Asynchrone communicatie is niet wat je denkt dat het is

Voor velen van ons was het krijgen van een e-mail om 2:00 uur vroeger een rode vlag. Nu, met cross-functional teams in verschillende tijdzones, is het (enigszins) normaal. Combineer dat met de opkomst van hybride en werken op afstand, en je kunt zien hoe asynchrone communicatie een cruciaal onderdeel van ons werkleven is geworden. Asynchrone communicatie is wanneer we een bericht sturen zonder een antwoord te verwachten, inclusief die e-mails buiten de kantooruren die we naar onze collega's sturen, volledig wetende en verwachtend dat ze niet zullen - en niet zouden moeten - reageren. 

Asynchrone werk geeft teamleden de tijd en ruimte om zich te concentreren op het werk waarvoor ze opgeleid zijn. Maar het echte voordeel van asynchrone communicatie komt wanneer je samenwerking kunt benutten om het meeste uit je tijd op het werk te halen. Met het juiste asynchrone systeem kun je je belangrijkste werk gedaan krijgen en je doelen bereiken - met minder heen en weer of afleiding. Zo werkt het.

Synchrone versus asynchrone communicatie

Als asynchrone communicatie is wanneer we geen antwoord verwachten, is synchroon wanneer een antwoord wordt verwacht, zo niet ronduit noodzakelijk. Als je bijvoorbeeld een collega benadert en vraagt of die tijd heeft om bij te praten en te kletsen, zou het als vreemd of onbeleefd worden beschouwd als die gewoon niet reageerde. Synchrone communicatie gebeurt bijna altijd face-to-face, terwijl asynchrone communicatie meestal enige tijd en ruimte tussen jou en de andere persoon in het gesprek omvat.

Wat is asynchrone communicatie? 

Asynchrone communicatie is elke vorm van communicatie waarbij niet wordt verwacht dat twee mensen op exact hetzelfde moment aanwezig en beschikbaar zijn. Kortom, dit betekent dat wanneer je een asynchrone boodschap stuurt, je geen onmiddellijke reactie verwacht. 

En het is zeer impactvol. Volgens de Anatomie van werk-index van 022 doen werknemers hun beste geschoolde werk op de Startpagina, waar ze zich beter kunnen concentreren. Maar al te vaak geven we prioriteit aan face-to-face vergaderingen voor dingen die beter asynchroon in een e-mail kunnen worden gecommuniceerd. Als je begrijpt wanneer je asynchrone communicatie moet gebruiken, kan je team zijn belangrijkste werk gedaan krijgen. 

Geloof het of niet, je gebruikt al asynchrone communicatie (en veel). De term zelf is misschien nieuw voor je, maar het is eigenlijk een van de meest voorkomende soorten communicatie die we tijdens de werkdag gebruiken. E-mail is een veelvoorkomend voorbeeld van asynchrone communicatie, maar alles van sms'en tot het gebruik van projectbeheersoftware zijn asynchrone samenwerkingstools.

Andere voorbeelden van asynchrone communicatie: 

• Gedeelde Google-documenten

• Opgenomen videoboodschappen

• Statusrapporten

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten

Wat is synchrone communicatie? 

Synchrone communicatie is elke communicatie die in realtime plaatsvindt. Denk aan een persoonlijk gesprek, een brainstormvergadering (op afstand of persoonlijk) of een online chatgesprek via Microsoft Teams of Slack. Met dit soort communicatie kunnen de persoon of personen met wie je communiceert onmiddellijk reageren.

Voorbeelden van synchrone communicatie:

• Persoonlijke vergaderingen

• Videoconferenties via tools zoals Zoom en Google Meet

• Instant messaging via Slack, Microsoft Teams of andere berichtentools

• Telefoongesprekken

Asynchrone versus synchrone communicatie: voor- en nadelen

Asynchrone communicatie moet niet in een vacuüm worden gebruikt. Soms heb je een onmiddellijke reactie nodig of een manier om problemen face-to-face op te lossen. Realtime, synchrone communicatie heeft zijn voordelen, maar ook enkele nadelen. Bekijk de voor- en nadelen van elk type communicatie:

Asynchrone communicatie: voor- en nadelen

Bij Asana zijn we grote fans van hoe asynchrone communicatie de productiviteit kan verhogen en werk over werk kan verminderen, maar er zijn ook enkele nadelen waarmee je rekening moet houden. 

Voordelen van asynchrone communicatie:

• Beschermt de flow-staat en diep werk. Omdat teamleden minder tijd besteden aan vergaderingen, hebben ze meer tijd om zich te concentreren en in de flow te komen. De flow-staat is het gevoel zo 'in de zone' te zijn dat de tijd lijkt weg te vallen en niet kan worden bereikt met constante onderbrekingen. 

• Vooral goed voor teams die verspreid zijn over meerdere tijdzones. Als je team zich niet op dezelfde plaats bevindt, kan synchrone communicatie bijzonder pijnlijk zijn. Asynchrone communicatie zorgt ervoor dat iedereen de informatie krijgt die ze nodig hebben, in een tijd en medium dat voor hen werkt.

• Alle communicatie wordt gedocumenteerd. Of je nu schriftelijke communicatie deelt of bijhoudt in pojectbeheertools, een van de belangrijkste voordelen van asynchrone communicatie is dat alles wordt gedocumenteerd. Op die manier kunnen teamleden die geleerde lessen of eerdere projectinformatie moeten bekijken, dit gemakkelijk doen. 

• Moedigt diepgaandere, duidelijkere communicatie aan. Wanneer teamleden de kans hebben om hun gedachten te ordenen, kunnen ze het bericht ook bewerken en verfijnen als dat nodig is. Wat tijd om te beoordelen kan hen helpen om ontbrekende hiaten in hun eigen tempo op te vullen en een meer diepgaande, duidelijk geformuleerde update te geven.

• Het produceert vaak oplossingen van hogere kwaliteit. Vaak plannen we een persoonlijke of videovergadering en verwachten we het probleem in die tijd op te lossen. Door teamleden de kans te geven om in hun eigen tijd problemen op te lossen, kunnen ze meer tijd besteden aan het nadenken over het probleem en mogelijk tot een betere oplossing komen.

• Stel je team in staat om te werken wanneer ze het meest productief zijn. Sommige teamleden doen hun beste werk in de ochtend, terwijl anderen misschien bijzonder productief zijn in de late namiddag. Asynchrone werkstijlen stellen elk teamlid in staat om zijn eigen werkschema in te stellen om te profiteren van productiviteit.

Nadelen:

• Niet onmiddellijk. Het meest voor de hand liggende nadeel van asynchrone communicatie is dat deze niet in realtime plaatsvindt. Afhankelijk van het type of doel van je bericht kan dit een probleem zijn.

• Tijdrovend. Dit geldt vooral voor geschreven formulieren van asynchrone communicatie. Het nadeel van gedetailleerder schrijven is dat het langer duurt om het te maken.

• Silo's verminderen transparantie en zichtbaarheid. Als je teamcommunicatietools in silo's zitten, kan asynchrone communicatie het voor teamleden moeilijker maken om informatie te vinden en goed werk te leveren. Om dat tegen te gaan, moet je ervoor zorgen dat je asynchrone communicatietools gedeelde informatiebronnen zijn waar iedereen toegang toe heeft.  

• Gebrek aan interpersoonlijke verbinding. Asynchrone communicatie is misschien effectiever, maar het betekent dat je geen kans krijgt om in realtime met je team in contact te komen. Vooral als je een team op afstand leidt, moet je ook teamvergaderingen en teambuildingactiviteiten plannen om de groepsdynamiek te verbeteren. 

• Gebrek aan visuele signalen en context. Omdat je niet face-to-face communiceert, mist asynchrone communicatie de visuele signalen die je van gesprekken zou verwachten. Als het om belangrijke gesprekken gaat, zoals conflictoplossing of constructieve feedbacksessies, overweeg dan om het live te doen om misverstanden te verminderen. 

Synchrone communicatie: voor- en nadelen

Realtime communiceren is een geweldige manier om contact te maken met je collega's en onmiddellijke problemen op te lossen. Maar deze vorm van communicatie heeft ook enkele belangrijke nadelen, die de efficiëntie en effectiviteit van je team in de weg kunnen staan.

Voordelen: 

• Lost onmiddellijke problemen op. Zoals we hierboven vermeldden, heeft synchrone communicatie het voordeel dat het onmiddellijke problemen oplost. Als je op dit exacte moment een probleem moet aanpakken of een oplossing moet bedenken, is synchrone communicatie de beste manier om dat voor elkaar te krijgen. 

• Ondersteunt interpersoonlijke communicatie. Als je over een moeilijk onderwerp communiceert of opbouwende kritiek deelt, kan synchrone communicatie je helpen ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat in de vertaling of verkeerd wordt geïnterpreteerd. 

• Verhoogt de verbindingen tussen mensen. Als je een team leidt, zorg er dan voor dat je minstens één keer per week een 1:1-vergadering hebt met je direct ondergeschikten. Synchrone vergaderingen geven je de kans om bij elke werknemer te kijken hoe het gaat, ondersteuning te bieden en hen te helpen hun carrière te laten groeien. 

• Bevordert teamwerk. Chatten met je team, teambuildingactiviteiten organiseren en wat face-to-face tijd hebben is cruciaal voor effectieve teams. Of je team nu op afstand of persoonlijk werkt, zorg ervoor dat je elke week tijd hebt om als groep samen te komen. 

• Bouw voort op de ideeën van anderen. Er zijn enkele situaties - zoals brainstormvergaderingen of ontwerpkritieksessies - die baat hebben bij realtime samenwerking, simpelweg omdat dat de beste manier is om goede ideeën te delen. Als de creatieve energie van een team cruciaal is voor je communicatie, is synchrone communicatie waardevoller dan offline samenwerking. 

Nadelen:

• Onderbreekt de flow. We hebben allemaal wel eens een vergaderdag gehad waarop, net als je weer aan het werk bent, een andere vergadering je flow onderbreekt. Hoewel de vergaderingen zelf productief kunnen zijn, kunnen verspreide vergaderingen je kans op persoonlijke productiviteit op een bepaalde dag verpesten. 

• Kan doelloos zijn. Standaard plannen veel teams vergaderingen, terwijl een e-mail of een schriftelijke statusupdate voldoende zou kunnen zijn. Als je vergaderingen plant, zorg er dan dat ze allemaal een doel hebben.

• Actiepunten kunnen over het hoofd worden gezien. Soms worden geweldige brainstormsessies niet effectief vastgelegd en verlies je alle geniale ideeën die je als Team hebt bedacht. 

• Kan leiden tot beslissingen van mindere kwaliteit. Sommige mensen voelen de behoefte om tijdens vergaderingen ter plekke beslissingen te nemen, voordat ze de kans hebben om de informatie te bekijken en te begrijpen. 

10 tips om asynchrone communicatie effectief te gebruiken

Asynchrone communicatie is een krachtige manier om de productiviteit te verhogen, de focustijd te beschermen en je team in staat te stellen hun werk met de grootste impact gedaan te krijgen. Maar om alle voordelen te plukken, moet je jezelf en je Team klaarstomen voor succes. 

Je gebruikt al asynchrone communicatie in je dagelijkse leven via zaken als e-mail. Maar als dit de eerste keer is dat je regels en richtlijnen voor asynchrone communicatie vaststelt, probeer dan deze tien tips om aan de slag te gaan. 

1. Maak een communicatieplan

Een communicatieplan is je one-stop-shop voor de communicatiestrategie van je team. Met een duidelijk communicatieplan hebben teamleden duidelijke antwoorden op al hun projectcommunicatievragen, zoals:

• Welk communicatiekanaal moeten we wanneer gebruiken? 

• Wanneer moeten we synchrone versus asynchrone communicatie gebruiken? 

• Hoe worden belangrijke details, zoals projectstatusrapporten, gecommuniceerd? Hoe vaak worden ze gedeeld? 

• Wat zijn de verwachte responstijden voor verschillende projecten?

Bij Asana gebruiken we bijvoorbeeld:

• Persoonlijke of videoconferentievergaderingen met gedefinieerde vergaderagenda's voor realtime communicatie.

• Asana om asynchroon te communiceren over werk, zoals het verduidelijken van taakdetails, het bijwerken van projectstatusrapporten of het delen van belangrijke projectdocumenten.

• Directe berichten in Slack voor synchrone communicatie over dagelijkse updates en snelle vragen.

• Slack-kanalen voor asynchrone, teambrede updates.

• E-mail om met externe belanghebbenden te communiceren.

2. Vergroot de zichtbaarheid met een gedeelde werkruimte

Een gedeelde werkruimte is een central source of truth en communicatie voor je hele team. Gedeelde werkruimtes verminderen silo's en vergroten de zichtbaarheid over het werk. 

Dit is vooral belangrijk voor een asynchrone team. Zelfs als je team erin slaagt om minder vaak te vergaderen, heb je nog steeds een manier nodig om toegang te krijgen tot informatie. Door al je projectdetails in een centrale opslagplaats op te slaan, kan iedereen duidelijk zien wie wat doet en wanneer. 

Natuurlijk vinden wij Asana een heel goede manier om dat te doen. Alle communicatie in Asana is verbonden met werk, dus we weten altijd precies waar teamleden het over hebben. Iedereen kan de informatie vinden die ze nodig hebben, zonder te maken te hebben met silo's of mappen waar ze geen toegang toe hebben. Als gevolg hiervan is er weinig tot geen projectwerk dat plaatsvindt waar iedereen het niet kan zien. Wanneer belanghebbenden erbij moeten komen, zelfs asynchroon, kunnen ze alle eerdere communicatie over het werk op dezelfde plaats bekijken. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten

3. Asynchrone samenwerking in de teamcultuur inbedden

Een deel van het mogelijk maken van effectieve asynchrone communicatie is het cultiveren van een asynchrone mentaliteit. Als iedereen in je team denkt aan vergaderen eerst, zullen ze waarschijnlijk een vergadering inplannen om een projectstatusupdate te delen, zelfs als je al conventies hebt gedeeld voor het schrijven van een geweldig projectstatusrapport. 

Wanneer je officieel asynchrone communicatie in je team lanceert of opnieuw lanceert, stel dan verwachtingen over wat een vergadering zou moeten zijn en wat niet. Moedig teamleden aan om vergaderingen te weigeren als ze denken dat ze er niet bij hoeven te zijn, of om voor te stellen dat een vergadering beter kan worden gebruikt als een asynchrone update. 

Bij Asana hebben we dit gedaan door ons Vergaderingsmanifest te publiceren. Het Vergaderingsmanifest - dat bedrijfsbreed werd gedeeld - legt uit wanneer en hoe vergaderingen moeten worden gepland. In het manifest gaan we ook in op details over wanneer je geen vergadering moet houden - dingen zoals het delen van statusupdates of andere algemene informatie, of vergaderingen zonder agenda of doel. 

4. Communiceer werktijden

Asynchrone communicatie is vooral effectief wanneer teamleden zich in verschillende tijdzones bevinden. Standaard communiceren werknemers op afstand asynchroon, omdat ze niet tegelijkertijd op dezelfde plaats zijn. 

Om vast te stellen wanneer teamleden online zullen zijn en op vragen zullen reageren, moedig je elk teamlid aan om hun werktijden te delen. Je kunt dit doen door het in te stellen in je online agenda of het toe te voegen aan je profiel in verschillende virtuele tools zoals Asana en Slack.

5. Plan focustijd

Naast het communiceren van je werktijden, moet je ook communiceren wanneer je niet op berichten reageert, zelfs als je online bent. Geplande focustijd is een van de beste manieren om diep werk te doen. 

Om je focustijd in te plannen en te beschermen: 

• Plan focustijd in je Agenda. De beste manier om je focustijd te beschermen is door deze in je Agenda in te plannen. Gebruik tijdsblokken om aan de slag te gaan. 

• Zet meldingen uit. Schakel tijdens je focustijd meldingen uit, zodat je niet voortdurend uit de Flow wordt getrokken. Gebruik instellingen zoals 'niet storen' om je collega's te laten weten dat je offline bent, maar binnenkort terug bent en vragen beantwoordt. 

• Groepeer synchrone vergaderingen. Bouw indien mogelijk meer focustijd in je Agenda in door vergaderingen dicht bij elkaar te plannen. Dit is niet altijd mogelijk, maar het kan effectief ruimte vrijmaken voor Diep werk. Je kunt dit handmatig doen of een Agenda-integratie zoals Clockwise gebruiken om het proces te automatiseren. 

6. Stel vergaderagenda's in voor alle synchrone communicatie

Er zijn momenten waarop de beste manier om dingen gedaan te krijgen is om er in realtime over te praten. Vergaderingen zijn een waardevol hulpmiddel om je ideeën af te stemmen en te communiceren met projectbelanghebbenden. 

Om synchrone vergaderingen echt effectief te maken, moet je ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Er zijn drie stappen om dat te doen: 

1. Zorg ervoor dat elke vergadering een doel heeft. Wanneer je een vergadering plant, vraag jezelf dan af: "Kan dit een bericht zijn?" Als het antwoord nee is, identificeer dan wat het doel van de vergadering is en wat je hoopt te bereiken tijdens deze live sessie. 

2. Deel een vergaderagenda en relevante voorlezingen voorafgaand aan de vergadering. Vergaderingen mislukken wanneer teamleden niet op dezelfde lijn zitten. Maak vooraf een vergaderagenda, zodat iedereen weet wat je gaat bespreken. Je kunt ook voorlezen toewijzen als er informatie is die teamleden moeten weten voordat de vergadering begint. Als je tijdens de vergadering beslissingen moet nemen, kan voorbereidend lezen teamleden ook de kans geven om over het probleem na te denken en met enkele eerste oplossingen te komen, zonder de tijdsbeperkingen van de live vergadering. 

3. Blijf bij je vergaderagenda. Vergaderingen kunnen vaak uit de hand lopen, en het is aan jou als leider van de vergadering om te weten of je de vergadering moet laten afdwalen, of dat je je team weer op het goede spoor moet krijgen. Gebruik indien nodig tijdbeheerstrategieën zoals Timeboxing om je vergadering soepel te laten verlopen.

7. Probeer een dag zonder vergaderingen 

Een andere geweldige manier om synchrone vergaderingen te verminderen, is door een dag zonder vergaderingen te proberen. Bij Asana gebruiken we No Meeting Wednesday als een kans voor alle teamleden om tijd te besteden aan diep werk. 

8. Creëer mogelijkheden voor synchrone verbinding

Dit is vooral belangrijk voor werknemers op afstand, die doordeweeks misschien niet regelmatig face-time met hun Team krijgen. Gebruik synchrone communicatie om isolatie te verminderen en de teamverbinding te vergroten. 

Je kunt dit doen door een team Slack-kanaal in te stellen of een wekelijkse chat in te plannen voor je team om te verbinden en tot rust te komen. Hoewel asynchrone communicatie de productiviteit verhoogt, kan synchrone verbinding de betrokkenheid en het saamhorigheidsgevoel vergroten. 

9. Deel bedrijfsbrede communicatievoorbeelden

Afhankelijk van hoe je team momenteel werkt, kunnen mensen standaard vergaderingen plannen. Maak indien nodig een lijst en deel soorten communicatie die synchroon of asynchroon moeten plaatsvinden. Bij twijfel kunnen teamleden deze lijst raadplegen om vergaderingen in te plannen of te annuleren.

Voorbeeld: 

Asynchroon: 

• Projectstatusrapporten

• Communicatie over werk dat niet dringend is

• Projectplannen

• Vragen stellen over individuele projecten

• Afhankelijkheden of vertragingen markeren

• Informatie delen

• Feedback en goedkeuringen

Realtime:

• Project kickoff-vergaderingen

• Brainstormsessies

• Ontwerpkritiek en -beoordeling

• Dagelijkse standups

• Maandelijkse vergadering met het hele team

• Wekelijkse vergadering voor teambuilding

10. Houd videovergaderingen onder de 30 minuten

Wanneer je vergaderingen plant, doe dan alles wat je kunt om de productiviteit te optimaliseren. Een goede manier om dat te doen is door vergaderingen te beperken tot ongeveer 30 minuten, of een pauze in te voeren rond de 30 minuten voor langere vergaderingen. 

Waarom? Recent onderzoek door Dr. Sahar Yousef, een cognitief neurowetenschapper van UC Berkeley, suggereert dat de productiviteit van vergaderingen sterk afneemt na 30 minuten. Volgens Dr. Yousef: 

"We ontdekten dat na de 30 minuten van een videogesprek, de hersenen overmatige vermoeidheid ervaren, waardoor het erg moeilijk is om zich te concentreren. Als je langere vergaderingen of blokken vergaderingen moet plannen, maak dan tijd voor een pauze van 1 minuut na 30 minuten. Het zal je hersenen echt helpen om te resetten en energie te behouden voor de komende 30 minuten."

Hoe speelt werken op afstand een rol? 

Je ziet vaak asynchrone communicatie in verband met werken op afstand - en het is waar dat werknemers op afstand standaard meer asynchroon communiceren. Maar of je nu op kantoor bent of via Zoom, iedereen kan profiteren van de verhoogde productiviteit die asynchrone communicatie biedt. 

Als je werknemers op afstand beheert en alle gesprekken asynchroon plaatsvinden, zorg er dan ook voor dat je wat tijd vrijmaakt voor persoonlijke interactie om ze comfortabeler te maken en het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team. Wanneer je synchroon moet communiceren, omarm het dan. 

Een asynchrone workflow omarmen

Asynchrone communicatie is een van de beste manieren om je team in staat te stellen geweldig werk te leveren en tegelijkertijd de zichtbaarheid en transparantie te vergroten. Dit soort communicatie verhoogt de productiviteit, helpt je team betere beslissingen te nemen en verhoogt de cross-functional zichtbaarheid van belangrijke projectinformatie. 

Om effectief asynchroon te communiceren, heb je een manier nodig om die informatie op te slaan en te delen. Om dit te doen, gebruik je een gedeelde bron van waarheid, zoals een Werkbeheertool. Asana is een werkbeheertool waarmee je werk kunt organiseren en erover kunt communiceren en alles kunt samenbrengen wat je team nodig heeft om hun beste werk te doen. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten