コンテンツカレンダー

Asana でコンテンツカレンダーを作成する方法

コンテンツカレンダーをすばやく作成するには、いくつかの方法があります。

1. コンテンツカレンダーテンプレートを使う。
2. 現在コンテンツ作業の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートする。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

無料ユーザーや、初めから独自のコンテンツカレンダーを構築する方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認する場合は、こちらのステップをご覧ください。

コンテンツカレンダーで仕事を管理および実行するためのヒント

1. すべてのコンテンツ作業を 1 つのカレンダー (および他の方法) で視覚化する

コンテンツカレンダーを管理している場合、カレンダービューで表示するとよいでしょう。別のツールを使わなくても、公開スケジュール全体を 1 か所で確認して日付を調整できます。カレンダービューには、期限が設定されている既存のコンテンツタスクが入力されているため時間の節約になります。

プロジェクトビューでは、カレンダーに期限を表示、ステータス更新を表示、プロジェクトのすべての添付を表示といった、さまざまな形式でプロジェクトデータを視覚化できます。

2. 共通のコンテンツプロセスをテンプレート化することで時間を節約し、ミスを防止

大半のコンテンツチームには、原稿作成やレビューのサイクルなど、繰り返されるプロセスがあります。毎回、一から始めると時間がかかり、ステップの見落としが起こりかねないため、依存関係が設定されたテンプレートタスクを作成しましょう。

1. コンテンツカレンダープロジェクトにタスクを新規作成し、「テンプレート - 新規コンテンツの作成時にこれを複製」という名前を付けます。
2. コンテンツ要素を作成する毎に行う作業用にサブタスクを追加します。たとえば、概要、初稿、レビュー、編集を反映、公開、セールスチームと共有などです。サブタスクは Tab + s を押すと作成できます。
3. タスクの依存関係を追加することで、関係者が自分の担当の仕事をタイミングよく着手できるようにします。「…」アイコン、「依存関係を持たせる」の順にクリックします。自分が待機しているタスクが完了すると、タスク担当者は通知を受け取ります。仕事を始める準備ができたか、引き継ぎを忘れていないかと相手に何度も確認することなく自分の仕事を始められます。

3. フォームを使って重要なクリエイティブブリーフの情報を把握し、すばやくアクションに移す

クリエイティブブリーフは、仕事の目標、オーディエンス、要件に関する重要な情報の把握に役立つ一方、適切に入力されていなかったり文書内で混乱したりすると、クリエイティブプロセスの遅延につながる恐れがあります。そこで、コンテンツカレンダープロジェクトと直結したクリエイティブブリーフフォームを作成することで、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を確保して作業を始められます。

フォームのリンクを共有すれば、Asana のユーザーでなくてもフォームを送信できます。送信されたフォームはコンテンツカレンダープロジェクトにタスクとして作成されるので、そこで優先度を設定できます。

新規コンテンツの作業にとりかかる場合、コンテンツテンプレートタスクのコピーを作成します。次に、送信されたフォームからタスクの説明にクリエイティブブリーフの詳細をペーストします。

4. より明確なレビューと承認で期日を守る

アセットのレビューや承認は、必要以上に時間がかかるうえに幾度も確認し合う必要があり、その度に断片的なフィードバックしか得ることができません。その代わりに、チームはルールとカスタムフィールド通知を使って、すばやく明確に承認を得て、仕事を進捗させることができます。

1. プロジェクトルールを追加して、自動的にタスクを適切なメンバーに割り当てて完了させたり、進行具合に合わせて別のプロジェクトセクションに移動させましょう。
2. カスタムフィールド通知を使って、進捗についての最新情報を関係者に欠かさず伝えましょう。たとえば、フィールドが「フィードバック待ち」から「承認済み」に更新されると関係者に通知が送信されます。
3. レビュアーは校正機能を使用して画像にフィードバックを直接残すことができます。フィードバックの各事項は実行可能なサブタスクとして作成され、作成者は必要に応じてフィードバックを追跡したり実行に移すことができます。

5. 複数のプロジェクトでコンテンツタスクを追跡することで仕事の重複を避ける

独立したコンテンツの作成は稀で、大規模なキャンペーンや、他のチームが関係する仕事の一部であることが多いもの。Asana なしでは、チームは他のプロジェクトやイニシアチブで発生している仕事を確認できず、仕事が重複したり、調整に苦労することになりかねません。

しかし、タスクを複数のプロジェクトに追加すれば、重複やあちこちで仕事を管理する必要がなくなり、時間を節約できます。このタスクは追加先のすべてのプロジェクト間で同一であるため、ファイルやコメントはすべて添付されており、関係者は最も自分に合ったコンテキストでこれを確認できます。

コンテンツカレンダーの作業と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、コンテンツ制作を分析する方法については、こちらをご覧ください。

公開しようとするコンテンツとそのステータスに関する最新情報を入手するには、こちらをご覧ください。

コンテンツの状況を把握し、障害やリスクのある仕事を特定する

コンテンツの各要素を予定通りに公開するには、編集者はすべてが期限を目指して順調に進んでいることを確認する必要があります。「コンテンツステージ」や「優先度」「承認ステージ」などのカスタムフィールドを使うことで、プロジェクトをこのカテゴリーでソートし、コンテンツをステージごとに確認して優先事項を積極的にモニタリングできます。

1. プロジェクトをソートするには、右上のフィルターアイコンをクリックします。
2. ソート基準にするカスタムフィールドを選択します。

たとえば、明日期限のブログタスクが「未着手」になっている場合、タスクから直接担当者に @ メンションして期限の調整が必要かどうか確認できます。また、優先度が高いパンフレットがまだ承認されていなくても、印刷していいかと周り中に尋ね回って大騒ぎをする必要はありません。

コンテンツカレンダーを計画、管理するためのリソース

ビデオのほうがとっつきやすい、あるいは Asana のお客様がコンテンツカレンダーを管理している方法を知りたい、という方のために以下にリソースをご用意しました。

リソース	リンク
コンテンツカレンダーテンプレート	テンプレートを使用
ビデオチュートリアル	How to Asana を視聴
オンデマンドコース	Asana アカデミーに登録
ケーススタディ	Asana を使ってコンテンツカレンダーを管理する Autodesk と Hubspot の手法
コミュニティとつながる	次回トレーニングに参加またはコミュニティフォーラムでスレッドをはじめる
コンテンツカレンダーのヒント (ブログ)	ブログを読む
ソーシャルメディアカレンダーのヒント	ブログを読む

スプレッドシートや他のカレンダーでコンテンツカレンダーを計画すると、期限の確認やコンテンツステータスの把握、ファイルの追跡が困難になります。しかし、チームが 1 つのプロジェクトでコンテンツ要素の計画、管理、作業を行うことができれば、最高の作品をもっと簡単に公開できます。