Actieplansjablonen

Het is nog nooit zo makkelijk geweest om actie te ondernemen. Ontdek hoe je een herbruikbaar actieplansjabloon kunt maken in Asana en bevrijd je strategische planning van het giswerk.

Maak je sjabloon

Registreer je om je eigen sjabloon te maken.

GEÏNTEGREERDE FUNCTIES

project-view iconProjectweergavengoal iconDoelenautomation iconRegelscheck-circle iconTaken

Recommended apps

Dropbox
Dropbox
Google Workspace-logo
Google Workspace
Microsoft-pictogram
OneDrive
Slack-logo
Slack

Delen
facebookx-twitterlinkedin
[Product-UI] Actieplanproject in Asana, projectweergave in spreadsheet-stijl (Lijst)

Wat is een actieplansjabloon?

Actieplansjablonen groeperen alle taken die je helpen een specifiek doel te bereiken. Ze worden gemaakt tijdens het proces van de strategische planning en door het team op dezelfde manier gebruikt als een takenlijst. actieplannen zijn echter een beetje complexer.

Actieplansjablonen zijn de herbruikbare versie van je actieplannen. Wanneer je een herbruikbaar actieplansjabloon bouwt, bespaar je jezelf de tijd en inspanning die het kost om voor elk nieuw project een nieuw actieplan vanaf nul op te bouwen. En ze zijn niet alleen voor projectmanagers. Elke keer dat iemand in welke afdeling dan ook een nieuw actieplan bouwt, kan hij of zij het sjabloon dat jij hebt gemaakt gebruiken en zo besparen op de tijd die jouw organisatie besteed aan de voorbereiding voor strategische planningssessies.

De 5 onderdelen van een actieplansjabloon

Het belangrijkste onderdeel van elke actieplansjabloon is dat het van jou is, aangepast zodat het het meest bruikbaar is voor jouw behoeften. Hieronder vind je enkele handige beste praktijken om het meeste uit je actieplan te halen.

1. Stel doelen

Voordat je aan je werk begint, moet je weten waar je voor werkt. Organiseer een brainstormsessie voor het stellen van doelen waarbij je de resultaten van je actieplan vaststelt. Let er bij het stellen van je doelen op dat ze SMART-doelen zijn:

  • Specifiek

  • Meetbaar

  • Haalbaar (Achievable)

  • Realistisch

  • Tijdgebonden

Deze doelen fungeren als je poolster voor je actieplansjabloon. Zodra je je doelen hebt vastgesteld, kun je ernaar verwijzen om ervoor te zorgen dat je taken afgestemd zijn op de initiatieven op lange termijn. Dit maakt je actiestappen doelgericht en zorgt ervoor dat ze met elkaar verbonden zijn, waardoor je onnodig en dubbel "werk over werk" voorkomt. 

2. Maak een takenlijst

Voor het maken van effectief actieplan moet je je doelen transformeren in actiepunten. Structureer je actieplan als een hiërarchie, waarbij je je doelen bovenaan zet en daaronder ruimte laat voor alle gerelateerde taken. Wanneer je je sjabloon gebruikt voor een nieuw project, wordt deze opsomming van taken in feite je takenlijst. Zorg ervoor dat je takenlijst altijd toegankelijk is voor alle belanghebbenden van het project zodat iedereen in realtime aanpassingen kan aanbrengen en bijhouden. Dit zorgt ervoor dat de voortgang makkelijk te zien is en het team gefocust blijft.

3. Evalueer de middelentoewijzing

Maak in elk actieplansjabloon ruimte voor middelentoewijzing. Dit werkt tweeledig: het toont externe teams welke middelen je nodig hebt voor elk project, en bepaalt of je actieplan levensvatbaar is. Als je evaluatie van je middelentoewijzing uitwijst dat er geen medewerkers zijn voor het op tijd afkrijgen van het project, dan weet je dat je het project in de wacht moet zetten. Als je een projectbeheertool gebruikt om je actieplansjabloon te maken, kun je het automatiseren om teamleden toe te wijzen en tools of integraties toe te voegen die bij elk nieuw actieplan worden bijgewerkt.

4. Stel deadlines en mijlpalen vast

Elk actieplan moet tijdgebonden zijn. Stel in je sjabloon een tijdlijn of geschatte startdatum vast die je voor elk project kunt repliceren. Projectmijlpalen zijn ook handig, vooral voor actieplansjablonen met een langer tijdbestek. Deze mijlpalen scheiden de grotere overwinningen naarmate je dichter bij je einddoel komt. Koppel ten slotte tools voor het bijhouden van de voortgang aan je sjabloon, zodat je kunt zien welke voortgang je actieplan boekt en in realtime kunt rapporteren over de cijfers. 

5. Evalueer en werk het sjabloon bij

Evalueer je actieplansjabloon nadat je het voor enkele verschillende projecten hebt gebruikt. Zoek naar mogelijkheden om items te stroomlijnen, maak een nieuwe workflow, of verwijder onnodige taken. Stel een terugkerende herinnering in voor het bijwerken van je actieplansjabloon, zodat je er zeker van bent dat het volledig is aangepast aan je behoeften.

Geïntegreerde functies

  • Lijstweergave. Lijstweergave is een raster-achtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een to-do lijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en einddata van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

  • Doelen. Doelen worden in Asana rechtstreeks verbonden aan het werk dat je verricht om ze te halen. Zo is het makkelijk voor je teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaak leven onze doelen afzonderlijk van het werk dat erin gestoken wordt om ze te halen. Door je team en de bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat hen ondersteunt, krijgen teamleden een realtime overzicht en helderheid over hoe hun werk bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Het resultaat is dat teamleden betere beslissingen kunnen maken. Indien nodig, kunnen ze de projecten die de bedrijfsstrategie ondersteunen identificeren en het werk dat meetbare resultaten oplevert prioriteren.

  • Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

  • Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime einddatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de overkoepelende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

Aanbevolen apps

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

  • Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Veelgestelde vragen

Hoe schrijf ik een actieplansjabloon?

Het is heel eenvoudig om een herbruikbaar actieplansjabloon te maken, vooral in een projectbeheertool. In Asana kun je beginnen met ons actieplansjabloon en het het aanpassen aan je behoeften. Zelfs als je gebruikmaakt van actieplannen in een meer fysieke vorm, doe je er ook bij de meest eenvoudige actieplannen goed aan de doelen, specifieke taken, gerelateerde middelen en vervaldatums op te nemen.

Sjablonen maken met Asana

Bekijk hier meer informatie over hoe je een aanpasbaar sjabloon maakt in Asana. Ga vandaag nog aan de slag.

Aan de slag