リスク登録簿とは?プロジェクトマネージャー向けガイド (実例付)

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2021年6月16日00
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リスク登録簿とは?

チームを成功に導くためのツールをお探しですか?リスク登録簿にはまさにその機能が備わっています。

リスク登録簿は、リスク管理プロセスを成功させる重要な構成要素であり、生じる可能性のあるプロジェクトの遅延を軽減するのに役立ちます。  

リスク登録簿は、アクセスしやすい一つの場所に情報を保管するため、関係者により共有されます。使い方は通常、プロジェクトマネージャー (あなたのことです!) 次第のため、次のプロジェクトのためにリスク登録簿の使い方といつ使うべきかを学んでおきましょう。

リスク登録簿とは?

リスク登録簿は、プロジェクトで起こりうる障害を識別するためのリスク管理ツールとして使用される文書です。このプロセスは、リスクが問題になる前に、一括してリスクを特定、識別、解決することを目的としています。通常はプロジェクトを中心に行われますが、製品リリースや製造などの他の場面でも、リスク管理は役に立ちます。 

リスク登録ログとしても知られるリスク登録文書は、プロジェクト内の潜在的なリスクを具体的に追跡するものです。リスクの優先順位や発生の可能性に関する情報も含まれています。 

プロジェクトリスク登録簿は、リスクを識別し、分析するだけでなく、具体的な軽減方法を提示する必要があります。これにより、リスクがより大きな脅威となった場合でも、チームは解決策を用意し、問題解決の力を手に入れられます。 

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リスク登録簿をいつ使うべきか

リスク登録簿は多くの場合に重宝されます。理想的には、必要なときに使えるように、すべてのプロジェクトで使えるようにしておくべきです。リスクログの形はプロジェクトの範囲と複雑さにより異なりますが、リスク登録簿は小規模および大規模プロジェクトの両方で使用可能できます。 

小規模プロジェクトでは、可能性、優先度、解決策などのリスクに関する基本的な情報しか含まれない一方で、より複雑なプロジェクトでは、10 種類前後の入力フィールドが必要になる場合があります。 

リスク管理専門家を雇ってリスクログを管理している企業もありますが、多くの場合は、プロジェクトマネージャーやチームリーダーが監督することになります。もしあなたのチームがまだリスク管理プロセスを使用していないのであれば、一般的なリスクシナリオを知っておくと、リスク登録簿があなたとあなたのチームに適しているかを判断するのに役に立つ可能性があります。

優先度順にランク付けされたいくつかのリスクシナリオを以下に説明します。

  • 優先度低: コミュニケーション不足やスケジュールの誤りなどのリスクは、プロジェクトでスコープクリープや成果物の期限超過などの問題が発生する可能性を生みます。 

  • 優先度中: 予定外または追加の作業のようなリスクは、チームの生産性を下げ、目標を不明確にしてしまう場合があります。 

  • 優先度高: データセキュリティや盗難などのリスクは、企業収益の低下の問題につながる可能性があるため、優先的に対応する必要があります。 

リスク登録簿の使用タイミングがわかれば、優先度の高いリスクに遭遇したときにそれを適切に定義できます。 

よくあるリスクの例

新しいプロジェクトでは、複数のリスクが生じる可能性があります。データセキュリティから予定外の作業まで、プロジェクトの予算や範囲を超えてしまうリスクがあります。期日に間に合わないという結果は誰も想像したくないものです。だからこそ、潜在的なリスクを事前に識別することが重要なのです。

一般的なリスクの例

リスクが発生したときに備えて、一般的なリスクカテゴリをリスク登録ログに記載しておくのはよいアイデアです。これらのリスクについてもう少し詳しく知り、どのリスクが自分のチームに当てはまるかを判断しましょう。 

データセキュリティ 

データセキュリティに影響を与える可能性のあるプロジェクトに取り組んでいる場合、潜在的なリスクを追跡し、軽減することは非常に重要です。管理されていないリスクは、以下のような結果を招く可能性があります。

  • 情報の盗難: 適切な軽減策を講じなければ、ビジネスは個人情報の盗難に対して脆弱になる可能性があります。顧客情報が盗まれた場合には、特に有害です。

  • クレジットカードの不正使用: これはさまざまな理由で危険ですが、収益の損失につながり、法的措置が必要になる可能性もあります。 

データセキュリティは最重要なリスクであり、長期的なセキュリティ問題を防ぐためには、優先順位をつける必要があります。  

コミュニケーションの問題

コミュニケーションの問題は、プロジェクトやチームの規模にかかわらず発生します。リスク登録簿は、コミュニケーションの領域がどこにあるかを識別するのに役立ちますが、ワークマネジメントソフトウェアを導入して、仕事でのコミュニケーションを合理化することも有益です。

コミュニケーション不足で起こりうるリスクをご紹介します。

  • プロジェクトに一貫性がない: 適切なコミュニケーションが取れていないと、成果物に一貫性がなく、混乱を招くことになります。 

  • 期日の超過: 期日を超過したい人はいないでしょうが、明確なコミュニケーションがなければ、チームは成果物の期限に気づかない可能性があります。 

また、適切なコミュニケーションプランを作成することで、まずリスクの顕在化も防ぐことができます。 

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スケジュールの遅れ

スケジュールの誤りや遅れに気づかずにいると、期日を超過した場合に大きな問題になります。タイムラインやチームのカレンダーソフトウェアなどのツールは、まずスケジュールの誤りを防ぐのに役立ちます。 

プロジェクトスケジュールの遅れは以下のような問題を起こします。

  • 間一髪の成果物: プロジェクトが適切に実行されていないことより悪いことはありません。目標が達成できなかったり、作業がずさんに見えたりします。

  • 混乱: 適切なスケジュールが作成されていないと、チームはスケジュールに追われ、混乱してしまいます。 

スケジュールを導入することで、日々の仕事や単発のプロジェクトでも、成果物を予定通りに進めることができます。 

予定外の仕事

プロジェクトが範囲を超えてしまうことはよくあることです。これは一般的なリスクですが、適切に追跡すれば簡単に軽減できます。予定外の作業を早期に発見することで、プロジェクトリーダーにその作業を適切に委任できます。 

適切なリスク登録簿がないと、以下が生じる可能性があります。

  • 成果物の期限超過: 作業が見落とされると、期限超過のリスクがあります。 

  • 従業員の燃え尽き症候群: 予定外の仕事でチームメンバーのスケジュールを過密にすると、緊張感が生まれ、さらには過労や燃え尽き症候群 (バーンアウト) の原因にもなります。だからこそ、プロジェクトの範囲を正確に定義することが重要なのです。 

予定外の作業で問題に直面した場合は、変更管理プロセスを導入することで、追加の作業をチームメンバーに伝えることができます。  

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資料の盗難

あまり頻発することではありませんが、大量の商品在庫を抱える企業は、盗難や報告の誤りリスクを抱えている可能性があります。在庫を一貫して頻繁に追跡することで、リスクを早期に発見し、原因を究明することができます。  

盗難に遭うと、ビジネスには次のような問題が生じます。

  • 収益の損失: 商品が盗難にあっても、報告に誤りがあっても、盗難は収益に負の影響を与えます。 

  • 疑念: 盗難にあうと、従業員や企業の疑念が内部のストレスになります。 

  • 時間のごまかし: 有形財の盗難に加えて、勤務時間がごまかされるリスクがあります。リモートワークの環境では、チームがどこで時間を使っているかを把握するのが難しくなります。 

データセキュリティと同様に、盗難は優先順位の高いリスクであり、できるだけ早く対処する必要があります. 

リスク登録簿に含まれるもの

リスク登録簿は、リスクの一覧と追跡フィールドで構成されています。各プロジェクトにはそれに関連する独自のリスクがあるため、チームのリスクログは、他のチームとは異なる見た目になる可能性が高くなります。 

リスク登録簿に含まれるもの

多少な違いがあっても、ほとんどのリスク登録簿は、リスクの識別、リスクの可能性、リスクの軽減など、いくつかの重要な部分で構成されています。これらのパーツが機能することで、潜在的なリスクに関する情報の流動的なログが作成されます。これらのログは、同じようなリスクに直面する可能性のある新しいプロジェクトに取り組む際に、振り返って見るのに役立ちます。 

追加のフィールドには、リスクの識別、説明、優先順位といった詳細を含めるとよいでしょう。具体的であればあるほど、どのようなリスクであっても、それを軽減するための準備ができる可能性が高くなります。 

留意すべき経験則として、プロジェクトが複雑であればあるほど、リスク登録簿も複雑になる可能性があります。したがって、複数の月にまたがり、複数の関係者が関与する大規模なプロジェクトでは、ログをできるだけ具体的に作成しましょう。 

ここでは、プロジェクトのリスク管理計画に盛り込むべき重要なフィールドをご紹介します。 

1. リスクの識別  

リスク登録簿に含まれる最初の項目の一つは、リスクの識別です。これは通常、リスク名または識別番号の形で記載されます。リスクの識別フィールドには以下を含める必要があります。

  • リスク名

  • 識別日

  • サブタイトル (必要な場合)

リスクに名前をつけるときに、特別な工夫をする必要はありません。単純な要約で十分です。逆に、もっとクリエイティブにしたい場合は、リスクの種類ごとにペルソナを作ることができます。たとえば、データセキュリティのリスク名に「ダニエラ」というペルソナを使うことで、チームメンバーがリスクをすばやく特定する方法を理解できるようになります。 

名前と一緒に、短いサブタイトルや、リスクを特定した日付を入れることもできます。これにより、軽減対応に必要な時間を追跡し、どのリスクが解決に最も時間がかかっているかを識別できます。 

2. リスクの説明

識別が完了したら、短い説明文をログに追加する必要があります。リスクの説明には以下が含まれます。

  • リスクについての簡潔かつ大局的な概要

  • リスクが潜在的な問題である理由

説明をどのくらいの長さにするかは、ログをどれだけ詳細に説明するかによりますが、平均的な長さは一般に 80~100 文字です。

説明の長さよりも重要なのは、リスクの重要なポイントと、それが潜在的な問題となる理由を含めることです。ここで重要なことは、説明は、リスクを簡単に識別できるように、必要以上に詳細に踏み込まず正確にリスクを説明することです。 

3. リスクのカテゴリ

潜在的なリスクをすばやく識別できるようにするため、いくつかのリスクカテゴリが用意されています。リスクをすばやく識別することで、特に、複数のリスクを伴う複雑なプロジェクトに取り組む場合に、適切なチームに割り当てることができます。以下のようなリスクカテゴリがあります。

  • オペレーション 

  • 予算

  • スケジュール

  • テクノロジー

  • 情報 

  • セキュリティ

  • 品質

  • プロジェクト計画

カテゴリの種類を決めるには、まず、リスクがどこから発生しているのか、誰がそれを解決できるのかを評価する必要があります。解決策が明らかでない場合は、部門長と協力する必要があるかもしれません。 

4. リスクの可能性

リスクが十分早期に発見されれば、実際の行動が必要になる前にチームが解決できる可能性があります。つまり、リスク登録簿で報告されたリスクが、実際には問題にならない可能性もあるのです。 

リスクの可能性は、以下のような簡単な選択で文書化できます。 

  • 可能性はない 

  • 可能性がある 

  • 可能性が高い 

リスクを可能性により分類することで、最初に取り組むべきリスクと、保留すべきリスクとを識別できます。 

5. リスク分析

リスク分析では、リスクがプロジェクトに与える可能性のある影響を確認します。これにより、取り組むべき最も重要なリスクを迅速に識別できます。これは、可能性と分析の両方を考慮した優先度と混同してはいけません。 

チームによってリスクレベルの記録方法は異なりますが、まずは以下の簡単な 5 段階評価から始めることができます。

  • 非常に低い

  • 低い

  • 中程度

  • 高い

  • 非常に高い

リスクレベルの識別に苦労している場合は、部門長と協力してセカンドオピニオンを得ることもできます。そうすれば、影響の大きさを正確に見積もることができます。 

6. リスクの軽減

リスク軽減計画 (リスク対応計画) は、リスク登録簿の中でも最も重要な部分の一つです。結局のところ、リスク管理計画の目的は、起こりうるリスクを特定して軽減することです。基本的に、それは行動計画です。リスク軽減計画には以下が含まれます。

  • リスクを低減するためのステップバイステップの解決策

  • 意図する結果の簡単な説明

  • 計画が影響に与える効果 

リスク評価が低い場合は簡単に軽減できるかもしれませんが、より複雑で解決策が明らかでないリスクもあります。この場合、軽減策には、解決するためのちょっとしたチームワークが必要になります。これは通常、会議やチームハドルなどで、実際のリスク登録文書を超えて行われます。 

軽減計画をどのように実施する場合でも、リファレンスや明確なコミュニケーションのために、ログの中に俯瞰的な説明を文書化する必要があります。これにより、プロジェクトチーム全員に対応策を理解させるだけでなく、解決策を可視化できます。 

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7. リスクの優先度 

リスクの影響は優先度の決定に役立ちますが、この項目をログに入力しましょう。優先度では、リスクの可能性とリスク分析の両方を考慮する必要があります。この両方の側面から、どのリスクがプロジェクトに有害な結果をもたらす可能性が高いかを明確にします。 

優先度は、簡単な数値尺度で記録できます。

  • 1 (低い)

  • 2 (中程度)

  • 3 (高い)

リスク登録簿をより視覚的に表現したい場合は、代わりに色分けされたスケールを使って優先度を文書化できます。この方法は、3 つの選択肢の代わりに、またそれらと併せて使うこともできます。色で整理するのが好きな方には、ログのカラーコード化が適しています。 

8. リスクの担当者

リスクが識別され、検討され、優先度が付けられたら、実施すべき軽減策の成果物を割り当てることになります。リスクの担当者には以下が含まれます。

  • 成果物の実施の監督に割り当てられた人

  • 追加のチームメンバー (該当する場合)

リスクの担当者フィールドは、そのリスクをどの部署が扱うべきかを迅速に判断するのに役立ちます。また、どのチームメンバーが特定のリスクの責任を持っているかを可視化できます。 

9. リスクの状態

リスク登録簿に含める最後のフィールドは、リスクの状態です。これは、リスクが正常に軽減されたかを伝えるのに役立ちます。リスクの状態フィールドには、以下のいずれかを記入します。

  • 未解決

  • 進行中

  • 解決済み

状態の選択肢をより細かくしたい場合は、「アクティブ」「未着手」「保留」「進行中」「完了」など、より具体的なリストを選択できます。 

リスク登録簿の追加のフィールド

すべてのリスク登録簿には、いくつかの主要な項目が含まれていますが、オプションで追加できる項目もあります。いざというときに不意を突かれるよりは、手回しよく進めたほうがいいでしょう。これらの追加項目を見て、必要かどうかを判断してください。 

  • リスクのきっかけ: リスクのきっかけの項目を追加することで、なぜリスクが生じたのかを評価し、今後のリスクを防ぐことができます。 

  • 反応の種類: 多くのリスクが、どちらかと言えばマイナスの結果になる一方で、プラスの結果になる可能性もあります。このような場合には、ポジティブまたはネガティブな反応を示すフィールドを追加できます。 

  • タイムライン: また、情報を一箇所に集めるために、軽減策のスケジュールやタイムラインをログに含めることもできます。タイムラインソフトウェアが役に立ちます。 

リスク登録簿の作成方法 (実例付)

リスク登録簿には多くの情報が含まれており、初めて作成する場合は難しく感じるかもしれません。どのような情報を含めるべきかを理解していても、着手するのは難しいことです。そこで当社は、お客様がご自身のリスク管理計画に着手する際に役立つ実例をまとめました。 

ここではリスク登録ログはどのようになるか説明します。

[リストビュー] Asana を使ったリスク登録簿プロジェクトの例

テンプレートギャラリーを参照してテンプレートを選ぶか、独自のカスタムテンプレートを作成して、リスク登録簿を始めましょう。 

リスク登録簿の主な目的は、潜在的なリスクの情報を記録することですから、あまり細かいことにこだわらないようにしてください。チームメンバーに潜在的なリスクを伝えるために必要なフィールドを選択する必要があります。 

チームによっては、いくつかのフィールドを持つシンプルなリスク登録簿だけが必要な場合もあれば、もっと複雑なものが必要な場合もあります。簡単なものから始めて、必要に応じてより複雑なログへとステップアップしていくとよいでしょう。

ここでは、ご自身のリスクログを作成するためのリスク登録簿の記入例をご紹介します。 

  1. リスク名: デザインの遅延

  2. リスクの説明: デザインチームの作業が過密で、タイムラインの遅延が生じる可能性がある。 

  3. リスクのカテゴリ: スケジュール

  4. リスクの可能性: 可能性がある

  5. リスク分析: 中程度

  6. リスクの軽減: フリーランサーを雇用し、プロジェクトのグラフィックを作成してもらう。川添さんのカレンダーで 7/12 の週にミーティングが入らないようにし、グラフィックを編集する時間と最終承認用に菊井さんに送信する時間を空ける。 

  7. リスクの優先度: 2

  8. リスクの担当者: 菊井 紗代

  9. リスクの状態: 進行中

リスク登録簿に入力するコツを掴んだら、今後のプロジェクトのためにデータログを継続的に改善し、完璧なものにしていきましょう。  

リスク管理計画を危険にさらしてはいけません

リスク管理戦略の成功には、リスクの識別が重要です。新たなリスクを識別して軽減することは必ずしも容易ではありませんが、ビジネスを順調に成功させるためには不可欠です。いったんリスク登録簿を明確にしてしまえば、プロジェクトのリスクを管理するのはそれほど難しくないでしょう。さらに、チームはより多くの時間を、成果を出すといった重要なことに費やすことができるようになります。 

リスクマネジメントに関するその他のリソースをお探しの方は、ビジネスリスクを防ぐための危機管理計画を作成する方法をご覧ください。 

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