最高の週間業務計画を立てるためのヒント 4 選

寄稿者 Sarah Laoyan の顔写真Sarah Laoyan2022年1月5日
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概要

週間業務計画は、次の週の予定に応じて完了させる必要があるタスクを分解するのに便利なタスク管理ツールです。この記事では、この戦略を使って仕事を整理し、締め切りまでに仕事を完了させる方法について解説します。

誰もが恐れる月曜日。現役で働く人たちから、ラザニアを食べて丸々太ったトラ猫 (ガーフィールド) までが惨めな気持ちになります。人々が月曜日に出勤するのをそれほどまでに嫌うのは、どれだけの量の仕事が待っているのかわからず、精神的に参ってしまうからです。このように、仕事量がはっきりしていないと、ストレスが高まり、燃え尽き症候群に苦しむ可能性が出てきます。

週間業務計画があれば、月曜日の出勤に伴うストレスをある程度は和らげることができます。週間業務計画を活用すると、その週にしなければいけないことを整理でき、サンデーブルー (日曜の憂鬱、サザエさん症候群とも) も避けられます。

週間業務計画とは?

週間業務計画は、次の週に完了させる必要があるタスクを分解し、整理するのに役立つタスク管理ツールです。一週間のスケジュールを立てることは、事前に時間の管理をするきっかけとなり、時間管理のスキルアップにつながります。そうすることで、重要なタスクを予定どおりに完了させることができます。

よりよい To-Do リストの作成 - マイタスクの例

このテクニックは、毎日のスケジュールを立てるのに便利なだけでなく、次の週の業務予定をまとめた概要にもなります。週間業務計画を作成するときは、出席しなくてはいけないミーティングを考慮することが重要です。そうすることで、ミーティングの数に合わせて仕事量のバランスを取れるため、ミーティングの多い日に誤って仕事の予定を入れすぎるというミスを避けられます。

Asana でタスクの管理と優先度設定をする

週間業務計画を作成する方法

週間業務計画の作成プロセスはいたってシンプル。一週間を初めから正しい軌道に乗せることができます。以下に、4 つの簡単なステップを紹介します。

ステップ 1: To-Do を 1 か所で管理する

週間業務計画を作成し始める最も一般的な方法は、すべてのタスクを昔ながらの To-Do リストに書き出すという方法です。デジタルの To-Do リストなら、仕事をソートして優先度を付けるのが簡単で便利ですし、絶対に無くすこともありません。Asana のようなツールを使用すれば、タスクに文脈情報も添付できるため、必要な情報が揃い、リストが読みにくくなることもありません。このステップで一番重要なのは、必要なすべての情報を 1 か所にまとめることで、それをその週に必要な信頼できる唯一の情報源にするという点です。次の作業が定かでない場合は、To-Do リストを見るだけで確認できます。

すべてのタスクを追跡するのに苦労しているという方は、Getting Things Done (GTD) 手法をお試しください。このテクニックでは、すべての考えを 1 か所に書き出して整理することに焦点が置かれます。すべてを頭の中で覚えておく代わりに、脳の中の情報を解放することができます。

ステップ 2: リストの中のタスクに期日を割り当てる

To-Do リストのアクションアイテムには、対応する期日が必要です。期日は、各タスクにいつ取り組むかを決定するための判断材料となるため、期日を割り当てることは、週間業務計画において極めて重要なステップです。

タスクを決まった日付までに完了させる必要があるとわかっている場合は、そのタスクに必要なおおよその時間を割り出します。期日からそのおおよその時間をさかのぼると、遅くてもそのタイミングから対象のタスクを始める必要があるということになります。

たとえば、マネージャーから、翌月の SNS コンテンツカレンダーを金曜の朝までに完成させるよう指示されているとします。カレンダーの制作には、通常 3 日程度かかるため、遅くてもその週の火曜日にはタスクに取り組みはじめる必要があります。

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ステップ 3: タスクの優先順位設定を効果的に行う

1 週間のタスクの優先順位をどのように付けるかは極めて重要です。タイムラインと優先順位を両立させるというのは、容易なスキルではありません。期日がかなり先に設定された長期プロジェクトがある場合は、小さなタスクに分割し、期日までタスクを毎日部分的に完了させていくことができます。そうすると、作業を先送りにして、締め切り直前になって慌てて大きなプロジェクトを完了させなくてはいけなくなるという事態を回避できます。

ワークマネジメントツールを使用している方は、各タスクに優先ラベルを付けることをお試しください。タスクの優先順位を管理するのに便利なだけでなく、その日に取り組んでいるタスクをチームメンバーに示すこともできます。状況が変わり、優先順位を変更する必要がある場合は、簡単にタスクのラベルを付け替えることができます。

ステップ 4: 毎週タスクの整理に一定の時間を割り当てる

週間業務計画は、一貫してウィークリー計画プランナーとして使用すると最も効果を発揮します。毎週、次の週に完了させる必要があるタスクについてじっくり考える時間を設けましょう。

金曜日の午後にタスクを整理するための時間を取る人がいれば、月曜日の朝の時間を使って 1 週間の予定を立てる人もいますが、どちらにもメリットがあります。金曜日にタスクを整理しておくと、月曜日にはタスクがきちんと整理された状態で出勤できるため、すぐに仕事に取りかかれます。週末に入る前に月曜日がどのような 1 日になるのかというイメージがはっきりするため、週末に仕事のことを忘れられない人にとっては最適な戦略と言えます。

月曜日にその週のタスクを整理すると、その週の業務内容が明確になります。このメソッドは、セールスチームやカスタマーサクセスチームのメンバーなど、自分のタスクを完了させるのに他のメンバーの協力を必要とする人に便利です。週末に新しい依頼が入ると思う方は、月曜日に週間業務計画を立てると、新しく入った仕事の優先度を判断できます。

週間業務計画を作成するためのベストプラクティス 4 選

上に紹介したステップは、シンプルなアクションですが、週間業務計画を作成する上で必要です。そうしたステップの補足として、業務計画をフルに生かすためのヒントをいくつかご紹介します。

1. 毎週業務計画を振り返る

次の週のタスクを整理する間に、前の週の出来事や完了したタスクについて考える時間を取りましょう。そうした内容を考慮して、次の週の計画を立てます。一週間で完了できなくて、翌週に持ちこむ必要のあるタスクはないでしょうか?

前の週に完了に至らなかったタスクがあるときは、翌週の仕事量についてしっかりと考えましょう。かなりのタスクが残っているのであれば、仕事を抱えすぎということかもしれません。担当業務を少し減らす必要があるときは、以下の戦略を活用してください。

  • 働き過ぎのように感じるとマネージャーに伝える。

  • 自分の担当するタスクを一部他のチームメンバーに任せる

  • アイゼンハワーマトリクスを使ってタスクの優先順位を適切に設定する。

  • 「No」と言って断るプロジェクトの数を増やしていく。

2. 1 週間の仕事量のバランスを取る

タスクの種類によっては、他のタスクよりも精神力が必要になるものがあります。たとえば、全体的な計画を立てるときは、簡単なメールに返信することよりも精神的なエネルギーが必要になります。ミーティングの多い日には、メンタル面での負担があまり多くないタスクを予定して、うまくバランスを取るようにしましょう。このようにして仕事量のバランスを取ると、1 週間が始まってすぐに精神的に参ってしまうという状況を避けられます。また、仕事を後回しにしすぎて、週の終わりになってもまだほとんどの仕事が片付いていないという事態も避けられます。

3. 1 日を通して休憩を複数回入れる

タスクリストをこなしていく間、休憩する時間を取ることを忘れないようにしましょう。週間業務計画をポモドーロ法タイムブロッキング法といった別の生産性メソッドと組み合わせて活用することをおすすめします。1 日を通して定期的に休憩を入れることは重要です。私たちの脳は筋肉のように鍛えられますので、それなりの扱いが必要でしょう。

4. オートメーションを有効に活用する

ワークマネジメントツールを使って 1 週間のスケジュールを管理している方は、タスクを自動化すると時間を節約できます。たとえば、Asana を使えば、完了させる必要があるすべてのタスクを自動的にタスクリスト内の特定のセクションに組み入れることができます。そうすれば、取り組む必要があるタスクをわざわざ手動で選択して、時間を無駄にしなくて済みます。

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週間業務計画を使うメリット

週間業務計画を使うことは、それを使う本人だけでなく、周りの同僚や関係者にとってもプラスとなります。以下に、週間業務計画を使うことが、チームメンバー全員の仕事にどう役立つのかをご紹介します。

整然と管理

これが週間業務計画を使うことの一番明らかなメリットでしょう。一度にすべてを気にする必要がなくなる上に、1 週間の予定を一目で確認できます。これは、大規模なプロジェクト計画を小さい実行可能なステップに分割するのに役立ちます。さらに、締め切りをきちんと把握していればいるほど、各チームメンバーはよりスムーズにそれぞれの担当業務をスタートできるようになります。

依存するタスクを優先する

1 週間のタスクを整理するときは、互いに依存関係にあるタスクを最優先して、同僚がいち早く後続業務に着手できるようにしましょう。依存するタスクを優先すると、待機によるボトルネックの発生が減り、プロジェクトをスムーズに進行させることができます。また、ステータス更新の数も制限できるため、メッセージのやり取りに追われることなく、重要な仕事に集中できます。

可視性を高める

Asana のようなデジタルワークマネジメントツールを使用してタスクを整理すると、チーム全体が各メンバーの担当業務とスケジュールを確認できます。これにより、必要なコミュニケーションを最小限に抑えることができるほか、各チームメイトはそれぞれの週間業務計画をお互いにかみ合うように調整することもできます。

Asana を使って週間デジタル業務計画を作成する

Asana のようなデジタル計画ツールを使って、1 週間の計画プロセスを簡素化しましょう。プロジェクトテンプレートの作成やタスクの自動化を簡単に行える上に、1 週間の予定も一目で確認できます。Asana を使ってチームをサポートする方法について詳しくご覧ください。

Asana でプロジェクトを計画する

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