チームコラボレーション向けソフトウェア & ツール: 2023年版おすすめ 11 選！

アイデアやプロジェクト、ワークフローが複雑な場合、一人では取り組めません。会社に最も大きなインパクトを与えるようなプロジェクトが、一人の手によって成し遂げられることは滅多にないのです。多くの場合、プロジェクトを成功させるには部門横断コラボレーションが必要になります。つまり、チームや部門、そして役割の垣根を越えて個人が最高の成果を上げることが求められるのです。最も重要な仕事にコラボレーションが欠かせないのは事実ですが、立場の異なる関係者全員を調整するのは難しいものです。そこで役立つのがコラボレーションソフトウェアです。

コラボレーションソフトウェアを使用すれば、部門横断の仕事を簡素化できます。企業組織向けのしっかりとしたプラットフォームやシンプルなコミュニケーションツールなど、最適なコラボレーションソフトウェアは異なるチームの仕事をつなぎ、部門横断の仕事で生じる課題を解決します。

コラボレーションソフトウェアとは？

コラボレーションソフトウェアとは、ユーザー同士がつながり、協力して仕事に取り組むことを可能にするデジタルツールです。メッセージングプラットフォームやメールのような基本的な機能から、もっと複雑なワークフローまでを実現します。使用するコラボレーションソフトウェアによって、部門横断の業務によって生じるさまざまな課題を解決できます。たとえば、メッセージングプラットフォームは、チーム同士のコミュニケーションを容易にします。また、デジタルタスクマネジメントは、外部のパートナーと一緒にアクションアイテムを管理する際に役立ちます。そして企業向けプラットフォームは、本格的かつ完全一体型のワークマネジメントシステムを提供します。

これらすべてに加えて、さらに多くのソリューションを 1 か所で提供するのが、最適なコラボレーションソフトウェアといえます。コラボレーションソフトウェアは、単にテックスタック (ツール群) の一部として考慮されるべきではありません。最適なコラボレーションツールとは、より少ないアプリで業務を完結させるのに役立ち、一人ひとりが協力しながら、仕事の質やスピード、そして効率を向上させるにはどのように連携し合うべきかという最も重要な課題の解決に焦点を当てたものです。

チームコラボレーションソフトウェアは必要？

簡単に言うと、答えは「イエス」です。特に、異なるチーム間で業務を進める組織にとっては必須ツールといえるでしょう。大企業は、多くの部門やチーム、個人で構成されています。会社において最も重要な取り組みには、異なる部門のチームメンバーが関わり、それぞれのスキルを集結して 1 つの目標を達成することが求められます。それを実現するために役立つのがコラボレーションソフトウェアです。一人ひとりを部門を問わず 1 つのプロジェクトチームに統一して、全体で取り組むことが可能になります。

個人プレーのように思える仕事であっても、承認やリソースを得るために関係者の力が必要になる場合が多々あります。つまり、簡単なブレーンストーミングセッションを行う場合でも、非常に複雑なワークフローに取り組む場合でも、コラボレーションソフトウェアは、誰にとってもメリットがあるのです。

オンラインコラボレーションツールを使用するメリット

• 部門横断のチームワークを促進できる: 現代において、単独で働く人はいません。コラボレーションソフトウェアを使用することで、すべてのチームが、より速く、より効率的に他の部門と協力して仕事をすることが可能になります。

• 非同期ワークを実現できる: 非同期の仕事に対応したソフトウェアは、大規模なグローバル企業にとって特に重要になります。多くのチームが異なる地域にまたがり、スケジュールが変動的である企業には、プロジェクトにおけるチーム間のコミュニケーションやコラボレーションに役立つツールが必要です。

• 分散したチームをつなげる: 最近の分散型の職場では、タイムゾーンやオフィスの地域が異なるチーム間のコラボレーションを可能にするプラットフォームの重要性が、かつてないほど高まっています。

• 仕事へのアクセスが簡単になる: チーム間でデータ、プロジェクト、タスクを共有することは、コラボレーションにおいて不可欠です。ソフトウェアを使用して情報の保管や共有を簡素化することで、チームは必要なリソースに簡単にアクセスできるようになります。さらに、優れたコラボレーションツールを使用すれば、コンテキスト (関連情報) に沿って情報を共有できるため、チームメンバーはすばやく業務に取り組めるようになります。

• プロジェクトの機密情報を保護できる: 適切なコラボレーションソフトウェアは、仕事で扱う情報の安全性やセキュリティを確保するため、コラボレーションにも安心して取り組めます。関係者が部屋の向かいに座っている場合でも、外部のパートナーと一緒に取り組んでいる場合でも、常に高度なセキュリティを一定に保つ必要があります。

• アプリの情報を 1 か所に表示: アプリを切り替えたり、別々の場所で情報を探したりすると、非常に多くの時間を浪費してしまいます。コミュニケーションや仕事、そしてコラボレーションを 1 つのツールにまとめて合理化することで、時間、脳のスペース、体力といった最も重要なリソースを取り戻せます。

2023年のおすすめチームコラボレーションソフトウェア & ツール11 選

コラボレーションソフトウェア選びに正解はなく、自分に適したものを選択する必要があります。企業ビジネスを運営している方には、高機能で順応性の高いプラットフォームが必要です。しかし、ただアイデアを共有するためだけの動的なドキュメントが必要なのであれば、そのニーズを満たすための、よりシンプルなツールを使用するのがよいでしょう。

ビジネスのニーズがどのようなものであっても、以下にご紹介するコラボレーションソフトウェアの中にそれを満たすものがあるはずです。生産性を向上させ、コミュニケーションを改善し、チームのつながりを強化しましょう。それぞれ見比べることで、自分に合ったソフトウェアを見出せます。

1. Asana: 部門横断型のエンタープライズチームに最適なコラボレーションプラットフォーム

エンタープライズレベルでは、数百、数千、もしくは数十万人にもおよぶ従業員が、異なるタイムゾーンに分散して業務を行います。そのため、個人、チーム、そして仕事や目標など、すべてを結びつけるのに十分な機能を持ったプラットフォームが必要になります。

Asana は、エンタープライズビジネスが部門横断コラボレーションを促進したり、活用したりするために必要な、以下のようなコラボレーション機能をすべて備えています。

• チームのつながり: チーム、異なる部門、仕事のタスク、会社の最大目標をつなげます。Asana を使用することで、大企業を一元化してコラボレーションを簡単に実現できます。

• タスク管理: 複数のプロジェクトにまたがるタスクの進捗を確認し、管理できます。1 つのプロジェクト内でタスクに変更を加えるとすぐに、他のプロジェクトにもリアルタイムに同じ変更が反映されます。

• オートメーション: オートメーションを使用することで、仕事の標準化や割り当て、プロセスの構築、そして最も複雑な仕事におけるコミュニケーションをリアルタイムで行うことができます。

• 連携: 260 以上のアプリやツールと連携することで、完全一体型のプラットフォームを構築できます。お気に入りのツールをすべて 1 か所に統合しましょう。

• プロジェクトマネジメント: Asana は、従来のプロジェクトマネジメントツールを凌駕し、複雑なプロジェクトの監督、コミュニケーション、完了に必要なすべての機能を備えています。

• ナレッジベース: Asana を記録システム (system of record) として使用することで、進行中のタスクや作業目的を社内全員が常に把握できます。

• セキュリティ: 権限の管理、クラウドストレージの保護、アップデートの自動化などすべてを Asana で行えます。

2. Slack: チームコミュニケーションに最適

Slack はメール依存を緩和するための主要コミュニケーションツールです。Slack を使用すると、「ワークスペース」内で高速かつ安全なインスタントメッセージを送信できます。愛用するユーザーの間では、Slack はユーザーフレンドリーで、各チームの専用チャンネルを簡単に作成して、さまざまなトピックやプロジェクト、また仕事以外の興味についてやり取りができるという意見があります。Slack は、特に分散型のチームにとって重要な、簡単で楽しいつながりを提供します。

3. Google Workspace: ドキュメントの共同編集に最適

苦労してドキュメントを作成するも、変更前の古いバージョンが上司にレビューされてしまったという経験がある方は、多くのチームが Google Workspace に移行した理由がお分かりになるでしょう。インタラクティブ (双方向の交流が可能) なドキュメントでは、リアルタイムの編集や提案が可能なため、ミスを削減できます。また、Google ドライブのクラウドストレージはセットアップが簡単で、すぐに使用開始できるという声もあがっています。

4. Trello: タスクのコラボレーションに最適

Trello のかんばんボード形式のインターフェイスにより、異なるタスクで簡単にコラボレーションを実現できます。Atlassian が運営する Trello では、さまざまなボードの下にカードをネストして、視覚的な To-Do リストを作成できます。実際のユーザーからは、Trello は個人や小さなチーム、またはシンプルなワークフローでの使用に優れている一方で、より複雑なプロジェクトやワークフローにおいては力不足だという意見があがっています。

5. Notion: シンプルな非同期ワークに最適

Notion では、非同期のドキュメントや保管ファイルのやり取り、およびファイル上の共同作業を簡単に行えます。ドキュメントを編集するチームと、フィードバックを担当するチームメンバーの間に大きな時差があるような分散型チームにとって特に有効です。しかし、ワークフローの構築や多面的なプロジェクトの管理などを行うための、より複雑なコラボレーションツールが必要になると、Notion だけでは対応できない場合があります。

6. Figma: チームでデザインを行うのに最適

Figma は、デザインチーム向けに開発されたインタラクティブなコラボレーションツールです。ユーザーはその遊び心のあるユーザーフレンドリーなインターフェイスを使用して、ホワイトボードでのブレーンストーミングといった小さなプロジェクトや、ウェブサイトの新規デザインといった大きなプロジェクトに楽しみながら取り組めます。デザインファイルはインタラクティブで、リアルタイムのコラボレーションに対応しています。そのため、チームが世界各地に分散していても、あるユーザーが変更を加えるとすぐに他のチームメンバーも更新された箇所を確認できます。

7. Smartsheet: スプレッドシートの共同編集に最適

Smartsheet は、静的スプレッドシートの機能をすべて備えた動的スプレッドシートツールです。ユーザーは、静的ツールよりも簡単にコラボレーションを実現できると話します。Smartsheet では、データや情報を誤って削除することなくスプレッドシート上で他ユーザーとつながることができます。これは、全員が同時に 1 つのスプレッドシートで作業を行うことがあるリモートチームにとって特に便利です。

8. Clickup: 小規模チームのコラボレーションに最適

チーム間のコラボレーションは、たとえ小規模なチームであっても困難な場合があります。Clickup の機能は、プロジェクトの計画や進捗管理など、プロジェクト管理の中でも比較的単純な作業で役立ちます。これらの機能は、小規模なスタートアップ企業およびチームで重宝されています。

9. Monday: チーム単体のコラボレーションに最適

コラボレーションを伴う仕事は、たとえチーム最大の目標に直結してないものであっても、常に重要です。Monday のプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、プロジェクトの立ち上げや、タスク管理の合理化が可能になります。しかし、会社やコラボレーションの規模が大きくなると、さらなる機能が必要になる可能性があります。

10. Zoom: ビデオ通話に最適

ビデオ会議はもはやコラボレーションにおいて特別なものではなく、必要不可欠なもになりました。シンプルな画面共有機能と邪魔にならない通知機能を備える Zoom の直感型プラットフォームは、最も使用されるビデオコラボレーション製品になりました。

11. Microsoft Teams: チームの会話をつなぐのに最適

Microsoft Teams は、ビデオカンファレンス、オンライン会議、メッセージングを通じてチームや個人がつながることを目的として構築されています。上記のソフトウェアと似たように、Microsoft Teams は働く場所に関係なくチームメンバーの対面を可能にすることで、リモートかつ非同期のコラボレーションを実現します。

コラボレーションツールを選択する際に基準となる機能や特徴

• 求める働き方を叶える柔軟性。タスクが複数の場所に配置される、プロジェクトの表示方法が複数ある、あるいはアプリ、ブラウザー、モバイルデバイスから情報にアクセスできるなど、一つのやり方を押し付けるのではなく、常にユーザーの好みに合わせて使える必要があります。

• 仕事を簡素化するパワフルな連携。ソフトウェアは、お気に入りのアプリを簡単に併用できるものでなければなりません。これは、アプリ間での切り替えや、異なるプラットフォームから仕事を探し出すための時間を増幅させるような、互換性のないツールの過度な使用を防ぐ効果があります。

• カスタマイズ可能なダッシュボード、レポート、ゴール、テンプレートなど、優れたコラボレーションに必要な機能はすべて、特定のニーズに合わせてカスタマイズできるものでなければなりません。

• チームメンバーが世界のどこにいても、ファイルの使用や共有、コミュニケーション、コラボレーションが可能であること。

• いつでも仕事にアクセス可能できるモバイルアプリ。

• 会社のより大きなゴールに直結する複雑なワークフローなど、単純なプロジェクト管理よりも高度なワークマネジメント機能。これにより、常に重要な仕事に優先して取り組めます。

• クラウドベースのワークスペースを保護する、最高水準のセキュリティおよびプライバシー機能。

コラボレーションソフトウェアを選択する際に考慮すべきこと

コラボレーションソフトウェアの選択においては、それぞれのビジネス状況を考慮して判断する必要があります。同じ業界の他の企業があるツールを使っていても、自分の組織では別のツールを使うべきかもしれないのです。ニーズを絞り、それを満たすソフトウェアを見つけるために、次の問いについて考えてみましょう。

• テクノロジーを活用して簡素化できる複雑なワークフローはどれですか？この質問に関する答えで必要なソフトウェアがわかるかもしれません。たとえば、仮に現在のプロセスが複雑で、オートメーションとテクノロジーによる簡素化が期待できるとします。この場合、プロセスの構築およびオートメーションに対応したソフトウェアの選択が望ましいことがわかります。

• 複数チームで仕事に取り組む際、どこに隔たりがありますか？関係者と協力して、コラボレーションにおいてチームが苦労している部分を特定しましょう。仮に、それがコミュニケーションだったとしましょう。その場合、コラボレーションソフトウェアが、強力なコミュニケーションツールと連携機能を備えていることを確認する必要があります。

• チームとして最高の成果を上げるには、どのような機能が必要ですか？仕事を調整するために時間管理ツールを使用していますか？非同期コミュニケーションを必要とするグローバルチームですか？本当に必要な機能に焦点を当てることで、不必要で、ときには邪魔になる機能を避けられます。

• そのツールは現在使用する最も重要なツールと連携していますか？連携はコラボレーションの簡素化に欠かせません。すべての仕事を 1 つのプラットフォーム上で処理できれば、仕事とのつながりが深まり、整理が簡単になり、そして最高の成果を上げるためにはどうすべきか熟考できるようになります。

最も複雑な仕事で簡単にコラボレーションを行う

コラボレーションにはいわば接着剤のような機能があり、チーム、仕事、最終的には会社を 1 つにまとめるのに役立ちます。今日の現代的な職場では、どんなチームでも最高の成果を収めるためには他のチームの力が必要です。しかし、だからといってそれを達成するためにさらなる努力が求められるわけではありません。

最適なコラボレーションソフトウェアは、すでに進行中の仕事をサポートし、ニーズに合わせて順応し、仕事を簡素化する機会を常に提供するものです。Asana は、大企業におけるチーム間のコラボレーションをサポートするために設計されています。Asana の機能には、基本的なコミュニケーションから高度な戦略の立案まで、すべてのレベルでコラボレーションを促進するための機能が組み込まれています。

コラボレーションソフトウェアについての FAQ

コラボレーションソフトウェアの機能とは？

コラボレーションソフトウェアは、チームが異なる場所や部門にまたがる場合でも、チームが協力して作業することを可能にします。ダイナミックなコラボレーションソフトウェアのメッセージング機能、オートメーション、連携、ワークフロービルダーなどを通じて、チーム同士をつなぎ、会社の最も重要な仕事に結びつけることが可能です。

コラボレーションソフトウェアの例を挙げてください。

コラボレーションソフトウェアは、その用途によって、さまざまな例があります。たとえば、Asana は大企業向けのコラボレーションソフトウェアとして人気があります。Asana は基本的なプロジェクト管理機能と共に複合的な機能、連携、ワークフローを提供するため、企業ではすべてのコラボレーションの中心的なプラットフォームとして使用することができます。

ドキュメントやアイデアを共有できるのはどのようなコラボレーションソフトウェアですか？

優れたコラボレーションツールであればどれでも、ドキュメントやアイデアを互いに共有できるはずです。そもそも最も基本的なレベルでは、それ自体がコラボレーションなのです。したがって、基本的なコラボレーションソフトウェアであっても、仕事を共有し、他のユーザーとやり取りするための機能が組み込まれてるはずです。

コラボレーションソフトウェアと他のソフトウェアの違いは何ですか？

コラボレーションソフトウェアは、部門横断型の取り組みに使用するために設計されています。たとえば、静的なスプレッドシートを使用したデータの収集やレポートの作成は、個人 1 人で行うには適しているかもしれません。しかし、チームが異なるチームやプロジェクト間で協力してレポートを作成する必要がある場合、それは理想的ではありません。