Wil je groeien? Vraag om feedback

Het kan moeilijk zijn om negatieve feedback over onszelf te horen. Maar te vaak vermijden we het om feedback te vragen omdat het ongemakkelijk voelt of omdat we bang zijn dat het ons van streek zal maken. Het is normaal dat je jezelf wilt beschermen tegen dit soort moeilijke gesprekken, maar eerlijke feedback vragen is eigenlijk een van de beste manieren om te groeien en te verbeteren. Je krijgt inzichten in je werkstijl, leiderschap en competenties.

Volg bij het vragen om feedback een structuur en beste praktijken om ervoor te zorgen dat het gesprek productief blijft en je alleen nuttige feedback ontvangt. 

Waarom is het belangrijk om feedback te vragen?

Door feedback te vragen, kun je een betere leider, collega en werknemer worden. Dit komt deels omdat je de feedback kunt toepassen op je werk en wijzigingen kunt aanbrengen waar je moet verbeteren, maar ook omdat dit soort gesprekken diepere verbindingen smeden. Of het nu gaat om een LinkedIn-bericht aan een recruiter of een persoonlijk gesprek met je baas, het vragen om feedback:

• Bouwt vertrouwen op. Eerlijke gesprekken waarin je openlijk feedback ontvangt, helpen om vertrouwen op te bouwen tussen jou en de andere persoon.

• Verbetert de communicatie. Door feedback te vragen laat je zien dat je openstaat voor uitdagende gesprekken, wat die ook mogen zijn.

• Verhoogt het moreel. Als je team weet dat ze naar je toe kunnen komen met gedetailleerde feedback over je prestaties, weten ze dat ze een leider hebben waarop ze kunnen vertrouwen. 

• Identificeert groeimogelijkheden. Feedback helpt je om beter te presteren en je comfortabeler te voelen in je werkomgeving.

• Het vermindert misverstanden. Als je feedback krijgt over een specifieke vraag, weet je precies wat je moet verbeteren, waardoor er weinig ruimte is voor misverstanden.

In dit artikel richten we ons specifiek op het vragen om feedback. Als je op zoek bent naar manieren om feedback te geven of feedback die je hebt ontvangen op te nemen, bekijk dan het volgende:

• Constructieve kritiek geven en nemen

• Geef je niet graag feedback? Dan zijn deze 20 tips iets voor jou

• Voel de liefde: positieve feedback accepteren op het werk

• De do's en don'ts van het geven van creatieve feedback

• Virtuele feedback geven als een professional: 3 tips van Eat Your Coffee

6 tips om om betere feedback te vragen 

Het is normaal om nerveus te zijn als je iemand anders om feedback vraagt. Maar als je het op de juiste manier doet, wordt het makkelijker om het verzoek te doen. Deze tips laten je zien hoe je om feedback kunt vragen, zodat je je van tevoren kunt voorbereiden en eventuele zenuwen kunt verlichten. 

1. Houd de communicatie duidelijk en open

Als de andere partij je verzoek om feedback accepteert, leg dan wat basis voor hen. Herinner hen eraan dat je het vraagt omdat je het echt wilt weten, en dat dit een veilige plek is om open en eerlijk te zijn. Door je 'waarom' ronduit te vermelden (bijvoorbeeld: 'Ik vraag het omdat ik je standpunt waardeer'), zal de ander begrijpen dat hij of zij je daadwerkelijk helpt door je feedback te geven.

2. Check in voordat je vraagt

Voordat je in het gesprek duikt, vraag jezelf af: wat is je emotionele basislijn op dit moment? Als je gespannen bent of je al defensief voelt, is dit waarschijnlijk niet het beste moment om feedback te vragen. 

Bij Asana gebruiken we een Raamwerk van de Conscious Leadership Group (CLG) om te bepalen of we openstaan voor feedback voordat we doorgaan met interne beoordelingen. Voordat we beginnen, checken we: zitten we nu boven of onder de lijn? Boven de lijn betekent dat we open en klaar zijn om feedback te ontvangen, onder de lijn is wanneer we ons defensief of bewaakt voelen. Elke keer dat je onder de lijn zit, plan je je feedbacksessie opnieuw in voor een andere datum.

3. Stel de juiste vragen 

Je feedbackvragen zullen je feedbackresultaten bepalen, dus het is belangrijk om de juiste vragen te stellen. Bruikbare feedback is veel nuttiger dan vage meningen, die je kunt krijgen als je specifieke, gerichte vragen stelt. Het helpt ook om open vragen te vermijden, zoals: "Wat kan ik beter doen?" 

Als je bijvoorbeeld een leider bent en feedback wilt vragen over je processen, kun je vragen stellen zoals:

• Zijn de creatieve briefings gedetailleerd genoeg om een individuele aanvraag in één dag te voltooien?

• Kun je gemakkelijk toegang krijgen tot alle procesgidsen in onze projectbeheersoftware?

• Welke stappen ontbreken er regelmatig in onze processen voor nieuwe werknemers? 

4. Kies de juiste instelling

Omdat feedbacksessies mensen zich kwetsbaar kunnen laten voelen, helpt het om ze persoonlijk te doen. Feedback wordt beter gegeven met een gesprek, wat moeilijker over te brengen is in een asynchroon bericht of via e-mail. Wanneer je een omgeving kiest, geef dan prioriteit aan het persoonlijk doen als dat mogelijk is, in een virtueel gesprek met camera als dat niet het geval is, en e-mail of asynchroon als laatste redmiddel.

5. Houd een open geest

Voordat je om feedback vraagt, moet je ervoor zorgen dat je er met een open geest in gaat. Om te beginnen kan de persoon die je vraagt nee zeggen. Ze voelen zich misschien ongemakkelijk om je feedback te geven, vooral als je een leiderschapspositie hebt. Hoewel dit misschien teleurstellend is, accepteer hun ongemak en zoek feedback van iemand anders. 

Blijf bij het doen van het verzoek open en betrokken, ongeacht hun reactie. Misschien zal dit hen aanmoedigen om in de toekomst ja te zeggen, of misschien zal het hen gewoon laten zien dat dit een comfortabele werkplaats is en dat ze geen extra druk hoeven te voelen. Als ze ja zeggen, neem dan deze open houding mee in het gesprek, zodat je zo objectief mogelijk kunt zijn wanneer je hun feedback ontvangt.

6. Follow-up 

Als je niet meteen een reactie krijgt wanneer je voor het eerst om feedback vraagt, stel dan een herinnering in om dit op te volgen. De meeste mensen helpen graag, of laten het je in ieder geval weten als ze niet kunnen helpen. Als ze niet hebben gereageerd, is het waarschijnlijk dat ze je verzoek nooit hebben gezien of dat ze het vergeten zijn. Afhankelijk van je relatie met de andere persoon, kun je een beleefde follow-up sturen, één tot drie weken na je eerste vraag.

Wat te zeggen als je om feedback vraagt (met voorbeelden)

Als het gaat om het vragen van feedback, helpt het om te weten wat je moet zeggen. Hier zijn vier veelvoorkomende voorbeelden van wie je om feedback kunt vragen en wat je precies moet zeggen wanneer je dat doet.

Feedback vragen aan collega's

Je collega's hebben veel kennis over jou en je werk. Door hen om feedback te vragen, kun je je werk informeren, een gevoel van gemeenschap en verstandhouding tussen jullie opbouwen en je helpen een beter teamlid of leider te zijn. Hier is een manier om je collega's om feedback te vragen:

“Hallo (naam), ik ben op zoek naar feedback over de productlancering die ik vorig kwartaal heb geleid. Ik hoor graag van iemand zoals jij met wie ik al een werkrelatie heb. Ben je beschikbaar om aanstaande vrijdag af te spreken om dit te bespreken?”

Feedback vragen aan direct ondergeschikten

Als je een people manager bent, geef je waarschijnlijk regelmatig feedback aan anderen. Maar om je team effectief te leiden en te begeleiden, moet je eerst weten hoe je je direct ondergeschikten het beste kunt helpen. Het kan een uitdaging zijn om hen om feedback te vragen, want jij bent tenslotte hun baas. Omdat je een gezagspositie in deze relatie hebt, moet je benadrukken dat je niet anders over hen zult denken als ze negatieve feedback hebben. Hoewel je feedbacksessies vaak persoonlijk wilt houden, is dit een voorbeeld waarbij het nuttig kan zijn om een anonieme, digitale enquête te hebben, zodat je direct ondergeschikten zich op hun gemak voelen om eerlijk te zijn. Of geef ze de keuze tussen een digitaal formulier en een persoonlijk gesprek. Bijvoorbeeld:

"Hallo Team, ik ben benieuwd naar jullie mening over mijn managementstijl en hoe deze jullie werk beïnvloedt. Om jullie feedback te krijgen, heb ik een anoniem formulier gemaakt met een paar eenvoudige vragen over mij als people manager. Dit is alleen zodat ik groeimogelijkheden kan identificeren om jou en je werk beter te ondersteunen, dus voel je vrij om hier eerlijk en open te zijn. Als je nog vragen hebt of als je dit liever als een persoonlijk gesprek wilt inplannen, laat het me dan weten."

Feedback vragen aan klanten

Je klanten hebben unieke inzichten in hoe je werkt en je extern gerichte werk. Hun input kan de productontwikkeling informeren, vooral als je de Agile-methodologie gebruikt. In Agile-projecten wordt feedback van klanten omgezet in gebruikersverhalen, die vervolgens Agile-werksprints informeren. Wanneer het correct wordt gedaan, helpt Agile je team om productfuncties en -updates te maken die rechtstreeks aansluiten bij de behoeften en interesses van de klant. Maar je kunt klanten ook informeel vragen wanneer ze uitchecken na het kopen van een product of via routinematige enquêtes. Als je rechtstreeks contact met hen opneemt, probeer dan iets te zeggen als:

“Hallo klant van (je bedrijfsnaam)! We zijn hier bij (bedrijfsnaam) dingen aan het aanpassen om ervoor te zorgen dat we je de best mogelijke service bieden. Heb je een paar minuten om even te bellen en me feedback te geven? Ik zou graag willen weten hoe ik je heb beïnvloed en hoe ik nog meer kan doen om te helpen."

Feedback vragen in een e-mail

Als je om feedback moet vragen in een e-mail, dan wil je je vraag heel duidelijk en specifiek maken. Als je niet persoonlijk bent, is het gemakkelijker voor feedback om verloren te gaan in de vertaling. Hoe specifieker je bent, hoe kleiner de kans op een misverstand later. Maar het gebruik van e-mail  kan een handige manier zijn om feedback te vragen aan mensen waarvan je weet dat ze het te druk hebben om een meer formele vergadering met je te hebben. Bijvoorbeeld:

“Hallo (naam), ik wil graag feedback over de code die ik vorige week heb ingediend. Ben je beschikbaar om een paar vragen te beantwoorden als ik ze via e-mail stuur?"

Zo bereid je jezelf voor op het ontvangen van feedback

Zodra je om feedback vraagt, moet je klaar zijn om deze te ontvangen. De beste manier om feedback te erkennen en te ontvangen, is door objectief te zijn. Onthoud dat dit geen negatief proces is, zelfs als de feedback minder positief is dan je had verwacht. Houd het einddoel in het oog: dat alle feedback je helpt om het beter te doen en te verbeteren. 

Om objectief te blijven, probeer in het moment te blijven door mindfulness te beoefenen. Mindfulness helpt je om aanwezig te blijven, dus in plaats van je zorgen te maken over wat je in het verleden hebt gedaan om negatieve feedback te krijgen, kun je je concentreren op wat er nu gebeurt - wat het enige is waar je controle over hebt. Gebruik tijdens de feedbacksessie ook actief luisteren om ervoor te zorgen dat je alle delen van het gesprek hoort. Het is normaal om af te stemmen op grotere impact of emotioneel geladen uitspraken, maar de onderliggende informatie is wat je het meest zal helpen.

Stappen om efficiënte feedback te geven 

Het feedbackproces omvat het vragen, ontvangen en geven van feedback. Als je aan de gevende kant staat, zijn hier een paar manieren om ervoor te zorgen dat je waardevolle feedback geeft:

1. Maak het uitvoerbaar

2. Leg het vast

3. Houd het privé

4. Breng de andere partij van tevoren op de hoogte van het gesprek

Om feedback vragen wordt beter

Zoals elk uitdagend gesprek, wordt het vragen om feedback elke keer dat je het doet een beetje makkelijker. Stel terugkerende vergaderingen in, zodat je kunt blijven oefenen met het vragen en ontvangen van feedback, wetende dat je elke keer dat je dat doet een beter teamlid, leider en werknemer wordt.