コンテンツカレンダー

Asana でコンテンツカレンダーを作成する方法

コンテンツカレンダーをすばやく作成するには、いくつかの方法があります。

  1. コンテンツカレンダーテンプレートを使う。
  2. 現在コンテンツ作業の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートする。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザーや、初めから独自のコンテンツカレンダーを構築する場合、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認するには、このステップをご覧ください。

コンテンツカレンダー作業を管理および実行するためのヒント

1. すべてのコンテンツ作業を 1 つのカレンダー (および他の方法) で視覚化する

コンテンツカレンダーを管理している場合、カレンダービューで表示すると良いでしょう。独立したツールを使わなくても、公開スケジュール全体を 1 か所で確認して日付を調整できます。カレンダービューには、期限が設定されている既存のコンテンツタスクが入力されるため時間の節約になります。

Asana でカレンダービューを使い、カレンダー上でスケジュールを変更する手順の GIF

カレンダービューを使うには

  1. プロジェクト上部のカレンダータブをクリックします。
  2. タスクをドラッグアンドドロップしてスケジュールを変更します。
  3. 絞り込みアイコンをクリックすると、カレンダーをソートしてカテゴリー別に表示できます。

プロジェクトビューでは、それぞれ異なる方法でプロジェクトデータが視覚化されます (カレンダーに期限を表示、ステータス更新を表示、プロジェクトのすべての添付を表示、など)。

Asana のすべてのプロジェクトビューとタブを示すスクリーンショット

2. よくあるコンテンツプロセスをテンプレート化することで時間を節約し、間違いを防ぐ

大半のコンテンツチームには、原稿やレビューのサイクルなどに繰り返されるプロセスがあります。毎回 1 から始めると時間の無駄になり、ステップの見落としやギャップが生じるリスクも生じますが、依存関係が設定されたテンプレートタスクを作成すればこれを防ぐことができます。

  1. コンテンツカレンダープロジェクトにタスクを新規作成し、「テンプレート - 新規コンテンツの作成時にこれをコピー」という名前を付けます。
  2. コンテンツ要素を作成するたびに行うアクティビティのサブタスクを追加します。たとえば、概要、初稿、レビュー、編集を反映、公開、セールスチームと共有などです。サブタスクは Tab + s を押すと作成できます。
  3. タスクの依存関係を追加することで、関係者が自分の担当を正しいタイミングで着手できるようにします。「」アイコン、「依存関係を持たせる」の順にクリックします。自分が待機しているタスクが完了になると、タスク担当者は通知を受け取ります。仕事を始める準備ができたことや、引き継ぎを忘れていないかどうかを相手に繰り返し確認することなく自分の仕事を始められます。

Asana でタスクの依存関係を作成する手順のスクリーンショット

3. フォームを使って重要なクリエイティブブリーフの情報の取り込みとその対応をスピードアップする

クリエイティブブリーフは、コンテンツチームによる割り当ての目標、オーディエンス、要件に関する重要な情報の取り込みに役立つ一方、適切に入力されていなかったりドキュメント内で紛失してしまったりすると、クリエイティブプロセスの遅延につながる恐れがあります。そこで、コンテンツカレンダープロジェクトと直結したクリエイティブブリーフフォームを作成することで、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を確保して作業を始めることができます。

Asana で作成されたクリエイティブキャンペーンプロジェクトブリーフフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームはコンテンツカレンダープロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。新しいコンテンツ要素に取り組む準備ができたら、コンテンツテンプレートタスクのコピーを作成します。続いて、送信されたフォームからタスクの説明にクリエイティブブリーフの情報をペーストします。

フォームはこちらのステップでセットアップできます

4. より明確な引き継ぎと承認で期限を守る

コンテンツの期限は厳しく、不明確な引き継ぎやわかりづらいレビューサイクルはコストを増やします。そこで、承認ワークフローを使えばすべての作業ファイル、フィードバック、指示内容を明確にすることができます。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。承認待ちや承認済みを示すことができる

  1. プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックし、Asana が作成した「承認ステージ」カスタムフィールドをプロジェクトに追加します。
  2. コンテンツのレビュー準備が完了したら、作成者はフィールドをレビュー準備完了に設定します。
  3. レビュアーは、レビューの開始準備ができた旨の通知を受け取ります。
  4. レビューが終わったら、カスタムフィールドを承認済みまたは要修正に設定します。
    • 修正が必要な場合、レビュアーはコメントを残して作成者に必要な修正事項を知らせます。
  5. 作成者は、承認された、または更新が必要なである旨の通知を受け取ります。この通知からフィードバックを確認し、フィードバックを反映する必要があるファイルにアクセスします。

こうして、レビュアーは何をいつレビューすれば良いかを正確に把握できる一方、作成者は必要なフィードバックを予定通りに受け取ることができます。特に素晴らしいのは、全員が「あれってまだ?」の状態を避けられる点です。

Asana を使ったレビューと承認に関するその他のヒントについては、承認に関する記事をご覧ください。

5. 複数のプロジェクトでコンテンツタスクを追跡することで仕事の重複を避ける

独立したコンテンツを作成することは稀で、大規模なキャンペーンや、他のチームが関係する仕事の一部であることが大抵です。Asana なしでは、チームは他のプロジェクトやイニシアチブで発生している仕事を確認することができず、仕事が重複したり、調整に骨を折ることになりかねません。

コンテンツカレンダーやローンチプロジェクト用の複数の Asana プロジェクトに同じタスクを複数所属させている GIF

しかし、タスクを複数のプロジェクトに追加すれば、仕事の重複やさまざまな場所での管理がなくなり、時間を節約できます。このタスクは追加先のすべてのプロジェクト間で同一であるため、ファイルやコメントはすべて共通になり、関係者は最も自分に合ったコンテキストでこれを確認することができます。

コンテンツカレンダーの作業と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、コンテンツ制作を分析する方法については、こちらをご覧ください。

公開しているコンテンツとそのステータスに関する最新情報を入手するには、こちらをご覧ください。

コンテンツの状況を把握し、障害やリスクのある仕事を特定する

コンテンツの各要素を予定通りに公開するためには、編集者はすべてが期限を目指して順調に進んでいることを確認する必要もあります。「コンテンツステージ」や「優先度」「承認ステージ」などのカスタムフィールドを使うことで、プロジェクトをこのカテゴリーでソートし、コンテンツをステージごとに確認して優先事項をモニタリングすることができます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

  1. プロジェクトをソートするには、右上の絞り込みアイコンをクリックします。
  2. ソートしたいカスタムフィールドを選択します。

たとえば、明日期限のブログタスクが「未着手」になっている場合、タスクから直接担当者に @メンションして期限の調整が必要かどうかを確認することができます。また、優先度が高いパンフレットがまだ承認されていなくても、周り中に尋ね回って大騒ぎをする必要はありません。

コンテンツカレンダーを計画および管理するためのリソース

以下は、Asana のお客様がコンテンツカレンダーをどのように管理しているかを視覚的に確認できるリソースです。

リソース リンク
コンテンツカレンダーテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディ Asana を使ってコンテンツカレンダーを管理する Autodesk の手法
コミュニティでつながる 次のトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる
コンテンツカレンダーのヒント(ブログ) ブログを読む
ソーシャルメディアカレンダーのヒント ブログを読む

スプレッドシートや独立したカレンダーでコンテンツカレンダーを計画すると、期限の確認やコンテンツステータスの把握、ファイルの追跡が困難になります。しかし、チームが 1 つのプロジェクトでコンテンツ要素の計画、管理、作業を行うことができれば、最高の作品をより簡単に公開することができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。