初めてリモートワークを行うチームを上手に管理するための 3 つのコンセプト

寄稿者 Molly Talbert の顔写真Molly Talbert2020年4月30日
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マネージャーは大変な仕事です。とりわけリモートチームの管理は一筋縄ではいきません。この記事では、初めてリモートチームを管理することになったマネージャーに加え、以前からハイブリッドチーム (オフィス勤務のメンバーと在宅勤務のメンバーで構成) を管理してきたマネージャーの心強い味方となる、リモートでのコラボレーションを促進するためのツールやテクニックをご紹介します。

リモートワークの方が良い悪いということではなく、単純にやり方が違うという話です。だからこそ、チームメイトとつながり、コラボレーションをする方法を積極的に見つけることに加え、時間を割いて管理スタイルとチームのニーズを見直すことが特に大切になります。

Asana でリモートワークを管理

リモートチームを管理するための 3 つのステップ

そこで、Asana でグルーバルコミュニティ部長を務める Joshua Zerkel が作り上げた 3 つのコンセプトが役立ちます。認定プロフェッショナルオーガナイザーであり、分散するハイブリッドチームのマネージャーでもある彼は、最近自らも突然オフィス環境から在宅勤務環境に移行した体験を参考にして、リモートマネージャーの役割に関するコンセプトを形成しています。

コラボレーションをするリモートチームを上手に管理するために Joshua が考案した 3 つのヒントを以下に紹介します。

1. 週ごとに優先事項をリモートチームのメンバーと共有する

明確さを設けるということは、チームメンバー全員がチームの優先事項とそれをチームとしてどのように達成するのかを把握できるようにする、ということです。

従来のオフィス環境でも、チームメンバー全員が大きな目標と個別の優先事項を把握できるようにすることは容易なことではありません。だらこそ、分散チームやハイブリッドチームをリードするときは、目標や優先事項について明確性を確立し、それをはっきりと伝え、維持することが特に大切です。

解決策: 毎週、チームの各メンバーにそれぞれの優先事項を共有文書または Asana タスクで文書化してもらいます。短い週次スタンドアップミーティングを予定し、メンバー全員がお互いの優先事項を簡潔に伝え合えるようにします。リモートチームのマネージャーも自ら率先して優先事項を共有し、模範を示してチームを導きましょう

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チーム内で計画を共有する機会を設けることで、新たなアイデアやコラボレーションのきっかけが生まれたり、その週の目標を立てることができたりします。リモートマネージャーはこの機会を活用してアドバイスを提供したり、チームの余力や障害、達成したタスクなどを確認できます。

2. リモートで行うコミュニケーションのルールを設定する

オフィス環境では、自分のデスクの隣に座っている同僚や、廊下にいる同僚と直接顔を合わせる機会がたくさんあります。

しかし、リモートで働くとなると、どこでどのようにコミュニケーションのパターンやルールを設ければよいのかがわかりにくくなる場合があります。どのようなときにメッセージを送る代わりにミーティングを開くべきなのか。どのようなコミュニケーションをメールで、Slack で、そして Asana で行うべきなのか。コミュニケーションとルールに一貫性がないと、チームは混乱し、フラストレーションを感じてしまいます。

解決策: 各コミュニケーションチャネルを使用する用途を定めるガイドラインを確立し、それを後から参照できるよう見つけやすい場所に記録したり、新しく参加するチームメンバーに渡したりします。

これらのガイドラインはどのようなものであるべきでしょうか。それは、チームがどのツールを好んで使用するかによります。たとえば Asana では、Slack をメンバーとの談話や一度限りの質問などに使用する一方で、Asana をより長く、アクションに関連するディスカッションやコラボレーションに使用しています。メールは社外のベンダーやパートナーとのコミュニケーション専用として使っています。ガイドラインを確立したら、チームが十分に慣れるまでは過剰に思えるほどリマインドやコミュニケーションを行うよう心がけてください。

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また、手を休めて楽しむことも忘れないでください。アジェンダのないランチやコーヒーチャットなどを設ければ、会話を楽しみ、仲間意識を築けます。絵文字や GIF を使えば、テキストだけでは伝わりにくい感情を相手に伝えられます。リモートワークでは孤独を感じることがあるので、チームとして行動をともにする時間を設けることは絆を作る大切な要素の 1 つとなります。

3. 明確なスケジュールと適切な頻度を設定する

一緒に働く同僚たちは、同じ時間に休憩したり、一緒に食事をしたり、仕事を切り上げるタイミングについて他のメンバーからヒントを得たりすることがよくあります。

しかし、在宅勤務だとプライベートと仕事の境界線が曖昧になることがあります。突然、山積みになった洗濯物を畳みたくなったり、子供にスペイン語を教える時間だからミーティングから外れなくてはならない、ということがあります。

解決策: メンバー全員の勤務時間を決定し、それを全員が確認できるカレンダーに載せたり、ステータスとして提示します。仕事の性質、タイムゾーン、ミーティングに関する文化などを考慮しながら、適切な勤務時間や、スケジュールを他のメンバーと合わせる必要があるときとないときを判断します。

リモートチームにおいては、メンバーのタイムゾーンが異なる可能性があります。そのため、どのタイムゾーンに位置するかに関わらず、チームメンバーが燃え尽き症候群を起こすことなくチームの一員であることを感じられるスケジュールを策定することがマネージャーには求められます。

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マネージャー自身の時間管理に加え、一日を通して休憩を取ることを必ずチームに働きかけてください。時に、朝、椅子に座ってから、ほとんど立ち上がらずに一日を終えてしまうこともあります。そばに同僚がいて (または犬を散歩に連れ出したり、子供の面倒をみたりする必要があり) 自然と集中が途切れる環境がない場合、仕事に没頭しやすくなってしまいます。

最後の仕上げとして共有文書や Asana のプロジェクトを作成して、チームメンバー同士で在宅勤務のアドバイスを集め、共有できるように工夫しましょう。チームによって働き方は異なるため、同じチームのメンバーが送るアドバイスは有効であり、社内で共有する価値があると言えます。

3 つのステップでリモートチームを管理

「継続は力なり」という格言は的を射ています。1. 明確な目標と優先事項を確立し、2. コミュニケーションのルールを決め、3. 明白なスケジュールと頻度を定めることで、リモートチームはこれらの方針にスムーズに適応し、リモートでのコラボレーションをマスターできるようになるでしょう。

リモートでのコラボレーションを成功に導くための上記の 3 つのコンセプトはオフィス勤務環境においても有効です。リモートに移行したばかりでも、恒久的にハイブリッド体制を採用する予定でも、またはオフィス勤務に戻るつもりでも、これを機に、チーム管理と新しい習慣作りについて改めて考えてみるとよいでしょう。

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