Bedrijfsvereisten documentsjabloon: 7 belangrijke onderdelen, met voorbeelden

Elk project heeft bewegende delen, en als je een succesvol projectresultaat wilt, moet je al die delen op het juiste moment en op de juiste plaats samenbrengen. Denk aan het samenstellen van een puzzel; het geheim om het op te lossen is om naar de afbeelding op de voorkant van de puzzeldoos te kijken terwijl je er doorheen navigeert. 

Een bedrijfsvereistendocument (BRD) is als die puzzeldoosafbeelding. Het schetst alles wat een project inhoudt en helpt belanghebbenden helderheid te krijgen over de vereisten voor projectsucces. In dit artikel behandelen we de belangrijkste onderdelen van een bedrijfsvereistendocument-sjabloon. Je leert ook de voordelen van het delen van je BRD via online software. 

Wat is een bedrijfsvereistendocument (BRD)?

Een bedrijfsvereistendocument is een rapport dat alles beschrijft wat een nieuw project nodig heeft om te slagen. Dit document schetst de projectdoelstellingen, wat er wordt verwacht tijdens de Projectlevenscyclus en wat er nodig is om het project te voltooien. 

De zeven componenten van een BRD zijn:

1. Executive summary

2. Projectdoelstellingen

3. Projectbereik

4. Bedrijfsvereisten

5. Belangrijkste belanghebbenden

6. Projectbeperkingen 

7. Kosten-batenanalyse

Door elk van deze secties te schetsen, moet iedereen die je document met bedrijfsvereisten leest, duidelijk begrijpen wat je project is, wat je hoopt te bereiken en hoe je van plan bent het te bereiken. 

Wat moet een bedrijfsvereistendocument bevatten?

Je sjabloon voor een document met bedrijfsvereisten moet details over je project bevatten, maar het moet ook beknopt zijn. Het doel van de BRD is om lezers de meeste informatie te geven in zo min mogelijk woorden. 

Veel mensen kunnen een BRD lezen, inclusief belanghebbenden die bij het project betrokken zijn, leidinggevenden van wie je goedkeuringen nodig hebt en klanten die door de eindresultaten worden beïnvloed. Lees hieronder meer over elk onderdeel dat je in je sjabloon moet opnemen.

1. Executive summary

De samenvatting is een verklaring op hoog niveau waarin wordt uiteengezet wat je project is en wat het doel ervan is. Degenen die geen tijd hebben om de BRD in zijn geheel te lezen, moeten begrijpen wat je van plan bent te bereiken door je executive summary te lezen. 

Hoewel je executive summary het eerste is in je BRD, moet je deze eigenlijk pas schrijven nadat je de andere secties hebt geschreven. Op die manier kun je alles bekijken en ervoor zorgen dat je een uitgebreide openingsverklaring hebt gemaakt. 

2. Projectdoelstellingen

Je projectdoelstellingen zijn de bedrijfsdoelen die je wilt bereiken door je project in actie te brengen. Het is belangrijk om je projectdoelstellingen te vermelden voordat je met het werk begint, zodat je ze kunt gebruiken om je voortgang te meten.

Maak een lijst van je projectdoelstellingen als slimme doelen om ervoor te zorgen dat ze:

• Specifiek

• Meetbaar

• Achievable (haalbaar)

• Relevant

• Tijdgebonden

Het meten van je projectdoelstellingen kan helpen bepalen of je je workflow moet aanpassen om je doelen beter te bereiken. Als een van je doelstellingen bijvoorbeeld was om je klantenbestand tegen het einde van het kwartaal met 10% te vergroten, kun je naar je cijfers kijken wanneer het kwartaal eindigt en duidelijk zien of je je doel hebt bereikt of niet. Je kunt dan kijken naar de acties die je onderweg hebt ondernomen en de redenen bepalen waarom je misschien tekort bent geschoten.

3. Projectbereik

Projectbereik communiceert de grenzen van je project in je bedrijfsvereistendocument. Door je projectbereik te definiëren, houd je iedereen op één lijn en voorkom je scope creep, wat betekent dat je project zich uitbreidt buiten de grenzen die je ervoor hebt ingesteld en moeilijk te controleren wordt. 

Details die je in je projectbereik moet schetsen, zijn onder meer:

• Tijdlijn

• Budget

• Deliverables

• Projectvereisten

• Projectteam

Je kunt ook een lijst maken van projectuitsluitingen - of dingen die je specifiek uit je project wilt weglaten - zoals bedrijfsprocessen of risicovolle strategieën die je wilt dat anderen vermijden wanneer ze aan het project werken. 

4. Bedrijfsvereisten

De bedrijfsvereisten zijn het belangrijkste onderdeel van je BRD-sjabloon. In deze sectie maak je een lijst van de acties die nodig zijn om je project te voltooien. Afhankelijk van de complexiteit van het project kan deze lijst slechts een paar items bevatten of kan deze uitgebreid zijn. 

Naast het opsommen en beschrijven van je vereisten, rangschik je ze op prioriteit en wijs je elk item een niveau van belangrijkheid toe op basis van hoe kritisch ze zijn. Dit zal anderen helpen begrijpen welke vereisten ze eerst moeten voltooien. 

Als een van je vereisten is om een website te coderen, kun je deze taak toewijzen als een prioriteit nummer één. Je kunt deze taak ook als zeer kritisch bestempelen, omdat je zonder het coderen van je website geen basis hebt om andere bedrijfsvereisten te voltooien. 

5. Belangrijkste belanghebbenden

Projectbelanghebbenden zijn alle mensen die bij je project betrokken zijn. Dit zijn waarschijnlijk de mensen die je BRD-sjabloon zullen lezen om te begrijpen waar het project over gaat. Je belangrijkste belanghebbenden kunnen zijn:

• Teamleden die aan het project werken

• Projectmanagers die het project leiden

• Leidinggevenden die het project goedkeuren

• Klanten die beïnvloed worden door het voltooide project

Vermeld in deze sectie de namen en functies van elke belanghebbende en beschrijf hun taak met betrekking tot het project. Deze sectie geeft iedereen duidelijkheid over wie er nog meer bij betrokken is en hoe het de teamcommunicatie kan verbeteren. Voor formele samenwerkingen kan een partnerschapsovereenkomstssjabloon helpen bij het documenteren van rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen, zodat elke belanghebbende het project op dezelfde lijn begint.

Zodra je belanghebbenden hebt geïdentificeerd, is het even belangrijk om een sterke werkrelatie op te bouwen. Een sjabloon voor het onboardingproces van klanten kan je helpen om de eerste stappen te standaardiseren, verantwoordelijkheden te verduidelijken en het vertrouwen in een vroeg stadium te versterken.

6. Projectbeperkingen

Je hebt waarschijnlijk een overzicht van je projectbeperkingen gepresenteerd binnen je Projectbereik, maar hier leg je deze grenzen in meer detail uit. Wanneer de lezer deze sectie bekijkt, moet hij de vorm van het project en de grenzen ervan zien.

Projectbeperkingen kunnen zijn:

• Projectrisico's

• Beschikbaarheid van het team

• Middelen

• Projectafhankelijkheden

• Deadlines

• Projectbudget

Projectbeperkingen helpen belanghebbenden de complexiteit van het project te visualiseren en hoe gemakkelijk het zal zijn om de projectdoelstellingen te bereiken. Iedereen die bij het project betrokken is, moet eerst de projectbeperkingen bekijken.

7. Kosten-batenanalyse

Het is een strategische zet om je bedrijfsvereistendocument af te sluiten met een kosten-batenanalyse. Als je je BRD gebruikt om goedkeuringen voor je project te krijgen, kan deze sectie de doorslag geven. Klanten en leidinggevenden geven om de projectdoelstelling, maar als je niet kunt bewijzen dat je winst maakt, dan is alles verloren. 

Een kosten-batenanalyse maken:

• Beschrijf alle kosten die met je projecten verband houden

• Leg de bijbehorende voordelen uit

• Schrijf de totale verwachte kosten van je project

• Schat de verwachte ROI door je geschatte kosten af te trekken van je geschatte inkomsten

Sjabloon voor bedrijfsvereistendocument (en voorbeeld)

Hier zie je een voorbeeld van een sjabloon voor een bedrijfsvereistendocument. Dit voorbeeld is voor het initiatief van een technologiebedrijf om een marketingblog te starten. In het document legt de projectmanager uit wat het project is en wat het doel ervan is. Ze schetst ook de projectdoelstellingen en het projectbereik om het risico van scope creep te vermijden. 

Naarmate de BRD vordert, somt de projectmanager de bedrijfsvereisten op - de acties die nodig zijn om het project te voltooien. Andere vermelde items zijn de belanghebbenden die bij het project betrokken zijn, de projectbeperkingen en de kosten-batenanalyse.

Als je een sjabloon voor bedrijfsvereisten voor je eigen project wilt gebruiken, gebruik dan ons gratis sjabloon hieronder.

Wat is het verschil tussen bedrijfsvereisten en functionele vereisten?

Je zult vaak functionele vereisten horen wanneer je bedrijfsvereisten bespreekt, maar het is belangrijk om het verschil tussen de twee te kennen. Een bedrijfsvereistendocument bespreekt wat je projectvereisten zijn. Dit document geeft een overzicht op hoog niveau en biedt belanghebbenden een uitgebreid beeld van het project als geheel. 

Een functioneel vereistendocument (FRD) geeft een gedetailleerde beschrijving van hoe specifieke taken binnen het project moeten worden uitgevoerd. Denk aan deze documenten als het spelen van een bordspel; de BRD is de doos, die het spel uitlegt en je overtuigt om het te kopen. De FRD daarentegen zijn de instructies die je leren hoe je het spel moet spelen. 

Naast functionele vereisten zijn er:

• Gebruikersvereisten: deze vereisten zijn gedetailleerder dan de BRD en leggen uit wat de gebruiker kan doen met de voltooide deliverables.

• Productvereisten: deze vereisten zijn gedetailleerder dan zowel bedrijfs- als gebruikersvereisten. Productvereisten leggen het doel en de kenmerken van het voltooide project uit. Dit document dient als leidraad voor teams bij het bouwen en op de markt brengen van hun product.

• Niet-functionele vereisten: deze vereisten zijn het meest gedetailleerde type vereisten, even gedetailleerd als functionele vereisten. Ze leggen uit hoe het project moet werken en de beoogde gebruikerservaring van het voltooide project.

Deel vereisten via projectbeheertools

Of je nu een bedrijfsvereistendocument maakt of iets meer gedetailleerds, de beste manier om informatie met belanghebbenden te delen is via één gestroomlijnde tool. 

Met projectbeheertools kun je bedrijfsdoelstellingen prioriteren en ervoor zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Gebruik Asana om de teamcommunicatie te stroomlijnen en het behalen van projectmijlpalen te vergemakkelijken.