Het projectrisicobeheerproces in 6 duidelijke stappen

Julia Martins bijdrager fotoJulia Martins29 januari 20216 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Afbeelding koptekst projectrisicobeheerproces

U hebt misschien gemerkt dat uw projecten het meest succesvol zijn wanneer u ze doeltreffend plant en beheert. Het kan helpen om uw vaardigheden op het gebied van projectbeheer te ontwikkelen en beproefde projectbeheerstrategieën toe te passen. Maar zelfs de best ontwikkelde projecten zullen risico's inhouden.

De beste manier om projectrisico's te voorkomen is door ze frontaal onder ogen te zien. Door proactief op deze onzekere gebeurtenissen te anticiperen, kunt u uw projectteam in rustig vaarwater brengen - in plaats van midden in een onverwachte storm. Als u nog nooit een risicobeheerplan hebt ontwikkeld, hebt u bij vroegere projecten misschien wel te lijden gehad onder de gevolgen van onverwachte risico's. Daarover gaat dit artikel. Leer meer over projectrisicobeheer en probeer deze zes eenvoudige stappen om uw eigen risicobeheerplan op te stellen.

Wat is projectrisicobeheer?

Projectrisicobeheer is praktijk het proactief opsporen, analyseren en reageren op potentiële projectrisico's. Een projectrisico is alles wat van invloed kan zijn op het succes van een project, hetzij door vertraging van de projecttijdlijn, overbelasting van het budget of door verminderde projectprestaties op een andere manier.

Met een doeltreffend risicobeheer kunt u alle potentiële risico's aanpakken die zich tijdens de levenscyclus van een project kunnen voordoen, en die risico's beperken, zodat uw project op schema, binnen het budget en op koers blijft.

Probeer projectplanning in Asana

Wanneer moet ik aan projectrisicobeheer denken?

Goed projectrisicobeheer is niet reactief - het is proactief. In het ideale geval stelt u uw risicobeheerplan op tijdens de planningsfase van het project. Op die manier kunt u het best potentiële risico's en hun gevolgen identificeren en die risico's tijdens het project in het oog houden. In plaats van overrompeld te worden, hebt u die risico's in het oog voor het geval ze lastig worden.

Als u echter projectrisico's wilt aanpakken voor een proces dat al begonnen is, kunt u overwegen de theorie van de beperkingen te gebruiken. De theorie van beperkingen is een raamwerk om u te helpen de zwakste schakel in een project of proces te identificeren en die aan te pakken om het risico te verminderen.

Lees: Handleiding voor beginners tot de theorie van beperkingen

Veel voorkomende risicoscenario's

Is risicobeheer echt belangrijk voor mijn project?

Eerlijk gezegd heeft niet elk project een risicobeheerplan nodig. Als uw project een betrekkelijk eenvoudig proces is, hebt u misschien alleen maar een kort gesprekje met uw teamleden nodig om te brainstormen en mogelijke risico's aan te pakken. Deze projecten zijn klein van omvang, vergen niet veel tijd of externe middelen (zoals budget of bandbreedte) en zijn misschien processen die u al eerder met succes hebt voltooid.

Maar als u werkt aan een complex initiatief waarbij veel cross-functionele projectbelanghebbenden en belangrijke middelen betrokken zijn, hebt u waarschijnlijk baat bij een projectrisicobeheerplan. Dit zijn projecten waarin u misschien een aanzienlijke hoeveelheid tijd en bandbreedte van uw teamleden investeert, of een grote financiële investering voorbereidt. Met een risicobeheerplan kunt u ervoor zorgen dat het project binnen het projectbereik blijft en uiteindelijk slaagt.

Lees: Wat is een belanghebbendenanalyse en waarom is het belangrijk?

6 stappen om projectrisico's te beheren

Bij projectrisicobeheer gaat het erom potentiële risico's te identificeren, te plannen en te controleren. Niet alles zal fout gaan. Het is mogelijk dat er niets fout gaat. Maar een proactieve risicobeoordeling en incidentenbeheer kunnen u helpen voorbereid te zijn en snel bij te sturen, zodat u alle projectdoelstellingen toch op tijd en binnen het budget haalt.

Als u met projectrisicobeheer begint, zijn hier zes stappen om u daarbij te helpen. Voor elke stap hebben wij in Asana een projectrisicoplan uitgewerkt, om u te laten zien hoe een potentieel risicobeheerplan er voor uw volgende project uit zou kunnen zien.

1. Identificeren

De eerste stap bij het opzetten van een projectrisicobeheerproces is het samenstellen van een lijst van alle potentiële projectrisicogebeurtenissen. Een risicogebeurtenis is alles wat invloed kan hebben op uw projectschema, budget of uw uiteindelijke projectsucces.

Er zijn verschillende manieren om projectrisico's te identificeren:

  • Interview projectbelanghebbenden. De beste manier om projectrisico's op te sporen is door het aan de belanghebbenden, de leidinggevenden en experts op het gebied van het onderwerp te vragen. Als zij soortgelijke projecten hebben uitgevoerd, vraag hen dan welke risico's ze tegenkwamen en hoe u die kunt voorkomen. Zelfs als ze geen soortgelijke projecten hebben uitgevoerd, moet u bij de belangrijkste projectbelanghebbenden te rade gaan om er zeker van te zijn dat u geen belangrijke projectrisico's over het hoofd ziet.

  • Brainstorm met uw projectteam over potentiële risico's. Uw projectteam zijn de mensen die dag in dag uit met u aan dit project zullen werken. Vraag hun, voordat u aan uw project begint, wat zij als potentiële risico's zien. Overweeg een brainstormsessie te houden om serieuze risico's voor uw project te identificeren.

  • Documenteer en bekrachtig uw veronderstellingen. Volgens de Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) zijn veronderstellingen alles over het project waarvan u denkt dat het waar zal zijn, zonder dat het een vaststaand feit is. U kunt uw projectbeslissingen baseren op uw veronderstellingen, zonder dat u zich dat realiseert. Maar door dat te doen - zonder uw veronderstellingen te documenteren en te verifiëren - stelt u zichzelf bloot aan projectrisico. Als de veronderstellingen die u hebt niet echt waar zijn, kunnen de fundamenten van uw project onstabiel worden, wat het succes van uw project in gevaar kan brengen.

  • Controleer uw checklists. Kijk of uw team of afdeling een checklist van veel voorkomende risico's heeft opgesteld. Zo niet, begin er dan een te documenteren om uzelf voor te bereiden op succes bij toekomstige projecten.

Als u belangrijke risico's vaststelt, zet ze dan in een risicoregister. Zoals de naam al zegt, is een risicoregister een speciale lijst van al uw projectrisico's. Uw risicoregister moet antwoord geven op verschillende vragen over de risico's die u hebt geïdentificeerd, waaronder:

  • Hoe groot is de kans dat dit risico zich voordoet?

  • Wat is de impact en de ernst als het risico zich voordoet?

  • Wat is ons risicoresponsplan?

  • Wat is, gezien de waarschijnlijkheid en de gevolgen, het prioriteitsniveau?

  • Wie bezit dit risico?

Maak u zich geen zorgen als u dit nu niet allemaal kunt uitdokteren. Sommige van deze zaken komen in de latere stappen aan bod.

Projectrisicobeheer blanco risicoregister

2. Analyseren

Analyseer voor elk risico dat u hebt geïdentificeerd de waarschijnlijkheid, de ernst en het reactieplan. Afhankelijk van de complexiteit van uw projectrisico's kunt u overwegen uw analyse samen met uw projectteam of met de belangrijkste belanghebbenden uit te voeren. Om de ernst te bepalen, bedenkt u hoe het risico uw projectdoelstellingen zal beïnvloeden. Zal het uw tijdlijn vertragen, uw budget ondermijnen, of de impact van uw projectdeliverables verminderen?

Bedenk dan voor elk risico een reactieplan. Uw reactieplan is niet noodzakelijk een actiepunt voor nu. Het is eerder wat uw team zal doen om snel te schakelen en het risico aan te pakken, als het zich voordoet.

Projectrisicobeheer risicoregister met ernstProbeer projectplanning in Asana

3. Prioriteren

Om uw risico's te prioritiseren, moet u zich afvragen welke risico's op basis van uw risicoregister en -analyse het meest waarschijnlijk en het meest potentieel schadelijk zijn voor het succes van uw project? De belangrijkste risico's om aan te pakken zijn die met een hoge waarschijnlijkheid dat ze zich zullen voordoen en met een hoge ernstgraad. U zult alle potentiële risico's willen bewaken en erop reageren, maar dit zijn de risico's waaraan u de meeste aandacht wilt besteden en die u het vaakst wilt controleren.

Projectrisicobeheer geprioriteerd risicoregister

4. Toewijzen

Deze stap is optioneel, maar wel aanbevolen. Ook al hebben uw risico's zich nog niet voorgedaan, toch is het nuttig om al vroeg een risico-eigenaar aan te wijzen, zodat uw teamleden voorbereid zijn. Deze persoon moet niet alleen het risico in het oog houden. Hij/zij moet ook een plan opstellen om het risico te beperken, mocht het erop lijken dat het risico dreigt te gebeuren.

Projectrisicobeheer risicoregister

5. Volgen

Op dit punt is uw project begonnen. Hopelijk ligt u op schema en bent u goed op weg naar uw uiteindelijke projectdoelstellingen. Zorg er wel voor dat u uw risico's actief blijft volgen, om onaangename verrassingen te voorkomen. Om dit te doen:

  • Stuur regelmatig statusupdates zodat uw projectteam en de belanghebbenden bij het project op één lijn zitten. Denk eraan: risicobeheer moet proactief zijn, niet reactief.

  • Check in asynchroon met uw individuele risicobeheerders. Elke "eigenaar" van een risico moet zijn risicovolle gebeurtenis controleren op rode vlaggen. Als projectleider of teamleider moet u regelmatig bij hen nagaan of alles goed gaat.

  • Houd uw risicoregister in de gaten voor eventuele updates. Als de waarschijnlijkheid van een risico verandert, of het risicoplan wordt bijgewerkt, moet die verandering in uw risicoregister worden weergegeven. Zoals de meeste elementen van projectbeheer moet uw risicobeheerplan een levend document zijn dat uw team gebruikt om op schema te blijven.

Samenwerking is in deze fase ook heel belangrijk. Maar al te vaak duiken er potentiële problemen of nieuwe risico's op die een teamlid heeft opgemerkt, maar zich misschien niet bevoegd voelde om ze meteen te signaleren. Zorg ervoor dat u een cultuur van samenwerking, openheid en eerlijkheid opbouwt.

Lees: 10 eenvoudige stappen om samenwerking tussen teams te verbeteren

6. Reageren

Als op een bepaald ogenblik een risico werkelijkheid wordt, is het tijd om te reageren. Hopelijk hebt u, met uw risicoregister en projectrisicobeheerplan, een goed rampenplan om risico's aan te pakken.

Denk eraan: risicobeheer is niet het voorkomen van risico's - hoewel het daar wel bij helpt. Projectrisicobeheer is veeleer de praktijk van het voorbereiden op risico's en het opstellen van een goed plan, zodat u nooit voor verrassingen komt te staan.

Integreer projectrisicobeheer in uw volgende projectplanningssessie

Goede projecten zijn projecten met goede plannen, en risicobeheersing is een essentieel onderdeel van die planning in de beginfase. Zorg ervoor dat u uw projectrisicobeheerplan opneemt in alle planningsdocumenten in de beginfase, zoals uw projectbriefing. Op die manier heeft iedereen toegang tot uw risicobeheerplan en kan proactief worden gereageerd op risico's die zich toch voordoen.

Voor meer richtlijnen voor projectplanning, leer hoe u een projectbeheerplan maakt.

Gerelateerde bronnen

Artikel

What is decision tree analysis? 5 steps to make better decisions