プロジェクト管理

ここでは、プロジェクトをスムーズに進める上で役立つヒントをご紹介します。Asana を使ってどのようにプロジェクト管理を行うかはチームによって多少異なりますが、仕事の内容やチームの構成にかかわらず活用できる内容になっているので、ぜひこの記事または下のビデオをご覧ください。

1. タスクを作成する

付箋やホワイトボード、スプレッドシートは確かに手軽ですが、手作業になるため情報がすぐに古くなってしまいます。一方、Asana にはブレインストーミングや計画に最適な使い勝手の良さと、アイデアを形にしたいときに仕事、プロジェクト、タスクを 1 か所で管理できる強力さが備わっています。

手順

  • プロジェクトを作成します。プロジェクトは Asana のチームに属し、その中にタスクが格納されます。プロジェクトを使えば、大きな目標や日常業務のワークフロー、複雑なプロセスを追跡したり、期限を管理したり、アイデアを整理したりすることもできます。また、レイアウトをリストボードから選択することができます。
  • テンプレートで時間を節約しましょう。このテンプレートは Asana で最も高い実績を持つワークフローをベースに作られており、プロジェクトのセットアップ方法やワークフロー内のタスクの移動方法に関する提案が用意されています。

Asana のプロジェクト作成やテンプレートへアクセスする GIF

2. プロジェクトを整理する

作成したプロジェクトを構造化します。誰が何の仕事をしているかが関係者に周知されていなければ、チームメンバーは仕事に着手してプロジェクトを進めることができません。

手順

  • セクションまたはを使ってプロジェクトのタスクを整理します。期限や仕事のステージ、期間などで整理することができます。
  • タスクを割り当て期日を設定します。誰が何を担当しているかが不明瞭だと、プロジェクトは頓挫してしまいます。仕事をいつ終わらせればよいかをチームメンバーが把握していない場合は特にです。仕事に関する仕事に時間をかけたり、誤解が生まれることになりかねません。
  • カスタムフィールドを使用して、ステージや優先度、タスクの他の情報などを追跡します。仕事の進行に合わせてこれを使うことで、タスクのステータスを示すことができます。また、カスタムフィールドでプロジェクトをソートしたり、カスタムフィールドに対して高度な検索を実行して要注意なタスクを見つけ出すことも可能です。
  • ガントチャート式のビューを持つタイムラインを使用することで、プロジェクトの各ステップを計画および視覚化します。各タスクの期間や期限が確認しやすく、簡単に調整を加えて重複や矛盾を避けることができます。

優先度、期日、添付のあるタイムライン、ボード、リストビューを含む Asana のプロジェクトビューのスクリーンショット

3. プロジェクトのスケジュールを作成

プロジェクトを構築したら、次に優先度や予定、チームに期待することを明確に設定します。Asana には、仕事を最初から最後までスムーズに進めるための機能が数多く用意されています。

手順

  • タスクに依存関係を持たせます。たとえば、あなたが他のチームメイトの仕事が終わるのを待っている場合、Asana ではそのステータスを追跡できるため、あなたは適切なタイミングで自分の仕事に着手することができます。タスクをチェックする時間が減り、準備ができたときにそれを見落とすことがなくなります。タイムラインを使うと、タスクを簡単に移動することができます。
  • サブタスクを作成して仕事を分割します。いくつものステップや何人もの関係者を伴うタスクの場合、サブタスクを使って分割することで管理しやすくなり、プロセスの担当者を示すことができるようになります。
  • 承認ワークフローでレビューや承認を合理化します。ビジュアルアセットがプロジェクトの一部としてある場合は、校正でフィードバックを追跡できるようにします。
  • プロジェクトまたはプロジェクトタスクの中で優先度の高いタスクの一覧を表示したい場合は、 プロジェクトをカスタムフィールドでソートする と便利です。各タスクの完了状況など、様々な項目での並べ替えが可能です。

担当者、期日、指示内容、関係者間の承認を示すAsanaタスクのスクリーンショット

4. ステータス更新を共有する

チームでコラボレーションすると、Asana はさらに強力なプロジェクト管理ツールになります。チームが取り組んでいる仕事のコンテキストで簡単にステータス更新を提供できます。また、自分にとって最も大切なことに関する通知だけを受け取ることができます (これにより進捗会議に時間を費やしたり長いメールスレッドを追う必要がなくなります)。

手順

  • タスクの進捗 (や障害) に合わせてタスクにコメントすることで、最新情報を提供。これによりフォロワーは、仕事の状況を把握したり、質問に答えたり、フィードバックを提供したりできます。
  • プロジェクトの進捗タブにステータス更新を入力します。ステータスカラーを選択し、チームメイトやタスク、他のプロジェクト、会話に @メンションすることでステータス更新からそこにリンクできるようにします。
  • ポートフォリオで複数のプロジェクトの状況をモニタリング。ポートフォリオは、複数のプロジェクトの管理や特定のイニシアチブに対する進捗のモニタリングをすべて 1 つのビューでリアルタイムに行いたい場合に最適です。
  • タスクのマイルストーンを作成することで、大きなプロジェクト目標やプロジェクトの進捗の重要なフェーズを示します。これにより、チームは達成する必要がある目標を把握でき、プロジェクトマネージャーはマイルストーンに対してチームがどのように取り組んでいるかを確認することができます。

プロジェクトが問題なく進んでいるかを示す Asana の優先度カスタムフィールドでポートフォリオをソートする手順を示す GIF

プロジェクトオーナーにステータス更新を促す場合も、ポートフォリオならワンクリックで簡単に行うことができます。具体的には、ポートフォリオのプロジェクトをクリックし、ステータス更新をリクエストを選択するだけです。また、プロジェクトオーナーにはプロジェクトの更新を促す通知が毎週自動的に送信されるため、すべての進捗を最新状態に保つことができます。

5. 次のプロジェクトの準備をする

Asana で管理しているプロジェクトが終わったら、次のプロジェクトに移る前に今回のプロジェクトを少し振り返っておきましょう。

手順

  • プロジェクトから学んだことをテンプレートに反映します。こうすることで、同じ過ちを繰り返すことが避けられ、次回はさらに強力な計画を立てられるようになります。
  • プロジェクトをアーカイブします。終わったプロジェクトをアーカイブすることで、優先事項に集中することができます。プロジェクトをアーカイブしても情報は削除されず、プロジェクトリストから取り除かれるだけです。
  • チームでお祝いしましょう。Asana には、感謝の気持ちを表す方法がいくつもあります (いいね@メンション)。仕事の中に遊び心を取り入れることで、次の大きなプロジェクトに一丸となって取り組むエネルギーをチームに与えることができます。

タスクの完了と仕事の成功を祝うユニコーンが Asana の画面を駆け抜ける図のスクリーンショット

プロジェクト管理のリソース

Asana のお客様がプロジェクトをどのように管理しているかを視覚的に学ぶには、こちらのリソースをご参照ください。

プロジェクト管理のリソース リンク
プロジェクト管理テンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディとウェビナー Asana のお客様がプロジェクトを管理する方法をご覧ください
プロジェクト管理のヒントがつまったブログ ブログを読む
コミュニティでつながる 次のトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。