4 manieren om rollen en verantwoordelijkheden voor een succesvol team vast te stellen

Kent u dat chaotische gevoel van het beheren van een project waarbij de rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk zijn? Terwijl het ene teamlid verder gaat met het ontwerp, gaat het andere verder met de inhoud. Beide teamleden schrijven de copy bij de afbeeldingen, in de veronderstelling dat dit tot hun rol behoort. Door de miscommunicatie en het dubbele werk duurt het langer om de copy te leveren en moet u het project uitstellen.

Zonder duidelijke rollen en verantwoordelijkheden is het een uitdaging om een projectplan na te leven. Als u teamrollen vastlegt, kunt u teamgenoten helpen samenwerken en projecten efficiënter uitvoeren. Als manager is het belangrijk om al vroeg in een project de specifieke taken van elk teamlid te verduidelijken, als u de productiviteit van het team wilt verbeteren. 

In deze handleiding leggen we uit hoe u rollen en verantwoordelijkheden vastlegt, en waarom uw team daar baat bij zal hebben.

1. Bepaal wat er gedaan moet worden

U kunt de volgende stappen gebruiken bij het bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden, zowel op organisatorisch als op projectniveau. De eerste stap bij het bepalen van de teamrollen is het vaststellen van de verschillende taken die gedaan moeten worden. Enkele vragen die u kunt stellen om deze taken te identificeren zijn:

• Werden vroegere projecten met succes voltooid?

• Zo niet, wat had er dan beter gekund?

• Welke taken staan er nog op de takenlijst van uw team?

• Welke taken voert elk teamlid dagelijks uit?

• Maken deze taken deel uit van de taakbeschrijving van elk teamlid?

Wanneer u weet hoeveel werk er gedaan moet worden, kunt u de taken dienovereenkomstig delegeren.

2. Leemtes in de verantwoordelijkheden opsporen

Hoewel deze stap het meest relevant is bij het bepalen van de rollen op organisatorisch niveau, kunt u ook leemtes in de verantwoordelijkheden hebben wanneer u aan projecten werkt.

Vergelijk en contrasteer, nadat u uw takenlijst hebt opgesteld, deze taken met wat de teamleden doen. Deze vergelijking zal u helpen eventuele leemtes in de verantwoordelijkheden op te sporen. Die leemtes kunnen onbedoeld ontstaan als de oorspronkelijke taakbeschrijving van teamleden onduidelijk is of als ze door anderen bij andere taken worden betrokken.

Wanneer u leemtes in de verantwoordelijkheden vaststelt, worden deze uw uitgangspunt voor de herschikking van het team. U kunt dan de teamleden terugzetten in de hun toebedachte rollen en nagaan wie de extra taken moet overnemen.

3. Verduidelijk de rollen met behulp van een RACI-matrix

Een RACI-matrix is een uitstekende tool om de rollen van de teamleden te verduidelijken. RACI staat voor responsible, accountable, consulted en informed. U kunt een RACI-matrix - of een tabel - opstellen met uw taken op de Y-as en uw teamleden op de X-as. 

Wijs een van de vier RACI-letters toe aan elke taak en elk teamlid. Zo kunnen de teamleden gemakkelijk weten wat hun specifieke rol is voor elke taak. 

De legende hieronder legt in meer detail uit welke teamrollen het beste werken met elke letter van het RACI-tabel.

• R = Responsible. Deze persoon voert het werk uit. Er zou altijd maar één verantwoordelijke per taak mogen zijn, zodat iedereen in het team weet bij wie ze terecht kunnen voor vragen en updates.

• A = Accountable. Deze persoon is verantwoordelijk voor de goedkeuring van het werk en zal waarschijnlijk een manager zijn.

• C = Consulted. Deze persoon moet input geven op het werk. Dat kan een teamlid zijn of iemand van een ander team.

• I = Informed. Deze persoon moet op de hoogte worden gebracht van de voortgang en het resultaat van het werk, maar de persoon geeft geen input over het werk terwijl het wordt uitgevoerd. 

Extra tips voor de RACI-tabel: 

• Er zou altijd maar één verantwoordelijke per taak mogen zijn (R), zodat de teamleden weten wie de leiding heeft over het werk. Als een taak meer dan één verantwoordelijke heeft, kunnen teamleden gemakkelijk in de war raken.

• Hoewel slechts één persoon eindverantwoordelijk mag zijn voor elke taak (A), kan diezelfde persoon ook verantwoordelijk zijn voor de taak (AR). 

• Het is ook belangrijk dat u het aantal mensen dat u informeert beperkt, want dat kan uw project onnodig ingewikkeld maken (houd het aantal I's (informed) laag).

U kunt een RACI-tabel gebruiken om duidelijke verwachtingen te stellen aan uw teamleden en als referentie bij de uitvoering van projecten. 

4. Krijg feedback van de teamleden

Als u teamleden om openhartige feedback vraagt nadat u uw RACI-tabel hebt ingevuld, kan dat de samenwerking binnen het team bevorderen en inzicht geven in de vraag of de rollen die u hebt toegewezen functioneel lijken.

Wanneer uw teamleden hun mening kunnen geven, schept u een gezonde teamdynamiek op de werkplaats door de communicatie te vergemakkelijken.

U kunt op verschillende manieren om feedback vragen, bijvoorbeeld: 

• Houd een teamvergadering en vraag: "Heeft iemand een mening over de teamrollen die ik heb toegewezen?"

• Plan 1:1-vergaderingen, zodat de teamleden een veilige ruimte hebben om hun bezorgdheid te uiten.

• Stel een anonieme enquête op, zodat de teamleden hun eerlijke antwoorden kunnen delen.

Wanneer rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken?

Er zijn rollen en verantwoordelijkheden op organisatorisch niveau en op projectniveau. Als projectmanager is het uw taak om beide voor uw team op verschillende momenten te definiëren. Het creëren van een solide teamstructuur op organisatorisch niveau is van cruciaal belang en moet als eerste aangepakt worden als u op dit gebied leemtes vaststelt. 

Als bijvoorbeeld een schrijver in uw team veel van de projectplanning voor zijn rekening neemt, kan het tijd zijn om zijn prioriteiten en taken te heroriënteren. Als een ontwerper de hele dag e-mails beantwoordt, moet u de structuur van uw team aanpassen, zodat hij/zij meer tijd heeft om te werken. 

Zodra uw team zijn rollen en verantwoordelijkheden op organisatorisch niveau kent, kunt u elk project afzonderlijk benaderen. Een ontwerper kan algemene taken hebben voor zijn functie, maar voor een specifiek project kan hij ook verantwoordelijk zijn voor het heen en weer sturen van ontwerpen. 

De voordelen van het vaststellen van rollen en verantwoordelijkheden

Wanneer u rollen en verantwoordelijkheden vastlegt, creëert u een teamstructuur die duurzaam is. De prestaties van het team zullen verbeteren wanneer de mensen zich zeker voelen in de taken die aan hen zijn toegewezen.

Wanneer teamleden individuele rollen hebben, profiteert het team ook op andere manieren, waaronder:

• Verhoogde productiviteit: U zult merken dat de productiviteit toeneemt wanneer u elk teamlid belangrijke verantwoordelijkheden toekent. Wanneer teamleden duidelijkheid hebben over hun rollen en verantwoordelijkheden, kunnen ze het juiste werk prioriteren en het werk met de grootste impact afkrijgen.

• Verbetering van het aanwervingsproces: Als u de functieverantwoordelijkheden voor verschillende rollen verduidelijkt, maakt u het voor wervingsmanagers gemakkelijker om aan de teambehoeften te voldoen bij het zoeken naar nieuwe aanwervingen. Zonder een duidelijke lijst van verantwoordelijkheden kan het voor recruiters moeilijk zijn om de functie aan kandidaten uit te leggen.

• Verhoog het teammoraal: Als er onduidelijkheid bestaat over wat uw teamleden moeten doen, kunnen ze zich onzeker voelen over hun vaardigheden. Door rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen, kunt u het teammoraal verhogen, omdat iedereen een taak te volbrengen heeft. U kunt uw teamleden ook taken laten uitvoeren die hun natuurlijke talenten aanvullen, zodat ze zich elke dag zeker voelen in wat ze doen. 

• Efficiëntere middelen: Uw organisatie zal minder tijd en geld verspillen wanneer teamleden de juiste taken uitvoeren. Zoals in het voorbeeld hierboven, hebben twee teamleden die hun taakverantwoordelijkheden op een project niet kenden, dubbel werk verricht. Dit dubbele werk verspilde kostbare projecttijd, en daardoor ook geld. Hoe efficiënter uw team is, hoe slanker het budget en de tijdlijn zullen zijn. 

Met duidelijke en concrete teamrollen moeten uw teamleden zich zeker en gemotiveerd voelen om hun verantwoordelijkheden waar te maken. 

Voorbeelden van rollen en verantwoordelijkheden

Elke rol heeft belangrijke verantwoordelijkheden die bij die functie passen. Als ze goed op elkaar afgestemd zijn, moeten teamleden hun rol kennen en alleen verantwoordelijk zijn voor taken die onder hun functierol passen. Kijk eens naar enkele veel voorkomende rollen en de verantwoordelijkheden die die rollen kunnen hebben.

Rol: projectmanager

Verantwoordelijkheden: 

• Het project plannen en ontwikkelen

• Het team oprichten en leiden

• Projectvoortgang delen en volgen

Rol: visueel ontwerper

Verantwoordelijkheden:

• Consistent visueel werk produceren

• Teamleden op de hoogte houden van projectmijlpalen

• Richting geven aan projecten en teamleden begeleiden

Rol: Content writer

Verantwoordelijkheden:

• Onderzoek en content schrijven

• Communiceer met ontwerpers en managers over de voortgang

• Reviseer tekst na het ontvangen van feedback van klanten

Deze verantwoordelijkheden kunnen veranderen naargelang de organisatiecultuur, de werkomgeving en de capaciteiten van elk individueel teamlid. U kunt uw eigen sjabloon voor functieverantwoordelijkheden maken, met meer details, zoals aan wie het teamlid rapporteert en wat de vereisten van de rol zijn.

Bouw een sterk projectteam met duidelijke communicatie en structuur

Als teamleider is het uw taak om uw teamleden op elk project voor te bereiden. De beste manier om een sterke teamstructuur te creëren is door open communicatie. Met software voor teamcommunicatie kunt u deadlines halen en teamdoelen bereiken door ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol en verantwoordelijkheden kent, wanneer taken af zijn, en waar het werk staat.