プロジェクト管理

Asana を使ってどのようにプロジェクト管理を行うかはチームによって多少異なりますが、ここでは仕事の内容やチームの構成にかかわらず、プロジェクトをスムーズに進める上で役立つヒントをご紹介します。さらに詳しく知りたい場合は下のリソースをご覧ください。

1. プロジェクトを作成する

付箋やホワイトボード、スプレッドシートはプロジェクトを計画する際に簡単に使えますが、手作業の上、情報がすぐに古くなってしまいます。一方、Asana にはブレインストーミングやプランニングに最適な使い勝手の良さと、アイデアを形にしたときに、仕事、プロジェクト、タスクを 1 か所で継続的に管理できる機能が備わっています。

手順

  • プロジェクトを作成しましょう。プロジェクトは Asana のチームに属し、その中にタスクが格納されます。プロジェクトを使えば、大きな目標や日常業務のワークフロー、複雑なプロセスを追跡したり、期限を管理したり、アイデアを整理したりすることもできます。また、レイアウトはリストボードから選択できます。
  • テンプレートで時間を節約しましょう。このテンプレートは Asana で最も高い実績を持つワークフローをベースに作られており、プロジェクトのセットアップ方法やワークフロー内のタスクの移動方法に関する提案が用意されています。

Asana のプロジェクト作成やテンプレートへアクセスする GIF

2. プロジェクトを整理する

作成したプロジェクトを整理しましょう。誰が何の仕事をしているかを関係者に周知することで、チームメンバーは仕事に着手してプロジェクトを進めることができます。

手順

  • セクションまたはを使ってプロジェクトのタスクを整理します。期日や仕事のステージ、期間などで整理できます。
  • タスクを割り当て期日を設定します。誰が何を担当しているかが不明瞭だと、プロジェクトは頓挫してしまいます。仕事をいつ終わらせるべきかをチームメンバーが把握していない場合はなおさらです。仕事のための仕事に時間をかけたり、誤解が生まれることになりかねません。
  • カスタムフィールドを使用して、ステージや優先度、タスクの他の情報などを追跡します。仕事の進行に合わせてこれを使って、タスクのステータスを示しましょう。また、カスタムフィールドでプロジェクトをソートしたり、高度な検索を実行して要注意のタスクを見つけ出すこともできます。
  • ガントチャート式のビューのタイムラインを使用すると、プロジェクトの各ステップが視覚化され、計画を立てやすくなります。各タスクの期間や期限が簡単に把握でき、重複や矛盾がないように計画を組み替えることも容易です。

優先度、期日、添付を含め Asana のプロジェクトをタイムライン、ボード、リストビューで表示したスクリーンショット

3. プロジェクトのスケジュールを作成

プロジェクトを構築したら、次に優先度やタイムライン、チームに期待することを明確に設定します。Asana には、仕事を最初から最後までスムーズに進めるための機能が数多く用意されています。

手順

  • タスクに依存関係を持たせましょう。たとえば、あなたが他のチームメイトの仕事が終わるのを待っている場合、Asana でそのステータスを追跡できるため、適切なタイミングで自分の仕事に着手できます。タスクをチェックする時間が減り、準備ができたときにそれを見落とすことがなくなります。タイムラインを使うと、タスクを簡単に移動できます。
  • サブタスクを作成して仕事を分割します。いくつものステップや何人もの関係者を伴うタスクの場合、サブタスクを使って分割することで管理しやすくなり、プロセスの担当者を示すことができるようになります。
  • 承認ワークフローでレビューや承認のプロセスを合理化します。プロジェクトの一部にビジュアルアセットが含まれる場合は、校正を使えばフィードバックも簡単です。
  • プロジェクトまたはプロジェクトタスクの中で優先度の高いタスクの一覧を表示したい場合は、 プロジェクトをカスタムフィールドでソートする と便利です。各タスクの完了状況など、さまざまな項目での並べ替えが可能です。

担当者、期日、指示内容、関係者間の承認が表示されている Asana タスクのスクリーンショット

4. ステータス更新を共有する

チームでコラボレーションすると、Asana はさらに強力なプロジェクト管理ツールになります。チームが取り組んでいる仕事との関連で簡単にステータスを更新でき、自分にとって最重要なことに関する通知だけを受け取ることができます (これにより進捗会議に時間を費やしたり長いメールスレッドを追う必要がなくなります)。

手順

  • タスクの進捗 (や障害) に合わせてタスクにコメントすることで、更新情報を提供できるため、フォロワーは仕事の状況把握はもちろん、質問に答えたり、フィードバックを提供したりできます。
  • プロジェクトの進捗タブにステータス更新を入力しましょう。ステータスカラーを選択し、チームメイトやタスク、他のプロジェクト、会話に @ メンションすれば、ステータス更新からリンクさせることができます。
  • ポートフォリオで複数のプロジェクトの状況をモニタリング。ポートフォリオは、複数のプロジェクトの管理や特定のイニシアチブに対する進捗のモニタリングをまとめて 1 つのビューでリアルタイムに行いたい場合に最適です。
  • タスクのマイルストーンを作成することで、プロジェクトの主要目標やプロジェクトの進捗の重要なフェーズを示します。これにより、チームは達成するべき目標を把握でき、プロジェクトマネージャーはマイルストーンに対するチームの取り組みを確認できます。

Asana の優先度カスタムフィールドでポートフォリオをソートして、プロジェクトの進行や滞っている箇所を示す GIF

プロジェクトオーナーにステータス更新を促すのも、ポートフォリオならワンクリック。具体的には、ポートフォリオ上のプロジェクトをクリックし、ステータス更新をリクエストを選択するだけです。また、プロジェクトオーナーにはプロジェクトの更新を促す通知が毎週自動的に送信されるため、すべての進捗を最新状態に保つことができます。

5. 次のプロジェクトの準備をする

Asana で管理しているプロジェクトが終わったら、次のプロジェクトに移る前に今回のプロジェクトを少し振り返っておきましょう。

手順

  • プロジェクトから学んだことをテンプレートに反映します。こうすることで、同じミスを繰り返すことが避けられ、次回はさらに効果的な計画を立てられるようになります。
  • プロジェクトをアーカイブします。終わったプロジェクトをアーカイブすることで、優先事項に集中できます。プロジェクトをアーカイブしても情報は削除されず、プロジェクトリストに表示されなくなるだけです。
  • チームでお祝いしましょう。Asana には、感謝の気持ちを表す方法がいくつもあります (いいね@ メンション)。仕事に遊び心を取り入れることで、次の大きなプロジェクトに一丸となって取り組むエネルギーが湧くことでしょう。

タスクの完了と仕事の成功を祝ってユニコーンが駆ける Asana の画面のスクリーンショット

プロジェクト管理のリソース

もっとヒントが欲しい、ビデオのほうがわかりやすい、あるいは Asana のお客様がプロジェクトをどのように管理しているか見てみたい、という方は、こちらのリソースをご参照ください。

プロジェクト管理のリソース リンク
プロジェクト管理テンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディとウェビナー Asana の多くのお客様がプロジェクトを管理する方法をご覧ください
プロジェクト管理のヒントがつまったブログ ブログを読む
コミュニティでつながる 次回トレーニングに参加またはコミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。