プロジェクトを管理

チームが Asana をプロジェクトマネジメントに使う方法はそれぞれ異なりますが、以下にご紹介するヒントを使えば、プロジェクトマネジメントを初歩から学べるほか、いくつかプロジェクトを完了させて使い方に慣れた後はどのように活用していけるのかもご紹介します。

プロジェクト、タスク、またはサブタスクのどれを作成すればよいのか？

Asana に仕事を追加する際、お客様はプロジェクト、タスク、それともサブタスクのどれを作成すればよいのか、疑問に思われていることかと思います。ここでは、ピンチの時の判断に役立つ簡単なフレームワークと図表をご紹介します。

• 多くのステップと関係者を伴う、または異なるビュー (キャンペーン、ローンチ/イベント、エディトリアルカレンダー/パイプラインなど) にまたがってこれらの作業を確認する必要がある大規模な協力作業の際には、プロジェクトを作成します。
• 数分から数日の作業で達成できる一人分の To-Do アイテム (ブログの執筆、バグの修正など) を記録し、異なるビューにまたがって表示させたい場合は、タスクを作成します。
• タスクや仕事を細分化する場合 (ブログの SEO キーワードチェックやバグの頻度の調査など) で、タスクビュー内で見られれば十分なときは、サブタスクを作成します。(ただし、サブタスクが 5 つ以上ある場合、または複数レイヤーのサブタスクがある場合には注意が必要です！)

このフレームワークのより詳細な説明が必要な場合は、こちらのヒントをご覧ください。

1. プロジェクトを作成する

Asana の使い方について、プロジェクトを作成、使用する方法だけでも理解しておけば、チームにとって大きなメリットになります。時代遅れのスプレッドシートや煩わしいメールのスレッド、延々と続くミーティングなどで同じ情報を見つけ出そうとする必要はなくなります。

• プロジェクトを作成する。プロジェクトは Asana のチームに属し、その中に一連の関連するタスクが格納されます。プロジェクトは、締め切りのあるイニシアチブ (例: 製品リリース) や継続的なプロセス (例: エディトリアルカレンダーの管理)、情報の追跡 (例: 社内のデザインリクエスト) など、ほぼすべての目的に使用できます。リスト、ボード、タイムライン、カレンダーといったビューはいつでも切り替えることができます。
• テンプレートで時間を節約する。このテンプレートは Asana で最も高い実績を持つワークフローをベースに作られており、プロジェクトのセットアップ方法やワークフロー内のタスクの移動方法に関する提案が用意されています。独自のテンプレートを作成することもできます。

2. プロジェクトを整理する

作成したら、プロジェクトを構造化することで、その内容を整理し、いつでもさっと読めるようにしておきます。

• セクションを使って関連タスクをグループ化しましょう。期日や作業段階、期間、タスクの種類などのセクションを作成できます。
• タスクを割り当て、期日を設定することで、担当業務を明確にすれば、メンバー全員がどういった仕事の達成を担い、いつまでに終わらせる必要があるのかを把握できます。
• カスタムフィールドを使ってタスクの詳細を取り込みましょう。カスタムフィールドはスプレッドシートの列に似たものと考えてください。各タスクの詳細を追跡するのに使えるほか、その詳細によってタスクを絞りこんだり、ソートしたりできます。ステータス、優先度、コストなどのカスタムフィールドを作成できます。
• プロジェクトビューのソート、絞り込み、保存をしましょう。プロジェクトのリストから完了済みのタスクを省きたい場合や、プロジェクトを開くときのデフォルトビューをカレンダービューにしたい場合などは、プロジェクトのツールバーを使って、タスクや好みのビューを絞り込み、ソートし、保存します。

3. プロジェクトのスケジュールを作成

プロジェクトを構築したら、Asana を使ってプロジェクトのスケジュールとワークフローを作成できるので、チームはスタートからフィッシュまで、仕事をわかりやすく、スムーズに進行させることができます。

手順:

• タイムラインを使ってプロジェクトの計画を綿密に立て、ガントチャート式ビューに表示させます。そうすれば、プロジェクトの各ステップを計画し、視覚化するのに役立ちます。各タスクの期間や締め切り、依存関係が一目瞭然になるため、タスクを移動して重複や競合を簡単に防ぐことができます。
• タスクの依存関係を使って適切なタイミングで作業をスタートさせます。チームメイトが仕事を完了させるのを待っているときは、Asana でそのステータスを追跡できるので、適切なタイミングで自分の担当業務に着手できます。また、タスクの現状を確認する頻度が減り、準備ができていたことに気付かなかったということもなくなります。タスクの依存関係は、タイムラインを使えば、簡単に設定できます。
• 作業をサブタスクに分割します (必要な場合のみ)。各タスクに担当者を 1 人しか割り当てられないのはどうしてか、とお客さまから聞かれることがよくあります。それは、担当業務を明確にするためですが、タスクに準備作業や追加のステップが伴う場合や、タスクを完了させるのにチームメイトのサポートが少し必要になるような場合は、サブタスクを使って分割すれば、より管理しやすくなる上に、各タスクの責任者を一目で確認することができます。
• プロジェクトの概要を作成します。そうすれば、プロジェクトの計画やタスクが実際に進められるのと同じ場所で、プロジェクトの要旨をチームメイトと共有し、プロジェクトの役割分担もいつでも参照できるように明示できます。

4. 作業を進行させる

チームでコラボレーションすると、Asana はさらに強力なプロジェクト管理ツールになります。チームが取り組んでいる仕事のコンテキストで簡単にステータス更新を提供できます。また、自分にとって最も大切なことに関する通知だけを受け取ることができます。

手順

• タスクの進捗 (や障害) に合わせてタスクにコメントすることで、更新情報を提供できるため、フォロワーは仕事の状況把握はもちろん、質問に答えたり、フィードバックを提供したりできます。
• プロジェクトのデータを基にしたバーンアップチャートや進捗を盛り込んだステータス更新を提供します。更新の中でチームメイトやタスク、プロジェクトを @メンションすれば、簡単に参照できるほか、メンバーの功績を称えることもできます。すべてのプロジェクトメンバーが通知を受け取り、更新にコメントもできます。
• タスクのマイルストーンを作成することで、プロジェクトの主要目標やプロジェクトの進捗の重要なフェーズを示します。これにより、チームは達成するべき目標を把握でき、プロジェクトマネージャーはマイルストーンに対するチームの取り組みを確認できます。
• 承認ワークフローでレビューや承認のプロセスを合理化します。プロジェクトの一部にビジュアルアセットが含まれる場合は、校正を使って簡単にフィードバックを伝えられます。
• ルールを追加して、タスクの割り当て、カスタムフィールドの更新、完了タスクの移動などの手作業を自動化しましょう。時間を節約できるとともに、適切なプロセスに従っていることに自信を持つことができます。
• ポートフォリオで複数のプロジェクトの状況をモニタリングしましょう。ポートフォリオは、複数のプロジェクトの管理や特定のイニシアチブに対する進捗のモニタリングをまとめて 1 つのビューでリアルタイムに行いたい場合に最適です。

5. 次のプロジェクトの準備をする

Asana で管理しているプロジェクトが終わったら、次のプロジェクトに移る前に今回のプロジェクトを少し振り返っておきましょう。

手順

• Asana は引き続き新しい機能をリリースし、アプリも改善していきますので、チームは新しい発見をしたり、Asana の使用法を再確認したりすることになると思いますが、それは普通のことであり、むしろ理想的なことです！
• プロジェクトから学んだことをテンプレートに反映します。こうすることで、同じミスを繰り返すことが避けられ、次回はさらに効果的な計画を立てられるようになります。
• プロジェクトをアーカイブします。終わったプロジェクトをアーカイブすることで、優先事項に集中できます。プロジェクトをアーカイブしても情報は削除されず、プロジェクトリストに表示されなくなるだけです。
• チームと共に祝いましょう。Asana では感謝やいいねなど、感謝の気持ちを気軽に表現できる方法がいくつもあります。

プロジェクトマネジメントのリソース

もっとヒントが欲しい、動画のほうがわかりやすい、あるいは Asana のお客様がプロジェクトをどのように管理しているか見てみたい、という方は、こちらのリソースをご参照ください。

プロジェクトマネジメントのリソース	リンク
プロジェクト管理テンプレート	テンプレートを使用
ビデオチュートリアル	How to Asana を視聴
トレーニングウェビナー	登録はこちら
ケーススタディとウェビナー	Asana の多くのお客様がプロジェクトを管理する方法をご覧ください
プロジェクトマネジメントのヒント	プロジェクトマネジメントのメリットと複数のプロジェクトを管理する方法について解説します。
コミュニティとつながる	次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる