Is strategische planning nieuw voor u? Begin hier.

Als u voor een klein bedrijf of een startende onderneming werkt, kunt u waarschijnlijk baat hebben bij het opstellen van een strategisch plan. Als u een duidelijk idee hebt van waar uw organisatie naartoe gaat, kunt u ervoor zorgen dat uw teams werken aan projecten die de grootste impact hebben. 

Het proces van strategische planning helpt u niet alleen te bepalen waar u heen wilt - tijdens het proces maakt u ook een document dat u kunt delen met werknemers en belanghebbenden, zodat zij op de hoogte blijven. In dit artikel laten we u zien hoe u aan de slag kunt om een strategisch plan te ontwikkelen.

Wat is een strategisch plan? 

Een strategisch plan is een instrument om te bepalen waar uw organisatie naartoe wil en welke acties u zult ondernemen om die doelstellingen te bereiken. Typisch voor een strategisch plan zijn de visie- en de missieverklaring van uw bedrijf, uw doelstellingen op lange termijn (en op korte termijn, elk jaar), en een actieplan met de stappen die u gaat ondernemen om in de goede richting te gaan. 

Een degelijk strategisch plan kan uw organisatie duidelijkheid en focus geven. Die duidelijkheid is niet altijd vanzelfsprekend. Volgens ons onderzoek zegt slechts 16% van de kenniswerkers dat hun bedrijf doeltreffend is in het bepalen en communiceren van bedrijfsdoelstellingen. Door tijd te investeren in strategische planning, kunt u een drie- tot vijfjarenvisie voor de toekomst van uw bedrijf uitwerken. Deze strategie zal dan de basis vormen voor uw jaarlijkse en driemaandelijkse bedrijfsdoelen. 

Heb ik een strategisch plan nodig?

Een strategisch plan is een van de vele tools die u kunt gebruiken om uw doelen te plannen en te bereiken. Hier ziet u hoe een strategisch plan zich verhoudt tot andere project- en bedrijfstools:

Strategisch plan vs. bedrijfsplan

U moet een bedrijfsplan opstellen wanneer u een bedrijf begint of uw bedrijfsstrategie aanzienlijk wijzigt. Een bedrijfsplan kan u helpen uw strategie te documenteren wanneer u van start gaat, zodat elk teamlid op dezelfde golflengte zit wat betreft uw kernbedrijfsprofielen en -doelstellingen. Deze tool kan u helpen uw strategie te documenteren en te delen met belangrijke investeerders of belanghebbenden bij het opstarten van uw bedrijf.

Als uw bedrijf al gevestigd is, kunt u overwegen een strategisch plan te maken in plaats van een bedrijfsplan. Zelfs als u bij een betrekkelijk jong bedrijf werkt, kan uw strategisch plan voortbouwen op uw bedrijfsplan om u in de goede richting te duwen. Tijdens het proces van strategische planning kunt u veel van de aanvankelijke fundamentele bedrijfselementen als uitgangspunt nemen om uw strategie voor de komende drie tot vijf jaar vast te leggen.

Strategisch plan vs. missie- en visieverklaringen

Uw strategisch plan, uw missie- en uw visieverklaringen zijn allemaal nauw met elkaar verbonden. Tijdens het proces van strategische planning zult u namelijk inspiratie putten uit uw missie- en visieverklaringen om uw strategisch plan uit te werken.

U moet dus al een missie- en visieverklaring hebben opgesteld voordat u een strategisch plan maakt. In het ideale geval hebt u die opgesteld tijdens de bedrijfsplanningsfase of kort nadat uw bedrijf van start is gegaan. Als u nog geen missie- of visieverklaring hebt, neem dan nu de tijd om die op te stellen. In een missieverklaring staat het doel van uw bedrijf, en er wordt in aangegeven welk probleem uw organisatie probeert op te lossen. Een visieverklaring geeft zeer grote lijnen aan hoe u daar gaat komen. 

Een strategisch plan moet uw missie- en visieverklaringen bevatten, maar het moet ook specifieker zijn dan dat. Uw missie- en visieverklaringen zouden, theoretisch gezien, gedurende de hele levensduur van uw bedrijf dezelfde kunnen blijven. Een strategisch plan haalt inspiratie uit uw missie- en visieverklaringen en geeft aan welke acties u gaat ondernemen om de juiste koers aan te houden. 

Als uw bedrijf bijvoorbeeld veiligheidsmateriaal voor huisdieren produceert, dan ziet u hier hoe uw missie- en visieverklaring en strategisch plan eruit zouden kunnen zien:

• Missieverklaring: "De veiligheid van de dieren in de wereld waarborgen." 

• Visieverklaring: "Producten maken voor de veiligheid en het volgen van huisdieren, die moeiteloos te gebruiken zijn." 

• Uw strategisch plan zou aangeven welke stappen u de komende jaren gaat zetten om uw bedrijf dichter bij uw missie en visie te brengen. U ontwikkelt bijvoorbeeld een nieuwe slimme halsband voor het opsporen van huisdieren of u verbetert de microchipping-ervaring voor eigenaars van huisdieren. 

Strategisch plan vs. bedrijfsdoelen

Bedrijfsdoelen zijn brede doelen. U moet ze jaarlijks of per kwartaal vastleggen (als uw organisatie snel evolueert). Deze doelen geven uw team een duidelijk idee van wat u van plan bent te bereiken voor een bepaalde periode. 

Uw strategisch plan is meer toekomstgericht dan uw bedrijfsdoelen, en het moet meer dan één werkjaar bestrijken. Bekijk het zo: uw bedrijfsdoelstellingen zullen u in de richting van uw algemene strategie duwen, maar uw strategisch plan moet groter zijn dan de bedrijfsdoelstellingen, omdat het meerdere jaren overspant.

Strategisch plan vs. business case

Een business case is een document dat u helpt uw bedrijf te overtuigen van het belang van een investering of initiatief. Wanneer u een business case maakt, zet u uiteen waarom deze investering een goed idee is en hoe dit grootschalige project een positieve impact zal hebben op het bedrijf. 

Misschien zult u uiteindelijk business cases bouwen voor dingen die op de routekaart van uw strategisch plan staan - maar uw strategisch plan moet, vergeleken daarmee, groter zijn. Dit instrument moet meerdere jaren van uw stappenplan omvatten, voor uw hele bedrijf - niet slechts één initiatief.

Strategisch plan vs. projectplan

Een strategisch plan is een meerjarenplan voor het hele bedrijf. Het stelt wat u in de komende drie tot vijf jaar wilt bereiken en hoe u dat denkt te doen. Een projectplan daarentegen geeft aan hoe u een specifiek project gaat volbrengen. Dit project kan een van de vele initiatieven zijn die bijdragen tot een specifieke bedrijfsdoelstelling, die op haar beurt weer een van de vele doelstellingen is die bijdragen tot uw strategisch plan. 

Een projectplan heeft zeven delen:

• Doelen

• Succescijfers

• Belanghebbenden en rollen

• Bereik en budget

• Mijlpalen en deliverables

• Tijdlijn en planning

• Communicatieplan

Wat is strategische planning? 

Strategische planning is het proces waarbij een plan wordt gemaakt om uw strategische doelstellingen te bereiken. Het proces van strategische planning bestaat uit verschillende onderdelen - inzicht vergaren, strategie ontwikkelen, en de prestaties beheren als het plan er eenmaal is.

Wanneer moet ik een strategisch plan opstellen? 

Een strategisch plan is een tool waarmee u de richting kunt bepalen en delen die uw bedrijf de komende drie tot vijf jaar zal inslaan. Met zo'n plan kunt u grote risico's en investeringen definiëren, schetsen hoe deze grote initiatieven u zullen helpen uw bedrijfsmissie en visie te verwezenlijken, en een blauwdruk maken van hoe uw dagelijkse projecten met deze bedrijfsinitiatieven verband houden. Als uw team of bedrijf nog geen strategisch plan heeft, dan moet u er een maken. Als u wel een strategisch plan hebt, zou u het moeten bijwerken wanneer u de meeste of al uw doelen hebt bereikt. 

Streef ernaar om elke drie tot vijf jaar een strategisch plan op te stellen, afhankelijk van hoe snel uw organisatie beweegt. Als uw organisatie snel beweegt, overweeg dan om elke twee tot drie jaar een strategisch plan op te stellen om bij te blijven met eventuele nieuwe of verschuivende zakelijke prioriteiten.

De voordelen van strategische planning

Strategische planning kan u helpen welomschreven doelstellingen te creëren om uit te leggen hoe uw bedrijf in de komende drie tot vijf jaar naar uw missie- en visieverklaringen toe zal werken. Als u het traject van uw bedrijf ziet als een lijn op een kaart, kan een strategisch plan u helpen beter te kwantificeren hoe u van punt A (waar u nu bent) naar punt B (waar u over een paar jaar wilt zijn) zult komen.

Wanneer u een duidelijk strategisch plan opstelt en deelt met uw team, kunt u:

• Iedereen op één lijn brengen rond een gedeeld doel

• Proactief doelen bepalen om u te helpen daar te komen waar u heen wilt

• Langetermijndoelen definiëren en dan kortetermijndoelen vastleggen om die te ondersteunen

• Uw huidige situatie en eventuele kansen of bedreigingen beoordelen

• Uw bedrijf helpen meer bestendig te zijn omdat u op lange termijn denkt

• De motivatie en de betrokkenheid verhogen

Het strategisch planningsproces

Het proces van strategische planning moet worden geleid door een klein team van belangrijke belanghebbenden, die de leiding zullen hebben bij het opstellen van uw strategisch plan. Deze groep, die soms het managementcomité wordt genoemd, moet bestaan uit vijf tot tien belangrijke belanghebbenden en besluitvormers van het bedrijf. Zij zullen niet de enige betrokkenen zijn, maar ze zullen wel de drijvende kracht achter het werk zijn. 

Zodra u uw managementcomité hebt opgericht, kunt u aan de slag met het proces van strategische planning. 

Stap 1: Bepaal uw positie

Voordat u uw strategisch plan kunt opstellen en kunt bepalen waar u naartoe gaat, moet u eerst bepalen waar u bent. Daartoe moet uw managementcomité allerlei informatie verzamelen van andere belanghebbenden, zoals werknemers en klanten. Plan in het bijzonder om het volgende te verzamelen:

• Relevante gegevens over de sector en de markt om informatie te verstrekken over eventuele marktkansen, maar ook over mogelijke komende bedreigingen in de nabije toekomst.

• Klantinzichten om te begrijpen wat de klanten van uw bedrijf willen, zoals productverbeteringen of extra diensten.

• Werknemersfeedback over wat moet worden aangepakt - in het product, de bedrijfspraktijken, of de bedrijfscultuur.

• Een SWOT-analyse om u te helpen zowel het huidige als het toekomstige potentieel van de onderneming te beoordelen. SWOT is een acroniem dat staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen). U zult regelmatig op deze analyse terugkomen tijdens de strategische planning. 

Om elke letter in het Engelse SWOT-acroniem in te vullen, zal uw managementcomité een reeks vragen beantwoorden:

Strengths (sterke punten):

• Wat doet uw organisatie momenteel goed?

• Wat onderscheidt u van uw concurrenten?

• Wat zijn uw meest waardevolle interne middelen?

• Welke materiële activa hebt u?

• Wat is uw grootste kracht? 

Weaknesses (zwakke punten):

• Wat doet uw organisatie niet zo goed?

• Waaraan ontbreekt het u momenteel (een product, middel of proces)?

• Wat doen uw concurrenten beter dan u?

• Welke eventuele beperkingen houden uw organisatie tegen?

• Welke processen of producten moeten verbeterd worden? 

Opportunities (kansen):

• Welke kansen heeft uw organisatie?

• Hoe kunt u uw unieke sterke punten als bedrijf benutten?

• Zijn er trends waar u uw voordeel mee kunt doen?

• Hoe kunt u profiteren van marketing- of persmogelijkheden?

• Is er een opkomende behoefte aan uw product of dienst? 

Threats (bedreigingen):

• Welke opkomende concurrenten moet u in de gaten houden?

• Zijn er zwakke punten die uw organisatie aan risico's blootstellen?

• Hebt u of kunt u te maken krijgen met negatieve pers die uw marktaandeel zou kunnen verminderen?

• Is er een kans dat de houding van de klanten tegenover uw bedrijf verandert? 

Stap 2: Ontwikkel uw strategie

Dit is het magische deel. Om uw strategie te ontwikkelen, houdt u rekening met uw huidige positie, dat is waar u nu bent. Laat u vervolgens inspireren door uw oorspronkelijke bedrijfsdocumenten - die zijn uw eindbestemming. Om uw strategie te ontwikkelen, haalt u in wezen uw kompas tevoorschijn en vraagt u "Waar gaan we nu naartoe?" Dit kan u helpen precies uit te vinden welke weg u moet volgen. 

Laat u in deze fase van het planningsproces inspireren door belangrijke bedrijfsdocumenten om er zeker van te zijn dat uw strategisch plan uw bedrijf in de goede richting stuurt, zoals:

• Uw missiestatement, om te begrijpen hoe u het kerndoel van uw organisatie kunt blijven nastreven.

• Uw visieverklaring, te verduidelijken hoe uw strategisch plan in uw langetermijnvisie past.

• Uw bedrijfswaarden, om u te leiden naar wat voor uw bedrijf het belangrijkst is. 

• Uw concurrentievoordelen, om te begrijpen welk uniek voordeel u de markt biedt.

• Uw doelstellingen op lange termijn, om bij te houden waar u over vijf of tien jaar wilt zijn.

• Uw financiële prognose en projectie, om te begrijpen waar u verwacht dat uw financiën in de komende drie jaar zullen staan, wat uw verwachte cash-flow is, en in welke nieuwe mogelijkheden u waarschijnlijk zult kunnen investeren.

Stap 3: Stel uw strategisch plan op

Nu u weet waar u staat en waar u heen wilt, is het tijd om pen op papier te zetten. Uw plan zal rekening houden met uw positie en strategie om uw organisatiebrede plan voor de komende drie tot vijf jaar vast te stellen. Bedenk dat, ook al maakt u een langetermijnplan, delen van uw strategisch plan in de loop van de kwartalen en jaren moeten worden gemaakt.

Bij het opstellen van uw strategisch plan zou u het volgende moeten bepalen:

• Uw bedrijfsprioriteiten voor de komende drie tot vijf jaar, op basis van uw SWOT-analyse en strategie.

• Jaarlijkse doelstellingen voor het eerste jaar. U hoeft uw doelstellingen niet voor elk jaar van het strategisch plan vast te leggen. Naarmate de jaren verstrijken, stelt u nieuwe jaarlijkse doelstellingen op die terug te koppelen zijn naar uw algemene strategische doelstellingen. 

• Gerelateerde belangrijkste resultaten en KPI's voor dat eerste jaar. Sommige daarvan moeten door het management comité worden vastgesteld, en andere door specifieke teams die dichter bij het werk staan. Zorg ervoor dat uw belangrijkste resultaten en KPI's meetbaar en uitvoerbaar zijn.

• Budget voor het komende jaar of enkele jaren. Dit moet gebaseerd zijn op zowel uw financiële prognose als uw koers. Moet u forse uitgaven doen om uw product te ontwikkelen? Uw team uit te bouwen? Een deuk in uw marketing slaan? Maak duidelijk wat uw belangrijkste initiatieven zijn en hoe u die zult begroten.

• Een overzichtelijke projectroutekaart. Een projectroutekaart is een instrument in projectbeheer waarmee u de tijdlijn van een complex initiatief kunt visualiseren, maar u kunt ook een projectroutekaart op zeer hoog niveau maken voor uw strategisch plan. Schets waar u in bepaalde kwartalen of jaren aan denkt te werken om het plan meer actiegericht en begrijpelijk te maken.

Stap 4: Uw strategisch plan delen, controleren en beheren

Op dit punt zou u uw strategisch plan moeten hebben opgesteld. De laatste stap van het planningsproces is het controleren en beheren van uw plan.

1. Deel uw strategisch plan - dit is geen document om in een la weg te stoppen. Zorg ervoor dat uw team er toegang toe heeft, zodat ze kunnen begrijpen hoe hun werk bijdraagt tot de bedrijfsprioriteiten en uw algemeen strategisch plan. Wij raden u aan uw plan te delen in dezelfde tool dat u gebruikt om het werk te beheren en te volgen, zodat u gemakkelijker doelen op hoog niveau kunt koppelen aan het dagelijkse werk. Als u dat nog niet doet, overweeg dan het gebruik van een werkbeheertool.

2. Werk uw plan regelmatig bij (per kwartaal en per jaar). Zorg ervoor dat u uw strategisch plan gebruikt om uw kortetermijndoelstellingen te bepalen. Uw strategisch plan is ook niet in steen gebeiteld. U zult het plan waarschijnlijk moeten bijwerken als uw bedrijf besluit een andere richting in te slaan of nieuwe investeringen te doen. Naarmate zich nieuwe kansen en bedreigingen op de markt aandienen, zult u uw strategisch plan waarschijnlijk willen bijstellen om er zeker van te zijn dat u uw organisatie de komende jaren in de best mogelijke richting bouwt.

Bedenk dat uw plan niet eeuwig blijft bestaan, ook al werkt u het regelmatig bij. Als u de meeste van uw strategische doelstellingen bereikt hebt, of als uw strategie sterk geëvolueerd is sinds u uw plan voor het eerst opstelde, is het misschien tijd om een nieuw plan op te stellen. 

Blijf bij het plan

Om uw bedrijfsstrategie om te zetten in een plan - en uiteindelijk in impact - moet u ervoor zorgen dat u de bedrijfsdoelen proactief koppelt aan het dagelijkse werk. Als u dit verband duidelijk kunt maken, geeft u uw teamleden de context die ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. Met duidelijke prioriteiten kunnen de teamleden zich concentreren op de initiatieven die de grootste impact voor het bedrijf hebben - en daarbij zullen ze waarschijnlijk meer betrokken zijn.

Als u geïnteresseerd bent om aan de slag te gaan, lees dan meer over hoe u doelen met het dagelijkse werk verbindt met Asana.