Excel を使用したプロジェクト管理で考慮すべき点

Excel を使用したプロジェクト管理には限界があります。スプレッドシートでプロジェクトを計画する際に、いくつか考慮すべき点をご覧ください。

スプレッドシートを凌ぐツールでプロジェクトを管理

プロジェクトを管理し、順調に完了するには、Excel スプレッドシートよりも強力なツールが必要です。プロジェクト管理に最適なツールを使えば、以下のことが可能になります。

プロジェクトの詳細を 1 か所で管理

スプレッドシートでは、詳細を追加したり、会話をしたり、ファイルを添付できません。そのためプロジェクトの情報がさまざまなツールに散乱してしまい、情報を見落としたり、アセットを探すのに時間を浪費してしまいます。

優れたプロジェクト管理ツールでは、グリッドのようなスプレッドシートのビューとコラボレーション機能が組み合わされているので、ファイルや最新情報を見つけるために古いメールのスレッドを探す必要がなくなります。

すばやい構築で計画を維持

スプレッドシートでプロジェクトを管理しているなら、カレンダーやガントチャートも一から構築されていることでしょう。テンプレートを使用するとしても、それをカスタマイズしたり、書式設定したり、プロジェクト計画を更新してスプレッドシートを最新の情報に保ったりと、時間を浪費しがちです。

仕事とプロジェクトの管理用に設計されたツールは、Excel とは異なり、古臭いスプレッドシートをダイナミックなプロジェクト計画に変換します。

複数のプロジェクトやプログラムを簡単に管理

すべてのプロジェクト情報を保管する場所がなければ、プロジェクト全体のステータスを把握したり、プロジェクトをすばやく切り替えることが困難になります。あなたがチームの管理者なら、すべてのプロジェクトにおいて従業員のワークロードを確認することはさらに困難でしょう。より強力なプロジェクト管理ツールを使えば、このようなインサイトを簡単に得ることができます。

コラボレーションが簡単で効果的に

スプレッドシートはコラボレーションのために構築されていません。そのためのツールは他にあります。Excel、メール、チャット、ドキュメントを使って情報をかき集めるよりも、「信頼できる唯一の情報源」からプロジェクトを管理しましょう。仕事とプロジェクトの管理ツールでは、すべてのプロジェクトの会話やファイルが計画に結び付けられるので、仕事が中断することはありません。

Asana Product Screenshot

さよなら Excel。こんにちは Asana。

Asana はワークマネジメントソフトウェアです。マーケティングからエンジニアリングまで、あらゆる種類の仕事を簡単に管理できます。スプレッドシートを整理、更新する代わりに、成果を上げることに集中して時間を使いましょう。

Asana について詳しく見る
テンプレート

Asana が作成したテンプレートを使うことも、自分で作成することも可能。ロードマップについて繰り返し考える時間が減り、実際の仕事により多くの時間を費やすことができます。

ガントチャート

タイムラインビューを使えば、プロジェクトタイムラインのマッピング、タスクのスケジューリング、そして誰がいつ何に取り組んでいるのかという確認を視覚的に行うことができます。

カレンダー

Excel でカレンダーを作成する代わりに、各プロジェクトのカレンダービューを自動的に表示。リストカレンダーの切り替えもすばやくできます。

タスクの追跡

タスクをフォローすれば、更新や完了時に通知を受け取ったり、タスクに直接コメントしたり、期日や担当者を追加したりできます。

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連携とアプリ

スプレッドシートを Asana プロジェクトに変換する方法

新しいツールを使い始めることは簡単ではありません。幸運なことに、Asana の CSV インポート機能を使用すれば、既存のプロジェクトを Excel から Asana に簡単に取り込むことができます。

CSV インポート機能について詳しく見る

成果を出すチームは、 Asana を導入しています

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Asana を試してみた結果、更新メールを送ったり定例会議の進捗を報告する手間がすぐになくなりました。今では、プロジェクトの進捗や仕事のステータスを知りたいときは、Asana を見るだけですべてが明確になります。Asana のおかげでコミュニケーションの無駄がすべて排除され、プロセスがとても効率的になりました。

—Rian Hunter 氏、Dropbox、ソフトウェアエンジニア

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管理の時間を減らし、実務の時間を増やせます。