Uw handleiding voor RACI-tabellen, met voorbeelden
Kunt u voor elke taak, mijlpaal of gewenst resultaat precies identificeren wie wat doet en wanneer het af moet zijn? Als dit niet het geval is, dan hebt u wellicht een RACI-tabel nodig.
RACI is een acroniem dat teams helpt projectrollen te verhelderen en uit te vinden wie voor een bepaalde taak verantwoordelijk is. Of u nou nog nooit van RACI heeft gehoord of overweegt een RACI-tabel te maken voor uw volgende project, hier vindt u alles wat u moet weten over het maken en gebruiken van deze tabellen.
Wat is een RACI-tabel?
Een RACI-tabel (soms ook een Responsibility Assignment Matrix, matrix voor het toewijzen van verantwoordelijkheden genoemd) is een manier om de rollen van uw team en de verantwoordelijkheden voor elke taak, mijlpaal of gewenst projectresultaat te identificeren. Door het acroniem RACI te volgen, verduidelijkt u de verantwoordelijkheden en vermindert u de verwarring. RACI staat voor:
Responsible. (Verantwoordelijke) Deze persoon heeft de directe leiding over het werk. Per taak mag er altijd maar één persoon de rol van verantwoordelijke hebben. Zo weet u wie u moet benaderen voor vragen of updates. Als een taak meer dan één verantwoordelijke heeft, kan dit ten koste gaan van de duidelijkheid en verwarring veroorzaken. Probeer in plaats daarvan extra medewerkers aan sommige van de andere RACI-rollen toe te voegen. Deze rollen kunnen door meer dan één persoon worden vervuld.
Eindverantwoordelijke. De eindverantwoordelijke houdt toezicht op de algemene voltooiing van de taak. Het kan zijn dat dit niet de persoon is die zelf het werk doet. Er zijn twee manieren om de rol van eindverantwoordelijke toe te wijzen. Soms is het de projectmanager (of zelfs de verantwoordelijke, hoewel deze persoon in dat geval twee verschillende rollen op zich neemt in de workflow van de taak). In deze gevallen moet de eindverantwoordelijke verzekeren dat al het werk gedaan wordt. In andere gevallen is de eindverantwoordelijke een senior-leidinggevende of directeur die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het werk voordat het als voltooid kan worden beschouwd. Net als de rol van verantwoordelijke mag er slechts één eindverantwoordelijke zijn.
Geraadpleegde. Dit is de persoon of zijn de personen die het werk moeten beoordelen en goedkeuren voordat het wordt afgeleverd. Er zijn meerdere geraadpleegde-rollen voor elke taak, projectmijlpaal of gewenst resultaat.
Geïnformeerde. Dit is de persoon of groep personen die op de hoogte worden gehouden over de voortgang en voltooiing van het werk. Ze zijn waarschijnlijk niet betrokken bij enig ander aspect van het gewenste resultaat.
Wanneer moet ik een RACI-tabel maken?
RACI-tabellen zijn een handige manier om de rol die een belanghebbende speelt bij een taak, mijlpaal of gewenst resultaat bij te houden, in het bijzonder wanneer u een complex project beheert met veel besluitvormers en deskundigen. Met een RACI-tabel kunt u slechte besluitvorming voorkomen en blokkades in het goedkeuringsproces vermijden die van invloed kunnen zijn op het algehele succes van het project.
Deze tabellen, hoewel verschillend van PERT-grafieken, zijn vooral nuttig als uw belanghebbenden tijdens het project verschillende rollen op zich kunnen nemen. Er kan bijvoorbeeld een belanghebbende zijn die de verantwoordelijke is voor een deliverable, maar een geïnformeerde voor een andere. Met een RACI-tabel kunt u deze details duidelijk maken en ervoor zorgen dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is.
Voorbeeld van een RACI-tabel
Om een RACI-tabel op te stellen, maakt u een lijst van elke taak, mijlpaal of gewenst resultaat voor uw project. Vervolgens identificeert u wie voor elk van deze de verantwoordelijke, eindverantwoordelijke, geraadpleegde en geïnformeerde teamleden zijn.
Laten we zeggen dat u de homepage van uw website wilt update. Tot de belanghebbenden van het project behoren:
Copywriter
Ontwerper
Hoofd van de website
Webontwikkelaar
U wilt een RACI-tabel maken voor vijf taken en gewenste resultaten:
Homepage CTA's bijwerken
Klantverhaal op de homepage bijwerken
Ontwerp website vernieuwen
Laadtijd homepage verbeteren
Ontwerp homepage bijwerken
Zo moet de RACI-tabel eruitzien:
Homepage CTA's bijwerken
Verantwoordelijk: copywriter
Eindverantwoordelijk: webontwikkelaar
Geraadpleegd: hoofd van de website
Geïnformeerd: ontwerper
Klantverhaal op website bijwerken
Verantwoordelijk: copywriter
Eindverantwoordelijk: webontwikkelaar
Geraadpleegd: hoofd van de website
Geïnformeerd: ontwerper
Video op homepage vernieuwen
Verantwoordelijk: ontwerper
Eindverantwoordelijk: webontwikkelaar
Geraadpleegd: hoofd van de website
Geïnformeerd: copywriter
Laadtijd homepage verbeteren
Verantwoordelijk: webontwikkelaar
Eindverantwoordelijk: webontwikkelaar
Geraadpleegd: hoofd van de website
Geïnformeerd: copywriter en ontwerper
Ontwerp homepage bijwerken
Verantwoordelijk: ontwerper
Eindverantwoordelijk: webontwikkelaar
Geraadpleegd: hoofd van de website
Geïnformeerd: copywriter
De voor- en nadelen van RACI-tabellen
Uiteindelijk is de vraag: moet u een RACI-tabel maken? Hoewel RACI-tabellen een nuttige tool zijn voor het identificeren van projectverantwoordelijkheden, kunnen ze in de loop van het project een beetje omslachtig worden. Hier vindt u de voor- en nadelen voor het maken van RACI-tabel voor het werk van uw team:
De voordelen van RACI-tabellen
Heldere projectrollen en -verantwoordelijkheden kunnen uw team helpen snel te reageren en verwarring vermijden over wie aan wat werkt. Met een RACI-tabel kunt u ervoor zorgen dat er geen twee teamleden aan hetzelfde werken. Het resultaat is dat de samenwerking met uw team soepeler verloopt.
RACI-tabellen zijn ook bijzonder handig wanneer het besluitvormingsproces tussen verschillende taken is opgesplitst. Er kunnen scenario's zijn waarbij de geïnformeerde van één taak of mijlpaal, de verantwoordelijke of geraadpleegde is voor een andere. Om dit duidelijk gedefinieerd te hebben, helpt het dit werk in een RACI-tabel bij te houden.
Valkuilen van de RACI-tabel (en hoe u deze kunt vermijden)
RACI-modules focussen zich op het fijnmazige, in plaats van werk vast te leggen op het projectniveau. U weet misschien wel wie de geraadpleegde is voor een bepaalde taak, wat handig is. Deze kennis helpt u echter niet te begrijpen hoe de verschillende belanghebbenden omgaan met het bredere projectwerk.
Daarnaast is het zo dat wanneer u probeert om elke taak en elke rol uit te schrijven, uw RACI-tabel overvol kan raken. Erger nog, wanneer uw project op de een of andere manier verandert, maakt dit uw RACI-tabel direct verouderd. Dit kan het moeilijk maken om in realtime helderheid te krijgen waar elke taak zich in de workflow van uw project bevindt.
RACI-tabellen zijn beperkt omdat ze zich niet in realtime kunnen aanpassen aan uw projectbehoeften. Om duidelijke verwachtingen te scheppen en verwarring op projectniveau te elimineren, hebt u een projectbeheertool nodig.
Til uw RACI-tabel naar een hoger niveau met projectbeheer
Met projectbeheersoftware wordt elke taak aan iemand toegewezen, met name aan de verantwoordelijke. U kunt het werk op projectniveau zien zodat de eindverantwoordelijke en de geïnformeerde niet via e-mail of statusvergaderingen de voortgang hoeven te controleren. En wanneer u goedkeuringen nodig heeft van uw geraadpleegde, kunt u beoordelingen en goedkeuringen op één plek bijhouden. Op deze manier heeft uw volledige RACI-team een centrale bron van waarheid voor al het werk dat wordt gedaan.
In plaats van een RACI-tabel te hebben die los staat van de plek waar het werk wordt gedaan, legt u met projectbeheertools het onderwerp, de verantwoordelijke en andere informatie zoals de vervaldatum of het relevante belang van een taak vast. Op die manier heeft uw volledige projectteam inzicht in wie wat doet en wanneer het af moet zijn, en bent u niet afhankelijk van één persoon die uw RACI-tabel moet beheren en bijwerken. Projectbeheertools werken zichzelf in realtime bij, zodat u precies kunt zien waar u bent in het goedkeuringsproces.
Volg wie wat doet en wanneer het af moet zijn
Duidelijke teamrollen en -verantwoordelijkheden helpen u uw verwachte resultaten op tijd te leveren. Het bijhouden van verschillende en complexe verantwoordelijkheden van belanghebbenden in een RACI-tabel kan daartoe bijdragen, maar RACI-tabellen zijn slechts het begin. Kom meer te weten over werkbeheer en hoe uw team hiervan kan profiteren.
