初めてリモートワークを行うチームを上手に管理するための 3 つのコンセプト

マネージャーであることは簡単なことではありません。特に、突然すばやくチームをオフィス環境から在宅勤務環境に移行させるとなると、なおさらです。リモートチームを管理することなど、今まで考えたことがないかもしれません。日々の業務内容もおそらく変わってしまったと思いますし、チームと共に仕事をする方法やコミュニケーションを取り合う方法までが完全に変わってしまいます。

リモートワークの方が良い悪いということではなく、単純にやり方が違うという話です。だからこそ、積極的にチームメイトとつながり、コラボレーションをする方法を見つけることに加え、時間を割いて管理スタイルとチームのニーズを見直すことが特に大切になります。

Asana でリモートワークを行う

リモートのコラボレーションを成功に導くための 3 つのコンセプト

そこで、Asana でグルーバルコミュニティ部長を務める Joshua Zerkel が作り上げた 3 つのコンセプトが役立ちます。認定プロフェッショナルオーガナイザー兼マネージャーでもある彼は、最近自らも突然オフィス環境から在宅勤務環境に移り、自分自身の体験を元にリモートマネージャーとして働くことに関するコンセプトを形成しています。

コラボレーションをするリモートチームを上手に管理するために Joshua が考案した 3 つのヒントを以下に紹介します。

1. 週ごとに優先事項を設定し、仕事の明確さを確立する

明確さを設けるということは、チームメンバー全員がチームの優先事項とそれをチームとしてどのように達成するのかを把握できるようにする、ということです。

従来のオフィス環境でも、チームメンバー全員が大きな目標と個別の優先事項を把握できるようにすることは容易なことではありません。だからこそ、分散するチームをリードするときは、明確さとは何かを定義し、それをはっきりと伝え、維持することが特に大切です。

解決策: 毎週、チームの各メンバーにそれぞれの優先事項を共有文書または Asana タスクで文書化してもらいます。短い週次スタンドアップミーティングを予定し、メンバー全員がお互いの優先事項を簡潔に伝え合えるようにします。

[記事: 効果的なミーティングを行う方法]

チーム内で計画を共有する機会を設けることで、新たなアイデアやコラボレーションをするきっかけが生まれたり、その週の目標を立てることができたりします。マネージャーは、これをガイダンスを提供したり、チームの余力や障害、達成したタスクなどについて確認をとる時間として活用できます。

2. リモートで行うコミュニケーションのルールを設定する

オフィス環境では、自分のデスクの隣に座っている同僚や、廊下にいる同僚と直接顔を合わせる機会がたくさんあります。

しかし、リモートで働くとなると、どこでどのようにコミュニケーションのパターンやルールを設ければ良いのかがわかりにくくなる場合があります。どのようなときにメッセージを送る代わりにミーティングを開くべきなのか。どのようなコミュニケーションをメールで、Slack で、そして Asana で行うべきなのか。コミュニケーションと慣用に一貫性がないと、チームは混乱し、フラストレーションを感じてしまいます。

解決策: 各コミュニケーションチャネルを使用する用途を定めるガイドラインを確立し、それを後から参照できるよう見つけやすい場所に記録したり、新しく参加するチームメンバーに渡したりします。

これらのガイドラインはどのようなものであるべきでしょうか。それは、チームがどのツールを好んで使用するかによります。たとえば Asana では、Slack をメンバーとの談話や一度限りの質問などに使用する一方で、Asana をより長く、アクションに関連するディスカッションやコラボレーションに使用しています。メールは社外のベンダーやパートナーとのコミュニケーション専用として使っています。ガイドラインを確立したら、チームが十分に慣れるまでは過剰に思えるほどリマインドやコミュニケーションを行うよう心がけてください。

[記事: リモートワークをしながらメンバーとのつながりを維持するコツ]

また、手を休めて楽しむことも忘れないでください。アジェンダのないランチやコーヒーチャットなどを設ければ、会話を楽しみ、仲間意識を築けます。絵文字や GIF を使えば、テキストだけでは伝わりにくい感情を相手に伝えられます。リモートワークでは孤独を感じることがあるので、チームとして行動をともにする時間を設けることは絆を作る大切な要素の 1 つとなります。

3. 明確なスケジュールと合理的な頻度を設定する

一緒に働く同僚たちは、同じ時間に休憩したり、一緒に食事をしたり、仕事を切り上げるタイミングについて他のメンバーからヒントを得たりすることがよくあります。

しかし、在宅勤務だとプライベートと仕事の境界線が曖昧になることがあります。突然、山積みになった洗濯物を畳みたくなったり、子供にスペイン語を教える時間だからミーティングから外れなくてはならない、ということがあります。

解決策: メンバー全員の勤務時間を決定し、それを全員が確認できるカレンダーに載せたり、ステータスとして提示します。仕事の性質、タイムゾーン、ミーティングに関する文化などを考慮しながら、合理的な勤務時間や、スケジュールを他の人と合わせる必要があるときとないときを判断します。

一日を通して休憩を取ることを必ずチームに働きかけてください。時に、朝、椅子に座ってから、1、2 回しか立ち上がらずに一日を終えるということもできてしまいます。そばに同僚がいて (または犬を散歩に連れ出したり、子供の面倒をみたりする必要があり) 自然と集中が途切れるということがないと、仕事に没頭しやすくなってしまいます。

[記事: リモートワークを成功させる方法]

最後に、チームがお互いに在宅勤務のヒントを共有し合うための共有ドキュメントや Asana プロジェクトを作成しましょう。チームによって活動方法は異なりますので、同じ境遇にいる他のメンバーからさまざまなヒントを得ることができれば、それは組織内で共有するためにも役に立ちます。

継続は力なり

習うより慣れろということわざの通り、練習すれば修得できるものです。明確さを確立し、コミュニケーションのルールを決定し、明確なスケジュールと頻度を設定すれば、おそらくリモートチームはこれらのポリシーにうまく順応し、リモートコラボレーションマスターになれるでしょう。

結局、リモートコラボレーションを成功に導くこれら 3 つのコンセプトは、オフィス環境にもよく当てはまります。チームが永久に分散するにしろ、そのうちオフィス環境に戻るにしろ、リモートで働くということは、チームの管理方法を考えて新しい習慣をつくるためのよい機会と言えるでしょう。

リアルトーク: リモートワークを成功させるには

Asana の他のリソース