Amel Rechid 氏は、Leroy Merlin France の法務マネージャーです。 彼女は、144 店舗に供給し、6 億人のオンライン顧客に配送する購買およびサプライチェーンに関する契約を担当しています。 “当社の成長に伴い、社内のプロジェクトはより複雑になりました。 そこで、仕事を構造化できるプロジェクト管理ツールの調達を検討し始めました。」と彼女は説明します。 “Leroy Merlin の他の部署が Asana を使っていることを知っていたので、自分たちでも試してみることにしました。 テストアンドラーンのアプローチで、まずはすべてのプロジェクトを Asana に移行して、どのように機能するかを確認してみようと考えました。 Asana の使いやすさと、日々の業務に対する可視性を体験できたことは本当に素晴らしいことでした。」

全体の把握と部門横断コラボレーションの確保 

Asana を導入する前、法務部署はメールやスプレッドシートなどの基本的なツールに依存しており、チームのパフォーマンスに悪影響を及ぼしていました。 “各弁護士は、自分のプロジェクトのスプレッドシート 3～4 枚と、マーケティング、サプライチェーン、IT、サービスの社内顧客からのスプレッドシートを更新していました。 そのため、プロジェクト管理には非常に時間がかかっていました。”と Amel 氏は言います。 “さらに、会議の議事録、契約書、関連資料などもあり、必要な情報を見つけるのに最長 3 時間かかることもありました。

“また、レポート作成が手作業だったため、仕事の全体像を把握することは非常に困難でした。 オートメーションもデータの可視化もなかったため、業務の追跡や測定が困難でした。 また、従業員が退職した後、その知識を活用する方法もありませんでした。”

Asana によるスマートコラボレーション

中心的な部門として、法務チームは Leroy Merlin 内の他のビジネス部署と協力しています。 「仕事の解剖学」インデックスによると、Business が「スマートコラボレーション」を実践することが、成功と失敗を左右する主な差別化要因となります。 チームはより効果的に仕事をこなすための体制を整えることができ、それによって企業は収益を伸ばし、困難を乗り越え、顧客のニーズを満たすことで、目標をより早く達成することができます。  

「プロジェクトに関する情報を効果的に共有する方法を見つければ、それを活用して生産性を高めることができると思っていました。」と Amel 氏は言います。 “Asana のおかげで、業務プロセスを体系化でき、社内の顧客は法務チームと協力することの価値を実感できました。”

焦点を絞ることで、戦略的な仕事に使える時間が増える

Leroy Merlin は、Asana の導入に賢くアプローチしました。 Asana の連携を活用して、生産性向上や文書管理に使用している Google Suite などの既存ツールと連携し、業務プロセスを最適化することを選択しました。 これにより、不要な手作業の工数を削減することができました。「仕事の解剖学」インデックスによると、従業員は勤務時間の 58% を「仕事のための仕事」に費やし、戦略的なタスクに費やす時間はわずか 9% にとどまっています。

「スプレッドシートの空欄を埋めるのに時間を無駄にすることはもうありません。」と Amel 氏は言います。 “レポートについて考える必要もありません。 Asana は魔法のようです。 今では、必要なときにいつでもどんなレポートでも作成でき、法務チームがプロセスに具体的にどのような価値をもたらしているかを示せるので、プロジェクトに集中できます。」

効率化によりプロセスを簡素化し、スピードアップ

「仕事の解剖学」インデックスによると、上級職の従業員は、既存の仕事のプロセスを改善するだけで、週に 5.6 時間節約できるとされています。 Leroy Merlin の法務部署は、常に戦略に関わるプロジェクトを複数同時に進行中にしています。 Amel 氏は、プロジェクトを完了するために必要な効率性をチームが実現しているのは、Asana 内で設定されたルールのおかげだと考えています。このルールは、オートメーションがプロセスを簡素化、サポート、スピードアップできるタイミングを管理します。 

“2 年前、フランスでマーケットプレイスを立ち上げました。 Asana を通じて、プロジェクトのさまざまなフェーズを弁護士と共有し、仕事でコラボレーションを行い、フランス、スペイン、イタリア全域の活動を管理しました。時間帯の違いが進捗に影響を与えることはありませんでした。”

一貫性が進行中の仕事の明確さをもたらす

部門横断チームは独自の働き方を持っていますが、Asana はタスクの可視性を向上させ、優先順位を特定します。 “ポートフォリオビューを使って法務部内のワークロードを管理しています。各プロジェクトの重要なポイント、潜在的なリスク、プロジェクトに関する主要な詳細を、すっきりとわかりやすく確認できるからです。” と Amel さんは説明します。 “プロジェクトは一つとして同じものはありませんが、Asana はチームの働き方に統一性をもたらし、全員を結びつけてくれます。”

「仕事の解剖学」インデックスによると、明確で関連づけられた目標があると、従業員が情報を共有し、適切な人に情報が届くように配慮し、重要な関係者に情報伝達を怠らない割合が高くなるため、他部門の関係者とのコラボレーションが容易になることが示唆されています。 

Asana の使用体験について振り返りながら、Amel 氏は次のように述べています。「Asana では、すべてのアクティビティの概要を視覚的に、わかりやすく把握できます。 ディレクターと予算について話し合うときや、弁護士の日常業務をどのように最適化しているかを本社に示すときに、非常に役立ちます。 また、同僚が忙しいときも確認でき、仕事量が多すぎるように見える場合は、チーム内で仕事量のバランスを調整する方法を見つけることができます。”

法務部署のためのスマートツール

規制の状況は常に変化しており、Leroy Merlin は、今後のあらゆる事態に備えるために、法務部門のすべての人材の知識とスキルを活用したいと考えています。 「仕事の解剖学」インデックスが示すように、コラボレーション能力の高い企業は適応する体制が整っており、持続可能な競争優位性を獲得し、長期的な収益を伸ばすことができます。 

“Leroy Merlin には、弁護士として 1～2 年の経験を持つ新しいコンサルタントがいます。 “Asana で、法務に関する全体の知識をまとめて共有するためのプロジェクトを作成しました。 誰かが会社を辞める場合、その人の経験は保持されるので、そこから学ぶことができます。”

“Asana は非常に強力なツールです。議会が新しい法律を制定し続ける中、私たちは変化に対応するための最適なポジションにいると確信しています。”