De snelle handleiding voor het bepalen van je projectbereik – in 8 stappen

Bij projectmanagement is het belangrijk dat je doel niet te groot, maar ook niet te klein is. Wat je wilt, is een project van precies de juiste omvang: groot genoeg om alle deliverables te omvatten, maar klein genoeg om realistisch uitvoerbaar te zijn.

De manier om dat te bereiken, is door het bereik van je project duidelijk te definiëren. Door het bereik van je project goed te definiëren, kun je alle deliverables op tijd en binnen budget opleveren – zonder je team te overbelasten. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het definiëren en beheren van je projectbereik.

Wat is projectbereik?

Projectbereik helpt je om duidelijke grenzen te stellen aan je project en vast te leggen welke doelen, deadlines en deliverables je wilt behalen. Door je projectbereik duidelijk te bepalen zorg je ervoor dat je je doelstellingen en doelen  behaalt zonder vertraging of overbelasting.

Je projectbereik bepalen is geen eenmans-taak. In plaats daarvan stem je beter af met belangrijke projectbelanghebbenden en zorg je dat iedereen op één lijn zit. Stel dat je werkt aan een productmarketinglancering – dan wil je goed afstemmen met belanghebbenden van teams zoals product, design en content. Afhankelijk van de complexiteit van je project kan het verstandig zijn om een wijzigingsbeheerproces op te zetten, we leggen later uit hoe.

Wat is een projectbereikverklaring?

Een projectbereikverklaring is simpelweg een schriftelijk document waarin je het projectbereik vastlegt. Afhankelijk van hoe complex je project is, kan je projectbereikverklaring een onderdeel zijn van je projectplan of een los document op zich. Werk je samen met een extern team of bureau? Dan kun je je projectbereikverklaring omzetten in een Statement of Work (SOW) om de afspraken vast te leggen tussen jouw bedrijf en de leverancier.

Wat is bereikuitbreiding?

Bereikuitbreiding ontstaat wanneer de op te leveren resultaten buiten het oorspronkelijke projectbereik vallen. Stel je voor: je werkt aan een productlancering, maar je hebt nog geen projectbereikverklaring opgesteld. Halverwege het project voegt een belanghebbende een persbericht toe aan de lijst met deliverables. Enkele dagen later voegt een andere stakeholder een blogpost over het nieuwe product toe. Dit extra werk, waar je team niet op voorbereid was, kan zorgen voor onnodige stress of vertraging bij de oorspronkelijke deliverables van je project.

Bij bereikuitbreiding werk je aan taken die je aan het begin van het project niet had voorzien. Dit kan leiden tot vertragingen, overbelasting van het team of kwalitatief mindere resultaten.

De beste manier om bereikuitbreiding te voorkomen, is door een duidelijke projectbereikverklaring op te stellen en deze vroegtijdig met alle relevante belanghebbenden te delen. Zo weet iedereen precies wat er wel én niet binnen het project valt.

De voordelen van het vroegtijdig bepalen van je projectbereik

Het vastleggen van het projectbereik is een essentieel onderdeel van projectplanning. Zonder duidelijke bereikverklaring kan je project uit de hand lopen, wat leidt tot vertragingen of overbelasting van je team. Als je geen heldere projectbereikverklaring hebt, bestaat het risico dat het project uit de hand loopt en te groot wordt om door je team voltooid te worden – met uitstel of overbelasting als gevolg. Met een projectbereik kun je vooral het volgende doen:

• Ervoor zorgen dat alle belanghebbenden een duidelijk begrip hebben van de grenzen van het project

• Verwachtingen van belanghebbenden managen en betrokkenheid krijgen

• Projectrisico verminderen

• Een passend budget- en middelenplan voorzien

• Je project afstemmen af op de belangrijkste doelstellingen

• Bereikuitbreiding voorkomen

• Een proces voor wijzigingsverzoeken vaststellen (voor complexe projecten)

8 stappen om je projectbereik te bepalen

1. Begin met je projectdoelstellingen

Voordat je het bereik van je project kunt bepalen, moet je eerst de doelstellingen van je project bepalen. Projectdoelstellingen zijn de middelen die je aan het eind van je project wilt opleveren. Je projectbereik zal je uiteindelijk helpen je bestelling te bereiken. Je moet wel eerst weten wat je ‘bestemming’ is.

2. Maak een middelenplan als je dat nog niet gedaan hebt

Naast de projectdoelstellingen moet je ook een idee hebben van de middelen die je ter beschikking staan. In projectmanagement kan een middel van alles zijn, van projectbudget tot teambandbreedte. Een middelenmanagementplan geeft aan welke middelen je voor dit project beschikbaar hebt en hoe ze zullen worden gebruikt.

Maak een plan voor het beheer van je middelen voordat je je projectbereik bepaalt. Op die manier weet je precies welke middelen je ter beschikking hebt wanneer je je projectbereikverklaring opstelt, en kun je het projectbereik aanpassen op basis van die beschikbaarheid.

3. Verzamel eventuele aanvullende projectvereisten

Er zijn nog andere, belangrijke elementen van een vroege projectplanning. Maar op dit moment moet je je concentreren op al het andere dat van invloed kan zijn op je projectbereik. Vergeet niet: het projectbereik is je manier om de grenzen van je project te documenteren, en wat je belangrijkste doelstellingen, budget, middelen en deliverables zijn. Als er nog andere dingen zijn die daarop van invloed kunnen zijn, zoals bijvoorbeeld de projecttijdlijn, verzamel die dan nu.

4. Stel je projectbereikverklaring op

Het is tijd om al het onderzoek dat je verzameld hebt samen te brengen: je projectbereikverklaring. In je projectbereikverklaring moet je uitleggen wat je wel en niet zult doen, en waarom.

Afhankelijk van de complexiteit van je project, kan je projectbereikverklaring een opsomming zijn, een langere paragraaf, of een volledige SOW. Hoe lang het ook is, je projectbereikverklaring moet schetsen wat je projectdoelstellingen zijn en aangeven wat je project wel en niet zal omvatten.

Als je hulp nodig hebt bij het bepalen van het bereik, begin dan met het beantwoorden van deze vragen:

• Waarom werken wij aan dit project? Wat zijn onze uiteindelijke doelen en deliverables?

• Welke beperkingen hebben wij? Hoeveel budget, medewerkers en middelen zijn beschikbaar? Welke teamleden zullen hieraan werken?

• Wanneer moeten onze deliverables klaar zijn? Welke tijdlijn moeten we halen?

• Wat valt er buiten het bereik?

Voorbeeld van projectbereikverklaring

Stel dat je de website van je bedrijf aan het vernieuwen bent. Zo zou het projectbereik eruit kunnen zien:

Projectdoelstellingen: Verplaats de backend van de website naar het CMS-platform om de snelheid en flexibiliteit van de pagina's te verbeteren.

Middelen:

• Webteam (drie personen), 30 uur werk per week gedurende 6 weken

• Engineeringmanager (één persoon), 10 uur werk per week gedurende 6 weken

• IT en juridische revisie (twee teams), vijf uur ad hoc werk per week

• $ 7.000 voor CMS

Deliverables:

• Training voor alle contentschrijvers eind mei 2021

• Gehele website op nieuw CMS tegen juni 2021

Projectroutekaart en tijdlijn:

• 26 april: Begin scoping CMS

• 10 mei: IT en juridische review

• 17 mei - 3 juni: Overdracht webteam

• 31 mei: Training voor contentschrijvers

• 4 juni: CMS is live

Buiten bereik:

• Nieuw DAM-systeem

• Aanpasbare webpagina's op nieuw CMS

5. Betrokkenheid en goedkeuring krijgen van de belangrijkste belanghebbenden

Voordat je je projectbereikverklaring goedkeurt, moet je zorgen dat de projectbelanghebbenden het project goedkeuren. Dit is je kans om dingen te veranderen, de projectdoelstellingen te heroverwegen en te beslissen wat wel en wat niet deel uitmaakt van het project. Als je project eenmaal begonnen is, zal het moeilijker zijn om nog iets aan je projectbereikverklaring te veranderen, dus communiceer je bereik goed aan alle belangrijke belanghebbenden.

6. Stel zo nodig een proces voor wijzigingsbeheer in

Als je veel belanghebbenden hebt, of als je een complex initiatief beheert, kan het ook de moeite waard zijn om een proces voor wijzigingsbeheer in te stellen. Bij grote of complexe projecten zullen sommige dingen onvermijdelijk moeten veranderen. Misschien was je tijdlijn veel te optimistisch, of kwam er nieuwe feedback van klanten, en moet je een aantal belangrijke deliverables veranderen. Je wil niet dat het onmogelijk is je project te veranderen, maar je wil ook niet dat iemand zomaar in het wilde weg een verandering kan aanbrengen, want dat kan leiden tot scope creep.

Een wijzigingsproces is een vaste reeks processen die de belanghebbenden moeten doorlopen voordat hun wijziging wordt goedgekeurd. Om een proces voor wijzigingsbeheer te creëren, leg je een manier vast waarop je projectteam en belanghebbenden wijzigingsaanvragen kunnen indienen - bijvoorbeeld via een gecentraliseerd intake-formulier. Vervolgens moet een vooraf geselecteerde groep van belangrijke belanghebbenden de wijziging bekijken en nagaan of de wijzigingsaanvraag belangrijk genoeg is om toevoeging te verdienen. Als dit het geval is, kijk dan of je bepaald werk dat je van plan was te doen, kunt deprioriteren om bereikuitbreiding te voorkomen.

7. Deel je projectbereikverklaring met het team

Je belanghebbenden hebben het projectbereik gezien en goedgekeurd. De volgende stap is om het met je projectteam te delen. Zorg ervoor dat je team een one-stop shop heeft om toegang te krijgen tot al je werk, zoals een werkmanagementtool.

8. Verwijs tijdens het project terug naar je projectbereikverklaring

Het is nuttig om regelmatig naar je projectbereikdocument te verwijzen om er zeker van te zijn dat je op schema ligt en geen risico loopt op scope creep. Als iemand nieuwe elementen in het project inbrengt die niet door jouw wijzigingsprocedure zijn gekomen, verwijs hen dan naar de projectbereikverklaring en moedig ze aan om hun idee in te dienen als een aanvraag of een fast-follow.

Stel gezonde grenzen met het projectbereik

Een projectbereikverklaring is een geweldige tool om ervoor te zorgen dat je project op schema ligt en een succes wordt. Het is ook een goede manier om je projectteam te steunen en een burn-out te voorkomen. Maar een projectbereik is alleen nuttig als het effectief gecommuniceerd is. Zorg ervoor dat het projectbereikdocument al vroeg in je project boven water komt. Blijf er dan tijdens het project vaak naar verwijzen.