【最新版】プロジェクト管理ツール: おすすめ 11 選

寄稿者 Alicia Raeburn の顔写真Alicia Raeburn
2023年11月9日
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概要

プロジェクト管理ツールは、チームの連携を強化し、プロジェクトメンバー全員が最も大切な仕事に優先的に取り組めるようにします。このような全社的なコラボレーションを促進するソフトウェアは、今や企業にとって不可欠です。ですが、組織が使っているツールの多くは、一見どれもよく似たような機能を持っています。このガイドを参考に各ツールの特徴を知り、自社に一番合ったツールを、ぜひ見つけてください。

更新: この記事は、最新のプロジェクト管理ツールに関する情報を含めて 2023年 11月に改訂されました。

プロジェクトを管理しているのなら、あなたはプロジェクトマネージャーです。こういった考え方は今でこそ当たり前となりましたが、以前はそうではありませんでした。プロジェクト管理を担当するのは、(もちろん) プロジェクトマネージャーでしたが、その役割は長い間、とても専門的なものだったのです。高い専門性が求められるこのような役割には、膨大なトレーニングや知識が必要な旧式のツールが使われていました。 

しかし今では、誰もが各自のプロジェクトを管理することが求められており、このような時代遅れのツールはもはや実用的ではありません。プロジェクトマネージャーの重要性が変わらないのは当然ですが、旧式のソフトウェアが変わらず使われているのも事実です。最新のプロジェクト管理ソフトウェアは、よりダイナミックで、より柔軟なコラボレーションを実現するまでに進化しています。

請求書発行を効率化したい起業したばかりのビジネスオーナーも、多国籍企業の経営者も、会社に合ったプロジェクト管理ツールを選択することが大切です。どのプロジェクト管理ツールが自社のニーズに合っているか、ぜひご確認ください。

プロジェクト管理ツールとは?

プロジェクト管理ツール (プロジェクトマネジメントツール) は、チームにおける仕事の整理、追跡、実行を効率化するツールです。

簡単に言うと、プロジェクト管理ツールとは、インタラクティブなワークスペースであると言えます。そこでは、作業、コラボレーション、そしてメンバーとのコミュニケーションの方法を調整できます。しかし、優れたプロジェクト管理ツールは、それだけにとどまりません。最先端のワークフローを組織全体で連携させ、最大かつ大胆な目標の達成を支援します。

プロジェクト管理ツールの種類は幅広く、デジタルチェックリストのようなシンプルなものから、完全なワークマネジメントプラットフォームのように高機能なものまであります。プロジェクト管理ツールの選択基準と使用方法は、組織の規模、ニーズ、そして最も重要な目標に応じて異なります。

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仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。

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プロジェクト管理ツールを使うべき理由とは?

今や、皆がプロジェクト管理を行うようになりましたが、必ずしも効果的なプロジェクト管理に必要となるツールが揃っているとは限りません。そのようなケースでは、スプレッドシートを使うことがおおいのではないでしょうか。

スプレッドシートは仕事の整理には適していますが、リアルタイムの更新を表示できません。またスプレッドシートは完全に手作業なので、部門間コラボレーションの妨げとなりがちです。つまり、プロジェクト管理ツールとしての機能は持ち合わせていないのです。 

これが、プロジェクト管理ツールが現代の仕事環境に不可欠となる理由です。プロジェクト管理ツールには多くのメリットがありますが、その中でも最大のメリットは、仕事、チーム、関係者、目標など、あらゆるものをつなぐコネクタとしての機能です。

プロジェクト管理ツールのメリット

仕事に集中できる

適切なプロジェクト管理ツールを仕事に取り入れることで、業務効率がアップします。そして、さらに注目すべきは、今やるべき仕事を効率的に完了できることです。プロジェクト管理ツールを使用すると、仕事の重複を解消し、資料探しにかかる時間をカットできます。

仕事のための仕事を減らす

プロジェクト管理ソフトウェアを使うと、すべてのタスクを、全社的なビジョンを支える目標に結びつけることができます。つまり、すべてのプロジェクトにおいて、自分が会社の成功にどのように貢献しているかを全員がが知ることができるのです。自分の日々の貢献が、会社に直接どのように影響しているかを理解できれば、最高の仕事をしようという意欲がさらに高まります。

テックスタックと連携できる

昨今のビジネス環境では、業務遂行にたくさんのツールが必要になります。動的なクラウド型プロジェクト管理ツールを使用すると、1 つのプラットフォームですべてのツールを連携できます。たとえば、Slack でのチャットコミュニケーションや Dropbox のドキュメントファイル、Google ドライブ の添付ファイルといった「情報」がすべて 1 か所に集約されている状態です。

記録システムとして機能する

プロジェクト管理ツールは、すべてのプロジェクトと関連タスクの記録システムとして機能します。そのため、情報を記録として残せると同時に、チームメンバーや関係者もその情報を活用しやすくなります。

部門横断コラボレーションを促進する

プロジェクト管理ツールの真髄は、チームコラボレーションツールであることです。プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト、チーム、部門に分散する仕事、目標、人材を一か所に集約することで、相互に連携する、活発な部門横断型組織の構築をサポートします。

仕事を楽にするコラボレーションツールとは?

データを安全に保管する

スプレッドシートのセルをうっかり削除してしまったことや、作ったばかりの To-Do リストをどこに保存したか忘れてしまった、ということはありませんか?すべてをクラウドで管理すれば、情報の整理がしやすくなり、データを誤って消してしまう心配もありません。しかも、プライバシーも守れます。 

おすすめプロジェクト管理ツール 11 選

現在、さまざまなプロジェクト管理ツールが登場しており、どれを選べばよいのか迷ってしまうほどです。そこで、中でも優れたプロジェクト管理ソフトウェア 11 選と、それぞれが得意とするビジネスの種類をご紹介します。プロジェクト管理ツールごとの違いや、各製品がワークフローの効率化や仕事の質を高めるためにどのように役立つのかをご覧ください。

マーケティングのタイムライン例 (画像)

1. Asana: 大企業におすすめ!

Asana は、従来のプロジェクト管理ツールの枠を超え、大企業のダイナミックで変化するニーズをサポートする本格的なワークマネジメントソリューションを提供します。

Asana は、単なるタスク管理ツールではなく (もちろん、タスク管理だけも OK)、すべての仕事を全社的な目標やビジネス戦略に結びつけることができます。Asana には、プロジェクト管理ツールにとどまらない、以下のような機能があります。

Asana のデモを視聴

2. Trello: シンプルなプロジェクト管理におすすめ!

Trello は、Atlassian 社が提供するかんばんボード形式のプロジェクト管理ツールです。Trello では、大まかなテーマでラベル付けされたボードの下に、プロジェクトのタスクをネストしていきます。

たとえば、「開始前」、「進行中」、「完了」のボードを作成したとします。ボードからボードへとプロジェクトの進捗を追跡しやすい設定になっているので、小規模なプロジェクト向けのシンプルなツールとして最適です。

ここが違う!Asana と Trello の違いをチェック

3. Smartsheet: スプレッドシート派の方におすすめ!

Smartsheet は、より多くの機能を備えたスプレッドシートの進化形と考えるとよいでしょう。タイムシートによる時間追跡など、これまでプロジェクト管理にスプレッドシートを使っていた企業にとっては、直感的に操作できるシステムです。

ここが違う!Asana と Smartsheet の違いをチェック

4. Jira: アジャイルプロジェクト管理におすすめ!

Jira はソフトウェア開発に特化して設計されており、アジャイル手法でプロジェクトを遂行するチームがすぐに使えるようになっています。Atlassian 社が提供する Jira は、バグ追跡などの一般的な開発プロジェクトや、スクラムプロセスを使用するプロジェクトに使用されます。

ここが違う!Asana と Jira の違いをチェック 

部門横断的な開発において最大の成果を上げるには、社内のさまざまなチームの連携が必要です。Asana と Jira を連携させると、Jira の課題から Asana タスクを自動的に作成できます。さらに、課題、タスク、プロジェクト、コメント、担当者、カスタムフィールドなどを自動的に同期できます。

Jira と Asana の連携パワーをチェック

5. Monday: 中小企業におすすめ!

Monday は、豊富なアプリでさまざまなツールと組み合わせることができ、簡単に導入してすぐに使い始められます。プロジェクト管理ツールを初めて使う中小企業に適していますが、仕事量の増加、会社の拡大、チーム間コラボレーションの加速に伴い、機能に限界を感じるかもしれません。

ここが違う!Asana と Monday の違いをチェック

6. Clickup: 小規模チームやスタートアップにおすすめ!

Clickup のインターフェイスは直感的でカラフルにデザインされているので、わかりやすく簡単に始められます。Clickup は、リソースが限られているスタートアップや多くの機能を必要としない小規模チームでよく利用されます。

ここが違う!Asana と Clipup の違いをチェック

7. Notion: メモをよく取る人におすすめ!

Notion は、動的な文書、シート、メモを作成し、保存するための高度なシステムです。思考やアイデアを整理するスペースが必要な会社や個人にとっては最適ですが、他のユーザーと一緒に作業する方法として使用する場合には、制約が多いと感じるかもしれません。

Asana と Notion の連携パワーをチェック

8. Airtable: 自分でシステムを構築したい方におすすめ!

Airtable は、ユーザーが独自のプロジェクト管理システム (またはその他のカスタムアプリケーション) を構築するために使用できる、ノーコードやローコードの柔軟なデータベースを提供しています。プロジェクト管理ツールのバックエンド開発を管理したいユーザー向けのツールです。

ここが違う!Asana と Airtable の違いをチェック

9. Wrike: 顧客管理におすすめ!

Wrike は、後から追加できるストレージと、使いやすい形式のセキュリティ機能を提供しているので、顧客と社内チームの両方が安全に情報にアクセスできます。社内のワークマネジメントだけでなく、顧客などの社外パートナーと仕事をする際にも便利です。

ここが違う!Asana と Wrike の違いをチェック

10. Workfront: マーケティングに特化したチームにおすすめ!

Adobe が提供する Workfront は元々マーケター向けに開発されたプロジェクト管理ツールでしたが、今ではあらゆるチームで使えるようにプラットフォームが構築されています。しかし非常に専門的であるため、ユーザーはマーケティング部門以外のチームとの連携は取りにくいかもしれません。

ここが違う!Asana と Workfront の違いをチェック

11. Microsoft: 個人用ツールとしておすすめ!

Microsoft Office は、プロジェクト管理ツールに分類されることもありますが、その主な理由は Microsoft 製品がどの会社でも標準的に使用されているからです。誰もがすでに使い慣れているため、マネージャーがプロジェクトマネジメントの検証作業を始めるときに Microsoft Office 製品が一番の選択肢となることが多いのです。しかし実際のところ、Excel のスプレッドシートや文書はコラボレーションを目的として作られていないため、本格的なプロジェクト管理ツールと組み合わせて使用した方がよいでしょう。

プロジェクト管理ツールに必ず欲しい機能

かんばんボードの例 (画像)

どのプロジェクト管理ツールを導入するか、もうお決まりですか?ここでは、どのツールを選ぶにせよ、必ず欲しい機能をまとめます。

プロジェクト管理システムごとに特徴や機能は異なりますが、少なくとも次のような機能を備えたプラットフォームを選ぶことをおすすめします。

  • ファイル共有、プロジェクトトラッキング、リソース管理など、チームメンバー間、部門間、そして全社的な連携を可能にするコラボレーション機能

  • 複数のプロジェクト管理もスムーズに行えるポートフォリオ管理機能と、目標を実行可能なタスクに結びつける機能を提供するプラットフォーム。

  • モバイルアプリ。外出先でも承認リクエストの送信、タイムリーな通知の受信、プロジェクト管理ができるようになります。

  • 簡単にアクセスできて、見やすいプロジェクトダッシュボードとレポートダッシュボード。直感的でわかりやすい UI なら、誰でも導入後すぐに活用できるので、おすすめです。

  • あらゆるタイプのプロジェクトと運営をサポートする、ガントチャート、かんばんボード、リスト、カレンダーなどの、さまざまなプロジェクトのビュー形式。このような機能があると、会社が成長してもそれに合わせてソフトウェアを調整できます。

  • 期日の設定や重要なマイルストーンの作成ができ、容易に時間管理を行える、プロジェクトの高度なスケジュール機能。これにより、すべてを予定通りに進めることができます。

  • 会社のビジネスニーズに適したプロジェクト管理アプリとの連携機能

  • あなたや関係者にリアルタイムで最新情報を知らせるオートメーション機能とタスクの依存関係設定機能。

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よいプロジェクト管理ソフトウェアはビジネスと共に成長します

多くのプロジェクト管理ソフトウェアが同じような機能をアピールしていますが、根本的にはほとんど変わりません。しかし、プロジェクト管理ソリューションを選ぶ場合、単なるツールの一つとしてではなく、すべてを 1 か所で管理できるプロジェクト管理プラットフォームであることが重要です。完全なプロジェクト管理プラットフォームは、あなたとあなたのチームが、効率的に最高の成果を出せるようサポートします。 

つまり、会社の成長に合わせて、柔軟に成長、拡大し、変化に適応できるプラットフォームが必要なのです。一番避けたいのは、せっかく理想的なワークフローが完成しようとしているところで、機能的な制約が原因でブレーキがかかってしまうことです。Asana は大企業のチーム向けに設計されています。つまり、1 人がアイデアを持って始めたチームから、フォーチュン 100 に選ばれるような企業に成長するまで、さまざまなタイプのプロジェクト管理業務をサポートできるのです。実にフォーチュン 100 企業の 80% 以上が Asana を使っています*。

Asana では、ただ単に多くの成果を出すことが目的ではありません。Asana は、会社の仕事、目標、リソースのあらゆる要素を結びつけ、活用することで、いかに適切な仕事を生み出すかにフォーカスしています。 

ワークマネジメントツール Asana とは?

プロジェクト管理ツールについてのよくある質問

【質問 1】最も優れたプロジェクト管理ツールは?

最も優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、会社が必要とする機能を備えたものです。Asana のような、完全なワークマネジメントプラットフォームをお選びいただくことをおすすめします。すでに使用しているアプリケーションを連携し、目標を作業タスクに結びつけ、チーム間のサイロを解消し、時間のかかる面倒な作業を自動化できます。

【質問 2】プロジェクト管理ツールは何ができますか?

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネジメントにおけるあらゆる場面で使用されるソフトウェアの一種です。一般的に、プロジェクトの計画段階 (リソースの割り当て、期日の設定、作業タスクリストの作成と割り当て) から、プロジェクトのスケジューリング、追跡、レポートまで、すべての作業が含まれます。

優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト間だけでなく、ポートフォリオ、チーム、部門までをも越えた仕事調整と自動化をサポートします。

【質問 3】プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールの違いは何ですか?

タスク管理ソフトウェアは、あくまでもタスク管理においてのみ使用される、タスクの実行にフォーカスしたソフトウェアで、一般的には多機能なデジタル To-Do リストのようなものです。

一方プロジェクト管理ソフトウェアは、タスク管理だけでなく、プロジェクトの実際の計画、調整、目標設定までサポートします。さらに、全体像の把握と可視化、インパクトのある成果の達成、そのために必要な実行可能なタスクの作成も可能です。優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、タスク管理機能も備えています。しかし、優れたタスク管理ソフトウェアが、プロジェクト管理機能も備えているとは限りません。

【質問 4】プロジェクト管理ソフトウェアはどのように機能しますか?

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネジメントに必要なあらゆる要素を調整するためのツールです。一般的に、タスクの作成と割り当て機能、プロジェクトに関わるすべてのスケジュールを管理する機能、プロジェクトチーム内のメンバーとの連携機能などが備わっています。優れたプロジェクト管理ツールを使うことで、組織内のすべてのチーム、部門、プロジェクトにわたって部門横断的に働くことが可能になります。

【質問 5】プロジェクト管理ツールは必要ですか?

はい、もちろんです。プロジェクト管理ツールには、数えきれないほど多くのメリットがあります。

購入理由として、ほとんどの方は真っ先に生産性アップを思い浮かべると思いますが、優れたプロジェクト管理ツールにはそれ以上のメリットがあります。優れたプロジェクト管理ツールに投資することで、点在化された情報を集約し、会社の大きなビジョンと目標に全社員のベクトルを合わせることができます。これにより、誰もが最も重要なプロジェクトに効率よく取り組めるようになります。

【質問 6】プロジェクト管理ツールは無料で使えますか?

プロジェクト管理ツールの料金は、さまざまです。Asana では 3 つのタイプを用意していますが、30 日間はトライアル期間として、無料でご利用いただけます。まずは Asana に登録して、その機能の有用性を実感してください。

*2022年 9月 7日時点のデータに基づきます。この数値の更新に関して Asana は表明を行いません。