コンテンツカレンダー
Asana でコンテンツカレンダーを作成する方法
コンテンツカレンダーをすばやく作成するには、いくつかの方法があります。
- コンテンツカレンダーテンプレートを使う。
- 現在コンテンツ作業の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートする。
すべての Asana テンプレートへのアクセス方法
無料ユーザーや、初めから独自のコンテンツカレンダーを構築する方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認する場合は、こちらのステップをご覧ください。
コンテンツカレンダーで仕事を管理および実行するためのヒント
1. すべてのコンテンツ作業を 1 つのカレンダー (および他の方法) で視覚化する
コンテンツカレンダーを管理している場合、カレンダービューで表示するとよいでしょう。別のツールを使わなくても、公開スケジュール全体を 1 か所で確認して日付を調整できます。カレンダービューには、期限が設定されている既存のコンテンツタスクが入力されているため時間の節約になります。
カレンダービューを使うには
- プロジェクト上部のカレンダータブをクリックします。
- タスクをドラッグ & ドロップしてスケジュールを変更します。
- フィルターアイコンをクリックすると、カレンダーをソートしてカテゴリー別に表示できます。
プロジェクトビューでは、カレンダーに期限を表示、ステータス更新を表示、プロジェクトのすべての添付を表示といった、さまざまな形式でプロジェクトデータを視覚化できます。
2. 共通のコンテンツプロセスをテンプレート化することで時間を節約し、ミスを防止
大半のコンテンツチームには、原稿作成やレビューのサイクルなど、繰り返されるプロセスがあります。毎回、一から始めると時間がかかり、ステップの見落としが起こりかねないため、依存関係が設定されたテンプレートタスクを作成しましょう。
- コンテンツカレンダープロジェクトにタスクを新規作成し、「テンプレート - 新規コンテンツの作成時にこれを複製」という名前を付けます。
- コンテンツ要素を作成する毎に行う作業用にサブタスクを追加します。たとえば、概要、初稿、レビュー、編集を反映、公開、セールスチームと共有などです。サブタスクは
Tab + sを押すと作成できます。 - タスクの依存関係を追加することで、関係者が自分の担当の仕事をタイミングよく着手できるようにします。「…」アイコン、「依存関係を持たせる」の順にクリックします。自分が待機しているタスクが完了すると、タスク担当者は通知を受け取ります。仕事を始める準備ができたか、引き継ぎを忘れていないかと相手に何度も確認することなく自分の仕事を始められます。
3. フォームを使って重要なクリエイティブブリーフの情報を把握し、すばやくアクションに移す
クリエイティブブリーフは、仕事の目標、オーディエンス、要件に関する重要な情報の把握に役立つ一方、適切に入力されていなかったり文書内で混乱したりすると、クリエイティブプロセスの遅延につながる恐れがあります。そこで、コンテンツカレンダープロジェクトと直結したクリエイティブブリーフフォームを作成することで、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を確保して作業を始めることができます。
フォームは、フォームリンクを受け取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームはコンテンツカレンダープロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。新しいコンテンツ要素に取り組む準備ができたら、コンテンツテンプレートタスクのコピーを作成しましょう。続いて、送信されたフォームからタスクの説明にクリエイティブブリーフの情報をペーストします。
4. より明確な引き継ぎと承認で期限を守る
コンテンツの納期は厳しく、不明確な引き継ぎやわかりづらいレビューサイクルはコストを増やします。そこで、承認ワークフローを使えばすべての作業ファイル、フィードバック、指示内容を明確にすることができます。
- プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックし、Asana が作成した「承認ステージ」カスタムフィールドをプロジェクトに追加します。
- コンテンツのレビュー準備が完了したら、作成者はフィールドをレビュー準備完了に設定します。
- 必ずレビューに必要なファイルを添付します。
- レビュアーは、レビューの開始準備ができた旨の通知を受け取ります。
- レビューが終わったら、カスタムフィールドを承認済みまたは要修正に設定します。
- 修正が必要な場合、レビュアーはコメントを残して作成者に必要な修正事項を知らせます。
- 原稿作成者は、承認、または要修正の通知からフィードバックを確認し、フィードバックを反映する必要があるファイルにアクセスできます。
こうして、レビュアーは何をいつレビューすればよいかを正確に把握できる一方、作成者は必要なフィードバックを予定通りに受け取ることができます。何よりも全員が「あれはまだ？」という質問をしないで済むのが素晴らしい点でしょう。
Asana を使ったレビューと承認に関するその他のヒントについては、承認に関する記事をご覧ください。
5. 複数のプロジェクトでコンテンツタスクを追跡することで仕事の重複を避ける
独立したコンテンツの作成は稀で、大規模なキャンペーンや、他のチームが関係する仕事の一部であることが多いもの。Asana なしでは、チームは他のプロジェクトやイニシアチブで発生している仕事を確認できず、仕事が重複したり、調整に苦労することになりかねません。
しかし、タスクを複数のプロジェクトに追加すれば、重複やあちこちで仕事を管理する必要がなくなり、時間を節約できます。このタスクは追加先のすべてのプロジェクト間で同一であるため、ファイルやコメントはすべて添付されており、関係者は最も自分に合ったコンテキストでこれを確認することができます。
コンテンツカレンダーの作業と進捗を報告するためのヒント
レポートを作成し、コンテンツ制作を分析する方法については、こちらをご覧ください。
公開しようとするコンテンツとそのステータスに関する最新情報を入手するには、こちらをご覧ください。
コンテンツの状況を把握し、障害やリスクのある仕事を特定する
コンテンツの各要素を予定通りに公開するには、編集者はすべてが期限を目指して順調に進んでいることを確認する必要があります。「コンテンツステージ」や「優先度」「承認ステージ」などのカスタムフィールドを使うことで、プロジェクトをこのカテゴリーでソートし、コンテンツをステージごとに確認して優先事項を積極的にモニタリングすることができます。
- プロジェクトをソートするには、右上のフィルターアイコンをクリックします。
- ソート基準にするカスタムフィールドを選択します。
たとえば、明日期限のブログタスクが「未着手」になっている場合、タスクから直接担当者に @ メンションして期限の調整が必要かどうか確認することができます。また、優先度が高いパンフレットがまだ承認されていなくても、印刷していいかと周り中に尋ね回って大騒ぎをする必要はありません。
コンテンツカレンダーを計画、管理するためのリソース
ビデオのほうがとっつきやすい、あるいは Asana のお客様がコンテンツカレンダーを管理している方法を知りたい、という方のために以下にリソースをご用意しました。
| リソース | リンク |
|---|---|
| コンテンツカレンダーテンプレート | テンプレートを使用 |
| ビデオチュートリアル | How to Asana を視聴 |
| オンデマンドコース | Asana アカデミーに登録 |
| ケーススタディ | Asana を使ってコンテンツカレンダーを管理する Autodesk と Hubspot の手法 |
| コミュニティでつながる | 近日中に行われるトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる |
| コンテンツカレンダーのヒント (ブログ) | ブログを読む |
| ソーシャルメディアカレンダーのヒント | ブログを読む |
スプレッドシートや他のカレンダーでコンテンツカレンダーを計画すると、期限の確認やコンテンツステータスの把握、ファイルの追跡が困難になります。しかし、チームが 1 つのプロジェクトでコンテンツ要素の計画、管理、作業を行うことができれば、最高の作品をもっと簡単に公開することができます。
