Projectmanagementplan: zo maak je er een in zeven stappen

Projectplannen zijn essentieel om alle informatie met betrekking tot het project georganiseerd en op schema te houden. Een goed projectmanagementplan helpt je om je werk te beginnen met alle nodige onderdelen - van doelen en budgetten tot mijlpalen en communicatieplannen - op een plaats. Bespaar jezelf tijd (en een paar kopzorgen) door een werkplan te maken dat van je project een succes maakt.

Wat is een projectplan?

Een projectplan is een strategisch document dat de doelen, het bereik, de tijdlijn, het budget, de rollen en de deliverables van een project beschrijft. Het dient als blauwdruk waarmee je team gestructureerd samenwerkt om projectdoelen te bereiken.

Een projectplan, ook wel werkplan genoemd, bevat informatie over je projectschema, bereik, deadlines en deliverables. Door je projectplan in een werkbeheersysteem te bouwen, kun je plannen, bijhouden en rapporteren over het werk, alles op dezelfde plaats.

Als je nog steeds niet zeker weet wat een projectplan is, lees dan hieronder hoe het verschilt van andere projectonderdelen.

Projectplan versus werkplan

Een projectplan en een werkplan zijn hetzelfde. Verschillende teams of afdelingen geven misschien de voorkeur aan de ene of de andere term. Uiteindelijk beschrijven ze allebei hetzelfde: een lijst van grote actiestappen die je moet nemen om de doelstellingen van je project te bereiken.

Projectplan versus projectcontract

Een projectcontract is een instrument dat je kunt gebruiken om de handtekeningen van de belangrijkste belanghebbenden te krijgen voordat je aan een project begint. Stel daarom een projectcontract op voordat je aan je projectplan begint. Een projectcontract is een vereenvoudigde versie van een projectplan: het bevat alleen je projectdoelstellingen, bereik en verantwoordelijkheden. Zodra je contract is goedgekeurd, kun je een projectplan maken met een meer diepgaande blauwdruk van de belangrijkste elementen van je project.

Projectplan versus projectbereik

Je projectscope definieert de omvang en grenzen van je project. Je dient je projectscope als onderdeel van je projectplan uiteen te zetten voor alle belanghebbenden van het project en met hen te delen. Wanneer je je op een bepaald moment zorgen maakt over scope creep, kun je je vooraf gedefinieerde scope in je projectplan raadplegen om weer op schema te komen.

Om je strategisch plan volledig uit te werken, moet je je projectschema opnemen. Maar je werkplan heeft meer nodig dan dat. Je moet ook richting geven aan andere belangrijke elementen, zoals belanghebbenden, doelen en mijlpalen.

Projectplan vs. agile project

Agile-projectbeheer is een raamwerk om teams te helpen het werk in iteratieve componenten op te splitsen waar gezamenlijk aan kan worden gewerkt. Agile-raamwerken worden vaak uitgevoerd in combinatie met scrum- en sprint-methodologieen. Net als bij elk ander project is het voor agile-teams een voordeel om over een projectplan te beschikken voordat ze met hun werk beginnen.

Waarom zijn projectplannen belangrijk?

Projectplannen geven de richting aan voor het hele project. Zonder zo'n plan mis je de eerste cruciale stap in het totale projectbeheerproces. Een duidelijk, schriftelijk projectmanagementplan geeft richting aan alle belanghebbenden en houdt iedereen ook verantwoordelijk. Het bevestigt dat je over de middelen beschikt die je voor het project nodig hebt, voordat het daadwerkelijk begint.

Met een projectplan kun je als verantwoordelijke voor de uitvoering ook voorspellen op welke uitdagingen je zou kunnen stuiten terwijl het project nog in de planningsfase zit. Op die manier kun je ervoor zorgen dat het project haalbaar is, of het eventueel bijsturen. Volgens een studie van het Project Management Institute is er een sterke correlatie tussen projectplanning en projectsucces - hoe beter je plan, hoe beter het resultaat. De planningsfase goed doorlopen zorgt dus ook voor betere projectefficiëntie en -resultaten.

Hoe je een projectplan schrijft in zeven stappen

Voor het maken van een duidelijk projectmanagementplan heb je een manier nodig om alle bewegende delen bij te houden. Het maakt niet uit wat voor soort project je plant, elk werkplan moet het volgende omvatten:

• Doelen en projectdoelstellingen.

• Succescijfers.

• Belanghebbenden en rollen.

• en budget.

• Mijlpalen en deliverables.

• Tijdlijn en planning.

• Communicatieplan.

Weet je niet zeker wat elk van deze onderdelen betekent of hoe ze eruitzien? Laten we in de details duiken.

Stap 1: Doelen en doelstellingen bepalen

Je werkt aan dit projectplan met een reden, waarschijnlijk om je team of je bedrijf naar een einddoel te brengen. Maar hoe weet je of je dat doel bereikt hebt als je geen manier hebt om het succes te meten?

Elk projectplan moet een duidelijk, gewenst resultaat hebben. Het identificeren van je doelen biedt niet alleen een rationale voor je projectplan, het houdt ook iedereen op een lijn en gericht op de resultaten die ze willen bereiken. Bovendien blijkt uit onderzoek dat werknemers die weten hoe hun werk bijdraagt tot de bedrijfsdoelstellingen, dubbel zo gemotiveerd zijn. Toch heeft slechts 26% van de werknemers die duidelijkheid. Dat komt omdat het stellen van doelen meestal afzonderlijk van het eigenlijke werk gebeurt. Door je doelen in je werkplan te definieren, kun je het werk van je team direct koppelen aan de projectdoelstellingen die je hoopt te bereiken.

Wat is het verschil tussen projectdoelen en projectdoelstellingen?

In het algemeen moeten je projectdoelen van een hoger niveau zijn dan je projectdoelstellingen. Wanneer je je projectdoelen opstelt, probeer je te schetsen wat er moet gebeuren als je project succesvol is en hoe je project aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen. Door projectdoelstellingen op te stellen kun je je concentreren op de daadwerkelijke, specifieke deliverables die je gaat bereiken aan het eind van je project.

Je projectplan geeft de richting aan die je team nodig heeft om je doelen te bereiken, door middel van je projectdoelstellingen. Door je doelstellingen direct in je planningsdocumentatie op te nemen, weet je altijd welke richting je uit moet. Wanneer je het bereik van je project bepaalt of je projectschema uitstippelt, kijk je naar je doelen om er zeker van te zijn dat het werk in het voordeel van je hoofddoelstellingen is.

Stap 2: Succescijfers instellen

Zodra je je doelen hebt bepaald, moet je ervoor zorgen dat ze meetbaar zijn door belangrijke succescijfers vast te stellen. Terwijl je doel dient als het beoogde resultaat, heb je succesmetrieken nodig om te weten of je al dan niet op schema ligt om dat resultaat te bereiken. De beste manier om dat te doen is door SMART-doelen te stellen. Met SMART-doelen kun je ervoor zorgen dat je succescijfers duidelijk en meetbaar zijn, zodat je aan het eind van je project kunt terugblikken en gemakkelijk kunt zeggen of je ze gehaald hebt of niet.

Een doel voor een evenement zou bijvoorbeeld kunnen zijn om op 22 juni een jaarlijkse driedaagse conferentie voor SEO-professionals te organiseren. Een succescijfer voor dat doel zou kunnen zijn dat ten minste 1.000 mensen je conferentie bijwonen. Dat is zowel duidelijk als meetbaar.

Stap 3: Belanghebbenden en rollen verduidelijken

Een project leiden betekent meestal dat er medewerkers bij de uitvoering betrokken moeten worden. Geef in je projectmanagementplan aan welke teamleden deel zullen uitmaken van het project en wat ieders rol zal zijn. Zo kun je bepalen wie verantwoordelijk is voor elke taak en kun je belanghebbenden laten weten hoe je verwacht dat ze bij het project betrokken worden.

Zorg er tijdens dit proces voor dat je de verschillende rollen en verantwoordelijkheden vastlegt die je belanghebbenden zouden kunnen hebben. Wie is er bijvoorbeeld direct verantwoordelijk voor het welslagen van het project? Zijn er goedkeurders die erbij betrokken moeten worden voordat iets definitief wordt? Welke cross-functional belanghebbenden moeten in het projectplan worden opgenomen? Zijn er risicobeheerfactoren die je moet opnemen?

Overweeg het gebruik van een systeem, zoals een RACI-tabel, om te helpen bepalen wie het project stuurt, wie beslissingen goedkeurt, wie aan het project bijdraagt en wie geinformeerd moet blijven terwijl het project vordert.

Zodra je al je rollen en belanghebbenden hebt geschetst, zorg je ervoor dat die documentatie in je projectplan wordt opgenomen. Zodra je je plan hebt voltooid, wordt je werkplan je cross-functional bron van waarheid.

Stap 4: Budget bepalen

Een project uitvoeren kost meestal geld. Of het nu gaat om het inhuren van freelancers voor het schrijven van inhoud of een cateringbedrijf voor een evenement, je zult waarschijnlijk wel wat geld uitgeven.

Aangezien je in het kader van je projectplan al je doelen en belanghebbenden hebt bepaald, kun je die informatie gebruiken om je budget en middelenplan vast te stellen. Als dit bijvoorbeeld een cross-functional project is waarbij meerdere departementen betrokken zijn, zullen de departementen dan de kosten van het project delen? Als je een specifiek doel hebt, zoals deelnemers aan een evenement of nieuwe gebruikers, is je voorgestelde budget dan voldoende om dat doel te bereiken?

Door je budget vast te stellen tijdens de planningsfase van je project (en voordat de uitgaven beginnen), kun je goedkeuring krijgen. Na de goedkeuring kun je slimme, zuinige beslissingen nemen tijdens de uitvoeringsfase van je project. Het is ook gemakkelijker om dat budget goed te verdelen, omdat je je doelen en belanghebbenden al in je projectplan hebt vastgelegd. Door te plannen kun je bepalen hoeveel elk onderdeel van je project kost, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Neem in deze stap ook een korte risicoanalyse op. Breng mogelijke risico's in kaart en reserveer een deel van het budget als buffer voor onvoorziene uitgaven. Zo houd je controle over de financien, ook als het project anders loopt dan gepland.

Stap 5: Afstemmen op mijlpalen en deliverables

Een belangrijk onderdeel van de planning van je project is het vaststellen van mijlpalen, of specifieke doelstellingen die een prestatie betekenen. Mijlpalen hebben geen begin- en einddatum nodig, maar als je er een haalt, betekent dat een belangrijke verwezenlijking tijdens je project. Ze worden gebruikt om de voortgang te meten. Stel bijvoorbeeld dat je werkt aan de ontwikkeling van een nieuw product voor je bedrijf. Als je op de tijdlijn van je project een mijlpaal vastlegt voor de voltooiing van het prototype, kun je de voortgang meten die je tot nu toe hebt geboekt.

Een project-deliverable daarentegen is wat werkelijk geproduceerd wordt zodra je een mijlpaal bereikt hebt. In ons voorbeeld van productontwikkeling hebben we een mijlpaal bereikt toen we het deliverable produceerden, namelijk het prototype. Met een goed gestructureerd projectplansjabloon kun je je project gemakkelijk organiseren rond deliverables en mijlpalen. Zo heeft iedereen in het team duidelijk zicht op het werk binnen je projectbereik, en op de mijlpalen waar je team naartoe werkt.

Stap 6: Tijdlijn en planning schetsen

Om je projectdoelen te bereiken, moeten jij en je belanghebbenden duidelijkheid hebben over je algemene projecttijdlijn en -schema. Afstemmen op het tijdschema dat je hebt, kan je helpen beter prioriteiten te stellen tijdens strategische planningsessies.

Niet alle projecten hebben duidelijke tijdlijnen. Als je aan een groot project werkt met een paar onbekende datums, overweeg dan een projectroutekaart te maken in plaats van een volledige projecttijdlijn. Op die manier kun je de volgorde van de verschillende taken verduidelijken zonder noodzakelijkerwijs exacte data vast te leggen.

Zodra je de verantwoordelijkheden op hoog niveau hebt behandeld, is het tijd om wat energie te steken in de details. Begin met je project in taken te verdelen, zodat geen enkel onderdeel van het proces wordt overgeslagen. Grotere taken kun je zelfs opsplitsen in kleinere subtaken, zodat ze beter beheersbaar worden.

Neem dan elke taak en subtaak, en wijs er een start- en einddatum aan toe. Je zult alles visueel samen zien in een samenhangende projecttijdlijn. Voeg zeker belanghebbenden toe en breng in kaart wie wanneer wat moet doen.

Stap 7: Communicatieplan delen

We hebben vastgesteld dat de meeste projecten meerdere belanghebbenden hebben. Dat betekent dat hun communicatiestijlen zullen verschillen. Je hebt de kans om je verwachtingen voor dit specifieke project van tevoren vast te leggen in je projectplan. Een communicatieplan is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er gebeurt, hoe het project vordert en wat de volgende stappen zijn. En mocht er een obstakel opduiken, dan heb je al een duidelijk communicatiesysteem klaarliggen.

Denk bij de ontwikkeling van je communicatieplan aan de volgende vragen:

• Hoeveel projectgerelateerde vergaderingen moet je houden? Wat zijn hun doelen?

• Hoe ga je statusupdates beheren? Waar ga je ze delen?

• Welke tool ga je gebruiken om het project te beheren en de voortgang en updates te communiceren?

Net als de andere elementen van je projectplan, moet je ervoor zorgen dat je communicatieplan gemakkelijk toegankelijk is binnen je projectplan. Belanghebbenden en cross-functional medewerkers moeten deze richtlijnen gemakkelijk kunnen vinden tijdens de plannings- en uitvoeringsfasen van je project.

Voorbeelden van projectplannen

Om je te helpen begrijpen hoe je projectmanagementplan eruit moet zien, vind je hier twee voorbeeldplannen voor marketing- en ontwerpprojecten. Ze dienen als leidraad bij je eigen projectplanning.

Voorbeeld: jaarlijkse inhoudsagenda

Stel, je bent de Content Lead voor je bedrijf en het is jouw verantwoordelijkheid om een inhoudsagenda voor marketing op te stellen en uit te voeren voor alle inhoud die volgend jaar gepubliceerd wordt. Je weet dat je eerste stap het opstellen van een werkplan is. Zo zou het eruit kunnen zien:

Doelen en succescijfers: Je legt als doel voor het maken en uitvoeren van je inhoudsagenda vast om de betrokkenheid met 10% te verhogen. Je succescijfers zijn de open rate en de click through rate van e-mails, het aantal volgers in de sociale media van je bedrijf en hoe je inhoud scoort in zoekmachines.

Belanghebbenden en ieders rol: Er zijn vijf mensen bij dit project betrokken.

• Jij, Content Lead: ontwikkelen en bijhouden van de agenda.

• Brandon en Jamie, schrijvers: overzichten en tekst leveren voor elk stuk inhoud.

• Nate, redacteur: inhoud bewerken en er feedback op geven.

• Paula, producent: de inhoud publiceren zodra die geschreven en bewerkt is.

Budget: Je budget voor het projectplan en een jaar inhoud is $ 50.000.

Mijlpalen en deliverables: Je eerste mijlpaal is het voltooien van de inhoudsagenda, waarop alle onderwerpen voor het jaar staan. De deliverable is een deelbare versie van de agenda. Zowel de mijlpaal als de deliverables moeten duidelijk op je projectschema worden aangegeven.

Tijdlijn en planning: Je hebt bepaald dat je planning voor je projectplan voor de inhoudskalender als volgt gaat:

• Van 15 oktober tot 1 november: de onderzoeksfase om ideeen te vinden voor onderwerpen voor de inhoud.

• Van twee tot 30 november: de onderwerpen bepalen waarover je zult schrijven.

• Van 1 december tot 1 januari: de agenda samenstellen.

• Van 1 januari tot 31 december: de inhoud wordt geschreven door Brandon en Jamie, en bewerkt door Nate, gedurende het hele jaar.

• Van 16 januari tot 31 december: Paula begint met publiceren en blijft dat het hele jaar op voortschrijdende basis doen.

Communicatieplan: Je hebt een kick-offvergadering en daarna maandelijkse update-vergaderingen als onderdeel van je communicatieplan. Wekelijkse statusupdates worden op vrijdagnamiddag verstuurd. Alle communicatie over het project verloopt via een projectbeheertool.

Voorbeeld: website herontwerp

In dit voorbeeld wordt je website eindelijk vernieuwd met een website-herontwerp. Dit project vereist een gedetailleerd plan, gezien het grote bereik en de hoge verwachtingen van de verschillende belanghebbenden. Hier zie je hoe je projectplan eruit zou kunnen zien:

Doelen en succescijfers: Het algemene doel van je werkplan is de conversies op de website van het bedrijf tegen het einde van het jaar met 15% te verhogen. Je succescijfers zijn het aantal dagelijkse bezoekers dat zich registreert voor je gratis proefversie en het conversiepercentage van de registraties.

Belanghebbenden en ieders rol:

• Jij, Project lead: het project plannen en beheren.

• Sophie, UXR: onderzoek doen en inzichten verschaffen.

• James en Jenny, ontwerp: zorgen voor nieuwe ontwerpen voor de website.

• Shelly, Content: tekst en inhoud schrijven voor alle nieuwe onderdelen of webpagina's.

• Kate, webontwikkelaar: implementatie van de nieuwe website.

• Rob, lead webontwikkelaar: QA-implementatie en lancering van de nieuwe website.

• Emily, hoofd van Marketing: feedback en goedkeuringen geven voor het project.

Budget: Het budget voor het nieuwe ontwerp van de website bedraagt $ 30.000.

Mijlpalen en deliverables: Je bereikt je eerste mijlpaal wanneer de onderzoeksfase is voltooid en Sophie een rapport opstuurt met aanbevelingen over hoe verder te gaan met het ontwerp en de inhoud (de deliverable).

Tijdlijn en planning:

• Maart - mei: Sophie verricht al het nodige onderzoek voor het herontwerp van de website.

• Mei - juli: James en Shelly maken gelijktijdig het ontwerp en de inhoud.

• Begin augustus: Kate lanceert de nieuwe website, met de ontwerpen van James en de inhoud van Shelly.

Communicatieplan: Voor het communicatieplan wordt een projectbeheertool gebruikt om alle taken, communicatie en middelen op een plaats te bewaren, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn voor alle belanghebbenden. Er wordt een kick-offvergadering gehouden voordat het werk begint en vergaderingen vinden plaats aan het eind van elke mijlpaal. Alle andere communicatie, inclusief statusupdates en binnenkomende werkaanvragen, vindt ook plaats in de projectbeheertool.

Hoe ClassPass projectplannen van begin tot eind beheert

Kerry Hoffman, Senior Project Manager van Marketing Operations bij ClassPass, houdt toezicht op alle marketingprojecten die door de creatieve, groei- en inhoudsteams worden ondernomen. Hier zijn haar top drie strategieen voor het beheren van projectplannen:

• Identificeer belanghebbenden van tevoren. Ongeacht de omvang van het project is het van cruciaal belang te weten wie de belanghebbenden zijn en wat hun rol is in het project, zodat je in elke fase de juiste mensen erbij kunt betrekken. Dit maakt ook het beoordelings- en goedkeuringsproces duidelijk voordat het team aan de slag gaat.

• Spreek af hoe je over je project wilt communiceren. Bepaal waar en wanneer communicatie voor je project moet plaatsvinden om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie op de juiste plaats wordt vastgelegd, zodat iedereen op een lijn blijft.

• Zorg dat je je weet aan te passen en leer de werkstijl van anderen kennen. Projecten verlopen niet altijd volgens plan, maar door goed integratiebeheer te implementeren, kun je projecten soepel laten verlopen. Zoek ook uit hoe projectleden graag werken, zodat je daar rekening mee kunt houden bij het maken van je plan. Dit laat de zaken soepeler verlopen zodra je begint met de uitvoering.

Veelgestelde vragen

Schrijf je volgende projectplan als een professional

Gefeliciteerd, je bent officieel een professional in werkplanning. Met een paar stappen, een beetje tijd en veel organisatie krijg je met succes een projectplan geschreven.

Je kunt jezelf en je team op schema houden en uitdagingen vroegtijdig aanpakken. En door een projectbeheertool als Asana te gebruiken, kun je elke stap van je projectplan met vertrouwen doorlopen.

Aan de slag