Feedback van werknemers verzamelen (tips en voorbeelden)

Feedback geven is belangrijk als je wilt dat teamleden hun volledige potentieel bereiken. Maar het verkrijgen van effectieve, eerlijke feedback is net zo belangrijk om een gezond team op te bouwen en te verbeteren. 

Als je weet hoe je feedback moet geven en ontvangen, versterk je de teamprestaties en ontwikkel je een effectieve leiderschapsstijl. Als manager is het immers je doel om het team naar succes te leiden en een veilige ruimte te creëren voor eerlijke communicatie. Leer strategieën om feedback van werknemers op elk niveau aan te moedigen, van interpersoonlijk tot organisatorisch. 

Wat is werknemersfeedback?

Met werknemersfeedback kunnen teamleden hun gevoelens en meningen over management- en organisatieprocessen uiten. Bedrijven richten zich vaak op het geven van feedback aan werknemers, maar het is ook nuttig om feedback van werknemers te krijgen. 

Als je opwaartse feedback aanmoedigt, geef je je teamleden de kans om zich gehoord te voelen. Uiteindelijk kan feedback van werknemers helpen om je managementstijl te versterken en de teamsynergie te verbeteren.

Waarom is werknemersfeedback belangrijk?

Feedback van werknemers is belangrijk op elk niveau, maar het gebeurt meestal op drie niveaus: interpersoonlijk, team en organisatie.

• Op interpersoonlijk niveau: dit is 1:1-vergadering tussen een manager en een werknemer. Effectieve interpersoonlijke feedback kan het vertrouwen in het team vergroten en de relatie tussen een manager en zijn werknemer verbeteren. 

• Op teamniveau: dit vertegenwoordigt feedback van (en tussen) het bredere team. Het verzamelen van teamfeedback kan je helpen de teamdynamiek te begrijpen en effectieve relaties op te bouwen. 

• Op organisatieniveau: je bent misschien niet betrokken bij het verzamelen van organisatorische feedback, maar als manager kun je je team aanmoedigen om deel te nemen aan die feedback en resultaten te delen, als je die hebt. Het delen en verzamelen van feedback op organisatieniveau is belangrijk om transparantie aan te moedigen en een effectieve organisatiecultuur op te bouwen. 

Als manager is het jouw rol om vertrouwen op te bouwen, zodat je team zich voldoende gesteund voelt om eerlijke organisatorische feedback te geven. Op hun beurt kunnen je teamleden hun communicatievaardigheden versterken wanneer ze zich op hun gemak voelen en bereid zijn om feedback te geven op elk van deze niveaus.

Wanneer je werknemers om feedback moet vragen

De beste tijd om werknemersfeedback te vragen, hangt af van het niveau van feedback. Afhankelijk van het niveau moet je misschien je aanpak veranderen.

Hieronder staan de ideale tijden op basis van de verschillende niveaus:

• Interpersoonlijke feedback: de beste tijd om om interpersoonlijke feedback te vragen is direct nadat je een teamlid feedback hebt gegeven. Als manager is het jouw doel om een goede relatie op te bouwen, specifieke vragen te stellen en dit soort feedback te verzamelen op hetzelfde moment dat je je eigen feedback geeft. 

• Teamfeedback: vraag bredere teamfeedback bij belangrijke mijlpalen. De beste tijd om dit te doen is aan het einde of het begin van een periode, zoals een eindevaluatie van een kwartaal of een eindevaluatie van een jaar. 

• Organisatorische feedback: vraag om feedback volgens een voorspelbaar schema dat voor iedereen werkt, zoals tweejaarlijks. Dit wordt meestal gedaan door het HR- of leiderschapsteam. 

Als manager zal het vertrouwen dat je op interpersoonlijk en teamniveau opbouwt ervoor zorgen dat je team zich zelfverzekerder en comfortabeler voelt om eerlijk te zijn op organisatieniveau.  

Teamleden zullen zich niet altijd bereid voelen om persoonlijk feedback te geven. Vraag ze niet alleen individueel om hun mening, maar bied ook een anonieme manier om feedback in te dienen die ze op een later tijdstip kunnen invullen. Op die manier kunnen teamleden zich zonder aarzeling uiten. 

4 tips voor het verzamelen van feedback van werknemers

Het is moeilijk om te weten of teamleden eerlijk tegen je zijn als je om hun feedback vraagt. Gebruik de onderstaande tips om een respectvolle, communicatieve omgeving te creëren. 

1. Bouw vertrouwen op

Teamleden die je vertrouwen, zullen je eerder een eerlijk antwoord geven. Vertrouwen kost echter tijd, dus wees geduldig tijdens het opbouwen van die basis. De beste manier om het vertrouwen van teamleden te winnen, is door je woorden af te stemmen op je daden. Laat iedereen vanaf dag één weten dat je van plan bent om eerlijk tegen hen te zijn en moedig hen aan om op hun beurt eerlijk tegen jou te zijn.

2. Bied een anonieme optie aan

Anonimiteit biedt een veiligheidsdeken voor teamleden die misschien verlegen of nerveus zijn om zichzelf te uiten. Zelfs teamleden die je vertrouwen, voelen zich misschien niet op hun gemak om opbouwende kritiek te geven omdat ze onzeker zijn over zichzelf of niet weten wat ze op dat moment moeten zeggen. Bied extra, anonieme manieren om te delen, zodat teamleden tijd hebben om hun gevoelens te verwerken.

3. Stel de juiste vragen

Het stellen van de juiste vragen kan het verschil betekenen tussen het ontvangen van geen feedback versus het ontvangen van meerdere, nuttige reacties. Overweeg de volgende scenario's:

• Scenario 1: Je vraagt persoonlijk om feedback van werknemers. De enige vraag die je stelt is: "Heb je feedback voor mij?" De meeste teamleden reageren door te zeggen: "Niet uit mijn hoofd" of "Nee, ik denk dat je het goed doet." 

• Scenario 2: Je vraagt om feedback van werknemers met een gedetailleerde enquête. Je neemt specifieke vragen op, zoals "Op welke manieren kan de dynamiek van je team verbeteren?" en "Wat zou de relatie met je manager versterken?" Teamleden geven specifieke antwoorden op elke vraag.

In het eerste scenario moeten teamleden zonder begeleiding feedback voor je bedenken. In het tweede scenario vraag je specifieke informatie aan teamleden, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om te reageren. 

4. Zet feedback om in actie

Laat teamleden weten dat je hun zorgen serieus neemt. Als je trends opmerkt in de feedback die je ontvangt, weet je dat de feedback de moeite waard is om te behandelen. Als bijvoorbeeld meerdere teamleden zeggen dat ze moeite hebben om een project te lanceren, hebben ze mogelijk meer begeleiding nodig tijdens de projectplanning. 

Wanneer dit gebeurt, laat het team dan weten dat je hun zorgen hebt gehoord en van plan bent om wijzigingen aan te brengen. Wanneer teamleden zien dat je die veranderingen doorvoert, voelen ze zich gewaardeerd en gerespecteerd.

4 voorbeelden van werknemersfeedback

Er zijn veel manieren om feedback van werknemers te verzamelen. Bied verschillende mogelijkheden voor teamleden om zich te uiten, zodat je gedetailleerde antwoorden krijgt. De onderstaande voorbeelden van werknemersfeedback kunnen je ideeën geven over hoe je feedback kunt verzamelen.

Vragenlijsten voor nieuwe werknemers

Nadat een teamlid de onboarding en het 30-60-90 dagenplan heeft voltooid, kun je feedback over de ervaring verzamelen. Idealiter verzamel je deze feedback in een vragenlijst die specifieke vragen stelt over het onboardingproces. Vragenlijsten werken goed voor nieuwe teamleden omdat je misschien nog geen sterke relatie met hen hebt. 

Voorbeeldvragen:

• Wat vond je leuk aan het onboardingproces? Wat had er beter gekund?

• Over welk aspect van de baan ben je enthousiast? Waar maak je je zorgen over? 

• Wat zou het beste gebruik zijn van onze 1-op-1 tijd?

• Over welk onderdeel van het bedrijf wil je graag meer weten?

Betrokkenheidsonderzoeken voor werknemers

Enquêtes zijn een geweldig hulpmiddel om niet alleen betrokkenheid te meten, maar ook eerlijke feedback. Het is een hulpmiddel om te identificeren hoe een werknemer zich voelt over zijn rol, het team en de organisatie. 

Reacties kunnen een licht werpen op de prestaties van managers, het sentiment van werknemers en teams een stem geven om de groei van de organisatie te stimuleren. 

Voorbeeldvragen:

• Vind je je werk voor [organisatie] zinvol?

• Heb je het gevoel dat [je manager] geïnteresseerd is in jouw succes?

• Heb je een duidelijk pad voor loopbaanontwikkeling bij [organisatie]?

• Hoe kan leiderschap bij [organisatie] verbeteren?

Prestatiebeoordelingen

Prestatiebeoordelingen bieden je de ruimte om feedback te geven en te ontvangen. Check in tijdens een vergadering met je Team en creëer een open dialoog. Volg alle feedback die je geeft op door teamleden te vragen hoe zij zich voelen. 

Voorbeeldvragen:

• Welke doelen heb je deze [tijdsperiode] bereikt? Welke doelen heb je niet bereikt?

• Op welke prestaties ben je het meest trots in deze [tijdsperiode]?  

• Op welke deliverables was je het minst trots in deze [tijdsperiode]? Waarom? 

• Op welke doelen ga je je in de komende [tijdsperiode] concentreren?

Exitgesprekken

Exitgesprekken zijn een waardevol hulpmiddel om effectieve feedback van werknemers te ontvangen. Als een teamlid het bedrijf verlaat, plan dan een exitgesprek in op de laatste werkdag. Vertrekkende teamleden zijn eerder geneigd om je transparante antwoorden te geven.

Voorbeeldvragen:

• Wat is je belangrijkste reden om [organisatie] te verlaten?

• Wat doet [organisatie] goed? Wat kan er worden verbeterd?  

• Hoe hadden we je kunnen ondersteunen om door te gaan in [rol]?

• Hoe kan [organisatie] onze training en ontwikkeling verbeteren?

Gebruik feedback van werknemers om je leiderschap te verbeteren

Teamleden presteren beter als je aan hun behoeften voldoet. Om de prestaties en groepsdynamiek te verbeteren, vraag je om feedback van werknemers en, belangrijker nog, luister je.