Asana 導入によりオペレーションコストを 40% 削減した Palo Alto Networks

ハイライト

課題

• Palo Alto Networks では、さまざまな部門で 5 つ以上のワークマネジメントシステムが使われており、これによって 40% 以上ものコスト増を招いていました。

• 複数の異なるプロセスやシステムがあるために、チームの枠を超えたデータ共有や情報へのアクセスが難しく、コラボレーションの効率が低下し、事業の成長に合わせた業務規模の拡大が妨げられていました。

• さらに、チームが世界各地に分散しているため、リーダーたちはすべての作業、リソース、事業の優先事項がどのように結びついているかを把握できず、リスクの特定や最重要イニシアチブの優先順位付けが困難になっていました。

解決策

• 経営陣は Asana への統合をトップダウンで実施し、複数のツールの使用による煩雑さや無駄、セキュリティリスクを軽減しました。

• すべての仕事を 1 か所で管理することで、チームは部門を横断する複雑な業務を標準化し、大規模に自動化できるようになりました。

• システムが統一されたことで、リーダーはリアルタイムで情報にアクセスできるようになり、よりすばやい意思決定やリスク軽減が可能になりました。

成果

• 重複した業務コストを 40% 削減

• 進捗報告にかかる時間を数時間から数分に短縮

• 研究開発チームにおける期限遵守率 100% の達成

• よりスマートで迅速な意思決定とリスク軽減の実現

• 戦略的な計画策定のためのより正確なリソース予測の実現

• 生産性アップと納品スピードの向上

Asana に仕事をまとめることで、組織全体の機動性が高まり、変化の激しいサイバーセキュリティ分野の状況に適応できています。仕事のデータとコラボレーションの場が 1 か所に集約されているため、チームは情報を自分たちで確認でき、無駄なやり取りに時間を費やすことがありません。”

チームをつなぎ、イノベーションを促進

Palo Alto Networks が Asana を選んだ理由は、さまざまに活用できる柔軟性の高さ、導入の容易さ、製品の将来性。強力な仕事データ管理機能と画期的な AI 機能を備えた Asana が、将来のスケールアップにも対応できるパートナーであると考えたのです。

Asana に業務を集約することで、社内のサイロ化が解消され、チームは情報に瞬時にアクセスできるようになりました。マーケティングチームはセールスチームと連携し、今後の施策の情報や資料を簡単に共有して、すべてのリードを可能な限り受注へとつなぐサポートを行うことが可能に。製品チームと研究開発チームは、部門間連携が多い製品リリースの調整や、仕事リクエストの受け付けの効率化を 1 か所で行うことで、顧客のニーズに応え、業績に結び付く仕事を優先できます。一方、IT 部門は Asana を信頼できる唯一の情報源として使用し、リソースの計画やグローバルチーム間の調整を行うほか、Palo Alto Networks の業績アップに必要なインフラストラクチャを確保しています。

複数のチームに Asana を導入

Palo Alto Networks は、Asana のプロフェッショナルサービスチームと協力して、ビジネスへの影響や混乱を最小限に抑えながら、組織の業務を短期間で Asana に統合するためのテクノロジー導入戦略を構築しました。

まず、マーケティング部門から導入を開始し、わずか 2 か月強で数百名のマーケティング担当者を Asana に移行させることに成功。その後、IT、オペレーション、製品、研究開発など、他のチームにも導入を進め、6 か月足らずで 5,800 名以上の従業員が Asana の使用を開始しました。Asana のプロフェッショナルサービスチームは、Palo Alto Networks の経営陣と協力して、各チームの固有の要件に合わせて提案内容を調整することで、Asana 導入によるインパクトの迅速な最大化と高い ROI の達成を目指しました。

Asana と Palo Alto Networks の強力なパートナーシップによって、全員がまるで一つの村のように協力し合い、非常に厳しいスケジュールの中で移行を完了できました。”

大規模なグローバルキャンペーンを実施

Palo Alto Networks のマーケティングチームは、会社の認知度を高め、需要を掘り起こし、顧客エンゲージメントを促進して、ビジネスの収益増加をサポートする役割を担っています。複数のチームで構成される大規模な部門であり、世界中のさまざまなオフィスや拠点に在籍する 600 名以上の従業員で構成されています。

こうした規模が災いし、マーケティングチームは関係者の調整や、グローバルキャンペーンのスムーズな実行に苦労していました。しかし Asana を導入したことで、チームはビジネスの優先事項に沿って、効率的に仕事を進めることに成功しています。

プロセスの標準化によって、キャンペーンの実施スピードがアップ

• キャンペーンマネージャーは、自分が担当するすべてのイニシアチブを 1 つのポートフォリオでモニタリングします。このポートフォリオをグローバルキャンペーン全体を見渡すビューとして活用することで、リーダーたちは目標への進捗状況を確認し、問題点をすばやく特定できます。

• どのキャンペーンにも必要なのが、複数のチーム間の調整です。キャンペーンマネージャーは、フォームを使用してアセットやローカライゼーションを簡単にリクエストできるため、調整のやり取りに無駄な時間を取られなくなりました。

• チームはすべてのリクエストを 1 か所で確認し、さまざまなキャンペーンワークフローに対応する 80 種類以上の標準化されたテンプレートを使用して、キャンペーンの作業をよりスムーズに開始できます。これらのテンプレートを使うことで、事前に設定されたルールによって期日や役割が即座に割り当てられるため、マーケティング担当者は説明責任を果たしながら仕事を順調に進めることが可能になります。

マーケティングは多くの不確定要素が含まれる複雑な業務です。Asana を使うことで、すべてを 1 か所で確認できるため、グローバルチームはよりスムーズに協働し、大規模なマーケティングプログラムを実行できるようになりました。”

可視性を高めることで、より効果的なマーケティング計画と予算編成が実現

• 戦略計画は、チームを横断して 1 つの包括的なポートフォリオビューに集約されます。経営陣は、マーケティング関連のすべての優先事項、予算、リソースを 1 か所で確認できるため、意思決定が容易になります。

• 四半期計画は、すべてのチームが使用するプロジェクトテンプレートにより標準化されます。これらのプロジェクトは経営陣のポートフォリオとつながっており、優先事項の全体像を容易に把握できます。

• グローバルカスタムフィールドにより、データ収集を標準化することで、経営陣へのレポート作成に一貫性を持たせることが可能に。ルールを使って予算と予測されるパイプラインの管理を自動化することで、パフォーマンスの予測を効率化しています。

• すべてのマーケティング計画が 1 か所にまとめられているため、セールスチームとのシームレスなコラボレーションが可能になり、Google カレンダーの連携機能を使って、今後のアクティビティを共有しています。

リクエスト受け付けの効率化が、リーダーによる仕事量の調整に貢献

• 将来的に、各営業地域のマーケティングチームは、計画プロセスに業務の受け付けを組み込むことを予定しています。個別にリクエストを行う代わりに、チームはサポートが必要な項目にチェックを入れるだけで、自動的に仕事が開始されるというものです。

• すべてのフォローアップアクションと会話はそのリクエストに記録されるため、コンテキストが失われることはなく、メールでのやり取りも不要になります。

• 計画と並行してリクエストを収集することで、リーダーたちは事前に仕事量を見積もり、より適切なリソースの割り当ての判断が可能になります。

「これは Asana でできるのでは？」といつも訊くようにしています。Asana は柔軟性が高く、ほぼどんなワークフローでも構築でき、まだまだ活用の余地があります。”

サイバーセキュリティソリューションの納品期限を毎回遵守

Palo Alto Networks の製品チームと研究開発チームは、さまざまな製品において次々に技術刷新が求められることから、高い機動力が必要です。サイバーセキュリティ上の課題は常に進化していることから、チームはアジリティを高め、サイバー脅威を上回る革新的な技術を生み出し、顧客に新たな価値を提供するために、迅速に行動する必要があります。

こうした業務は、さまざまな部門の複雑な連携によって成り立っています。Asana は、そうしたチームがプロセスを効率化し、会社の優先事項に合わせてすばやく行動するために必要な可視性を得る上で有効なツールです。

情報を一元化することで、複雑な製品リリース業務を簡素化

• 部門横断チームでは、複雑な製品リリースに関して信頼できる唯一の情報源を得たことで、混乱が減り、コラボレーションがよりスムーズに行われています。

• 製品チームではすべての仕事を Asana で管理することで、IT 部門や新製品インテグレーション部門などとの成果物の引き継ぎや追跡が容易になりました。これによって確実に新製品が適切にパッケージ化され、提供されています。

• 各チームは、全体を見渡せる「コンセプト委員会ダッシュボード」を通じてセキュリティ上の最優先事項を確認し、製品チームの優先事項と会社全体の優先事項のバランスを取ることに役立てています。

私のチームの 1 つは、Asana への移行後、製品プロジェクトの達成率は 100% だと報告してきました。担当した仕事をすべてクリアし、すべての期日を守って納品できたそうです。これは非常に目覚ましいことです。”

計画プロセスの効率化で、研究開発を迅速化

• リーダーは、ポートフォリオとカスタムフィールドを使用して研究開発イニシアチブの全体像を把握することにより、仕事の優先順位をすばやく設定し、問題を取り除くことができます。

• 全社からのさまざまなリクエストを管理するために、チームはフォームを使用してプロジェクトへの受け付けを標準化し、優先順位を付けています。リクエストはオートメーションにより、適切な担当者にすばやく割り当てられます。また、さまざまなアセットの種類に合わせたテンプレートを使用することで、よりスピーディな対応が可能になりました。

• 研究開発資料は、刻々と変化するサイバーセキュリティ上の課題に合わせて頻繁な更新が必要です。すべてのライブアセットはプロジェクトで管理され、組み込みの自動化機能により更新リマインダーのスケジュールが設定されるため、見落とされることがありません。

• 合理的な目標管理と、更新の自動化により、以前は 6 時間かかっていたチームのステータスレポートの共有が数分でできるようになりました。

仕事量の見える化で、リーダーの目標達成を支援

• 研究開発チームは、多くのプロジェクトを並行して進めています。Asana のワークロード機能を使ってリーダーたちはチーム全体のキャパシティを把握し、複数のプロジェクト間で仕事量を調整することで、遅れを回避することができます。

• 仕事に関するより正確なデータとレポートを基に、リーダーたちは研究開発チームの業務がポートフォリオ全体でバランスよく分担され、会社の優先事項に沿って実施されるように取り計らうことができます。

• このように見える化が進んだことで、チームにとってリスクの特定や仕事の軌道修正が容易になり、プロジェクトが遅れる場合には、関係者に事前に通知することができます。

Asana を使いはじめてから、プロジェクトが遅れたことがありません。3～4 週間前に予防的にタイムラインを調整することもできますし、明確な期日と成果物を設定することで、やるべきことを達成できています。”

グローバル事業全体でオペレーション効率を向上

Palo Alto Networks の IT チームとオペレーションチームは、事業の拡大に合わせてスケールアップできるテクノロジーインフラストラクチャの構築とともに、会社の最優先事項に合わせた戦略策定とその実行を担っています。この業務は、Palo Alto Networks がビジネスの目標を達成するために必要なプロセス、プラットフォーム、人材を確保するために不可欠です。

また、部門横断的な性格の強い作業でもあります。IT チームとオペレーションチームは点在する情報を Asana によってチーム間でつなげることで、全社で一元化された、より効率的なコラボレーションに適した態勢を整えることができます。

見える化により、リーダーによるリソースの割り当ての質と効率が向上

• IT チームは、社内のさまざまな部門からリクエストを受け取ります。そこで、より迅速にリクエストに対応するため、Asana のフォームを使用してこのプロセスを効率化しています。

• Jira とのカスタム連携により、リクエストデータを自動的に Asana に取り込めるため、アプリ間を行き来する時間を節約しています。

• このデータをポートフォリオやダッシュボードに組み込むことで、プロジェクトマネージャーやリーダーはリソースの管理や、すばやい修正を行うために必要な情報を入手できます。

AI を活用する場合、コラボレーティブワークマネジメントは単一のプラットフォームで行うことが非常に重要です。誰かが Asana で質問すれば、AI はそこにある必要な情報を基に回答できますから。”

仕事のデータを一元化し、テクノロジーの導入をスムーズに

• IT チームは全社での Asana の導入を調整するために Asana のプロジェクトを使用し、各チームが導入に向けて IT チームと協力できる専用スペースを設けています。

• IT チーム、オペレーションチーム、部門横断チームは、拠点を問わず、会社全体で同じ仕事データにアクセスできます。これにより、チームは情報を自分たちで入手し、メッセージのやり取りを減らし、より効率的にコラボレーションできるようになります。

Asana でさまざまな目的に柔軟に対応できることがポイントでした。標準化とカスタマイズはどんな場合も非常に微妙な作業です。そしてあらゆる企業にとって、その両方が欠かせません。”

おわりに

Palo Alto Networks のようなグローバル企業にとって、データの共有と透明性は必須条件です。同社は今後、AI 機能を活用して、チームが仕事データをより効率的に利用できる仕組みづくりを計画しています。業界最高レベルのセキュリティソリューションを顧客に提供するため、同社は引き続き、より多くのチームで Asana の導入を進め、部門横断型ワークフローを追加していくことによって効率を高めていく予定です。