 新規採用者のオンボーディングを軽々とこなす方法

リモートチームのメンバーが歓迎されていると実感できる

特にリモートのオンボーディングには、明確な新入社員オンボーディングテンプレートを用意することが不可欠です。リモートで働く従業員は、あなたやリモートチームと顔を合わせる機会があまりありません。そこで、何をすべきか、どこでコミュニケーションをとるべきか、どのようにすればすぐに活躍できるかを明確にすることで、従業員がどこに住んでいようと、安心して仕事に取り組めるようになります。

異なるタイムゾーンで働く従業員がいる場合、これは特に重要なことです。もし、その従業員がオンラインである時間帯にあなたが対応できないのであれば、新入社員がひとりで仕事を始められるように、はっきりと書き出された To-Do リストを提供するとよいでしょう。

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オンボーディングは、勤務初日から自分がチームの一員として受け入れられていると従業員に感じてもらえるようにするために、極めて重要な役割を果たします。オンボーディングの内容は、貴社での勤務についての知識と実践経験の土台を築き、各従業員の勤務期間全体を方向づける力があります。そのため、インクルーシブなオンボーディング経験は、インクルーシブな企業文化を形成する上で非常に重要です。”
Sonja Gittens Ottley、Asana、ダイバーシティ & インクルージョン部長

Asana の新入社員オンボーディング用テンプレート

当社では、オンボーディングプロセスに本気で取り組むことで、新入社員が新しい職務に打ち込めるような環境を整えられると考えています。そのためには、オンボーディングプロセスがどのようなものかを新入社員一人ひとりが明確に理解できるように、見える化を図ることが重要なポイントになります。

これは、一般的な新入社員オンボーディングテンプレートではありません。当社の新入社員オンボーディングテンプレートには、初日から新入社員を歓迎するために Asana で行っている特徴的な事柄がいくつか含まれています。各新入社員には新入社員オンボーディングチェックリストが配布されます。このチェックリストは、オンボーディング前にマネージャーによって修正され、必要な関連情報、プロジェクト、オンボーディング関連のタスクが含まれます。

このように情報の一元化と実用化を図ることで、新入社員は入社当初から何をすべきかを明確に把握できるようになります。新入社員が情報を入手する場所を合理化することで、優れたオンボーディング環境を実現できます。これにより、企業価値観、組織方針、従業員ハンドブックなど、会社の重要な資料が簡単に見つかるようになります。

テンプレートを使用

新入社員オンボーディング用テンプレートの主要な要素

新入社員を成功に導くには、効果的なオンボーディングテンプレートを使用するだけでなく、その使い方も知っておくことが大切です。このテンプレートが新入社員にとってできるだけ有益なものになるように、以下の点を行いましょう。

  • いつ、どのように仕事を完了すべきか、期待事項とスケジュールを設定する。

  • アクションアイテムの期日を設定する。

  • テンプレートを生きたドキュメントに変換し、新入社員の質問、学習、次のステップをリアルタイムで反映できるようにする。

  • オンボーディングプロセスを初めから終わりまで一通り説明する。

連携機能

  • リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目でわかるように表示するグリッドスタイルのビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

  • サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合は、サブタスクを使用してこの作業を追跡しましょう。サブタスクは、タスクを個々のコンポーネントに分割して仕事を配分したい場合に強力な手段となりえると同時に、親タスクの全体的な工程とのつながりを維持する効果も発揮します。サブタスクを活用して、タスクを小さなコンポーネントに分割したり、複数ステップを含むプロセスにおいて個々のコンポーネントを管理しましょう。

  • カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対して独自のカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、カスタムフィールドはタスクやプロジェクト間で共有できるため、組織全体で優先順位を一貫させることができます。

  • マルチホーミング: 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、多くの場合、仕事はひとつの場所に留まっています。各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana のマルチホーミングを使用すると、タスクを複数のプロジェクトに追加することで、仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができます。タスクを背景情報と一緒に確認し、誰が何に取り組んでいるのか把握できるので、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

  • Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして通話後の情報へのアクセスが簡単になります。Asana で会議の議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

  • Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

  • Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれることはありません。

新入社員を成功に導く

テンプレートで新入社員のオンボーディングを標準化すれば、新入社員は入社したその日から即戦力として活躍できます。

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