ステータス更新と進捗

プロジェクトのステータスが不明確だと、遅延や低品質な仕事、または不要な会議の増加の原因となります。しかし、Asana にはプロジェクトがどこまで進み、あと何が残っているかを確認する方法がいくつも用意されているため、チームで計画を共有し仕事を確実にやり遂げることができます。

Asana を使ってステータス更新を行う理由

  • 仕事は Asana で計画、管理されるため、他のツールを使って進捗をモニタリングする必要はありません。Asana にはいくつもの種類のビューが用意されており、必要に応じた形で進捗を把握することができます。
  • 定期的に Asana に更新を投稿することで、プロジェクト計画にすでにあるものをチェックするためではなく、障害に対処したり戦略に取り組むために会議を使うことができます。
  • Asana ではいちいち情報をまとめる必要はなく、必要なものをすぐに引き出して経営陣やその他の関係者に報告することができます。

プロジェクトのステータス更新の投稿方法

進捗ビューを使えば、更新のためにファイルを探し回ったり、会議を開いたり、メールを送ったりすることなく、特定のプロジェクトのステータスに関する主な更新を投稿(他ユーザーが投稿した場合は理解)することができます。

プロジェクトの上部の進捗タブから Asana にステータス更新を投稿

進捗ビューを最大限に活用するには、以下のワークフローをおすすめします。

  1. プロジェクトオーナープロジェクトオーナー すべてのプロジェクトに、プロジェクトオーナーを 1 人設定することができます。このユーザーはプロジェクトのステータス更新を設定できます。 続きを読む を割り当てます。これは、見落としがないようプロジェクトの進行やワークフローの監督を担当する人です。
  2. プロジェクトの期限を設定します。この日付は進捗チャートとタイムラインに表示され、目標に対する進捗を追跡することができます。また、全員に最終的な期限が明確になります。
  3. プロジェクトのマイルストーンを設定することで、プロジェクトを進めるために終わらせる必要がある大きなプロジェクト目標や重要な仕事を示します。
  4. 定期的にプロジェクトのステータスを更新します。カラー (緑、黄、赤) を選択することで、プロジェクトが「順調」「リスクあり」あるいは「要対応」であることを示し、詳細を入力します。
    • @メンションを使ってチームメイトにすばやくエールを送ったり、参照すべき Asana の仕事を示したりします。たとえば、ステータス更新で特定のタスクに @メンションすると、完了した仕事と次の仕事をすばやく確認できます。仕事やチームメイトとつながることで、プロジェクトを前進させましょう!
    • 誰かが新しいステータス更新を投稿すると、プロジェクトメンバーの受信トレイに通知が届き、ポートフォリオがリアルタイムに更新されるため、全員が最新情報を把握できます。

ポートフォリオでイニシアチブを共有する複数のプロジェクトをモニタリングする

プロジェクトマネージャー、チームのリーダー、コーディネーター、経営陣は、進行中のプロジェクトをいくつも追っています。また、通常は社内の他の従業員に対する最新情報の報告義務があります。ポートフォリオを利用すると、特定のイニシアチブに対する複数プロジェクトのステータスをリアルタイムにモニタリング、レポート、確認することができます (たとえば、目標/OKR につながるすべての主要プロジェクトを追跡)。ポートフォリオでは、各プロジェクトの進捗タブから取り出された情報 (カスタムフィールドのオプションを含む) を一度に確認できるように、最も重要な情報が 1 つのビューに表示されます。

ポートフォリオの使い方

ポートフォリオは、特定のプロジェクトやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するのに最適の手段です。よくアクセスするプロジェクトを簡単にファイリングして整理し、プロジェクトオーナーや期限、ステータス、優先度などでソートすることができます。ポートフォリオの作成方法については、ヘルプセクションをご覧ください

ポートフォリオの使用に関するその他のヒント

  • ポートフォリオでは、ステータス、期日、カスタムフィールド、プロジェクトオーナー、アルファベット順などの条件でプロジェクトを好きなように表示および整理することができます。ポートフォリオビューをフィルタリングするには、右上のフィルターボタンをクリックします。
  • ポートフォリオのプロジェクトにすばやくアクセスするには、プロジェクトをクリックし、続いてプロジェクトへ移動を選択します。
  • 他のユーザーと共有できます。ポートフォリオのリンクを共有した相手は、情報を俯瞰的に確認することができます。
  • ポートフォリオは相手ごとにカスタマイズできます。対象プロジェクトのメンバーでない限り、非公開プロジェクトは共有先のユーザに表示されません。

ポートフォリオを使えば次の疑問に答えられるようになります

ポートフォリオを使うと、あらゆるプロジェクトグループの進捗をリアルタイムに確認できます

  • あらゆるプロジェクト間のリアルタイムの進捗
  • どのプロジェクトにリスクがあり、どのプロジェクトが順調か?
  • 完了が近いプロジェクトは?
  • プロジェクトの中で順調に進んでいる仕事は?
  • チームメイトやプロジェクト間の仕事のバランスは?
  • チームの最優先事項は?

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。