Afhankelijkheden in projectbeheer begrijpen

Net als een estafette, worden projecten vaak voltooid door taken van het ene teamlid naar het andere door te geven. In tegenstelling tot een estafette, vereisen sommige projecttaken dat andere taken verder gaan voordat ze kunnen worden gestart. Deze relatie tussen taken staat bekend als een afhankelijkheid. 

Als projectmanager kan het begrijpen hoe afhankelijkheden werken je helpen een duidelijk en consistent plan te definiëren voordat je het project zelf start. Dit is wat je moet weten om je proces te stroomlijnen, je afhankelijkheden te optimaliseren, taken te prioriteren, knelpunten te voorkomen en externe factoren te beheren om je projecttijdlijn op schema te houden

Wat is een afhankelijkheid in projectbeheer?

Over het algemeen is een afhankelijkheid iets dat afhankelijk is van iets anders. 

Voorbeeldzinnen voor algemene afhankelijkheden:

• Baby's zijn afhankelijk van verzorgers

• Planten zijn afhankelijk van zonlicht

• Vissen zijn afhankelijk van water

In het projectbeheer is een afhankelijkheid een taak die afhankelijk is van de voltooiing van een andere taak. 

Voorbeelden van afhankelijkheden in projectbeheer:

• De PR-verklaring van een bedrijf is afhankelijk van de goedkeuringen van de CEO van de berichten

• Een vergoeding is afhankelijk van het indienen van een onkostendeclaratie

• Een bugfix is afhankelijk van de identificatie van de oorzaak

In de bouw is het storten van de fundering bijvoorbeeld afhankelijk van de voltooiing van de uitgraving. In marketing is de lancering van een nieuwe productcampagne afhankelijk van de afronding van het productontwerp en de branding. 

Als projectmanager is het belangrijk om alle afhankelijkheden van je project in de gaten te houden, zodat belanghebbenden weten wanneer ze aan hun deel van het project moeten beginnen. Het gebruik van projectbeheersoftware met dashboards en andere platformintegraties, zoals API's, kan helpen bij het beheren van projectafhankelijkheden tussen teams en modules.

Voorbeelden van afhankelijkheden in softwareontwikkeling:

• React is afhankelijk van Babel voor browsercompatibiliteit.

• Django is afhankelijk van Pillow voor beeldverwerking.

• Node.js is afhankelijk van Express voor webserverbeheer.

In de informatica is een softwareafhankelijkheid een stuk software dat afhankelijk is van een ander programma om goed te functioneren. Dit wordt beheerd door een pakketbeheerder zoals npm voor JavaScript of pip voor Python. Afhankelijkheden worden gespecificeerd in configuratiebestanden en geïnstalleerd wanneer je de runtime compileert of start.

Het beheren van deze afhankelijkheden is cruciaal voor ontwikkelingsteams die Scrum- of Agile-methodologieën gebruiken.

Belangrijke termen die je moet kennen met betrekking tot afhankelijkheden

Voordat we verschillende soorten afhankelijkheden bespreken, zijn hier enkele belangrijke termen om te begrijpen.

Projectbeperkingen

Projectbeperkingen zijn beperkingen waaraan de projectmanager zich moet houden naarmate het project vordert. De drie belangrijkste projectbeperkingen zijn:

• Kosten: hoeveel geld je kunt uitgeven om het project te voltooien.

• Tijd: hoe lang het duurt om een project te voltooien.

• Projectbereik: de specifieke doelen, deliverables, kenmerken en functies die deel uitmaken van het project.

• Projectbeperkingen zijn met elkaar verbonden en worden vaak de 'projectbeheerdriehoek' genoemd. Een verandering in de ene beperking vereist een verandering in de andere om te compenseren. Projectbereik vergroten vereist bijvoorbeeld meestal een verhoging van de kosten en/of tijd.

Het begrijpen en balanceren van projectbeperkingen is de sleutel tot succesvol afhankelijkhedenbeheer. Projectafhankelijkheden kunnen van invloed zijn op alle drie de beperkingen; ze kunnen de kosten verhogen, vertragingen veroorzaken en de scope van het project beïnvloeden.

Kritiek pad

In projectbeheer is het kritieke pad de opeenvolging van afhankelijke taken die de langste duur vormen, zodat je de kortst mogelijke tijd kunt bepalen om het project te voltooien. Het is een sleutelconcept bij het omgaan met afhankelijkheden, omdat elke vertraging in een kritieke taak het hele project zal vertragen.

De kritieke-padmethode (CPM) is een techniek die wordt gebruikt in projectplanning om de kritieke en niet-kritieke taken te identificeren, de verwachte duur van het project te berekenen en de afhankelijkheden tussen taken te tonen. Een Gantt-grafiek is een veelgebruikte manier om het kritieke pad en de taakafhankelijkheden in een projectschema te visualiseren. 

Blokkeringen

Een blokkade is alles wat de voltooiing van een projectactiviteit kan verhinderen. Blokkades kunnen interne problemen zijn, zoals een teamlid dat een week afwezig is, of externe factoren, zoals een externe leverancier die een inkooporder niet op tijd uitvoert. Het vroegtijdig identificeren van blokkades kan hun impact op de doorlooptijd minimaliseren.

Soorten afhankelijkheden in projectbeheer

Het concept van afhankelijkheden is eenvoudig, maar er zijn verschillende soorten projectafhankelijkheden waarmee je rekening moet houden.

Logische afhankelijkheden

Deze afhankelijkheden, ook wel causale afhankelijkheid genoemd, zijn onderdelen van een project die nodig zijn voor de voltooiing van een project. Ze zijn vaak de doeloutput voor alle voorgaande taken en kunnen niet parallel met andere taken worden uitgevoerd. 

Je kunt bijvoorbeeld geen taak aan iemand anders delegeren als je geen andere persoon in je team hebt. In dit geval wordt het inhuren van een ander teamlid beschouwd als een logische afhankelijkheid.

Afhankelijkheden van middelen

Op middelen gebaseerde afhankelijkheden zijn projectbeperkingen omdat ze betrekking hebben op de beperkte hoeveelheid middelen die je voor je project hebt. Als er extra middelen beschikbaar zijn voor het project, zou deze afhankelijkheid geen probleem zijn. Een effectieve toewijzing van middelen is de sleutel tot het beheer van dit soort projectafhankelijkheden.

De voortgang van Project B is bijvoorbeeld afhankelijk van een enkele ontwerper die Project A voltooid, zodat hij de bandbreedte heeft om Project B te voltooien zonder overwerkt te raken.

Preferentiële afhankelijkheden

Preferentiële afhankelijkheden worden gecreëerd door teamgeïnduceerde processen, maar zijn niet noodzakelijk vereist om een project te voltooien. 

Een bewerker kan bijvoorbeeld een laatste beoordeling nodig hebben voordat hij een artikel ter publicatie verzendt. Hoewel dit een stap is die door het team is gemaakt om ervoor te zorgen dat er geen fouten zijn, is deze stap niet noodzakelijk om het project te voltooien.

​​Externe afhankelijkheden

Externe afhankelijkheden zijn taken die afhankelijk zijn van externe factoren waar jij of je team geen controle over hebben. Interne afhankelijkheden komen vaker voor, omdat ze afhankelijk zijn van dingen die je team kan beheersen.

Een goed voorbeeld van een externe afhankelijkheid is wanneer een weersverschijnsel verhindert dat een lading vers fruit in een restaurant aankomt. Een chef-kok had een menu kunnen hebben dat sinaasappels vereiste, maar vanwege een verrassende vorst zijn ze niet in staat om de gerechten te maken die nodig zijn. De chef-kok was extern afhankelijk van de sinaasappelleverancier voor het maken van specifieke gerechten. Door externe factoren te identificeren, kunnen noodplannen worden opgesteld.

Soorten taakafhankelijkheden in projectbeheer

Sommige afhankelijkheden zijn specifiek voor de twee betrokken taken. Hier zijn de meest voorkomende soorten taakafhankelijkheden:

• Finish to Start (FtS): Dit is de meest voorkomende taakafhankelijkheid. Taak B kan niet starten totdat taak A voltooid is. Deze functionaliteit is gebruikelijk in de Waterval-projectbeheermethode.

• Finish to Finish (FtF): Taak B kan niet eindigen totdat Taak A ook is voltooid. Dit type voltooiingsafhankelijkheid komt vaak voor bij taken die subtaken bevatten; als de subtaken niet zijn voltooid, kun je de bovenliggende taak niet voltooien. 

• Start to Start (StS): Taak B kan niet starten voordat Taak A begint. Deze zijn voor taken die parallel met elkaar moeten lopen. Een goed voorbeeld van een startafhankelijkheid is een getimede e-commerce-lancering. Aankondiging: Een social media-marketeer wil misschien een aankondiging plaatsen voor een verkoop die live gaat, net zoals een webontwikkelaar de juiste webpagina push om live te gaan. De social media marketeer begint pas als de webontwikkelaar begint, zodat de aankondiging op hetzelfde moment wordt gepubliceerd.

• Start to Finish (StF): Taak B moet starten om taak A te voltooien. Dit is belangrijk voor situaties die overlapping vereisen. Een voorbeeld hiervan is dekking op een ondersteuningslijn. Een vertegenwoordiger kan niet vertrekken totdat een andere vertegenwoordiger komt om hem van zijn taken te ontheffen, zodat er altijd iemand beschikbaar is om klantondersteuning te bieden.

Voordelen van het goed beheren van projectafhankelijkheden

Effectief afhankelijkhedenbeheer komt niet alleen het project ten goede, maar ook de projectmanager en het team. Hier volgen enkele belangrijke voordelen:

Voordelen voor het project:

• Verminderd risico op vertragingen en knelpunten

• Geoptimaliseerde toewijzing van middelen

• Meer kans om het project op tijd en binnen het budget Voltooid te krijgen

• Duidelijkere communicatie en coördinatie tussen teamleden

Persoonlijke en teamvoordelen:

• Verbeterde probleemoplossende en besluitvormende vaardigheden voor projectmanagers

• Verbeterde teamsamenwerking en productiviteit

• Kans voor teamleden om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en meer verantwoordelijkheden op zich te nemen

• Meer gevoel van voldoening en werktevredenheid na voltooiing van het project

Door afhankelijkheden goed te begrijpen en te beheren, kunnen projectmanagers hun teams naar succes leiden en tegelijkertijd persoonlijke en professionele groei bevorderen.

Tips voor het beheren van afhankelijkheden

Afhankelijkhedenbeheer kan op het eerste gezicht overweldigend lijken, maar als je leert hoe je ermee omgaat, kun je je projecten op succes voorbereiden. Hier zijn vier tips om je te helpen taakafhankelijkheden te optimaliseren.

1. Organiseer taken met projectbeheersoftware

Het vinden van de juiste pojectbeheertool die voor je team werkt, kan het spel veranderen in termen van interne afhankelijkheden. Het gebruik van een taakbeheertool die je projectplan en projectactiviteiten kan huisvesten en afhankelijke taken duidelijk kan identificeren, kan je team helpen zich aan het projectschema te houden. Zoek naar tools met integraties met je andere kernsystemen.

2. Visualiseer afhankelijkheden duidelijk

Het visualiseren van afhankelijkheden is een gemakkelijke manier om beter te begrijpen welke taken moeten worden voltooid en in welke volgorde. Met visuele tools zoals een Gantt-grafiek of een Kanbanbord kun je je teamleden duidelijk laten zien in welke fase je project zich momenteel bevindt en welke taken afhankelijk zijn.

3. Houd potentiële risico's in een projectplan bij

Wanneer je een projectplan opstelt, brainstorm dan over alle mogelijke interne afhankelijkheden die je tijdens je project kunt tegenkomen. Hebben een of meer van je teamleden een zwaardere werklast dan normaal? Werk je samen met externe leveranciers om dit project te voltooien? Is het projectteam voorbereid op een verschuiving in de planning in het geval dat een onderdeel vertraging oploopt?

Je kunt niet elk potentieel risico monitoren, maar je kunt afhankelijkheden in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de deliverables op schema blijven. Dit is vooral belangrijk voor afhankelijkheden tussen teams, bijvoorbeeld wanneer het marketingteam wacht op middelen van het ontwerpteam. Regelmatige communicatie is cruciaal. 

4. Betrokkenheid van belanghebbenden aanmoedigen

Er bestaat niet zoiets als overcommunicatie als het gaat om taakafhankelijkheden. Als een projectbelanghebbende weet dat een taak vertraagd is, moedig hem dan aan om met het hele team te communiceren, zodat individuen hun tijdlijnen dienovereenkomstig kunnen aanpassen.

Houd je taakafhankelijkheden op schema

Wil je meer weten over hoe je projectafhankelijkheden beter kunt bijhouden? Meer informatie met Asana-projectbeheermiddelen.

Veelgestelde vragen over afhankelijkheden

Welke soorten afhankelijkheden komen het meest voor in projectschema's?

De soorten afhankelijkheden die het meest worden aangetroffen in projectschema's zijn:

• Einde-tot-start (een taak kan niet starten totdat een vorige taak is voltooid)

• Start-to-start (een taak kan niet starten totdat een andere taak begint)

• Einde-tot-einde (een taak kan niet eindigen voordat een andere taak voltooid is)

• Start-to-finish (een taak kan niet eindigen voordat een andere taak begint).

Hoe beheer ik taakafhankelijkheden?

Om taakafhankelijkheden te beheren, identificeer en documenteer je de relaties tussen taken, communiceer je afhankelijkheden aan teamleden, houd je de voortgang bij en pas je de planning indien nodig aan om eventuele wijzigingen of vertragingen op te vangen.

Hoe toon je afhankelijkheden in een project?

Afhankelijkheden in een project kunnen worden weergegeven met behulp van een Gantt-grafiek, netwerkdiagram of afhankelijkheidsmatrix, die de relaties en volgorde van taken visueel weergeven.

Wat zijn voorbeelden van afhankelijkheden?

Voorbeelden van afhankelijkheden zijn het wachten op goedkeuring van de klant voordat je doorgaat naar de volgende fase, het vereisen dat materialen worden geleverd voordat de bouw kan beginnen, of het nodig hebben van een specifiek teamlid om zijn taak te voltooien voordat een ander kan beginnen.