コンテンツカレンダー

Asana でコンテンツカレンダーを作成する方法

コンテンツカレンダーをすばやく作成するには、いくつかの方法があります。

  1. コンテンツカレンダーテンプレートを使う。
  2. 現在コンテンツ作業の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートする。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザーや、初めから独自のコンテンツカレンダーを構築する方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認する場合は、こちらのステップをご覧ください。

コンテンツカレンダーで仕事を管理および実行するためのヒント

1. すべてのコンテンツ作業を 1 つのカレンダー (および他の方法) で視覚化する

コンテンツカレンダーを管理している場合、カレンダービューで表示するとよいでしょう。別のツールを使わなくても、公開スケジュール全体を 1 か所で確認して日付を調整できます。カレンダービューには、期限が設定されている既存のコンテンツタスクが入力されているため時間の節約になります。

Asana でカレンダービューを使い、カレンダー上でスケジュールを変更する手順の GIF

カレンダービューを使うには

  1. プロジェクト上部のカレンダータブをクリックします。
  2. タスクをドラッグ & ドロップしてスケジュールを変更します。
  3. フィルターアイコンをクリックすると、カレンダーをソートしてカテゴリー別に表示できます。

プロジェクトビューでは、カレンダーに期限を表示、ステータス更新を表示、プロジェクトのすべての添付を表示といった、さまざまな形式でプロジェクトデータを視覚化できます。

Asana のすべてのプロジェクトビューとタブを示すスクリーンショット

2. 共通のコンテンツプロセスをテンプレート化することで時間を節約し、ミスを防止

大半のコンテンツチームには、原稿作成やレビューのサイクルなど、繰り返されるプロセスがあります。毎回、一から始めると時間がかかり、ステップの見落としが起こりかねないため、依存関係が設定されたテンプレートタスクを作成しましょう。

  1. コンテンツカレンダープロジェクトにタスクを新規作成し、「テンプレート - 新規コンテンツの作成時にこれを複製」という名前を付けます。
  2. コンテンツ要素を作成する毎に行う作業用にサブタスクを追加します。たとえば、概要、初稿、レビュー、編集を反映、公開、セールスチームと共有などです。サブタスクは Tab + s を押すと作成できます。
  3. タスクの依存関係を追加することで、関係者が自分の担当の仕事をタイミングよく着手できるようにします。「」アイコン、「依存関係を持たせる」の順にクリックします。自分が待機しているタスクが完了すると、タスク担当者は通知を受け取ります。仕事を始める準備ができたか、引き継ぎを忘れていないかと相手に何度も確認することなく自分の仕事を始められます。

Asana でタスクの依存関係を作成する手順のスクリーンショット

3. フォームを使って重要なクリエイティブブリーフの情報を把握し、すばやくアクションに移す

クリエイティブブリーフは、仕事の目標、オーディエンス、要件に関する重要な情報の把握に役立つ一方、適切に入力されていなかったり文書内で混乱したりすると、クリエイティブプロセスの遅延につながる恐れがあります。そこで、コンテンツカレンダープロジェクトと直結したクリエイティブブリーフフォームを作成することで、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を確保して作業を始めることができます。

Asana で作成されたクリエイティブキャンペーンプロジェクトブリーフフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを受け取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームはコンテンツカレンダープロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。新しいコンテンツ要素に取り組む準備ができたら、コンテンツテンプレートタスクのコピーを作成しましょう。続いて、送信されたフォームからタスクの説明にクリエイティブブリーフの情報をペーストします。

フォームはこちらのステップでセットアップできます

4. より明確な引き継ぎと承認で期限を守る

コンテンツの納期は厳しく、不明確な引き継ぎやわかりづらいレビューサイクルはコストを増やします。そこで、承認ワークフローを使えばすべての作業ファイル、フィードバック、指示内容を明確にすることができます。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。完了して承認待ちの仕事や承認済みを示すことができる

  1. プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックし、Asana が作成した「承認ステージ」カスタムフィールドをプロジェクトに追加します。
  2. コンテンツのレビュー準備が完了したら、作成者はフィールドをレビュー準備完了に設定します。
  3. レビュアーは、レビューの開始準備ができた旨の通知を受け取ります。
  4. レビューが終わったら、カスタムフィールドを承認済みまたは要修正に設定します。
    • 修正が必要な場合、レビュアーはコメントを残して作成者に必要な修正事項を知らせます。
  5. 原稿作成者は、承認、または要修正の通知からフィードバックを確認し、フィードバックを反映する必要があるファイルにアクセスできます。

こうして、レビュアーは何をいつレビューすればよいかを正確に把握できる一方、作成者は必要なフィードバックを予定通りに受け取ることができます。何よりも全員が「あれはまだ?」という質問をしないで済むのが素晴らしい点でしょう。

Asana を使ったレビューと承認に関するその他のヒントについては、承認に関する記事をご覧ください。

5. 複数のプロジェクトでコンテンツタスクを追跡することで仕事の重複を避ける

独立したコンテンツの作成は稀で、大規模なキャンペーンや、他のチームが関係する仕事の一部であることが多いもの。Asana なしでは、チームは他のプロジェクトやイニシアチブで発生している仕事を確認できず、仕事が重複したり、調整に苦労することになりかねません。

コンテンツカレンダーやローンチプロジェクト用の複数の Asana プロジェクトに同じタスクを追加している GIF

しかし、タスクを複数のプロジェクトに追加すれば、重複やあちこちで仕事を管理する必要がなくなり、時間を節約できます。このタスクは追加先のすべてのプロジェクト間で同一であるため、ファイルやコメントはすべて添付されており、関係者は最も自分に合ったコンテキストでこれを確認することができます。

コンテンツカレンダーの作業と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、コンテンツ制作を分析する方法については、こちらをご覧ください。

公開しようとするコンテンツとそのステータスに関する最新情報を入手するには、こちらをご覧ください。

コンテンツの状況を把握し、障害やリスクのある仕事を特定する

コンテンツの各要素を予定通りに公開するには、編集者はすべてが期限を目指して順調に進んでいることを確認する必要があります。「コンテンツステージ」や「優先度」「承認ステージ」などのカスタムフィールドを使うことで、プロジェクトをこのカテゴリーでソートし、コンテンツをステージごとに確認して優先事項を積極的にモニタリングすることができます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

  1. プロジェクトをソートするには、右上のフィルターアイコンをクリックします。
  2. ソート基準にするカスタムフィールドを選択します。

たとえば、明日期限のブログタスクが「未着手」になっている場合、タスクから直接担当者に @ メンションして期限の調整が必要かどうか確認することができます。また、優先度が高いパンフレットがまだ承認されていなくても、印刷していいかと周り中に尋ね回って大騒ぎをする必要はありません。

コンテンツカレンダーを計画、管理するためのリソース

ビデオのほうがとっつきやすい、あるいは Asana のお客様がコンテンツカレンダーを管理している方法を知りたい、という方のために以下にリソースをご用意しました。

リソース リンク
コンテンツカレンダーテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディ Asana を使ってコンテンツカレンダーを管理する Autodesk の手法
コミュニティでつながる [近日中に行われるトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる
コンテンツカレンダーのヒント (ブログ) ブログを読む
ソーシャルメディアカレンダーのヒント ブログを読む

スプレッドシートや他のカレンダーでコンテンツカレンダーを計画すると、期限の確認やコンテンツステータスの把握、ファイルの追跡が困難になります。しかし、チームが 1 つのプロジェクトでコンテンツ要素の計画、管理、作業を行うことができれば、最高の作品をもっと簡単に公開することができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします (訳注: 現在は Tab+N でセクションを作成します)。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。