Kanban: Agile-borden, WIP-limieten en beste praktijken

Stel je voor: je team begint aan een nieuw project. Je hebt een makkelijke manier nodig om het werk te visualiseren, zodat je op de hoogte kunt blijven van wie waar aan werkt, in welke fase het werk zich bevindt en wanneer alles af moet zijn. U kunt al uw projectdocumenten, spreadsheets, e-mails en berichten doornemen en op basis daarvan dat inzicht in elkaar knutselen. Of u kunt gewoon alles op één plek bekijken met behulp van een Kanbanbord.

Wanneer je wel eens wat projectbeheer hebt gedaan, of bent begonnen met het onderzoeken van manieren om je werk te visualiseren, dan heb je misschien al wel eens van kanban gehoord. Kanban helpt teams het werk dat ze moeten doen in evenwicht te brengen met de beschikbare capaciteit van elk teamlid.

Dit artikel behandelt alles wat u moet weten over wat kanban is, hoe kanbanborden werken en hoe u ze het beste kunt gebruiken om het werk van uw team te beheren.

Wat is kanban?

Kanban is een Agile-managementmethode die visuele borden gebruikt om teams te helpen werk bij te houden doorheen de fasen van voltooiing. Kanban is gebouwd op een filosofie van voortdurende verbetering en "trekt" werkitems uit een Product-backlog in een gestage, beheersbare Flow.

Kijk hoe het in de praktijk werkt:

• Kaarten: elke taak wordt weergegeven als een kaart op je Kanbanbord

• Kolommen: kaarten bewegen door kolommen die werkfasen vertegenwoordigen (bijv. "Te doen", "In behandeling", "Gereed")

• Realtime zichtbaarheid: je team kan in één oogopslag precies zien waar elke taak staat

Kanban is vooral populair bij product-, engineering- en softwareontwikkelingsteams. Maar elk team dat een flexibelere workflow wil creëren, kan ze gebruiken.

Geschiedenis van Kanban

Taiichi Ohno, een Japanse ingenieur bij Toyota, creëerde kanban in de late jaren veertig van de twintigste eeuw. Ohno realiseerde zich dat hij het productiesysteem van Toyota kon verbeteren door er elementen van 'LEAN-fabricage' in op te nemen, ook bekend als het 'Just-in-Time'-systeem (JIT).

De belangrijkste innovatie was de verschuiving van een 'push'- naar een 'pull'-proces:

• Push-proces: producten worden gebouwd op basis van de verwachte vraag en op de markt geduwd

• Pull-proces: producten worden gemaakt en herbevoorraad op basis van de werkelijke vraag van de consument

Door deze verschuiving kon Toyota lagere voorraadniveaus handhaven en toch concurrerend blijven op de markt.

'Kanban' is een combinatie van twee Japanse woorden: 看 (kàn), wat 'teken' betekent, en 板 (bǎn), wat 'bord' betekent.

Hoewel kanban nog voortleeft in vele productieomgevingen, werd het aan het begin van de 21e eeuw aangepast voor softwareontwikkeling. Kanban voor softwareontwikkeling maakt gebruik van hetzelfde 'pull'-proces als Ohno's 'lean manufacturing'.

Softwareontwikkelingsteams hebben ontdekt dat Kanban hun DevOps-praktijken in hoge mate aanvult. De synergie tussen kanban en DevOps levert sneller resultaten op en bevordert een cultuur van continue verbetering en operationele efficiëntie.

Wat zijn Kanbanborden?

Kanban-teams gebruiken een visualisatietool, kanbanborden genaamd, om hun werkbelasting en flow te beheren. Op een Kanbanbord wordt het werk in kolommen weergegeven op een projectbord. Traditioneel staat elke kolom voor een werkfase. Het eenvoudigste Kanbanbord kan kolommen hebben zoals "Te doen", "In behandeling" en "Gedaan".

Elke kolom is gevuld met visuele kaarten die individuele taken voorstellen. Een team verplaatst de taken door de kolommen totdat ze voltooid zijn.

Stel je het voor als de schappen in een supermarkt. Naarmate de productvoorraad afneemt doordat consumenten kopen, vult het personeel de schappen aan met nieuwe producten. Een Kanbanbord wordt voortdurend gevuld met nieuwe taken terwijl je team oude taken voltooit.

Je kunt nu een fysiek Kanbanbord in een vergaderruimte hangen, of je kunt processen online stroomlijnen, een veel eenvoudigere oplossing voor teams op afstand of virtuele teams.

Virtuele Kanbanborden

Tegenwoordig kun je je Kanbanbord online maken en onderhouden. Virtuele Kanbanbord-software en -tools helpen je om inhoud flexibel te visualiseren en in één oogopslag inzicht te krijgen in het werk van je hele project. Vaak gebruiken teams deze virtuele Kanbanborden, zoals de Bordweergave van Asana, om te visualiseren hoe het werk verloopt in verschillende fasen.

Wat zijn Kanban-kaarten?

Kanban-kaarten zijn de drijvende kracht achter het Kanbansysteem, waarbij elke kaart een individuele taak of werkitem vertegenwoordigt. Ze geven een duidelijk en beknopt overzicht van de taak die moet worden uitgevoerd.

Kanban-kaarten bevatten meestal essentiële details zoals de taaktitel, beschrijving, vervaldatum, belangrijkste belanghebbenden en de persoon die er verantwoordelijk voor is. Kleuren worden vaak toegewezen aan verschillende soorten werk, zodat teamleden snel de vereisten en status van de taak kunnen begrijpen.

Hoe werkt Kanban?

Kanbanborden visualiseren het werk van een team door individuele taken toe te wijzen aan Kanban-kaarten of plakbriefjes, georganiseerd in kolommen op een whiteboard.

Belangrijke componenten zijn:

• Zwembanen: kolommen die de waardestroom weerspiegelen, fasen die taken van begin tot eind moeten doorlopen

• Kaarten: Individuele taken worden in de juiste banen geplaatst om de workflow in kaart te brengen

• WIP-limieten: Capaciteitslimieten op zwembanen om ervoor te zorgen dat het Kanbansysteem soepel verloopt

Naarmate het werk vordert, verplaatsen teamleden kaarten van links naar rechts door elke fase.

De 4 kernprincipes van kanban

Er zijn vier kernprincipes die je team kunnen helpen wanneer je erover denkt een kanbanproces uit te rollen:

1. Begin met wat je nu doet

Je kunt kanban toepassen op elke huidige workflow of elk huidig proces. In tegenstelling tot meer gedefinieerde Agile-managementprocessen zoals Scrum, is Kanban flexibel genoeg om te werken binnen de kernpraktijken van je team.

2. Spreek af om een stapsgewijze, evolutionaire verandering na te streven

Grote veranderingen kunnen een verstorende uitwerking hebben op je team, en wanneer je alles in een keer probeert te veranderen, bestaat de kans dat je nieuwe systeem niet gaat werken. Kanban weet dit, en daarom richt het kanbanraamwerk zich op continue verbetering en stapsgewijze verandering. In plaats van alles in een keer te veranderen, moet je stapsgewijze verandering nastreven om zo in de loop van de tijd de processen van je team werkelijk te transformeren.

3. Respecteer de huidige processen, rollen en verantwoordelijkheden

In tegenstelling tot andere lean-methodologieën, heeft kanban geen ingebouwde teamrollen, dus het werkt binnen je huidige teamstructuur en -proces. Bovendien kan je huidige proces enkele sterke elementen bevatten die verloren zouden gaan als je probeert je workflow in één dag volledig te vernieuwen.

4. Moedig leiderschap aan op alle niveaus

In de geest van continue verbetering erkent de kanbanmethode dat verandering overal vandaan kan komen, niet noodzakelijkerwijze alleen van boven. Met kanban worden teamleden aangemoedigd hun stem te laten horen, te brainstormen om nieuwe manieren te bedenken waarop processen zich kunnen ontwikkelen, en het voortouw te nemen met nieuwe werkinitiatieven.

Essentiële beste praktijken voor Kanban

De kernprincipes van Kanban sturen de mentaliteit van je team aan wanneer je de Kanban-workflow benadert. Volg deze zes praktijken om een kanbanproces te implementeren. Ze helpen uw team continu te verbeteren en stapsgewijze groei te realiseren.

1. Visualiseer het werk

Een van de grootste voordelen van kanban is de mogelijkheid om het werk door de verschillende fasen te zien bewegen. Niet alleen biedt deze praktijk je een duidelijk beeld van de voortgang van het werk door de verschillende fasen, maar je krijgt ook in één oogopslag een realtime inzicht in de fase van het werk.

2. Beperk werk in behandeling

Werk-in-behandeling-limieten, of WIP-limieten, zijn het maximum aantal kaarten dat op een bepaald moment in één kolom kan worden weergegeven.

Als agile-methodologie is kanban gebouwd op het principe van vroegtijdige levering. Dit betekent dat taken snel van de ene kolom naar de ander moeten bewegen in plaats van in een dubbelzinnige 'in behandeling'-status te blijven hangen.

Er is geen vaste vereiste wat betreft het aantal taken dat er op een bepaald moment 'in behandeling' mag zijn, maar over het algemeen kunnen WIP-limieten je team aanmoedigen om multitasking te beperken en zich te concentreren op individueel werk.

3. Beheer de flow

Om werk in behandeling effectief te beperken, optimaliseer je de flow van taken binnen je Kanbanbord. Doorlooptijd is de tijd tussen het starten van een taak en het markeren ervan als 'Klaar'.

Het beheren van de flow helpt je:

• De doorlooptijd van taken te verkorten

• Knelpunten in je workflow te verminderen

• Werk af te leveren terwijl het nog relevant is

4. Wees duidelijk over het procesbeleid

Omdat taken zo snel gaan in kanban, moet je ervoor zorgen dat je team conventies heeft opgesteld en duidelijk heeft gecommuniceerd. Uw procesbeleid moet uw team begeleiden in de implementatie van de kanbanmethodologie.

Bovendien moet iedereen in uw team worden aangemoedigd om deel te nemen aan uw kanbanbeleid en het ook innoveren. Dit komt overeen met het vierde kernprincipe van kanban: stimuleer leiderschap op alle niveaus.

5. Implementeer feedbacklussen

In kanban dient u feedback te verzamelen van twee verschillende groepen: uw klanten en uw Team.

• Klanten: Verzamel feedback van klanten en gebruikersverhalen over de kwaliteit en effectiviteit van de oplossing die je team heeft geproduceerd. Was dit de oplossing die moest worden geproduceerd? Traden er problemen op? Als er problemen zijn (zoals bugs in code of productdefecten), kijk dan nog eens naar je Kanban-flow en voeg meer tijd toe voor revisie, doorlichting en evaluatie.

• Team: Neem regelmatig contact op met uw team over het proces van het kanbanproces zelf. Wat vinden ze van hun output? U krijgt hier nog een kans om leiderschap op elk niveau aan te moedigen en het procesbeleid van uw team te verbeteren.

Feedback is een integraal onderdeel van continue verbetering en dus van het kanbanraamwerk.

6. Gebruik belangrijke maatstaven om continu te verbeteren

Het bijhouden van belangrijke prestatiestatistieken zoals doorlooptijd, cyclustijd en doorvoer is essentieel voor het effectief implementeren van een kanbansysteem. De statistieken bieden waardevolle inzichten in de voortgang en efficiëntie van het team en benadrukken verbeterpunten.

Teams kunnen deze data-analyse gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen en hun Kanban-proces voortdurend te verfijnen. Het verbeteren van de projectzichtbaarheid stimuleert het team om operationele uitmuntendheid te bereiken in een Agile-omgeving.

7. Verbeter samen en evolueer experimenteel

In de kern draait kanban om continue verbetering. Dit betekent echter ook dat andere methodologieën voor procesverbetering goed kunnen werken in combinatie met kanban. Of het nu scrum is of iets anders, wees altijd bereid om samen te werken, te experimenteren en je processen te laten evolueren wanneer dit nodig blijkt.

Een Kanbanbord maken in 5 eenvoudige stappen

In overeenstemming met het eerste kernprincipe van kanban (begin met wat u nu doet), kunt u kanban op elke workflow toepassen. De beste manier om een Kanbanbord te visualiseren is met een Werkbeheertool zoals Asana. In Asana kan elk project op vier manieren worden weergegeven, waaronder een bordweergave in kanbanstijl.

Hoe je je Kanbanbord ook maakt, volg deze eenvoudige stappen om Kanban toe te passen op al je bestaande processen:

1. Begin met een leeg bord

Hoewel je Kanbanbord uiteindelijk gevuld zal worden met alle taken uit je backlog en je voltooide werk, is het geen probleem om voorlopig met een leeg bord te beginnen. Als je een Werkbeheertool zoals Asana gebruikt, zorg er dan voor dat je in de bordweergave bent.

2. Maak kolommen om werk te verbeelden

Traditioneel verbeelden de kolommen van een Kanbanbord de verschillende werkfasen. De kolommen die je maakt, hangen af van je team, maar een aantal veelgebruikte kolommen zijn:

• Backlog, Inbox of Nieuw: dit is de kolom waar nieuw werk in terecht komt voordat je het aan een teamlid toewijst.

• Gereed of Geprioriteerd: verplaats werk naar deze kolom als er aan kan worden begonnen.

• In behandeling: Werk waar je team momenteel aan werkt. Je kunt de kolom 'In behandeling' opsplitsen in verschillende andere kolommen. Een inhoudsteam kan bijvoorbeeld kolommen maken voor 'Ontwerpen', 'Beoordelen' en 'Bewerken', terwijl een engineeringteam kolommen zou kunnen hebben voor 'Ontwikkeling', 'Testen' en 'Implementatie'.

• In de wacht: verplaats werk naar deze kolom wanneer je het om wat voor reden dan ook moet blokkeren.

• Voltooid of Klaar: verplaats taken naar deze kolom zodra ze klaar zijn!

3. Voeg taken toe om werk weer te geven

Op een Kanbanbord wordt elke taak weergegeven door een kaart. Zorg ervoor dat de taken uitvoerbare titels hebben. We raden aan werkwoorden te gebruiken zodat je team precies weet waar ze aan moeten werken.

Als je een virtuele Werkbeheeroplossing gebruikt, kun je ook extra informatie, context en bestanden toevoegen aan de kanban-taakkaarten. Vervolgens kunt u metagegevens bijhouden, zoals hoelang een taak in beslag zou moeten nemen of wat de prioriteit is.

4. Verplaats werk door fasen

Een kernelement van workflowbeheer met Kanbanborden is het verplaatsen van werk door verschillende fasen. Je kunt dit handmatig doen door taken te verslepen en neer te zetten, of je kunt op zoek gaan naar een virtuele werkbeheeroplossing die dit werk voor je automatiseert. Met Asana bijvoorbeeld kunt je op basis van relevante informatie over de taak regels instellen die het werk automatisch door de verschillende kolommen voeren. Zo wordt bijvoorbeeld een taak naar de kolom 'In behandeling' verplaatst zodra je deze aan een teamlid hebt toegewezen.

5. Maak, indien nodig, nieuwe Kanbanborden

Theoretisch kunt u hetzelfde virtuele Kanbanbord onbeperkt opnieuw gebruiken. Omdat Kanbanborden het werk middels een continu proces bijhouden, is er niet echt een reden om je huidige bord weg te gooien. Maar in sommige systemen, zoals Scrum, maak je regelmatig Kanbanborden voor elke nieuwe sprint. Maak gewoon een nieuw bord, wis je whiteboard, transfereer je backlog met taken en begin opnieuw met je werk.

Digitale Kanban-tools

Hoewel het traditionele Kanbanbord nog steeds een effectieve projectbeheertool is, kan het gebruik van een digitale Kanbantool zoals Asana de aanpak van je team voor continue verbetering aanzienlijk verbeteren.

Een digitale Kanbantool is een web- of app-gebaseerd platform dat fysieke Kanbanborden nabootst in een flexibele, interactieve omgeving. Zo verbeteren digitale tools de doeltreffendheid van het team:

• Flow: Digitale Kanban-tools bieden het best mogelijke inzicht in hoe taken door de workflow lopen. Dankzij deze transparantie kunnen teams knelpunten gemakkelijker identificeren en aanpakken, waardoor de workflow van het begin tot de voltooiing soepeler verloopt.

• Doorvoer: Teams kunnen hun doorvoer meten door het aantal taken bij te houden dat binnen een bepaalde periode voltooid is. Digitale kanbantools, die inzichten bieden in productiviteitstrends en datagestuurde beslissingen mogelijk maken om de output van het team te optimaliseren, maken het eenvoudig om deze statistiek te visualiseren.

• Doorlooptijden: Het is cruciaal om de duur van een taak van begin tot eind te begrijpen om projecttijdlijnen te voorspellen en realistische deadlines te stellen. Teams kunnen doorlooptijden nauwkeurig bijhouden met behulp van digitale projectbeheertools, die waardevolle gegevens verschaffen om de plannings- en uitvoeringsprocessen te verbeteren.

• Automatisering: Digitale Kanban-tools bevatten vaak automatiseringsfuncties die repetitieve taken afhandelen, zoals het verplaatsen van kaarten tussen kolommen op basis van triggers, het verzenden van meldingen en het bijwerken van taakstatussen. Teams kunnen zich concentreren op activiteiten met meer toegevoegde waarde door handmatige inzet te verminderen.

• Integratie: Door te combineren met andere tools en platforms wordt ervoor gezorgd dat Kanbanborden niet geïsoleerd werken. Integraties koppelen documentopslag, communicatietools en ontwikkelomgevingen om workflows te stroomlijnen en alle relevante informatie op één toegankelijke plaats te bewaren.

• Analyse en rapportage: digitale Kanban-tools bevatten vaak ingebouwde analyse- en rapportagemogelijkheden. Teams krijgen via deze functies diepgaande inzichten in hun werkpatronen, waardoor ze trends kunnen identificeren, toekomstige prestaties kunnen voorspellen en weloverwogen aanpassingen in hun processen kunnen aanbrengen.

Kanbanborden: voor- en nadelen

Zou uw team kanban moeten gebruiken? Hier is een snelle vergelijking om je te helpen beslissen:

Kanban is een flexibele tool die teams kan helpen het werk af te stemmen op de capaciteit. Als u kanban introduceert in een niet-technisch team, overweeg dan om slechts één werkstroom per keer te verplaatsen om de acceptatie te vergemakkelijken.

Visualiseer het werk van je Team

Met Kanbanborden heeft je team goed zicht op de taken waar iedereen aan werkt en waar deze taken zich in het proces bevinden. Als je klaar bent om een Kanbanbord voor je team te gebruiken, ga dan aan de slag met Asana.

Je kunt elk Asana-project op vier verschillende manieren weergeven, waaronder de bordweergave, een bord in kanbanstijl dat je team helpt de workflow makkelijk te visualiseren en erdoor te navigeren.

Veelgestelde vragen over Kanban