プロジェクトのステータス更新とレポート

プロジェクト更新の報告を求められるとストレスが溜まる上に、その準備にも時間がかかります。Asana のダッシュボード進捗ビューを使うと、データを基にインサイトを理解できるほか、更新の作成、共有、自動化を 1 か所で行えます。

ダッシュボードビューと進捗ビューの仕組み

ダッシュボードと進捗は共に Asana のプロジェクトビューですので、いつでも切り替えることができます。

一度に複数のプロジェクトのレポートを作成することに興味をお持ちの方は、ポートフォリオのベストプラクティスに関する記事をお読みください。

棒グラフ、パイチャート、バーンアップチャート、予算の合計といった 5 つのイメージを使い、未完了タスクや完了タスクをセクションや担当者別などに分けて表示した Asana のダッシュボードビューのスクリーンショット

ダッシュボードでは、プロジェクトデータを基に作成される複数のカスタマイズ可能なチャートを使用できるほか、タスクの進捗状況が完了 / 未完了、担当者、期日などの条件によって表示されます。これらのチャートは重要な疑問の答えとなるので、より戦略的な決断をすばやく下せるだけでなく、データを使ってその決断を説明し、明らかにすることができます。

進捗を使用すれば、わざわざデータを集めたりせずに、プロジェクトに関する一連のステータス更新を下書き、共有、確認することができます。

Asana のプロジェクトステータス更新の投稿に使うテンプレートにハイライトをドラッグし、グラフで完了済みタスクを担当者別に示す GIF

ハイライトを更新にドラッグ & ドロップし、チャートやマイルストーンを共有します。進捗ビューでは更新用のテンプレートが保存されるので、毎回同じフォーマットを使って更新を作成できます。

Asana のレポート例

Asana ではすべてがつながっています。以下にレポートに関する疑問やその答えを見い出す方法、またそれを仕事全体で実践する方法を紹介します。

ダッシュボードビューでユーザーがプロジェクトのデータチャートをカスタマイズし、未完了タスクを優先度別、セクション別と順に確認し、今度は期限超過タスクを担当者別に確認する様子を示した GIF

最初の疑問 ダッシュボードで確認するもの インサイトを行動に移す方法
順調に優先事項の完了に向かっているか? 完了ステータスまたは優先度カスタムフィールド別のタスク タスクにコメントを残してタスクの担当者に確認をとり、リスクのあるタスクを進捗更新で指摘する。
遅れている仕事 未完了タスク (セクション別) タイムラインを使って複数の期日を変更し、そのインパクトを理解する。それから、新しいスケジュールを進捗更新の中で共有する。
仕事を抱え過ぎているメンバーはいないか? 未完了タスク (担当者別) タイムラインまたはリストビューを使うと、そのプロジェクトの作業の割り当てを調整できます。(ポートフォリオ内でワークロードを使えば、複数のプロジェクトにおいてメンバーの仕事量を調整できます。)
予算の予測に対する実際の使用状況はどうなっているか? プロジェクトに数値カスタムフィールドが設定されていることを確認してから、ダッシュボードの合計を確認します。 予算オーバーの場合は、プロジェクトデータを基にリソースを増やす交渉をします。

素晴らしいステータス更新を作成する方法

プロジェクトの上部の進捗タブから Asana にステータス更新を投稿

  1. プロジェクトの期日 (決まっている場合) を設定すると、進捗チャートに表示されるので、大きな期日がメンバー全員に明確になります。
  2. プロジェクトのマイルストーンを設定し、主要なプロジェクト目標や、プロジェクトの進行や完了のために必ず終わらせるべき重要な仕事を明示します。
  3. 定期的にプロジェクトのステータスを更新します。カラー (緑、黄、赤) を選択してプロジェクトが「順調」「リスクあり」「要対応」であることを示します。
  4. ステータスビルダーとハイライトを使用すると、すでに Asana の中にあるデータを基に、詳細を更新内容にすばやくドラッグ & ドロップできます。
    • @メンションを使ってチームメイトに気軽にエールを送ったり、参照すべき Asana の仕事を示したりします。たとえば、ステータス更新で完了した仕事と次の仕事をすばやく確認できるようにするには、そのタスクを @メンションしましょう。
    • 誰かが新しいステータス更新を投稿すると、プロジェクトメンバーの受信トレイに通知が届き、ポートフォリオがリアルタイムに更新されるため、全員が最新情報を把握できます。

これで Asana にある情報を使って、わかりやすく、視覚化された経緯を伝えることができるようになり、関係者に明確な最新情報を提供できます。

ログイン

or

パスワードを忘れた場合

登録

勤務先メールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながれます。

Asana を無料で試す

勤務先メールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながれます。

無料トライアルを始める

勤務先メールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながれます。

無料トライアルを始める

勤務先メールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながれます。

Asana Premium を入手

勤務先メールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながれます。

Asana Business を入手

勤務先メールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながれます。

登録できませんでした。

アカウントの作成中に問題が発生しました。このウィンドウを閉じてもう一度試してください。

こんにちは。以前にもお会いしましたね!

申し訳ありませんが、このブラウザーはサポートされていません

Asana は現在お使いのインターネットブラウザーに対応していません。こちらの対応ブラウザーのいずれかを使ってご登録ください。


料金を計算するには Asana にログインまたは登録してください

or

パスワードを忘れた場合

こんにちは、はじめまして。

このままで登録する。

言語を選択

言語を選択すると asana.com の言語および / またはコンテンツが変更されます。

Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。