プロジェクトのステータス更新とレポート

プロジェクトの更新通知は、受信件数が増えるにつれ、ストレスにつながりやすくなり、確認に費やされる時間もかさみます。Asana の「概要」ビュー、「ダッシュボード」ビューを使用すれば、データに基づく観点からプロジェクトの現状を一目で理解でき、通知情報の作成、共有、自動化も 1 か所で行えます。

「概要」ビューと「ダッシュボード」ビューの使い方

「概要」と「ダッシュボード」は共に Asana のプロジェクトビューですので、いつでも表示を切り替えられます。

概要」を使えば、新しいメンバーとして参加するプロジェクトを理解した上で、仕事をスムーズに開始できます。また、「概要」は、プロジェクトのステータス更新や活動をまとめて作成、共有、確認できる場でもあります。

プロジェクトの概要とステータス更新のスクリーンショット

ハイライトを更新情報にドラッグ & ドロップすれば、チャートやマイルストーンを共有できます。毎回同じフォーマットに従いたい場合には、Asana でステータス更新用のテンプレートを保存できます。

Asana のプロジェクトステータス更新の投稿に使うテンプレートにハイライトをドラッグし、グラフで完了済みタスクを担当者別に示す GIF

一度に複数のプロジェクトのレポートを作成することに興味をお持ちの方は、ポートフォリオのベストプラクティスに関する記事をお読みください。

ダッシュボードでは、プロジェクトデータを基に作成される複数のカスタマイズ可能なチャートを使用できるほか、タスクの進捗状況が完了 / 未完了、担当者、期日などの条件によって表示されます。これらのチャートは重要な疑問の答えとなるので、より戦略的な決断をすばやく下せるだけでなく、データを使ってその決断を説明し、明らかにすることができます。

棒グラフ、パイチャート、バーンアップチャート、予算の合計といった 5 つのイメージを使い、未完了タスクや完了タスクをセクションや担当者別などに分けて表示した Asana のダッシュボードビューのスクリーンショット

Asana のレポート例

Asana ではすべてがつながっています。以下にレポートに関する疑問やその答えを見い出す方法、またそれを仕事全体で実践する方法を紹介します。

ダッシュボードビューでユーザーがプロジェクトのデータチャートをカスタマイズし、未完了タスクを優先度別、セクション別と順に確認し、今度は期限超過タスクを担当者別に確認する様子を示した GIF

最初の疑問 ダッシュボードで確認するもの インサイトを行動に移す方法
順調に優先事項の完了に向かっているか? 完了ステータスまたは優先度カスタムフィールド別のタスク タスクにコメントを残してタスクの担当者に確認をとり、リスクのあるタスクを進捗更新で指摘する。
遅れている仕事 未完了タスク (セクション別) タイムラインを使って複数の期日を変更し、そのインパクトを理解する。それから、新しいスケジュールを進捗更新の中で共有する。
仕事を抱え過ぎているメンバーはいないか? 未完了タスク (担当者別) タイムラインまたはリストビューを使うと、そのプロジェクトの作業の割り当てを調整できます。(ポートフォリオ内でワークロードを使えば、複数のプロジェクトにおいてメンバーの仕事量を調整できます。)
予算の予測に対する実際の使用状況はどうなっているか? プロジェクトに数値カスタムフィールドが設定されていることを確認してから、ダッシュボードの合計を確認します。 予算オーバーの場合は、プロジェクトデータを基にリソースを増やす交渉をします。

効果的なステータス更新を作成する方法

すべての Asana プロジェクトの画面上部にある「概要」タブを使って、ステータス更新を投稿する

  1. プロジェクトの期日を設定すれば (期日がある場合)、進捗チャートに表示され、最終期日がメンバー全員に明確になります。
  2. プロジェクトのマイルストーンを設定し、プロジェクトの主要目標や、プロジェクトの進行または終了の要件として完了が不可欠な仕事を明示します。
  3. 定期的にプロジェクトのステータスを更新します。カラー (緑、黄、赤) を選択してプロジェクトが「順調」「リスクあり」「要対応」であることを示します。
  4. ステータスビルダーとハイライトを使用すると、すでに Asana の中にあるデータを基に、詳細を更新内容にすばやくドラッグ & ドロップできます。
    • @メンションを使って、チームメートにエールを送ったり、参照すべき Asana の仕事を示したりします。たとえば、デザインの最終版が添付されたタスクをチームによる参照用に @メンションできます。
    • 誰かが新しいステータス更新を投稿すると、プロジェクトメンバーの受信トレイに通知が届き、ポートフォリオがリアルタイムに更新されるため、全員が最新情報を把握できます。

これで Asana にある情報を使って、わかりやすく、視覚化された経緯を伝えることができるようになり、関係者に明確な最新情報を提供できます。

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