Uw gids om aan de slag te gaan met middelenbeheer

Julia Martins bijdrager fotoJulia Martins14 december 202013 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Uw gids om aan de slag te gaan met middelenbeheer artikel bannerafbeelding

Ervoor zorgen dat uw team zich niet overwerkt of onderbezet voelt, is een uitdaging waarmee de meeste leidinggevenden te maken hebben. In een wereld waarin organisaties snel evolueren en vaak virtueel zijn, wordt de werkbelasting van werknemers soms vergeten. Door een plan voor middelenbeheer te ontwikkelen, hebt u voortdurend zicht op de werkbelasting van uw individuele medewerkers en van uw team. Zo kunt u al uw middelen doeltreffend in evenwicht brengen en een volledig beeld krijgen van de manier waarop uw team zijn doelen zal halen.

Wat is middelenbeheer?

Middelenbeheer is het proces van plannen en inplannen van de middelen en activiteiten van uw team. Een middel kan alles zijn, van uitrusting en financiële middelen tot technische tools en bandbreedte van de werknemers - kortom, alles wat u helpt een project te voltooien.

Wanneer u probeert te beslissen hoe u de middelen van uw team moet beheren of toewijzen, moet u zich een paar vragen stellen:

  1. Wat is de beschikbaarheid van elk middel?

  2. Wat zijn de tijdlijnen voor elke activiteit?

  3. Hoeveel middelen zullen er nodig zijn om elke activiteit uit te voeren?

  4. Wie is de beste persoon om de activiteit doeltreffend uit te voeren?

Ok, dus wat is een middelenbeheerplan?

Een middelenbeheerplan wordt gebruikt om elk type middel dat u nodig hebt voor uw project te beheren en toe te wijzen. Een effectief plan schetst de specifieke middelen (waaronder personeel, financiële middelen, technische middelen en fysieke middelen) en activiteiten die nodig zijn in de loop van een project of initiatief. Uw plan zal u, de de-facto projectmanager, begeleiden door een holistisch beeld te geven van alle bewegende delen van een project: budget, personeels- en werkbelastingsvereisten, technische ketenbeperkingen, noem maar op. U kunt eenvoudig elk middel beheren, plannen en toewijzen, terwijl u de beschikbaarheid van middelen maximaliseert. Als u leert hoe u middelen kunt beheren, stelt u uzelf (en uw team) in staat om projecten effectief uit te voeren.

Waarom uw team baat kan hebben bij een middelenbeheerplan

Vaak beseffen we niet dat onze teamleden in projecten verdrinken tot het te laat is. Maar het hoeft niet zo te zijn. Met middelenbeheer kunt u, als manager of teamleider, ervoor zorgen dat uw teamleden weten hoeveel werk er op hun bord ligt, en welke hulpmiddelen ze nodig hebben om elke taak te volbrengen.

Een doeltreffend plan voor het beheer van uw middelen helpt u niet alleen de middelen goed te beheren om uw projecten vlot te laten verlopen, maar voorkomt ook een burn-out bij uw werknemers. Wanneer middelenbeheer goed wordt uitgevoerd, stelt u uw team in staat om werk te produceren aan een tempo dat ze kunnen volhouden, met een hogere kwaliteit. Beter nog: als u weet dat ze de capaciteit hebben om hun beste werk te leveren, zal uw team zich aan het eind van de dag tevreden voelen.

FAQ: moet ik voor mijn project een middelenbeheerplan maken?

Het korte antwoord: ja. Het beheer van middelen in projectbeheer is niet alleen een nice-to-have. is niet alleen handig. Het is een must om uw team te ondersteunen en burn-outs te voorkomen. De voordelen van het plannen van middelen zullen veel groter zijn dan de tijd die het kost. Het aantal projecten dat uw team aankan, en de kwaliteit van elk project, hangen er zelfs van af. Als projectleider is het beheer van middelen uw kans om de efficiëntie te optimaliseren, overwerk te voorkomen en de werkbelasting van uw team doeltreffend te beheren.

5 voordelen van middelenbeheer

Als u er nog niet van overtuigd bent dat middelenbeheer van cruciaal belang is voor het succes van uw team, laten we dan nog wat dieper graven. Bekijk deze voordelen die u niet wilt missen:

1. Zie het complete plaatje

Als u weet waar uw team mee bezig is, kunt u het best middelen toewijzen voor nieuwe projecten die opduiken. Als u een middelenbeheerplan bijhoudt vanuit een centrale bron van waarheid, dan krijgt u enorm veel inzicht. U kunt wijzigingen aanbrengen in uw middelenbeheerplan om overwerk te voorkomen en de doeltreffendheid van uw team te maximaliseren. Dit overzicht op hoog niveau helpt u de punten te verbinden van middel tot individuele taak tot projecttijdlijn om te beslissen of iemands werkbelasting te zwaar of te licht is. Op die manier kunt u potentiële problemen van tevoren signaleren.

Lees: voelt u zich overwerkt? Strategieën voor personen en teams om het evenwicht terug te vinden

2. Verdeel het werk op gepaste wijze

U kent waarschijnlijk de sterke en zwakke punten van elk van uw teamleden. Bij de toewijzing van middelen is het belangrijk dat u er rekening mee houdt wie het meest succesvol zal zijn bij elke taak of activiteit. Neem regelmatig contact op met uw team en laat hen deel uitmaken van het besluitvormingsproces. Ze zullen zich vanaf het begin gesteund voelen. Zorg ervoor dat u hun tijd doeltreffend gebruikt door in de gaten te houden wie overbelast is met andere projecten en wie extra bandbreedte heeft.

3. Houd uw team op één lijn

Transparant zijn voor uw team zorgt ervoor dat niemand in het duister tast. Dat is belangrijk, want als iedereen weet wie wat wanneer doet, neemt de verwarring af en hebben de teamleden duidelijkheid over hun verantwoordelijkheden. Ze kunnen zien hoe hun deel van het project past in de algemene visie voor het team of het bedrijf. En wanneer een team goed samenwerkt, lopen projecten automatisch beter, en zij ze ook leuker om aan te werken!

4. Stel realistische doelen

Het heeft geen zin doelen te stellen waarvan u weet dat ze niet haalbaar zijn. Projectmiddelenbeheer geeft u echter de kans om in kaart te brengen wat u realistisch gezien gedaan kunt krijgen, en wanneer. Als u alles op een rijtje hebt, inclusief alle benodigde middelen, kunt u eventuele afhankelijkheden vastleggen en indien nodig bijsturen. Soms betekent dit dat u de middelen van uw team moet aanpassen: vervaldatums en prioriteiten bijstellen naar een redelijkere deadline. Hoewel niemand graag deadlines mist, kan het proactief nivelleren van middelen voorkomen dat uw team een deadline helemaal niet haalt.

Lees: Vier manieren om strakke schema's en verschuivende prioriteiten te beheren

5. De toekomstige planning verbeteren

Als u de vinger aan de pols houdt van waar elk van uw directe medewerkers mee bezig is en de beschikbare middelen op basis van die kennis toewijst, zult u daar mettertijd beter in worden. Naarmate u meer vertrouwd raakt met het proces van middelenbeheer, zult u beter in staat zijn de komende bandbreedte in te schatten en te voorspellen. Dit kan u ook helpen om meer budget of mensen te vragen wanneer u een soortgelijk project op uw bureau krijgt, terwijl u weloverwogen beslissingen neemt bij het plannen van de personeelsbezetting.

5 stappen om een middelenbeheerplan op te stellen

U kunt met om het even welk hulpmiddel een middelenbeheerplan maken. In theorie zou u zelfs een spreadsheet kunnen gebruiken om een overzicht te behouden in het gebruik en de beschikbaarheid van middelen. Maar de beste tool voor middelenbeheer is er eentje die fungeert als de centrale bron van de waarheid voor uw team.

Asana is een werkbeheertool ontworpen om teams te helpen op één lijn te blijven, deadlines te halen en hun doelen te bereiken. Met Asana voor middelenbeheer hebt u gemakkelijk inzicht in waar iedereen in uw team aan werkt, welke middelen beschikbaar zijn en hoe u burn-outs van het team kunt voorkomen. Met portfolio's en werkbelasting kunt u duidelijkheid krijgen over de bandbreedte van uw team, en van daaruit middelen toewijzen. Als er dan een nieuw project op uw bureau komt, kunt u uw bestaande inzicht in de middelen van uw team gebruiken om dat project zo goed mogelijk te bemannen:

1. Definieer de doelstellingen van het project

Om de middelen van uw team zo goed mogelijk in te zetten, moet u de doelen van het project kennen. Gaat het bijvoorbeeld om een eenvoudige blog of artikel of om een meer betrokken campagne? Welke maatstaven zullen worden gebruikt om het succes van uw project te meten?

Lees: Een doeltreffende projectdoelstelling schrijven, met voorbeelden

2. Afstemmen van de projectomvang

Wat is de reikwijdte van het project? Indien mogelijk vergadert u met de belanghebbenden van het project om af te stemmen hoeveel tijd en middelen u aan dit initiatief moet besteden. Dat zal u het beste idee geven van het projectplan, en u helpen beslissen welke middelen het meest geschikt zijn. In deze fase van het proces kan het nuttig zijn om te oefenen met het verdelen van middelen verdelen, d.w.z. ervoor zorgen dat u geen tekorten aan middelen hebt tijdens de reikwijdte en tijdlijn van het project.

Lees: Zeven veel voorkomende oorzaken van scope creep, en hoe u ze kunt vermijden

3. Stel vast welke soorten middelen u nodig gaat hebben

Zoals we al eerder zeiden, kan een middel in uw middelenbeheerplan teamuitrusting, software, budget of bandbreedte van de werknemer zijn. Een deel van het maken van een middelenbeheerplan is nagaan welke soorten middelen u nodig gaat hebben, zodat u vervolgens kunt nagaan welke middelen u beschikbaar hebt.

4. Beschikbare middelen identificeren

Dit is het belangrijkste van middelenbeheer. Idealiter, als uw team projecten beheert in een werkbeheertool zoals Asana, hebt u een duidelijk idee van de werkbelasting van elke medewerker en kunt u gemakkelijk bepalen wie er op dit project gezet moet worden. Afhankelijk van de reikwijdte van het project moet u misschien middelen vrijmaken en ander werk moeten achteruit duwen om uw team niet te zwaar te belasten.

5. Controleer de voortgang van het project

Om een goede middelenmanager te zijn, moet u tijdens de levenscyclus van het project vaak bij uw team gaan kijken. Hoe gaat het met hen? Voelen zij zich overwerkt, of, omgekeerd, is het project overbezet? Duidelijk maken dat u ze steunt en begrijpt wat er op hun bord ligt, is een geweldige manier om uw team voortdurend te steunen.

Beste praktijken op het gebied van middelenbeheer

U bent op weg om een middelenbeheerplan te maken. Maar wilt u een meester in middelenbeheer worden? Probeer deze 11 tips om aan de slag te gaan.

  1. Meet realistische tijdschema's Weet hoeveel tijd elke werknemer nodig heeft om dingen gedaan te krijgen. Plannen voor later zal dan makkelijker zijn.

  2. Leg begin- en einddatums vast. Het vastleggen van een tijdsduur voor elke taak geeft u een realistisch idee van de tijd die elk teamlid nodig heeft om een taak te voltooien. Door ervoor te zorgen dat u de juiste begin- en einddatum vastlegt, kunt u een nauwkeurige tijdlijn voor het hele project geven.

  3. Ken de vaardigheden van uw werknemers. Inzicht in de vaardigheden van uw medewerkers helpt bij het bepalen van de beste middelen voor elke taak.

  4. Geef prioriteit aan werk. Bepaal van tevoren wat prioriteit heeft als het gaat om de werkbelasting van uw team. Bouw uw tijdlijn rond uw taken met topprioriteit en bepaal welke middelen u daar zullen brengen.

  5. Help de bezettingsgraad van uw team te verhogen. De bezettingsgraad is de hoeveelheid tijd die uw projectteam besteedt aan uitvoerbaar, strategisch of "factureerbaar" werk. Gemiddeld besteden medewerkers 60% van hun tijd aan werk dat met werk te maken heeft, zoals het najagen van goedkeuringen of het zoeken naar documenten. Het verminderen van werk dat met werk te maken heeft, is de beste manier om uw team hun beste werk te laten leveren en hun bezettingsgraad te verhogen.

  6. Pas uw efficiëntie aan terwijl u bezig bent. Projectbeheer is in het algemeen een voortdurende inspanning. Taken en tijdschema's kunnen veranderen als zich uitdagingen voordoen. Wees niet bang om middelen te verplaatsen als dat nodig is om zo efficiënt mogelijk te zijn.

  7. Houd wat tijd vrij. Hoewel de planning van het middelenbeheer van cruciaal belang is om vanaf het begin te doen, kunt u niet voor alles plannen. Houd tijd vrij voor nieuw werk en wees flexibel.

  8. Kies de stijl van middelenbeheer die bij uw team past. U kent uw team beter dan wie ook. Gebruik uw kennis om te bepalen wat de beste methode voor middelenbeheer is, zoals werkbelasting per uur, punten of aantal taken.

  9. Hou contact met uw team. Zorg ervoor dat u in realtime een beeld hebt van de werkbelasting van uw team, en dat elk teamlid het gevoel heeft dat zijn/haar werkvolume eerlijk en haalbaar is. Dit kan u helpen bij uw toekomstige planning en kan de manier waarop u middelen toewijst verbeteren.

  10. Verbind uw middelenbeheerplan met uw operationeel plan.Operationele planning is het maken van een gedetailleerde kaart van de acties die uw team precies zal ondernemen op wekelijkse of soms zelfs dagelijkse basis. Bouw uw middelenbeheerplan in uw operationeel plan in om uw team doeltreffend te beheren.

  11. Gebruik de juiste werkbeheertool. Een spreadsheet is een trefzekere manier om het werkbeheer snel onoverzichtelijk te maken. Probeer in plaats daarvan een werkbeheerprogramma te gebruiken met functies voor portfoliobeheer, zoals het gemakkelijk meten van de werkbelasting van uw team. U krijgt dan een overzicht van het project van uw team, en u kunt inzoomen op meer gedetailleerde taken - alles op één plek. In Asana kunt u zelfs afzonderlijke taken zien, en ze naar behoefte verslepen.

Advies over middelenbeheer van vier teamleiders

Wat is er beter dan een gids te lezen over hoe u middelen moet toewijzen in projectmanagement? Wat dacht u van het luisteren naar vier teamleiders - met verschillende achtergronden en uitdagingen - die zich dagelijks in de praktijk verdiepen? Lees hun mening over hoe u een plan voor middelenbeheer moet aanpakken met echte voorbeelden. Ontmoet Jenny, Ariel, Eric en Reigan.

Jenny Thai, Hoofd Content, Marketing

Wat is de grootste uitdaging waarmee u geconfronteerd wordt als het gaat om middelenbeheer en wat is uw oplossing?

Een grote uitdaging op het gebied van middelenbeheer is om op hoog niveau inzicht te krijgen in de werkbelasting van mijn team. Ik moet een nauwkeurig beeld hebben van elk project dat in de pijplijn zit.

Ik pak dit aan door eerst de routekaart van komende productlanceringen en -campagnes te bekijken, en vervolgens uit te zoeken hoeveel personeel er nodig is op projectniveau tegenover individuele deliverables. Ik beheer alles in een werkbeheertool waar ik een portfolio heb van alle projecten waar mijn team elk kwartaal aan werkt. Voor kleinere projecten of ad hoc werk heb ik in hetzelfde werkbeheerprogramma een proces opgezet waarmee mensen ondersteuning kunnen aanvragen. Nu kan ik nieuwe aanvragen die binnenkomen gemakkelijk beheren en nagaan wat de behoeften, deadlines en prioriteiten zijn.

Wanneer het erom gaat projecten te bemannen of middelen toe te wijzen, is dat zowel kunst als wetenschap. Ik probeer ervoor te zorgen dat de beschikbare bandbreedte van iemand overeenkomt met de omvang van het toegewezen werk, en ik denk er ook aan projecten toe te wijzen die aansluiten bij de individuele vaardigheden en loopbaandoelen.

Wat zijn uw drie belangrijkste tips voor het opstellen en beheren van een middelenbeheerplan?

  1. Zoek proactief uit welke projecten er in de pijplijn zitten. De meeste projecten van mijn team worden gestart door andere teams. Daarom is het belangrijk om contact op te nemen met partners in verschillende functies en een totaalbeeld te krijgen van wat er op stapel staat.

  2. Zorg ervoor dat elk teamlid minstens één groot project (bijvoorbeeld een marketingcampagne) op zijn bord heeft en vul zijn werkbelasting aan met taken van week tot week en van dag tot dag. Dit minimaliseert het wisselen van context en zorgt toch voor wat afwisseling.

  3. Ga regelmatig bij uw team langs, zodat u weet wat ieders bandbreedte is, en pas de plannen gaandeweg aan. Als er zich iets onverwachts voordoet, houd dan de communicatielijnen open om ervoor te zorgen dat uw middelenplannen op schema blijven.

Ariel Ross, Integrated Brand Producer, Ontwerp

Wat is de grootste uitdaging waarmee u geconfronteerd wordt als het gaat om middelenbeheer en wat is uw oplossing?

De grootste uitdaging waarmee ik op het gebied van middelenbeheer te maken heb, is een nauwkeurig beeld krijgen van waar mijn team mee bezig is, wat onze bandbreedte is, en wat de status van projecten is. Daar komt heel wat nuance bij kijken, want elke individuele medewerker heeft zijn/haar eigen tempo en sterke punten. Ik moet nagaan wie de beste persoon is om aan elk project toe te wijzen.

Het is belangrijk om de communicatie met de teamleden steeds te verbeteren. Ik zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit door regelmatig check-ins, stand-up meetings en persoonlijke gesprekken te houden. Ik probeer ook een overzicht op hoog niveau te krijgen van ieders taken, zodat ik gesprekken beter kan aanpakken. Door projecttijdlijnen op te stellen voor het productieproces van het team, krijg ik een duidelijk beeld van wie de leiding heeft en wat hun volgende stappen zijn.

Wat zijn uw drie belangrijkste tips voor het opstellen en beheren van een middelenbeheerplan?

  1. Vraag de verschillende belanghebbenden om input over uw workbackschema. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw team op één lijn zit en vooraf realistische verwachtingen en tijdschema's vaststelt.

  2. Volg de vorderingen in uw werkbeheertool. Bekijk welk werk gedelegeerd is aan uw teamleden en gebruik uw tijdlijn om te bepalen of u kunt helpen bij eventuele wegversperringen.

  3. Begrijp hoe uw team uw werkbeheertool gebruikt. Sommige teamleden kijken misschien naar het grotere geheel, terwijl anderen zich zullen concentreren op het bekijken van één taak. Pas uw werkstijl aan aan de manier waarop uw team te werk gaat.

Eric Pelz, Technisch directeur, Product

Wat is de grootste uitdaging waarmee u geconfronteerd wordt als het gaat om middelenbeheer en wat is uw oplossing?

Eén uitdaging is dat mijn team wel parallel werkt. Ik moet mij afvragen: "Hoe kan ik de waarde van mijn technisch team maximaliseren?" Ik moet me concentreren op het bereiken van een evenwicht op basis van onze doelstellingen en het werkrisico.

Ik houd teambijeenkomsten en gebruik die tijd om al het werk collectief in een lijst te zetten. Deze lijst toont ons wat we de komende weken gaan doen geeft inzicht in hoe de teamleden over het werk denken. Daarna nemen we wat we geleerd hebben en passen het toe in ons werkbeheerprogramma. Wij maken er een prioriteit van om alles duidelijk op één plaats te documenteren.

Alles wordt bijgehouden in onze tool voor werkbeheer, ook de kennisgevingen van afwezigheid. We kunnen altijd zien welke middelen beschikbaar zullen zijn. Dit geeft me de kans om strategisch te zijn over timing. We beginnen niet aan een groot project vlak voor het weekend of wanneer meerdere mensen niet op kantoor zijn.

Wat zijn uw drie belangrijkste tips voor het opstellen en beheren van een middelenbeheerplan?

  1. Als een project of taak risico loopt, schrijf dit dan onmiddellijk op. Door dit soort notities bij te houden, beschermt u zichzelf en vermijdt u alle ergste scenario's of risico's.

  2. Wees flexibel. Beschouw uw plan niet als een eenmalige taak die u gewoon van uw lijst kunt afvinken. Leer altijd bij, herplan en herijk; optimaliseer uw middelenbeheerplan naarmate u verder gaat.

  3. Maak van teamdenken een samenwerkingsactiviteit. Iedereen in uw team moet aangemoedigd worden om zijn mening te delen, aanbevelingen te doen, en anderen te laten weten wanneer zijn bandbreedte krap is. Middelenbeheer is niet het werk van één persoon, het is groepswerk.

Reigan Combs, Voormalig hoofd Life Cycle-marketing en wereldwijde campagnes, Marketing

Wat is de grootste uitdaging waarmee u geconfronteerd wordt als het gaat om middelenbeheer en wat is uw oplossing?

Een grote uitdaging waarmee ik te maken heb bij het beheer van middelen, is een duidelijk inzicht krijgen in een verzoek en weten wie in mijn team het meest geschikt is om het werk aan te nemen, gezien hun huidige bandbreedte. Ik vraag me vaak af: "Wie is het meest geschikt en het best geïnformeerd om dit specifieke verzoek aan te nemen?"

Ik laat mijn team elke maand hun top vijf prioriteiten uitstippelen, zodat ik hun bandbreedte kan evalueren. Het gaat erom vast te stellen welke projecten voor elke persoon het meest zinvol zijn. Een project in verband met een bestaand initiatief kan bijvoorbeeld beter geschikt zijn voor een nieuw personeelslid. Terwijl een complexer project misschien beter geschikt is voor een werknemer die al wat langer in dienst is.

Onlangs heb ik in mijn werkbeheertool een project gemaakt dat mij de weergave biedt van een redactionele agenda. Ik kan alle e-mailcampagnes zien waar mijn team aan werkt en in één oogopslag zien wanneer er één de deur uitgaat en wie er verantwoordelijk voor is.

Wat zijn uw drie belangrijkste tips voor het opstellen en/of beheren van een middelenbeheerplan?

  1. Stroomlijn uw werkproces. Het kan overweldigend zijn wanneer u meerdere verzoeken ontvangt. Probeer uw proces te vereenvoudigen door digitale formulieren te gebruiken, vooral als die geïntegreerd zijn met uw werkbeheersysteem.

  2. Houd wekelijks een vergadering met uw team. Begrijp hoe uw teamleden zich voelen over hun huidige bandbreedte en krijg een duidelijk inzicht in bij hoeveel werkbelasting ze zich prettig voelen.

  3. Beheer prioriteiten. Kijk naar de vijf topprioriteiten van uw team per maand om te zien op welk soort werk elke persoon gericht is. Controleer de prioriteiten van uw team wekelijks om te zien of er iets veranderd is en stel zo nodig nieuwe prioriteiten.

Klaar om een middelenbeheerplan op te stellen?

Middelenbeheer moet altijd een onderdeel zijn van uw algemene projectwerkplan. Hoewel het in het begin overweldigend veel kan lijken, zal het toewijzen van de juiste middelen op het juiste moment het werk veel gemakkelijker maken naarmate u verder komt. Doe het stap voor stap en maak gebruik van een tool voor werkbeheer. Uw team zal u dankbaar zijn!

Als uw middelenbeheerplan eenmaal klaar is en u middelen hebt toegewezen, vergeet dan niet om de successen van uw werknemers te identificeren en benadrukken. Door het succes van uw team te vieren, houdt u uw werknemers betrokken en productief. Als u hetzelfde hulpmiddel wilt gebruiken dat Jenny, Ariel, Eric en Reigan gebruiken, kijk dan eens naar Asana en krijg werk sneller gedaan.

Gerelateerde bronnen

E-book

Begin slim en eindig sterk