Middelenbeheersjabloon

Stop burnout vóór die begint. Leer hoe je een middelenbeheersjabloon maakt in Asana om ervoor te zorgen dat teamleden zich niet overwerkt of over het hoofd gezien voelen.

Maak je sjabloon

Registreer je om je eigen sjabloon te maken.

GEÏNTEGREERDE FUNCTIES

project-view iconProjectweergavenfield-add iconAangepaste veldencheck-circle iconTakentime-tracking iconTijdregistratie

Recommended apps

Clockwise-pictogram
Clockwise
Service Now
ServiceNow
hubspot-logo
Hubspot
Jira Cloud-pictogram
JIRA Cloud

Delen
facebookx-twitterlinkedin

[Product-UI] Redactioneel middelenbeheer (tijdlijn)

Veertig procent van de werknemers denkt dat burnout een onvermijdelijk onderdeel van succes is. Maar de waarheid is dat je team niet optimaal kan presteren als ze overwerkt zijn. Je kunt op korte termijn hard doorploeteren, maar uiteindelijk halen de stress en de druk je in. 

In plaats daarvan is het beter de bandbreedte van je team te beheren om overwerk (of onderwerk) te voorkomen. Dat is waar het bij middelenbeheer om gaat - controle nemen over de planning van je team om ervoor te zorgen dat je tijd besteedt aan wat belangrijk is. 

Wat is een middelenbeheersjabloon? 

Een middelenbeheersjabloon is een herbruikbare handleiding die je helpt de bandbreedte van je team in de loop van een project te beheren. Het toont je alles waar je team aan werkt - zodat je kunt zien hoe vol ieders bord is, of ze extra werk aankunnen, of dat ze hulp nodig hebben om taken binnen de deadline van het project af te krijgen. Dankzij het sjabloon hoef je geen tijd te verspillen aan het opstellen van een middelenbeheerplan voor elk nieuw project. In plaats daarvan kun je gewoon het sjabloon kopiëren, invullen, en aan de slag gaan. 

[Product-UI] Redactioneel middelenbeheer (lijst)

De voordelen van een digitaal middelenbeheersjabloon

Middelenbeheer is een voortdurend veranderend proces. Nieuwe aanvragen, projecten en afwezigheden betekenen dat de bandbreedte van je team steeds in beweging is - en je hebt een sjabloon nodig dat deze veranderingen kan bijhouden. Dit is waar een digitaal middelenbeheersjabloon echt schittert. 

Terwijl statische Microsoft Excel-sjablonen of Google Sheets snel verouderen, werkt een digitaal sjabloon in realtime bij als de werklast en prioriteiten van je team veranderen. Dankzij de functionaliteit ervan kun je meteen aanpassingen maken, zodat je controle houdt over het schema van je team en overwerk vermijdt

Met een digitaal middelenbeheersjabloon kun je: 

  • De hele werkbelasting van je team op één plaats bekijken. 

  • Visualiseren hoe de bandbreedte en beschikbare middelen van je team in de loop van de tijd veranderen. 

  • Taken, deadlines en prioriteiten bijwerken om de teambandbreedte effectief te beheren. 

  • Een weergave in Gantt-grafiek bekijken van hoe lang taken zullen duren in verhouding tot de tijdlijn van je project.

  • Projectafhankelijkheden visualiseren om toekomstige blokkades te vermijden. 

  • Taken een kleurcode geven volgens inzet om te begrijpen hoeveel bandbreedte ervoor nodig is. 

  • Je sjabloon delen met belanghebbenden om te laten zien hoe extra aanvragen je team beïnvloeden. 

  • Gemakkelijk projecttaken aan je sjabloon toevoegen zonder dat je werk hoeft te dupliceren. 

[Product-UI] Redactioneel middelenbeheer (bord)

Een digitaal middelenbeheersjabloon maken

Je sjabloon voor middelenbeheer moet een algemeen overzicht geven van waar elk teamlid aan werkt. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door voor elke persoon een aparte sectie te maken. Op die manier kun je aan elke sectie projecttaken toevoegen om te zien wat er op ieders bord ligt. Zorg ervoor dat je voor elke taak een datumbereik opgeeft, zodat je kunt zien hoe lang het zal duren voor elke deliverable af is. 

Voor meer detail maak je aangepaste velden aan om de inzet aan te geven die elke taak vraagt (bijvoorbeeld klein, gemiddeld of groot) en de status van elke taak. De status van elke taak kan er verschillend uitzien, afhankelijk van het soort werk dat je team doet. Het kan zo eenvoudig zijn als 'niet begonnen' en 'in behandeling', of zo gedetailleerd als 'schetsen', 'opstellen', 'bewerken', en 'beoordelen'. Afhankelijk van de behoeften van je team kun je extra aangepaste velden toevoegen om dingen bij te houden zoals het soort item of de Agile-sprint waarvoor dit werk gepland is. 

Voeg tenslotte afhankelijkheden toe om aan te geven of je team taken moet voltooien voor een andere kan beginnen. Met afhankelijkheden kun je een taak markeren als wachtend op een andere taak, zodat je team werk kan prioriteren dat verderop een blokkade zou kunnen worden. 

Beheer teammiddelen met werkbelasting

Een middelenbeheersjabloon is een prima op maat gemaakte oplossing voor kleinere teams. Maar als je een groot team hebt waarvan het werk zich over veel verschillende projecten uitstrekt, heb je misschien een meer op maat gemaakt tool voor werkbelastingbeheer nodig. In dat geval kan Asana's Werkbelasting-functie helpen door automatisch een visuele momentopname van de capaciteit van je team te geven, zodat je kunt zien waar iedereen aan werkt overheen verschillende initiatieven. 

Geïntegreerde functies

  • Tijdlijnweergave. De tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontaal staafdiagram. Je kunt niet alleen de begin- en einddatum van elke taak zien, maar ook de afhankelijkheden tussen de taken. Met de tijdlijnweergave kun je gemakkelijk bijhouden hoe de stukken van je plan in elkaar passen. En als je al je werk op één plek kunt zien, is het gemakkelijk om afhankelijkheidsconflicten te identificeren en aan te pakken voordat ze ontstaan, zodat je al je doelen op tijd kunt halen. 

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

  • Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak vervalt, maar ook weten wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

Aanbevolen apps

  • Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. De Clockwise + Asana-integratie laat je toe de duur van taken te specifiëren, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken aan je agenda toe en maak tijd om werk gedaan te krijgen.

  • ServiceNow. Verminder handmatig werk voor IT-teams die in ServiceNow werken door het aanmaken van taken in Asana te automatiseren en platform-overschrijdend inzicht te bieden in realtime status en context. Intern gerichte serviceteams die ServiceNow gebruiken om tickets van werknemers bij te houden en te beheren, krijgen vaak aanvragen die acties buiten ServiceNow vereisen, zoals het vervullen van hardwareaanvragen, of het beantwoorden van een salarisvraag. Deze integratie maakt het eenvoudig om ServiceNow te verbinden met acties en updates die in Asana worden uitgevoerd.

  • Hubspot. Maak Asana-taken automatisch aan met HubSpot Workflows. Met HubSpot Workflows kun je alle klantgegevens in HubSpot CRM gebruiken om geautomatiseerde processen te maken. Met deze integratie kun je naadloos werk tussen teams overdragen, bijvoorbeeld wanneer in HubSpot deals of tickets worden gesloten.

  • Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgedragen. 

Veelgestelde vragen

Ik heb al een Excel-sjabloon. Waarom zou ik mijn middelenbeheersjabloon met projectbeheersoftware maken?

Een Excel-sjabloon voor middelenbeheer is statisch, wat betekent dat je het handmatig moet bijwerken telkens als projectdeliverables, tijdlijnen of teambeschikbaarheid verandert. Het staat ook los van je werk, wat betekent dat je voortdurend tussen verschillende tools moet schakelen om de bandbreedte van je team in de gaten te houden. Aan de andere kant kun je door je middelenbeheersjabloon in een projectbeheertool te maken, middelen beheren en aan verschillende projecten werken, allemaal op dezelfde plaats. Je hoeft niet heen en weer te schakelen tussen verschillende apps, handmatige updates uit te voeren, of werk dubbel te doen. In plaats daarvan heeft je team één source of truth waar ze in realtime kunnen zien hoe de werkbelasting van projecten verandert. 

Het gebruik van afzonderlijke software voor middelenbeheer of een gespecialiseerde tool voor het plannen van middelen levert een vergelijkbaar probleem op. Het is weer een tool die je team moet leren en gebruiken, wat meer schakelen tussen context en tijdverlies betekent.

Heb ik een middelenbeheersjabloon nodig?

Als je een projectmanager of teamleider bent, kan een sjabloon voor middelenplanning je helpen de planning en allocatie van teammiddelen te vereenvoudigen. Het helpt je de beschikbaarheid van middelen in evenwicht te brengen met de behoefte aan middelen, zodat je ervoor kunt zorgen dat je projectteam voldoende bandbreedte heeft om taken op tijd te voltooien - zonder daarbij overwerkt te raken.

Wanneer moet ik een middelenbeheersjabloon gebruiken?

Gebruik je projectmiddelenbeheersjabloon helemaal aan het begin van de projectlevenscyclus, voordat je je projectschema en je projectbudget plant. Op die manier kun je rekening houden met je beschikbare teammiddelen bij het plannen van hoe lang taken zullen duren en of je extra hulp van aannemers of andere teams moet inschakelen.

Sjablonen maken met Asana

Bekijk hier meer informatie over hoe je een aanpasbaar sjabloon maakt in Asana. Ga vandaag nog aan de slag.

Aan de slag