Asana を使って事業のスケール、ディスラプト、社会貢献のためのブランドデザインを行う Jones Knowles Ritchie

Jones Knowles Ritchie (JKR) は世界有数の受賞歴を誇るデザインエージェンシーです。過去 30年間で、ABInBev、Dunkin’、Burger King など数多くのクライアントと提携して、ブランドデザイン、戦略策定、パッケージング、広告、クリエイティブ制作などのプロジェクトを行ってきました。

JKR は、3 つのタイムゾーンで働く 300 人の「異なる考えを持つ人々」によって構成された団結力のある集団で、想像力には変化を起こすための特別な力と変化を起こす責任があるという信念をもとに活動しています。そんな型を破る仕事に必要なのは、組織化と優れた運用です。そこで Casey James 氏の出番です。ニューヨークのクリエイティブオペレーション部長である James 氏が各部門をつなぎ、クライアントにとってもチームにとっても、社内外の両方で物事がうまく進むようにします。また、採用、人材管理、技術導入も支援し、進行中のプロジェクトの情報を共有して JKR の経営陣による意思決定を支援しています。

James 氏がチームに加わった当時、JKR のスタッフはいくつかのツールで仕事を管理しており、他にもメールやスプレッドシート、チャットを利用し、会議も行っていました。仕事の進め方はチームごとに異なり、情報はバラバラになっていました。

• さまざまなチャネルや人からリクエストが来て、チームの人々は頼まれていることを整理するのに苦労していました。

• 承認を得るのも難しく、仕事が見落とされてしまうこともありました。

• スタジオ全体の割り当てやプロジェクトの状況を経営陣が確認するには、十分な可視性がありませんでした。

中心となる会議場所がないため、仕事の進め方も統一されておらず、コラボレーションや組織としての規模拡大が困難でした。James 氏は、ニューヨークのスタジオが一緒に仕事をこなせるように、拡張性のあるワークマネージメントプラットフォームを探し始めました。

仕事を効率的に管理できていませんでした。全員が予定通りに、適切なフォーマットで納品できるようにしたいと思っていました。”

仕事のための「ホームベース」探し

James 氏は、JKR での仕事の順序付け、コラボレーションの管理、リクエストの送信に役立つツールを探していました。仕事のやり方を統一する必要があったのです。一番の目標は、すべてのチームの全員にそのツールを使ってもらうことでした。複数のチームが関わるプロセスで使用することを意図していたからです。たとえば、新入社員のオンボーディングでは、採用マネージャー、求人担当者、人事担当者、IT 担当者の協力が必要でした。

James 氏は市場に出回っているすべてのワークマネージメントツールを「複雑」「物足りない」「丁度いい」の 3 つに分類しました。Asana は「丁度いい」に分類されました。James 氏は Asana が幅広いユースケースやチームに対応し、技術的スキルのレベルにかかわらず親しみやすく、さらにプロジェクトに複数のビューが用意されていることを確認しました。リスト、ボード、タイムラインはどれも、色々な方法で情報を吸収したい場合に便利です。

Asana がクラウドベースであり、どこからでも最新の情報にアクセスしやすい点も James 氏は気に入ったとのことです。また Asana は新機能を追加することで継続的にシステムの価値を高めており、それが JKR の Asana ヘビーユーザーにとっての目玉になっていました。

私の一番の目標は、すべての人を Asana に参加させることでした。たとえば、新入社員のオンボーディングを行う際には、Asana を使ってたくさんのチームを一つのプロセスでまとめています。”

ヘビーユーザーと Asana プロフェッショナルサービス

James 氏は JKR の Asana に精通しているチームに集中して Asana の導入を始めました。いくつか構造や命名規則を導入し、それを別のチームにも拡大することに成功しました。複雑なワークフローを数か月間試行錯誤しながら構築していった結果、JKR のニューヨークオフィス全体で Asana が使われることになりました。具体的なルールや手順を制定したおかげで、チームがより簡単にオンボーディングでき、メールや Slack の代わりに Asana を使うべきタイミングを理解することができました。

導入を拡大していく際に、James 氏は Asana プロフェッショナルサービスにサポートを依頼し、その専門知識によってワークフローを改良、トップクラスの作業プロセスを導入しました。プロフェッショナルサービスは JKR のすべてのチームがプラットフォームを最大限活用できるよう、チェンジマネジメントのフレームワークやベストプラクティス、ソリューションに関する洞察を提供しました。

James 氏はプロフェッショナルサービスで直接トレーニングを受ける JKR の従業員を、ヘビーユーザーに注目して選びました。ヘビーユーザーを「Asana マスタークラス」と呼ばれるグループに集め、JKR 内の Asana チャンピオンとしました。Asana マスタークラスはプロジェクトマネージャー、プロデューサー、アカウントマネージャーなど、会社全体の人材で構成されていました。これによりさまざまなチームで Asana がどのように使われているかという視点がもたらされ、誰にとっても価値あるものとなりました。

プロフェッショナルサービスチームは、トップクラスのソリューションを提供してくれました。彼らのサポートと専門知識によって、私たちの仕事は進化したのです。”

James 氏は、現実的な期待と目標を持つことが、テクノロジーの導入を成功させるために重要な要素であると述べています。Asana 導入の際には、3 段階の導入を目指しました。

1. 操作。誰もが Asana を使いこなし、その機能とどこに何があるかを理解している。

2. 習熟と一貫性。命名規則を定め、リクエストを集めるためのフォームなど各種ツールを使うことによって、会社全体で Asana を同じように使用する。

3. 高度な使用。Adobe Creative Cloud との連携や Asana 内でのデザインの承認など、高度なワークフローや機能を使用している、意欲的な状態。

導入の際には、励ましの言葉も重要です。James 氏は Asana でいい仕事ぶりを発揮している人には、公の場でもプライベートな場でも称賛の言葉を贈るようにしています。

Asana は柔軟性に優れています。Asana によって、業務の確認、管理、追跡とコラボレーションを行う方法が大幅に改善しました。”

Asana が JKR の拡大に貢献

現在ニューヨークオフィスと、ロンドンと上海のグローバルコラボレーションチーム全体で Asana を使用しています。リブランディングや 3D ビジュアライズであっても、写真撮影であっても、どのプロジェクトもマスターテンプレートからスタートするため、準備に時間がかかりません。チームは複数のプロジェクトにタスクを追加して、ポートフォリオ全体で仕事を最新の状態に保ちます。

JKR は全社で Asana をさまざまな用途で使用し、クリエイティブなコラボレーション、リクエストの追跡とやりとり、フリーランススタッフの管理をはじめ、社内のイニシアチブからクライアントの業務まであらゆる仕事を進めています。さらに社員個人が各自のチェックリストを作成して自己管理するためにも、Asana が活用されています。IT からデザイン部門まで、Asana のプラットフォームですべての仕事が始動し、スタートからフィニッシュまでのプロセスが完了しています。

また JKR は Asana に「Team Tools (チームのツール)」という掲示板のようなポートフォリオを作成し、社内トレーニングの動画や社内方針の情報、ファイルの命名規則などのベストプラクティスを保存しています。このセルフサービス式の場所では、誰にも頼むことなく、誰でも重要文書が見つけられます。これも、時間短縮につながっています。

JKR はすべてを最新の状態に保つために、Asana を日常使いしている他のツールと連携させました。Slack との連携により、Slack で Asana の更新情報を確認して、Slack のメッセージを Asana のタスクに変えられるようになりました。Asana と Outlook の連携で、メールをアクションアイテムやタスクへのコメントに変換。また Asana と Miro の連携で、バーチャルホワイトボードを使ったブレーンストーミングセッションからタスクを作成。さらに Everhour との連携を使えばタスクやプロジェクトに費やした時間を記録できる可能性があるため、活用を検討しています。

今では経営陣も仕事の可視性を持ち、プロジェクトの割り当てがより簡潔で再現性のあるものになりました。マネージャーはプロジェクトの所要時間やチームメイトが現在抱えているタスク数を手軽にチェックすることができます。

もう一つの大きな特典として、James 氏はメールの受信箱をチェックする必要がほとんどなくなったと言います。

JKR に入社したばかりの頃は、1 時間に 30 ～ 50 件のメールをチェックしていました。大体は、「この PDF はどこにありますか？」というような質問です。Asana のおかげで、こういった単発のメールを受信することはなくなりました。”

Asana が JKR のリスク軽減とスタジオ拡大に貢献

Asana は JKR の仕事の体系化に役立ちました。コロナ禍でチームが自宅から働かなければならなくなったとき、その価値は明らかになりました。事前に Asana を導入していたこともあり、JKR ニューヨークのリモートワークシステムはオフィスで働くのとほとんど変わりません。すべてが可視化されていて、管理可能で、どこからでもアクセスできたので、全員が突然リモートになってもその歯車が止まることはありませんでした。

仕事の解剖学: リモートチーム調査によると、リモートワークが急激に増加した 2020年には、フルタイムのナレッジワーカーのおよそ 3 分の 2 (62%) がコラボレーションツールの利用を増やし、5 分の 1 は初めてそういったツールを利用したそうです。JKR はコロナ禍でも遅れをとりませんでした。

コロナ禍だけでなく、JKR は仕事の進め方に関して全体的なビジョンを持っています。全員が同じビジョンを持ち、中心となる拠点があり、よりよいコラボレーションを可能にする。これにより組織としての規模を拡大し、世界中のお客様にさらに多くのサービスを提供できるようになりました。

2019年の終わりに Asana を使い始めたのはほとんど運命のような幸運でした。[2020年] 1月にはよりヘビーに使い始め、リモート化が始まった際には多くのチームがシームレスに移行できました。Asana がリスクを軽減し、継続性を生み出してくれました。”