Excel を使用したプロジェクト管理で考慮すべき点

Excel でプロジェクトを管理するだけでは限界があります。チームが仕事を順調に進めるために、実際に必要なものは何でしょうか?Excel で作られた製品予算表やタスクリストを見れば、スプレッドシートはプロジェクト管理のために作られたものではないことがすぐにわかるでしょう。

スプレッドシートを凌ぐツールでプロジェクトを管理

プロジェクトのタスクを管理し、順調に完了するには、Excel スプレッドシートよりも強力なツールが必要です。プロジェクト管理に最適なツールを使えば、以下のことが可能になります。

プロジェクトの詳細を 1 か所で管理

スプレッドシートでは、詳細を追加したり、会話をしたり、ファイルを添付できません。そのためプロジェクトの情報がさまざまなツールに散乱してしまい、To-Do リストを見落としたり、アセットを探すのに時間を浪費してしまいます。

優れたプロジェクト管理ツールでは、グリッドのようなスプレッドシートのビューとコラボレーション機能が組み合わされているので、最新情報やファイルを見つけるために古いメールのスレッドを探す必要がなくなります。

すばやい構築で計画を維持

スプレッドシートでプロジェクトを管理しているなら、カレンダーやガントチャートを一から構築することに多くの時間を費やしていることでしょう。テンプレートを使用するとしても、それをカスタマイズしたり、書式設定したり、プロジェクト計画を最新の情報に保ったりするには、たくさんの時間を要します。

仕事とプロジェクトの管理用に設計されたアジャイルなツールを使えば、Excel とは異なり、ダイナミックなプロジェクト計画をすばやく作成し、更新できます。

複数のプロジェクトやプログラムを簡単に管理

すべてのプロジェクト情報を保管する場所がなければ、プロジェクト全体のステータスを把握したり、プロジェクトをすばやく切り替えることが困難になります。あなたがチームの管理者なら、すべてのプロジェクトにおいて従業員のワークロードを確認することはさらに困難でしょう。より強力なプロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクトの追跡やリソース管理に役立つ、このようなインサイトを簡単に得ることができます。

コラボレーションが簡単で効果的に

スプレッドシートはコラボレーションのために構築されていません。そのためのプロジェクトプランナーは他にあります。Excel のプロジェクトトラッカー、メール、チャット、ドキュメントを使って情報をかき集めるよりも、「信頼できる唯一の情報源」に基づいてプロジェクトを管理しましょう。プロジェクトと仕事の管理ツールでは、すべてのプロジェクトの会話やファイルが計画に結び付けられるので、仕事が中断することはありません。

Asana Product Screenshot

さよなら Excel。こんにちは Asana。

Asana はプロジェクト管理ソフトウェアです。マーケティングからエンジニアリングまで、あらゆる種類のプロジェクトを簡単に管理できます。スプレッドシートトラッカーを整理、更新する代わりに、成果を上げることに集中して時間を使いましょう。高度な Excel スキルは必要ありません。

Asana について詳しく見る

Excel で工夫してプロジェクト管理をしている方へ。Asana ならもっと自然に管理できます。

Excel のテンプレートも便利ですが、Asana の方がプロジェクト管理に適しています。

Asana が作成したテンプレートを使うことも、自分で作成することも可能です。ロードマップについて繰り返し考える時間が減り、実際の仕事により多くの時間を費やすことができます。

ガントチャートのテンプレートをコピーしなくてよくなります。

タイムラインビューを使えば、プロジェクトタイムラインのマッピング、タスクのスケジューリング、そして誰がいつ何に取り組んでいるのかという確認を視覚的に行うことができます。

手作業でカレンダーを作成する必要はありません。

Excel でカレンダーを手作業で作成しなくても、Asana のカレンダーに各プロジェクトのスケジュールが自動的に表示されます。プロジェクトマネージャーは、リストビューとカレンダービューをすばやく切り替えることができます。

Excel のプロジェクトトラッカーには、コラボレーションとコミュニケーションの機能がありません。

Asana では、タスクをフォローして進捗や完了の通知を受けたり、タスクに直接コメントしたり、期日や担当者などを追加したりすることができます。

Asana にはあらかじめ用意されたテンプレートがあり、製品の発売からデザインスプリントまであらゆる場面で役立ちます。

Asana が作成したテンプレートを使うことも、自分で作成することも可能。ロードマップについて繰り返し考える時間が減り、実際の仕事により多くの時間を費やすことができます。

Asana のタイムラインビューは、最適化されたガントチャートで、チームが個々のタスク、タイムライン、担当者をすべて一か所で確認できるようになっています。

タイムラインビューを使えば、プロジェクトタイムラインのマッピング、タスクのスケジューリング、そして誰がいつ何に取り組んでいるのかという確認を視覚的に行うことができます。

Asana のカレンダービューを使って、1 週間、1 か月、1 四半期全体の計画を立てることができます。

Excel でカレンダーを作成する代わりに、各プロジェクトのカレンダービューを自動的に表示。リストカレンダーの切り替えもすばやくできます。

プロジェクトの各タスクに関する、進捗の報告、ファイルの共有、スケジュールと担当者の指定を行います。

タスクをフォローすれば、更新や完了時に通知を受け取ったり、タスクに直接コメントしたり、期日や担当者を追加したりできます。

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連携とアプリ

スプレッドシートを Asana プロジェクトに変換する方法

新しいツールを使い始めることは簡単ではありません。幸運なことに、Asana の CSV インポート機能を使用すれば、既存のプロジェクトを Microsoft Excel から Asana に簡単に取り込むことができます。

CSV インポート機能について詳しく見る

成果を出すチームは、Asana を導入しています

Asana Product Screenshot

Asana を試してみた結果、更新メールを送ったり定例会議の進捗を報告する手間がすぐになくなりました。今では、プロジェクトの進捗や仕事のステータスを知りたいときは、Asana を見るだけですべてが明確になります。Asana のおかげでコミュニケーションの無駄がすべて排除され、プロセスがとても効率的になりました。

Rian Hunter 氏、Dropbox、ソフトウェアエンジニア

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