Excel でプロジェクト管理をする前に考慮すべきこと

プロジェクト管理のために Excel スプレッドシートを開いたときに自問してみましょう。「これは、本当にチームにとって適切なツールだろうか?」

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成功するプロジェクト管理には、スプレッドシート以上のものが必要です

Excel などのプログラムには、プロジェクト管理に大切な以下の機能が備わっていません。

プロジェクトのすべての情報を一元管理

詳細の追加やユーザー同士の会話、あるいはファイル添付の機能がないスプレッドシートでは、プロジェクトの情報がさまざまなツール間に散乱してしまいます。このため、情報を見落としたり、アセットを見つけるために時間を浪費したりしてしまいがちです。

その点、優れたプロジェクト管理ツールなら、すべてのコミュニケーションを集約できます。アセットの仕様を求めて過去のメールを遡る必要はもうありません。

構築もメンテナンスも楽々

スプレッドシートでプロジェクトを管理するということは、カレンダーもガントチャートも、プロジェクト計画も一から構築するということ。確かにテンプレートは用意されていますが、あちこちでステータス更新が生じるたびにカスタマイズしたり、書式設定したり、更新したりと、結局時間を浪費してしまいます。

仕事、プロジェクト、タスク管理専用のツールなら、スプレッドシートでは不可能な面倒な作業が容易になります。

複数のプロジェクトやプログラムを簡単に管理

すべてのプロジェクトのデータを保存する場所がなければ、プログラム全体のステータスを把握したり、プロジェクト間ですばやく切り替えることは困難です。チームの管理者なら、チーム全員のワークロードを確認するのはさらに難しくなります。もっとパワフルなプロジェクト管理ツールを使えば、このようなインサイトを簡単に追跡できます。

楽々コラボレーション

Excel で作成されたチームメイトのプロジェクト計画を開いてコメントを残そうと思ったら、どうやってコメントするのかわからなくて20分も探してしまったり、会話から始まった情報をスプレッドシートに入力するのに時間がかかったり、という経験はありませんか?スプレッドシートは、コラボレーションのためのツールではありません。そのためのツールは他にあるのです。

Asana Product Screenshot

プロジェクト管理のための優れた方法 : Asana

マーケターにとってもエンジニアにとっても、Asana は使いやすく柔軟で、コラボレーションに適したプロジェクト管理ソフトです。チームの時間を、スプレッドシートの整理ではなく業績を伸ばすために使うことができます。

Asana について詳しく見る
テンプレート

Asana が作成したテンプレートを使うことも、自分で作成することも可能。ロードマップについて考え直す時間が減り、実際の仕事により多くの時間を費やすことができます。

ガントチャート

タイムラインビューを使うと、プロジェクトタイムラインのマッピング、タスクのスケジューリング、そして誰がいつ何をしているかの確認を視覚的に行うことができます。

カレンダー

Excel でカレンダーを作成する代わりに、カレンダービューで各プロジェクトを自動的に表示。リストとカレンダーの切り替えもすばやくできます。

タスクの追跡

タスクをフォローすれば、更新や完了時に通知を受け取ったり、タスクに直接コメントしたり、期日や担当者を追加したりできます。

Asana Product Screenshot

連携

チームの移行が簡単

CSV インポート機能による連携を使って、既存のプロジェクトを Excel から Asana にインポートできます。新しいシステムを導入しやすくなる他、スプレッドシートのデータを使って Asana を試すことができます。

CSV インポート機能について詳しく見る

成果を出すチームは、 Asana を導入しています

Asana Product Screenshot

Asana を試してみた結果、更新メールを送ったり定例会議の進捗を報告する手間がすぐになくなりました。今では、プロジェクトの進捗や仕事のステータスを知りたいときは、Asana を見るだけですべてが明確になります。Asana のおかげでコミュニケーションの無駄がすべて排除され、プロセスがとても効率的になりました。

—Dropbox ソフトウェアエンジニア、Rian Hunter

Asana でプロジェクトを作成

管理の時間を減らし、実務の時間を増やせます。

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!