失敗しない業務計画の立て方

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年4月26日00
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戦略計画を完成させたら、次に行うべきこととは何でしょうか?戦略計画は、今後 3 ~ 5 年間の長期戦略を綿密に計画するために最適な方法ですが、それを実現するためにはさらなる計画文書に落とし込むことが必要です。

一部の業務計画の策定は、年次ベースで実施されます。たとえば年次目標や主要な結果は、時の経過と共に自然と具現化されていきます。しかし、長期目標に向けて着実に前進し、具体的に行動をとっていくためには、業務計画が必要です。

業務計画とは何か?

業務計画とは、戦略計画を綿密なロードマップに落とし込むための手段です。業務計画には、チームの具体的な行動が、週次、または詳細な計画では日次ベースで定義されます。業務計画には、戦略計画を達成するために個々のチームや部門による完了が必要なアクションアイテムとマイルストーンが含まれます。

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業務計画の策定プロセスの際には、今後 1 四半期、6 か月、または 1 会計年度の期間における各チームと各メンバーの任務を定義しましょう。業務計画の詳細度と期間は、あなたの組織の通常のペースに基づいて選択しましょう。スピード感があるロードマップに基づいて業務を行っている、ペースの速いチームであれば、今後 1 四半期または半年向けの業務計画の作成を検討しましょう。一方、より長期的に物事を考える傾向が強い組織であれば、1 会計年度をすべて包含する計画を作成しましょう。

業務計画と戦略計画の違い

戦略計画は今後 3 ~ 5 年間の会社の長期戦略を計画するものです。業務計画では、スコープ (範囲) と期間が双方とも狭まります。業務計画の目的は、戦略目標を達成するために必要な日々のアクションを定義することです。

記事: 戦略プランニングは初めてですか?ここから始めましょう。

戦略計画とは対照的に、業務計画には具体的な実施方法も定義する必要があります。長期戦略計画を達成するためにチームに求められる日次、週次のアクションは何でしょうか?チームが目標に向けて前進できているかを定期的に追跡するために、どのような重要業績評価指標 (KPI) が必要でしょうか?業務計画では、こういった詳細を定義することが必要です。

業務計画を作成する担当者は?

誰がいつまでに何を行うのかを正確に定義するためには、きわめて詳細な業務計画が必要です。そのため、業務計画は、戦略計画と比べて期間とスコープの双方がより小規模なものを作成しましょう。会社全体の業務計画の作成を目指す代わりに、部門やチームレベルのものを作成しましょう。より規模が大きい企業なら、特定の取り組みに対象を絞った業務計画を作成することもできます (詳細な作業計画と似通っています)。

たとえば、IT 部門が、会社をサポートするために必要な日毎のタスクを定義する業務計画を作成する場合を想定しましょう。IT 部門の業務計画には、IT チームのメンバーが IT リクエストのプロジェクト受信トレイを確認する頻度、IT チームが新しい従業員のオンボーディングと研修を実施する方法、チーム会議の頻度などを含められます。

業務計画を作成する担当者を決定する際には、以下の 3 点を検討しましょう。

  • スコープ: 業務計画には、各業務について、「誰が何をいつまでに」するのかが定義されます。その対象は、単一のチームまたは取り組みに絞り込む必要があります。

  • 期間: あなたの組織のペースに応じて、業務計画の期間は、1 四半期、6 か月、または 1 会計年度を対象としましょう。

  • 関係者: 業務計画の策定に関わる関係者は、計画に含むべき仕事は何かを正確に判断し、予測できるよう、実際の業務と密接な関わりを持っているメンバーであることが必要です。

業務計画を策定するメリット

戦略計画は、共通目的に向けて、先を見越してチームの足並みを揃えるために最適な手段です。長期目標を定義すれば、目指す目的地を正確に定められます。

一方、業務計画は、各戦略目標の達成を促進します。Asana の調査によると、個々の仕事が会社目標にどのように関わるのかを明確に理解しているのは、ナレッジワーカーの 26% に限られます。詳細な業務計画を作成すれば、長期目標に向けて前進するために必要な短期目標を具体的に定義できます。また、目標を達成するために実施中の施策や必要なアクションを評価するためにも役立ちます。

業務計画には特に以下の効果があります。

  • 週次、日次ベースでチームが行う具体的な業務を明確化する。

  • 長期目標を達成するために必要な日々のチームの業務を対象とする総合的なガイドラインを提供する。

  • 日毎の期待事項に対しベンチマークを設定し、目標への道筋を逸れないようにする。

業務計画を作成するための 5 つのステップ

業務計画の策定プロセスでは、新しい計画を作成したり、新しい目標を立てたりはしません。その代わり、チームが現在すでに取り組んでいるすべてのこと、そして戦略目標を達成するために日次、週次ベースで今後行うべきことをすべて評価した上で業務計画を作成します。以下にその方法を解説します。

1. 戦略計画からスタートする

まだ戦略計画がなければ、まず第一にそれを作成しましょう。日々の業務の詳細を定義する前に、長期的なビジョンと目標が必要です。戦略計画を立てるためのステップは 4 つあります。

  1. 現在の立ち位置を見極める

  2. 戦略を開発する

  3. 戦略計画を構築する

  4. 戦略計画を共有、モニタリング、管理する

詳細については戦略計画に関する記事をご覧ください。

2. スコープを絞り込む

詳細な業務計画を作成するには、チーム、部門、または対象領域のスコープを絞り込むことが必要です。業務計画のスコープは、会社の規模に依存します。

たとえば、会社の戦略計画を各種部門向けのアクションプランに落とし込む場合を想定しましょう。マーケティングチームは、デザイン、製品マーケティング、SNS、コンテンツ制作、ウェブプロモーションなど、複数の部門を横断するメンバーから成ります。各チーム内の具体的な日毎の業務を定義するためには、さらに細分化されたより小さなチームを対象とする業務計画の作成が必要です。

3. 主要な関係者を特定する

業務計画を作成する前に、業務計画の策定プロセスに参加する関係者を決定しましょう。業務計画を作成するチームメンバーは、計画において定義する業務と比較的密接な関わりを持っている必要があります。

上記の想定例に話を戻すと、デザインチームの業務計画は、デザインチームの統括者とチーム内の各リーダーによる作成が必要です (チームの規模によります)。業務計画の作成を完了したら、最終承認を得るためにマーケティング部長と計画を共有します。

4. 計画を作成する

業務計画は、チームが一定期間内に目標を達成するために実施するアクションを説明するものです。業務計画を作成するには、以下を定義しましょう。

  • チームの長期目標

  • 業務計画の実施により達成する成果物

  • 希望する結果や品質基準

  • 業務予算や人員などのリソースの要件

  • 進捗をモニタリングし、報告する方法

業務計画に含むべきさまざまな詳細を整理することに苦心している場合には、以下の質問を自分に問いましょう。

  1. チームが達成しなければならないことは何でしょうか?この情報は、戦略計画や年次目標から得られるはずです。

  2. 目標を達成するために完了する必要がある日毎のタスクは何ですか?これらのタスクは、現在実行中の日毎のタスクでも、今後始動すべき新しい仕事でも結構です。

  3. これらのタスクの担当者は誰ですか?質問やアップデートについて誰に尋ねればよいのか混乱が生じないよう、各タスクに担当者を 1 人だけ割り当てるようにしましょう。

  4. 成功を測定するための指標は何ですか?目標が SMART 枠組みに従っていることをまだ確認できていない場合には、これを必ず行いましょう。

記事: よりよい SMART な目標作成のためのヒントと実例

上記の想定例に戻り、デザインチームが業務計画を作成する際に使える枠組みを以下に紹介します。

マーケティングチームの戦略計画の一部は、市場におけるシェアオブボイス (SOV) を高めることです。これは、広告の露出量を増やし、潜在顧客のエンゲージメントを高めることを意味します。これらの目標をサポートするために、デザインチームは以下を行えます。

  • SNS チーム用のプロモーション素材を追加制作する

  • 潜在顧客をより多く惹きつけるために、ウェブサイトのホームページをリニューアルする

今後 1 年以内にこれらの 2 つの目標を達成するために、デザインチームは以下を行えます。

  • SNS エンゲージメントに特化する新しいチームメンバーを 2 名採用する

  • マーケティング部門内のウェブ開発チームと提携し、インタラクティブなホームページを制作する

進捗を追跡し、報告するために、デザインチームは、以下を含む重要業績評価指標の信頼できる唯一の情報源として Asana を使用します。

  • 作成するデザイン

  • SNS で獲得するエンゲージメント率

  • ウェブサイトのアップデートの進捗

上記で紹介したのは、業務計画を作成するためにデザインチームが使える枠組みのみです。この計画を実際に始動するには、Asana のようなワークマネジメントツールを使用し、チームが目標を達成するために必要なすべての仕事を明確に共有しましょう。ワークマネジメントを導入すれば、すべてのタスクを開始から完了までリアルタイムで追跡できます。

5. 業務計画を共有し、更新する

計画を完了したら、主要な関係者と共有し、チームの最も重要な目標とその達成に必要な日毎のタスクについて理解を得ましょう。計画の管理と更新には、進捗がリアルタイムで可視化される Asana のような共有ツールを使用しましょう。

プロジェクト計画のあらゆる要素がそうであるように、業務計画においても必ず何らかの変化が生じます。そのため、業務計画を積極的にモニタリングし、進捗を報告することが大切です。それにより、主要な関係者とチームメンバーは、目標の達成状況について、常に最新の情報を把握できます。ステータスレポートを使って進捗を毎月報告しましょう。

記事: 効果的なプロジェクトステータスレポートの書き方

業務計画の策定を開始する

業務計画は、長期目標に向けた着実な前進を実現します。しかし、業務計画の効果を得るには、全員が簡単にアクセスできるツールで仕事を追跡する必要があります。情報や目標が部門やチーム別にタコツボ化されて全員が共有できない状態を避けるために、アクションアイテムと目標をワークマネジメントツールで追跡しましょう。

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