12 tips voor doeltreffende communicatie op de werkplek
Tegenwoordig staan we bijna voortdurend in contact met onze collega's. Misschien denk je er niet zo over na om "hoi" tegen je collega te zeggen, virtueel een koffie te drinken met een teamlid op afstand of een gif van een kat in pyjama naar je team te sturen - en dat is niet erg. Ook al communiceer je op het werk, er is een verschil tussen dit soort berichten en communicatie op de werkplek.
Communicatie op het werk verwijst naar de communicatie die je op het werk over het werk doet. Als je weet wanneer en hoe je effectief op het werk communiceert, kun je miscommunicatie verminderen, het teamgeluk vergroten, de samenwerking versterken en het vertrouwen bevorderen. Teams die weten hoe ze doeltreffend over het werk moeten communiceren, zijn beter voorbereid op moeilijke situaties. Maar het opbouwen van goede communicatiegewoonten kost tijd en moeite, en daar kunnen wij je bij helpen. Hier zijn 12 manieren om je communicatievaardigheden op het werk naar een hoger niveau te tillen.
Wat is effectieve communicatie?
Effectieve communicatie is de uitwisseling van ideeën, gedachten, meningen, kennis en informatie zodat de boodschap duidelijk en doelgericht wordt ontvangen en begrepen. Als we effectief communiceren, zijn alle belanghebbenden tevreden.
Het ontwikkelen van effectieve communicatievaardigheden vereist een delicate balans tussen actief luisteren, verbale communicatie, non-verbale signalen, lichaamstaal en emotionele intelligentie om ervoor te zorgen dat berichten duidelijk worden overgebracht en begrepen.
Het gaat om meer dan alleen praten; effectieve communicatie omvat luistervaardigheden en een diep begrip van de interpersoonlijke dynamiek. Individuen kunnen deze communicatievaardigheden gebruiken om hiaten te overbruggen, weloverwogen beslissingen te nemen en relaties te versterken.
Wat betekent 'communicatie op de werkplek'?
Communicatie op de werkplek is elke vorm van communicatie die je op het werk over het werk doet. Dit omvat onder andere het opgeven van individuele taken, het delen van projectstatusupdates of het geven van feedback aan managers of werknemers. Communicatie op de werkplek is een essentieel onderdeel van effectieve samenwerking. Als je niet duidelijk kunt communiceren, loop je het risico op miscommunicatie, verwarring of zelfs het onbedoeld kwetsen van iemands gevoelens.
Communicatie op het werk kan een-op-een plaatsvinden, schriftelijk, via een videoconferentieplatform, op sociale media of in een groepsvergadering. Het kan ook in realtime of asynchroon plaatsvinden. Dit gebeurt wanneer je over het werk communiceert via e-mail, met opgenomen video of op een platform zoals een projectmanagementtool. Een aantal voorbeelden van communicatie op de werkplek zijn:
Teamvergaderingen
1:1-feedbacksessies
Ontvangen van informatie
Communiceren over projectstatus of -voortgang
Samenwerken bij cross-functional taken
Nonverbale communicatie
Wat maakt communicatie effectief?
Nu weet je welke communicatie beschouwd kan worden als communicatie op de werkplek. Hoe begint je eraan om er beter in te worden? Er zijn een paar hoofdprincipes van effectieve communicatie die je kunt gebruiken, ongeacht het soort communicatie. In het bijzonder geldt dat goede communicatie:
Streeft naar helderheid. Of je nu een Slack-bericht verstuurt, een e-mail opstelt of zomaar een antwoord uit je mouw schudt: probeer duidelijk en beknopt te zijn in je communicatie.
Zoekt naar het oplossen van conflicten, niet het creëren ervan. Op de werkplek zijn we vaak betrokken bij het oplossen van problemen en het meewerken aan projecten of taken. Goede communicatie op de werkplek kan betrekking hebben op het aan de orde stellen van blokkades of het geven van feedback. Zorg er wel voor dat het doel is om in een betere situatie te komen dan waar je nu bent.
In twee richtingen werkt. Elk geval van effectieve communicatie op de werkplek vertegenwoordigt een uitwisseling van informatie, zelfs wanneer de informatie uitsluitend via non-verbale signalen wordt gecommuniceerd.
Voordelen van effectieve communicatie op de werkplek
Heldere, effectieve communicatie op de werkplek kan:
De betrokkenheid van de werknemers verhogen
Interpersoonlijke vaardigheden en emotionele intelligentie verbeteren
Aanmoedigen tot teamcommitment
Behoud verhogen
7 tips voor doeltreffende communicatie op de werkplek
Doeltreffende communicatie op de werkplek heeft alles te maken met waar, hoe en wanneer je communiceert. Probeer deze zeven tips om betere communicatievaardigheden te ontwikkelen.
1. Weet waar je moet communiceren - en waarover
Communicatie heeft veel verschillende vormen - persoonlijk, per e-mail, via instant messages, en in werkmanagementplatforms. Om zo doeltreffend mogelijk te zijn, moet je ervoor zorgen dat je de communicatierichtlijnen volgt en op de juiste plaatsen over de juiste dingen bericht.
Soms is weten waar te communiceren het halve werk. Je bedrijf kan verschillende communicatiemiddelen hebben en daarom is het des te belangrijker dat je weet welk middel je moet gebruiken. Welke tool is geschikt voor je vraag of opmerking? Moet je in realtime communiceren, of is het voldoende om een asynchroon bericht te sturen? Als je het niet zeker weet, vraag het dan aan een teamlid of manager waar je de verschillende soorten berichten naartoe moet sturen. Het is belangrijk dat iedereen dezelfde lijn volgt. Bij Asana gebruiken we bijvoorbeeld:
2. Werk aan je samenwerkingsvaardigheden
Samenwerking vormt de basis van effectief teamwerk. Om sterke vaardigheden in teamsamenwerking op te bouwen, moet je open en eerlijk communiceren. Dat betekent niet noodzakelijk dat je het altijd met elkaar eens moet zijn. Weten hoe je het oneens kunt zijn en die meningsverschillen uitpraten is ook een essentieel onderdeel van samenwerking.
Samenwerken en communicatievaardigheden zijn een soort 'kip en ei'-scenario. Je kunt een goede samenwerking opbouwen door effectief te communiceren, maar weten hoe je moet samenwerken is een belangrijk onderdeel van een sterke communicatie. In wezen betekent dit gewoon dat je moet oefenen om zowel je samenwerkings- als je communicatievaardigheden te verbeteren. Naarmate je de samenwerking in een team verbetert, zul je beter worden in het overbrengen van informatie en meningen in een werkomgeving. Als gevolg daarvan zal die eerlijke communicatie de samenwerking gemakkelijker laten verlopen.
3. Spreek face-to-face wanneer je kunt
Misschien is de meest beproefde manier om miscommunicatie te vermijden wel een face-to-face-gesprek. Als je team virtueel is, werkt spreken via videoconferentie ook. Oogcontact is vooral belangrijk als je weet dat een gesprek moeilijk zal zijn. Toon kan moeilijk schriftelijk over te brengen zijn, dus idealiter wil je dat je teamlid je gelaatsuitdrukkingen en lichaamstaal kan zien.
Als je team op afstand of verspreid werkt, kan communiceren via een telefoongesprek in plaats van een videoconferentie ook werken. Zoom-moeheid bestaat echt en het kan samenwerking en communicatie bijzonder moeilijk maken voor teams op afstand. Communiceren via de telefoon vermindert de visuele spanning enigszins, terwijl je toch de stem en de toon van je teamlid kunt horen.
4. Let op je lichaamstaal en je toon
Communicatie gaat niet alleen over wat je zegt, het gaat er ook om hoe je het zegt. Zorg ervoor dat je je armen niet over elkaar slaat of kortaf overkomt. Vaak heeft je lichaamstaal niets met de huidige situatie te maken. Misschien ben je moe of gestrest over iets in je privéleven. Maar je teamleden, die misschien niet over die context beschikken, zouden je gedrag kunnen zien en denken dat je boos of overstuur bent over iets. Probeer vooral bij moeilijke gesprekken je lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen te ontspannen om geen onbedoelde signalen af te geven.
5. Geef voorrang aan tweerichtingscommunicatie
Luisteren is voor de communicatie op de werkplek net zo belangrijk als praten. Luisteren naar de ideeën van anderen, in plaats van alleen maar te proberen je eigen ideeën naar voren te brengen is belangrijk om een goed samenwerkend teamlid te zijn.
Er zijn twee types van luisteren: luisteren om te antwoorden en luisteren om te begrijpen. Als je luistert om te antwoorden, concentreer je je op wat je daarna gaat zeggen, in plaats van op wat de andere zegt. Bij deze manier van luisteren loop je het risico belangrijke informatie te missen of zelfs te herhalen wat de ander net gezegd heeft.
Probeer in plaats daarvan actief te luisteren - dat wil zeggen, luister naar wat de ander te zeggen heeft zonder te bedenken hoe je zult antwoorden. Als je aan iets denkt dat je wilt zeggen, schrijf het dan op, zodat je terug kunt gaan naar luisteren om te begrijpen, in plaats van te proberen te onthouden wat je vervolgens wilt gaan zeggen.
6. Blijf bij feiten, niet bij verhalen
'Feiten vs. verhalen' is een techniek die aanbevolen wordt door de mede-oprichtster van de Conscious Leadership Group, Diana Chapman. In dit geval zijn 'feiten' dingen die werkelijk gebeurd zijn - dingen waar iedereen in de kamer het gemakkelijk over eens zou zijn. Een 'verhaal', daarentegen, is je interpretatie van de situatie.
Stel bijvoorbeeld dat je manager je live feedback geeft tijdens een kleine teamvergadering. Dat is een feit. Je verwachtte de feedback niet, en je hebt het gevoel dat je manager de feedback deelde - in plaats van hem te bewaren voor je 1:1-gesprek - omdat hij ontevreden is over je werk. Dit is een 'verhaal', want je kunt op geen enkele manier weten of dit waar is of niet.
Verhalen zijn onvermijdelijk. We creëren allemaal verhalen uit feiten. Maar probeer verhalen van feiten te scheiden, en vermijd te handelen naar verhalen zolang je ze niet kunt valideren. In dit geval zou je bijvoorbeeld tijdens je volgende 1:1-gesprek aan je manager kunnen vragen waarom hij feedback heeft gedeeld in een teamvergadering.
7. Zorg ervoor dat je met de juiste persoon spreekt
Doeltreffende communicatie op het werk heeft evenveel te maken met tegen wie je praat als met wat je zegt. Slechte communicatie ontstaat vaak wanneer je met de verkeerde mensen praat, of informatie probeert te delen in de verkeerde omgeving.
Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat de juiste mensen in de ruimte zijn of de boodschap ontvangen. Als je niet zeker weet wie dat zijn, doe dan een oefening om vast te stellen welke belangrijke projectbelanghebbenden er ontbreken.
5 tips om effectieve communicatievaardigheden op de werkplek op te bouwen
Als leider heb je het vermogen om communicatieconventies in je team te bepalen en vast te stellen. Effectieve communicatievaardigheden kunnen een gezonde bedrijfscultuuropbouwen, vertrouwen bij je werknemers bevorderen en silo's tussen cross-functional teams afbreken. Hier lees je hoe:
1. Pak eventuele onderliggende veranderingen aan
Voordat je de communicatievaardigheden van je team gaat verbeteren, moet je er zeker van zijn dat er geen onderliggende problemen zijn die iedereen ervan weerhoudt om eerlijk te communiceren. Voelt iedereen zich op zijn gemak bij een open gesprek? Is er iets waardoor een teamlid het gevoel zou kunnen krijgen dat hij niet zichzelf kan zijn?
Een van de meest waardevolle dingen die je als leidinggevende kunt doen, is ervoor zorgen dat je werknemers zich op hun gemak voelen als ze volledig als zichzelf op het werk verschijnen (of zoveel als zichzelf als ze willen). Of dat nu betekent dat je meningsverschillen moet uiten, over hun passies buiten het werk moet praten of eerlijk moet zijn over welke vorm van communicatie voor hen het beste werkt, zorg ervoor dat je de behoeften van elk teamlid begrijpt en dat die behoeften binnen het team worden vervuld.
2. Vraag vaak om feedback
Als je niet om feedback over je communicatiestijl vraagt, krijg je die misschien ook nooit. Hoewel communicatie op de werkplek invloed heeft op elke interactie, beschouwen teamleden het meestal niet als iets om feedback over te geven. Door je werknemers om feedback te vragen over je communicatiestijl, kun je blijven verbeteren en duidelijke communicatiestrategieën voor je team ontwikkelen.
3. Begrijp de communicatiestijl van het team
Een andere doeltreffende manier om met je team te communiceren, is hen te vragen hoe zij willen communiceren. Communicatievoorkeuren moeten geen geheim zijn - of een gokspelletje. Als je meteen weet of je teamleden de voorkeur geven aan videoconferenties of telefoongesprekken, aan vergaderingen in de vroege ochtend of aan jamsessies in de namiddag, kun je helpen een omgeving te creëren waarin zij zich kunnen ontplooien.
Belangrijke vragen die gesteld moeten worden zijn onder andere:
Zijn ze ochtend- of avondmensen?
Houden ze van gestructureerde vergaderingen of hebben ze liever free-flow brainstormsessies?
Denken ze het best hardop op het moment of op papier?
Met welk persoonlijkheidstype identificeren ze zich: introvert, extrovert of ambivert?
Hebben ze het gevoel dat ze hun teamleden kennen of zouden ze liever meer teambindingsactiviteiten hebben?
Welk soort vergaderingen of taken geeft hen de meeste energie?
4. Maak tijd voor teambuilding of ijsbrekers
Je team leren kennen is van cruciaal belang voor het ontwikkelen van goede communicatieve vaardigheden. Het is bijzonder belangrijk om tijd vrij te maken om je team ook buiten de werksfeer te leren kennen. Vragen om het ijs te breken kunnen helpen om elke vergadering persoonlijk en leuk te maken. Overweeg daarom om te beginnen met een luchtig praatje voordat je in je vergaderagenda duikt.
5. Zet de toon
Onthoud: de manier waarop je communiceert en samenwerkt heeft gevolgen voor je hele team. Het is aan jou om de norm te stellen voor open en duidelijke communicatie op de werkplek. Als je die norm eenmaal stelt, zal je team dat voorbeeld volgen.
Ga om de paar maanden na hoe iedereen denkt over de communicatie binnen het team. Zijn er de laatste maanden gewoonten opgedoken die je wilt afbouwen of juist aanmoedigen? Door regelmatig na te denken over hoe je team communiceert - in plaats van 'instellen en vergeten' - kun je je communicatiemethoden doelbewuster toepassen.
Meer vormen van communicatie op de werkplek
De meeste discussies over communicatie op de werkplek gaan ervan uit dat de 'werkplek' persoonlijk is. Maar er zijn verschillende vormen van communicatie op verschillende locaties - van wereldwijde kantoren tot teams op afstand. De meeste beste praktijken op het gebied van communicatie gelden nog steeds voor elk type team, maar er zijn een paar extra overwegingen en beste praktijken die je kunt gebruiken om teamleden echt met elkaar in contact te laten komen.
Verspreide teams
Verspreide teams werken verspreid over meerdere nationale of wereldwijde kantoren. Deze teams kunnen verschillende tijdzones en talen omvatten, en elk kantoor heeft zijn eigen cultuur en gewoonten. Verwacht niet dat elk verspreid team op dezelfde manier communiceert. Een van de voordelen van verspreide teams is juist de verscheidenheid aan gedachten waaraan je wordt blootgesteld door met teamgenoten van over de hele wereld te werken.
Als je in een verspreid team werkt, is het van cruciaal belang dat je overcommuniceert zodat teamleden in verschillende tijdzones en kantoren op de hoogte blijven. Documenteer alles in een centrale bron van waarheid die teamleden kunnen raadplegen wanneer ze online zijn, en zoek een tool die in realtime werkt zodat niemand hoeft te vertragen door afwezigheid van informatie.
Houd er rekening mee dat tijdzones van invloed kunnen zijn op hoe mensen naar een gesprek komen. Probeer vergaderingen te plannen wanneer iedereen beschikbaar is of bied opnames en notities aan als teamleden er niet bij kunnen zijn. Het is ook van groot belang dat je goed controleert of de juiste mensen deelnemen, en dat ze niet overgeslagen worden omdat ze in een ander kantoor zitten dan de meerderheid van je team.
Online collega's
Als je met een virtueel team werkt, is het van cruciaal belang om te bepalen waar je gaat communiceren en hoe vaak. Als je precies weet waarvoor elk communicatiemiddel gebruikt moet worden, kunnen je teamleden zich verbonden voelen, zelfs als ze op afstand werken.
Teamleden die op afstand werken kunnen zich geïsoleerd voelen en van elkaar afgesneden. Overweeg daarom om met je hele team een oefening te doen over de gewoonten van je favoriete zakelijke communicatie. Sommige teamleden houden misschien van spontane telefoontjes, terwijl anderen misschien de voorkeur geven aan geplande vergaderingen met een beknopte agenda. Omdat teamleden minder kans hebben om persoonlijk met elkaar in contact te komen, is het van cruciaal belang om als team deze vormen van communicatie tot stand te brengen, zodat je de communicatiekanalen open kunt houden.
Zorg er ten slotte voor dat je teamleden regelmatig aanwezig zijn voor teambuilding. Of je nu aan het begin van elke vergadering activiteiten hebt om het ijs te breken of aan het eind van elke week wat tijd inruimt om gewoon wat te kletsen. Speciale teamtijd kan teamleden helpen contact te maken, ongeacht waar ze zich bevinden.
De kers op de taart van doeltreffende communicatie op de werkplek
Het laatste onderdeel van duidelijke communicatie is het hebben van een centrale bron van waarheid voor al je communicatie en werkinformatie. Met een gecentraliseerd systeem zoals een werkmanagementtool kun je het werk op alle niveaus van je team coördineren. Lees meer over hoe werkmanagement projectcoördinatie en communicatie gemakkelijker maakt in ons artikel Inleiding tot werkmanagement.
FAQ: Doeltreffende communicatie op de werkplek
Wat zijn de beste manieren om met je collega's te communiceren?
De beste manieren om met je collega's te communiceren zijn beknopte, respectvolle en tijdige uitwisselingen. Dit kan via verschillende kanalen, zoals e-mails, instant messaging, persoonlijke vergaderingen en videogesprekken. Het juiste medium selecteren op basis van de context van je communicatie (bijv. e-mails gebruiken voor formele aanvragen of Slack voor snelle vragen) en ervoor zorgen dat je beknopt en to the point bent, kan de effectiviteit van je communicatie verbeteren.
Waarom is effectieve communicatie belangrijk?
Effectieve communicatie zorgt ervoor dat informatie nauwkeurig wordt overgebracht en begrepen, wat resulteert in meer efficiëntie, minder misverstanden en betere werkrelaties. Het bevordert teamwork, besluitvorming en probleemoplossing, waardoor effectieve communicatie een hoeksteen is van succesvolle activiteiten en een positieve werkomgeving.
Wat is effectieve communicatie?
Effectieve communicatie wordt gekenmerkt door duidelijkheid, beknoptheid, coherentie en attentheid, ook bekend als de 5 C's (clarity, conciseness, coherence, and considerateness) van communicatie. Het betekent dat de boodschap op een duidelijke en begrijpelijke manier wordt overgebracht, direct en concreet is, logisch georganiseerd en gevoelig voor de behoeften en perspectieven van de ontvanger. Het gaat ook om actief luisteren, openstaan voor feedback en het vermogen om de boodschap aan te passen of te parafraseren op basis van het publiek en de context.
Hoe word je een effectieve communicator?
Om een effectieve communicator te worden, richt je je op duidelijkheid en beknoptheid in je berichten, luister je actief naar anderen en geef je constructieve feedback. Besteed aandacht aan zowel verbale als non-verbale signalen, zoals lichaamstaal en toon, om ervoor te zorgen dat je boodschap wordt ontvangen zoals bedoeld. Oefen empathie door rekening te houden met het perspectief van de ontvanger en sta open voor feedback om je spreekvaardigheid in het openbaar voortdurend te verbeteren.
