Een effectief projectstatusrapport schrijven

Jenny Thai bijdrager fotoJenny Thai1 juli 20197 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Projectstatusrapporten

Terwijl u zich in de ochtend voorbereidt om aan het werk te gaan, opent u uw e-mail en vindt u drie verschillende verzoeken om een statusupdate voor een van uw projecten. Uw manager wil weten wanneer het budget wordt afgerond. Een van uw teamleden vraagt zich af hoeveel tijd ze moet inplannen voor het project. De CMO vraagt hoe de laatste vertraging van het project de doelen voor het eerste kwartaal zullen beïnvloeden.

Wanneer u vaak van alle kanten verzoeken om statusupdates krijgt kan dat overweldigend voelen. Gelukkig is er een betere manier om belanghebbenden projectupdates te geven: projectstatusrapporten.

Wat is een projectstatusrapport en waarom doet het ertoe?

Projectstatusrapporten zijn tijdige updates (we zullen later bespreken hoe vaak u ze moet opstellen) over de voortgang van uw projecten. Ze beantwoorden de vragen die iedereen lijkt te stellen (voordat ze ze daadwerkelijk stellen). Ze zijn bondig geschreven en geven in plaats van elk detail algemene informatie over een project.

Het regelmatig opstellen van projectstatusrapporten is belangrijk omdat het u helpt alle belanghebbenden op de hoogte van en afgestemd met de voortgang van uw project te houden. U krijgt beduidend minder vragen over de projectstatus omdat u op de vragen vooruitloopt. Ze tonen en vertellen dat u op schema ligt, wat u (en alle anderen) een gevoel van vertrouwen geeft.

Probeer vandaag nog Asana-rapporten, gratis

En als uw project niet op schema ligt, zullen uw statusrapporten anderen laten weten welke vertraging er wordt opgelopen en wat u doet om de blokkades op te lossen. Dit biedt u de kans uw proactieve aanpak te tonen om de dingen weer op orde te brengen. (Een projecttijdlijn is een andere uitstekende toevoeging voor het beheren van uw projecten).

Lees: Een projecttijdlijn maken in 7 eenvoudige stappen

Zo schrijft u een geweldig projectstatusrapport

Hoe gaat u aan het werk bij het opstellen van projectstatusrapporten? Zorg ervoor dat u een duidelijke structuur maakt voor uw update en hanteer deze consistent bij volgende statusrapporten en updates. U moet er ook voor zorgen dat deze overeenkomt met uw projectbriefing om uw rapport bij het onderwerp te houden.

Volg deze gids om te begrijpen wat u in uw projectstatusupdate moet opnemen. Met een project over Werknemerstevredenheid als voorbeeld tonen we elke stap in de praktijk.

1. Geef uw rapport een naam

Een goede optie is om voor alle duidelijkheid gewoon de naam van het project te gebruiken. Wanneer u regelmatig over dit project rapporteert, is het ook verstandig een datum of tijdstempel op te nemen.

Voorbeeld: Februari 2020 - Initiatief Werknemerstevredenheid

2. Geef aan of het project momenteel op schema ligt, risico loopt, of niet op schema ligt

Vind een projectbeheertool waarmee u de projectstatus kunt communiceren en of het project wel of niet op schema ligt. Een van de manieren waarop u dit kunt doen is met een kleurcodesysteem (groen = op schema, geel = loopt risico, rood = niet op schema).

Voorbeeld: Projectstatus ligt op schema.

3. Geef een korte samenvatting van het statusrapport

De samenvatting van uw projectstatusrapport moet beknopt zijn - ongeveer 2 tot 3 zinnen. Het doel is de lezers die misschien geen tijd hebben om het hele rapport te lezen een kort overzicht te geven van de belangrijkste feiten.

Voorbeeld: De resultaten van onze enquête zijn binnen en geëvalueerd. Het betrokkenheidscomité werkt met het leidinggevende team aan nieuwe initiatieven om te implementeren.

4. Kies twee tot drie belangrijke gebieden of mijlpalen om in uw rapport te accentueren

Kies waar u aan hebt gewerkt sinds uw laatste update. U kunt bijvoorbeeld de dingen chronologisch in de vorm van een agenda opsommen: wat hebben we gedaan, waar werken we aan en wat komt er nu. Het kan worden opgedeeld in wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse segmenten. Een andere optie is om updates te groeperen per rol: ontwerper, tekstschrijver, webontwikkelaar. Projectmijlpalen- betrokkenheidsenquête uitvoeren, resultaten evalueren, feedback implementeren - zijn een andere manier om het rapport in te delen.

Voorbeeld: betrokkenheidsenquête uitvoeren, resultaten evalueren, feedback implementeren

5. Voeg een algemeen overzicht toe van elk belangrijk gebied

Voeg voor elk belangrijk gebied in het statusrapport met een paar opsommingstekens een aantal punten toe die een update geven van de voortgang, prestaties en aankomend werk.

Voorbeeld: enquêteresultaten

  • 70% van de werknemers nam deel aan de tevredenheidsenquête

  • Het totale tevredenheidspercentage is 80%

  • De resultaten worden geëvalueerd door het leidinggevende team voordat het betrokkenheidscomité opnieuw vergadert

6. Voeg links toe naar andere documenten en bronnen

U wilt niet elk klein detail over de voortgang van uw project opnemen, maar er zullen toch mensen zijn die meer willen weten. Voor belanghebbenden die op zoek zijn naar diepgaande informatie, kunt u links naar documenten of bronnen toevoegen zoals de projectportfolio.

Voorbeeld: neem een link op naar de enquête over werknemerstevredenheid

7. Vermeld alle problemen en uitdagingen die het project is tegengekomen

Alle projecten krijgen te maken met obstakels. Wanneer belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van de problemen die zich voordoen, kunnen ze zich dienovereenkomstig aanpassen zodat ze op schema blijven.

Voorbeeld: Het leidinggevende team wil de resultaten bekijken voordat het betrokkenheidscomité weer samenkomt, maar dit gaat de eerste drie weken niet lukken. Dit vertraagt onze totale projecttijdlijn.

8. Voeg aanvullende notities of hoogtepunten toe

Dit kan een lijst met volgende stappen zijn, kudos die u iemand wilt geven, of iets anders dat u wilt benadrukken.

Voorbeeld: Bedankt Sarah A. voor het sturen van meerdere berichten naar werknemers om deze te vragen deel te nemen aan de enquête!

Lees: Met succes meerdere projecten beherenProbeer vandaag nog Asana-rapporten, gratis

Sjabloon voor het maken van uw projectstatusrapport

Als u snel alles wat u in de vorige sectie hebt geleerd in de praktijk wilt brengen, kunt u een projectstatusrapport opstellen met dit gemakkelijk in te vullen sjabloon:

Naam van het rappport:

Geef uw project een naam. Dit kan de naam van uw project met de datum zijn.

Projectstatus:

Is het op schema, loopt het risico of is het vertraagd?

Samenvatting:

Neem hier een korte beschrijving van de belangrijkste punten uit uw projectstatusrapport op.

Onderwerp/mijlpaal 1:

  • Overzichtspunt

  • Overzichtspunt

  • Overzichtspunt

Onderwerp/mijlpaal 2:

  • Overzichtspunt

  • Overzichtspunt

  • Overzichtspunt

Onderwerp/mijlpaal 3:

  • Overzichtspunt

  • Overzichtspunt

  • Overzichtspunt

Problemen/uitdagingen:

Loopt u tegen uitdagingen aan? Hoe gaat u ze oplossen?

Aanvullende notities of hoogtepunten:

Zijn er extra dingen die uw team moet weten?

Probeer vandaag nog Asana-rapporten, gratis

Voorbeelden van projectstatusrapporten

Hoewel een handleiding met instructies voor het schrijven van projectstatusrapporten handig is, laat soms een voorbeeld uit de praktijk u pas echt zien hoe uw eigen update eruit zou kunnen zien, nietwaar? We dachten al dat u het hiermee eens zou zijn. Daarom geven we hier een handig voorbeeld.

Projectstatusrapport

Projectstatusrapport

Er is natuurlijk meer dan één manier om een statusrapport te schrijven en het is goed mogelijk dat dat van u er niet precies zo uitziet als dit voorbeeld. Zolang uw projectstatusupdates maar relevante updates geeft, doet u het goed.

Rapportnaam: Lancering e-book

Projectstatus: op schema

Samenvatting:

Er is veel vooruitgang geboekt deze week! We zijn nog steeds in de conceptfase, maar Avery Lomax zal deze week een onderwerp uitkiezen. De inhouds- en ontwerpteams zijn gereed en staan klaar om van start te gaan zodra we het groene licht geven.

Concept:

  • Het planningsteam is samengekomen om een algemeen onderwerp te bespreken

  • We hebben drie definitieve ideeën en zullen er vrijdag één uitkiezen

  • Voor de volgende donderdag staat er een briefing voor het inhoudsteam gepland

Inhoud:

  • Het inhoudsteam staat klaar om te beginnen met het schrijven van inhoud zodra ons idee is afgerond.

  • Ze verzamelen relevante bedrijfsinformatie die op moet worden genomen

Ontwerp:

  • Design beoordeelde vijf voorbeelden van e-books om te bepalen welke stijl ze leuk vonden.

  • Ze zullen voor komende dinsdag een sjabloon kiezen

Aanvullende notities of hoogtepunten:

  • Jen is de hele week niet op kantoor. Richt dus alle vragen over de inhoud aan Joy

  • Bedankt Henry voor het verzamelen van een enorme lijst onderwerpen waar we uit kunnen kiezen!

Problemen/uitdagingen:

Zoals we allemaal weten is de deadline voor het e-book krap. Het is essentieel dat we allemaal in ons projectbeheerinstrument werken om iedereen georganiseerd en op schema te houden. Bedankt!

Download de handleiding: Het draaiboek van de marketeerProbeer vandaag nog Asana-rapporten, gratis

Beste praktijken voor het rapporteren van de projectstatus

Nu weet u wat u moet opnemen in uw projectstatusrapport, maar misschien hebt u nog een paar aanvullende vragen. Wanneer u statusrapporten voor uw project opstelt, helpen deze beste praktijken u een winnende update te formuleren.

Hoe vaak moet u rapporteren?

Het is een geweldige gewoonte om wekelijks een statusrapport te verzenden om op de hoogte te blijven van projecten. Leg voor uzelf een taak vast om elke week op een bepaalde dag statusrapporten te verzenden, of gebruik een platform met terugkerende herinneringen. Belanghebbenden zullen uw updates verwachten. Het gevolg is dat ze u minder vaak zullen vragen naar de laatste stand van zaken (daarnaast zullen ze het waarderen dat ze altijd op de hoogte worden gehouden).

Wanneer u uw rapporten wekelijks verzendt, kunt u een overmaat aan projectgerelateerde vergaderingen vermijden (we weten allemaal dat onnodige vergadering zo hun eigen reputatie hebben). Sla de vergaderingen waarin de laatste stand van zaken wordt besproken over en houd tijd over voor belangrijker werk.

Lees: Moeiteloze statusrapportage met Asana

Wat moet u opnemen?

Het hangt af van het project en wie erbij betrokken is, maar over het algemeen stuurt u een update naar alle betrokkenen die aan uw project werken. Als u een goede projectbriefing hebt, dan weet u al wie uw belanghebbenden zijn, u hebt ze immers daar beschreven.

Zelfs als het wekelijkse statusrapport geen betrekking heeft op een specifiek teamlid, moet u het toch met iedereen delen. Het is belangrijk dat iedereen een algemeen overzicht heeft.

Lees: Wat zijn de voordelen van projectbeheer?

Hoe gedetailleerd moet u zijn?

Een projectstatus zou niet elk klein detail moeten bieden. Laat het werk het verhaal vertellen - u verzamelt alleen maar informatie en voegt een beetje kleur toe. Zie een projectstatusrapport als een titel. Alleen de belangrijkste onderdelen van uw project die gevolgen hebben voor de meeste belanghebbende moeten worden opgenomen.

U wilt altijd aangeven of het project op schema ligt, risico loopt of achter ligt op schema. Geef een korte samenvatting van wat is voltooid en wat er aan komt, en link vervolgens naar andere bronnen voor mensen die meer details willen weten.

Waar moet u uw projectstatusrapport schrijven?

De beste manier om statusupdates op te stellen en te delen is met een werkbeheertool. Ga op zoek naar een instrument dat een overzicht van uw project biedt, zodat uw team een centrale bron van waarheid heeft voor al het projectgerelateerde werk. Op die manier kunt u, in plaats van projecten in spreadsheets, te beheren, alles - statusupdates, projectbriefings, belangrijkste resultaten, en belangrijke projectmijlpalen - op één plaats bewaren. Uw rapporten zijn gemakkelijk te delen en de belanghebbenden kunnen op elk moment eerdere statusrapporten bekijken, zodat u niet gebombardeerd wordt met e-mails.

Asana-projectoverzichtProbeer vandaag nog Asana-rapporten, gratis

Uw project afronden: uw werk samenvatten

De statusrapporten waarover we het hebben gehad, worden altijd tijdens het project verzonden om iedereen op de hoogte te houden. Zodra het project klaar is, is het echter een goed idee om een definitief samenvattingsrapport te verzenden. Zie het als de executive samenvatting voor uw project. Dit is uw kans de belanghebbenden een samenvatting te geven van het project. U gebruikt het om het project officieel af te sluiten.

Nogmaals, dit is een algemeen overzicht, waarbij u in plaats van updates en statussen, een samenvatting geeft van hoe het project in zijn totaliteit is verlopen. Hier zijn enkele vragen die u wilt beantwoorden in het samenvattingsrapport van een project:

  • Wat waren de doelen van dit project en werden ze gehaald?

  • Werd het project op tijd en binnen het budget voltooid (indien van toepassing?)

  • Welke successen moeten worden benadrukt?

  • Tegen welke uitdagingen liepen we aan?

  • Wat kunnen we van dit project leren dat nuttig kan zijn voor toekomstige projecten?

Houd elke belanghebbende op koers met geweldige statusrapporten

Als u bij uw volgende project de verwachtingen wilt overtreffen, moet u eens proberen wekelijkse statusupdates te gebruiken. Ze zullen u productief, efficiënt en verantwoordelijk houden, en tegelijkertijd iedereen een snel (en aantrekkelijk) inkijkje bieden in wat er gedaan is. Gebruik de bronnen die we hebben aangeboden om rapporten te maken die net genoeg informatie bieden zonder teveel details. Ga op zoek naar een oplossing voor projectbeheer zoals Asana met speciale functies voor statusrapporten. U bespaart tijd en wordt zo georganiseerd mogelijk.

Probeer vandaag nog Asana-rapporten, gratis

Gerelateerde bronnen

Artikel

The beginner's guide to Agile methodologies