アイデアボードを使って効果的なチームコラボレーションを行う方法

新しいアイデアを出そうとチームが集まると、たくさんの議論が飛び交います。しかし、その後に筋の通ったかたちでアイデアを適切に記録することは、また別の新たな課題となります。その場の思い付きでアイデアを付箋に書き出すのは、楽しくて効率的かもしれません。しかし、ピンクやグリーンの蛍光色の紙きれを、経営陣にプレゼンできるようなアクションアイテムに変換しなくてはいけなくなったときは、果たしてどうすればいいのでしょうか？

デジタルアイデアボードは、バーチャルチームとブレインストーミングを行う効果的な手段であるだけでなく、すべての素晴らしいアイデア (およびあまり良くないアイデア) を 1 か所にまとめておくのに最適なツールでもあります。 

この記事では、異なる種類のアイデアボード、デジタルボードを使うメリット、誰もが知っておくべき Asana のアイデアボードとの連携について詳しくご紹介します。

アイデアボードとは？

アイデアボードは、チームが収集したアイデアを視覚的にまとめたもので、アイデアをアクションプランに変換する前に記録、整理、編集するための非常に便利なツールです。

こうしたボードは、その基本となるアイデアと同様に、形も大きなもさまざまです。白紙に書き出すことができれば、付箋をグループ分けして壁に張り出してもいいですし、チームが出したすべてのアイデアをデジタルホワイトボードに集めることもできます。 

アイデアボードを使うタイミング

アイデアボードは、新鮮で創造的なアイデアについて、いろいろな観点から検討するのに非常に優れた手段です。通常は、ブレインストーミングセッション中に使います。

チームが以下のいずれかについてブレインストーミングを行う際に、アイデアを記録するために使用できます。

• 製品名

• クリエイティブコンセプト

• 解決策 

• 振り返りやポストモーテム

• デザインのアイデア

• 広告コンセプト

• イベントのアイデア

• 製品やプロセスの改善

アイデアボードは、あらゆる種類のアイデア考案プロセスにメリットがあります。

アイデアボードの作成方法

物理的なホワイトボードでも、オンラインのアイデアボードでも、作成する手順はよく似ています。

ステップ 1: 目標とタイマーを設定する

目標志向のブレインストーミングセッションを行うには、メンバー全員が目標を把握している必要があります。チームメイトを集めて、求めている事柄を伝えましょう。ブレインストーミングの性質によっては、ミーティングの前にチームに最新情報を伝え、メンバーたちが事前にアイデアを調べ、検討できるようにすることが効果を発揮する場合もあります。 

そして、ブレインストーミングセッションを始める準備ができたら、タイマーを設定します。効果的なブレインストーミングセッションは、15～45 分間にわたって行われます。タイマーを設定すれば、チームは目の前のタスクに集中できます。

目標によっては、チームが順調に作業を進められるよう、セッションをいくつかの小さなセッションに分割すると便利なことがよくあります。

最近、コピーライティングのアイデアを出す目的で行ったチームブレインストーミングセッションで、当社のマーケティングチームは最初の 10 分をテーマを考案することに費やし、次の 10 分をそのテーマに使うコピーライティングの具体的なアイデアを考案することに費やしました。ブレインストーミングの時間を制限すると、チームはアイデアが浮かぶの待たずに、さっそく作業に取りかかり、集中を維持できる傾向が高まります。”

ステップ 2: オープンでポジティブな環境を作る

チームメイトは、よくないアイデアを出してしまわないかと、ビクビクしたり、怖気づいたりしなければ、自分のアイデアを出すことに一層前向きになるでしょう。実に、ブレインストーミングのはじめに「よくないアイデア」を出してもらい、プレッシャーを取り除いてあげると、クリエイティブなアイデアがどんどん出るようになることがあります。ひょっとすると、その「よくないアイデア」の 1 つが意外といいアイデアだったりするかもしれません。

ステップ 3: 記録役を指名するかチームをコラボレーションに招待する

チームメンバーを同じ物理的なスペースに集めるときは、ブレインストーミングの最中にすべてのアイデアを記録する記録係を指名します。ミーティングの後に、そうしたアイデアを書き起こさなくても、すぐに共有できるように、デジタルブレインストーミングツールを使用すると便利です。 

また、リモート環境でアイデアボードを使用する場合は、チームメイトとバーチャルブレインストーミングテンプレートを共有します。そうすれば、チームメイトはアイデアボードを使ってリアルタイムに、またはそれぞれのスケジュールに合わせて非同期的にコラボレーションできます。

ステップ 4: アイデアについて話し合う

すべてのアイデアを記録したら、1 つずつ確認します。チームが出したアイデアの数によっては、有力候補の投票を行い、細かく話し合うアイデアの数を減らすとディスカッションが楽になる場合があります。

各アイデアの考案者に自分のアイデアを詳しく説明する機会を与えたり、質問をして考えを明確にしてもらったり、他のメンバーからさらにアイデアを追加することを求めたります。こうした追加内容をすべて記録し、余すところなく収集した、アイデアのコレクションを作り上げます。

ステップ 5: アイデアボードを編集する

最後に、最終候補に残らないアイデアはアーカイブに保存したり、削除したりし、またアクションアイテムに変換したいアイデアはハイライトするなどして、アイデアボードを編集します。デジタルアイデアボードでは、アイテムを好きなようにドラッグ & ドロップして、細かく整理されて構造化されたドキュメントを作成できるため、チームはこのステップを楽にこなせます。また、アイデアは次のブレインストーミングセッションで使うように保存しておけるため、失ってしまうリスクもありません。

アイデアボードの種類

まず、アイデアボードには物理的なものと、デジタルのものがあります。アイデアや情報は、紙やホワイトボード、付箋、ガラスボードに集めても構いませんが、デジタルに行えば、異なるオフィスや国にいるチームメンバーとアイデアを共有することが非常に楽になります。

アイデアボードには、さまざまな形やデザインがあります。

• チャートまたはボード: こうしたアイデアボードを使うと、ブレインストーミングを行いながらアイデアをさまざまなカテゴリに整理できます。最も人気のツールの 1 つに、アイデアをタスクにソートするかんばんボードがあります。たとえば、かんばんボードには、未完了、進行中、完了済みのタスクを示す列が設けられます。

• マインドマップまたはクラスター: こうしたダイアグラムは、アイデア間のつながりを視覚化するのに優れています。そうしたつながりを使うことにより、階層別に優先度を細かくハイライトできます。

• ムードボード: 新しい製品デザインや広告キャンペーンなど、クリエイティブな作業を行っている方は、アイデアボードを画像やカラー、イラストでいっぱいにすれば、新しいアイデアを集められます。

デジタルアイデアボードを使うメリット

物理的なボードの代わりに、デジタルまたはバーチャルのアイデアボードを使うことは、チームにとってたくさんのメリットがあります。

• インクルージョン: チームメンバー全員が参加できます。アイデアボードがデジタルだと、控え目なチームメンバーでも注目を浴びていると感じなくてすむため、アイデアを出しやすくなります。

• 共有可能性: バーチャルなブレインストーミングセッションを行う場合でも、同じ物理的なスペースでチームとミーティングを開く場合でも、アイデアボードを簡単に誰とでも共有できます。ホワイトボードの写真を撮り、殴り書きのメモを解読する必要はもうありません。アイデアを共有したり、編集したりすることは、かつてないほど簡単にできるようになりました。

• 無制限の編集: 編集といえば、アイデアボードはデジタルなので、付箋だらけにすることなく、満足いくまで追加、削除、再編が可能です。 

• 柔軟性: チームメンバーは、いつも同じ時間に勤務できるとは限りません。地理的に分散したチームやリモートチームを管理する場合、デジタルアイデアボードを使用すれば、チームメイトは好きなときにアイデアを追加できます。

• 整理: デジタルアイデアボードを使用すると、デザインや順番を気にせずにアイデアを書き出すことができます。自分のビジョンに合ったアイデアボードテンプレートを選んで、ブレインストーミングをはじめましょう。チームのアイデアはすべてリアルタイムに保存されますし、ボタンをクリックするだけで並び替えることもできます。その時点ではいらないが、今後の参考のためのとっておきたいというアイデアは、アーカイブに保存し、後ほど検討できます。

• 詳細: デジタルアイデアボードには、リンクや画像、動画、ドキュメントを追加できるため、主張したいポイントをさらに補足できます。これにより、すべてのアイデアを 1 か所にまとめ、関連情報をつなげることが簡単に行えるようになります。

• 簡単な実行: 一番気に入ったアイデアを選んだら、後はカレンダーやかんばんボードツール、ワークマネジメントソフトウェアにコピー & ペーストするだけです。

Asana で使うデジタルアイデアボード

Asana では、Lucidchart や Miro との連携を使い、デジタルアイデアボードをチームと共有できます。すべてのツールとアイデアを 1 か所にまとめれば、チームと連携して革新的なアイデアのブレインストーミングを行うという、本当に重要な取り組みに集中できます。

Lucidchart 

Lucidchart を使用すると、バーチャルなダイアグラムとアイデアボードを作成できます。Lucid ビジュアルコラボレーションスイートを使えば、組織のブレインストーミング、プロセス、システム、メンバー構成をすばやく、簡単に計画できます。Asana との連携により、ダイアグラムとアイデアボードを簡単にチームと共有できます。

Miro

Miro は、同じオフィスで働くチームとも、世界中に分散しているチームともコラボレーションができるデジタルホワイトボードプラットフォームです。Miro と Asana の連携は、チームのブレインストーミングセッションに最適です。この連携は、アジャイルセレモニーやデザインレビューを円滑に進めるのに便利です。

アイデアをアクションアイテムに

視覚化できるボードが便利なのは、新しいアイデアについてブレインストーミングを行うときだけではありません。アクションアイテムを複数のカテゴリに分け、各タスクの進捗を追跡しやすくできるため、To-Do を整理するのにも便利です。 

バーチャルなかんばんボードは、プロジェクトの作業状況をダイナミックにまとめるのに理想的なツールであり、チームは未完了の作業、進行中の作業、完了済みの作業に関する最新情報を把握できます。