PERT-grafiek: definitie, voorbeelden en hoe je er een maakt

Als u ooit geworsteld hebt met het verbinden van projecttaken of het bijhouden van afhankelijkheden, dan hebben wij de perfecte oplossing voor u. Een PERT-grafiek, ook wel PERT-diagram genoemd, is een tool dat gebruikt wordt om Taken binnen een project te plannen, te organiseren en in kaart te brengen.

PERT staat voor Program Evaluation and Review Technique (programma evaluatie- en herzieningtechniek). Het geeft een visuele voorstelling van de tijdlijn van een project en splitst de afzonderlijke taken op. Deze grafieken zijn vergelijkbaar met Gantt-grafieken, maar zijn anders gestructureerd. Deze grafiek toont de stappen om van een begindatum van een project naar een einddatum te gaan. In dit artikel behandelen we de vijf stappen, laten we je een voorbeeld zien en leggen we uit hoe je een PERT-grafiek effectief in je voordeel kunt gebruiken.

Hoe werkt een PERT-grafiek

Een PERT-grafiek brengt projecttaken in kaart als nodes en verbindt ze met pijlen om afhankelijkheden weer te geven. Deze visuele aanpak helpt projectmanagers om realistische planningen te maken, tijdlijnen in te schatten en plannen aan belanghebbenden te communiceren voordat het werk begint.

Het maken van een projectroutekaart, zoals een PERT-grafiek, kan je helpen bij verschillende projectplanningsactiviteiten, waaronder:

• Goedkeuring van de planning en de tijdlijn door leiderschap

• Projectdoelstellingen meedelen aan belanghebbenden

• Een complex project en de onderlinge afhankelijkheden ervan visueel in kaart brengen

• Raming van de tijd die nodig is om afzonderlijke Taken te voltooien

Om het meeste uit je PERT-grafiek te halen, moet je eerst begrijpen welke stappen nodig zijn om er een te voltooien en hoe je je diagram visueel in kaart kunt brengen.

Geschiedenis en oorsprong van PERT-grafieken

De Program Evaluation and Review Technique, of PERT, werd aan het eind van de jaren vijftig ontwikkeld door de Amerikaanse marine om het complexe Polaris-raketproject te beheren. Het doel was om de planning en het inplannen voor grootschalige initiatieven met veel bewegende delen te vereenvoudigen.

PERT is samen met de Kritieke-padmethode (CPM) gecreëerd en heeft een vergelijkbare focus op het in kaart brengen van taakafhankelijkheden. Hoewel ze oorspronkelijk met de hand werden getekend, worden de PERT-grafieken van vandaag gemaakt met software, waardoor ze een waardevol hulpmiddel zijn voor moderne teams die complex werk met onzekere tijdlijnen beheren.

Een PERT-grafiek maken

Als je de deadlines wilt voorblijven, is het maken van een PERT-grafiek de juiste keuze. Deze handleiding leidt je stap voor stap door het maken van een PERT-grafiek, zodat je elke taak, afhankelijkheid en deadline gemakkelijk kunt visualiseren.

1. Projecttaken vaststellen

De eerste stap bij het maken van een PERT-grafiek is de projectplanningsfase, waarin je de belangrijkste projecttaken definieert die je tijdlijn zullen bepalen. Neem voordat je taakafhankelijkheden in kaart brengt de tijd om essentiële details te verzamelen, zoals:

• Een business case

• Een communicatieplan

• Een eerste kickoff-bijeenkomst

Door dit basiswerk vroeg te doen, ben je voorbereid om afhankelijke taken te verbinden en een duidelijk Projectbereik vast te stellen voordat je verder gaat.

2. Taakafhankelijkheden definiëren

Een taakafhankelijkheid is een taak of mijlpaal die voltooid moet zijn voordat met de eigenlijke taak kan worden begonnen. Afhankelijke taken zijn een kernonderdeel van de PERT-methode, worden vaak een logische relatie genoemd en worden vaak gebruikt in een werkverdelingsstructuur.

Door afhankelijkheden te creëren kunt u het werk goed volgen, ervoor zorgen dat taken worden voltooid en duidelijke communicatie tot stand brengen, vooral bij complexe projecten. Zonder goed gedefinieerde afhankelijkheden is het moeilijk om tijdlijnen te plannen en de totale projectduur in te schatten.

Een PERT-grafiek visualiseert afhankelijkheden door taken met elkaar te verbinden en te nummeren. Hoewel het niet zo gedetailleerd is als een werkverdelingsstructuur, biedt het een duidelijk overzicht van taakrelaties en vereist werk.

3. Projecttaken verbinden

Zodra de taakafhankelijkheden vastgesteld zijn, begin je met het maken van je PERT-grafiek door projecttaken met elkaar te verbinden. Deze verbindingen bestaan uit pijlen, die taken voorstellen, en nodes, die gebeurtenissen of mijlpalen voorstellen.

Plaats bijvoorbeeld bovenliggende gebeurtenissen in je nodes (weergegeven als genummerde cirkels of vierkanten) en teken taakpijlen om de afhankelijkheden weer te geven die nodig zijn om je gebeurtenissen te voltooien. Deze indeling van het netwerkdiagram biedt een eenvoudige structuur die voor de projectbelanghebbenden gemakkelijk te begrijpen is.

4. Inschatten van het tijdschema van het project

Nu is het tijd om het totale tijdschema van je project te schatten met behulp van de Kritieke-padmethode (CPM) en de PERT-formule. Het kritieke pad is de langste opeenvolging van taken die moeten worden voltooid om een heel project tot een goed einde te brengen.

Het doel is om de langste reeks taken te vinden om de kortst mogelijke projectduur te schatten. Tijdsramingen in de PERT-analyse zijn gebaseerd op:

• Optimistische tijd: De minimale tijd die nodig is om een taak te volbrengen.

• Pessimistische tijd: De maximale tijd die nodig is om een Taak te volbrengen.

• Meest waarschijnlijke tijd: De beste schatting van hoe lang een taak zal duren.

Met de PERT-berekening kun je de taakduur en de voltooiingstijd schatten met de PERT-formule:

Verwachte tijd = (O + (4 × M) + P) ÷ 6

Dit kan gemeten worden in minuten, uren, dagen, of zelfs weken.

Voorbeeld van een PERT-berekening:

Als een taak bijvoorbeeld een optimistische tijd van 30 minuten, een pessimistische tijd van 60 minuten en een meest waarschijnlijke tijd van 45 minuten heeft, dan zou de berekening zijn:

(30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minuten.

Zodra je de PERT-schattingen voor elke taak hebt voltooid, tel je ze op langs het kritieke pad om de totale projecttijdlijn te bepalen.

5. Beheer van de voortgang van de taken

De laatste stap bij het maken van een PERT-schema is het beheren van de voortgang tot de Voltooiing van het project. Dit omvat het bijhouden van taakafhankelijkheden, het oplossen van knelpunten en ervoor zorgen dat alle projectmijlpalen worden gehaald.

Een PERT-grafiek in projectbeheer moet in realtime worden bijgewerkt als er veranderingen optreden. Door het te koppelen aan een wijzigingsbeheerproces, kun je wijzigingen bijhouden en duidelijke communicatie behouden.

Zodra alle taken voltooid zijn, archiveer je het projectmateriaal in een gedeelde ruimte voor eenvoudige toegang tot eerdere voorbeelden van PERT-analyses.

PERT-grafiek voorbeeld

Nu u begrijpt hoe u een PERT-grafiek maakt, is het tijd om er zelf een te maken. Aangezien elk project varieert in complexiteit en tijdschema, kan je PERT-grafiek er iets anders uitzien. De kernstructuur blijft echter dezelfde.

Volg de volgende stappen om te beginnen:

1. Uw genummerde nodes tekenen: Deze geven de belangrijkste projectgebeurtenissen weer, ook wel bovenliggende taken genoemd. Wanneer ze voltooid zijn, vormen deze knooppunten samen het volledige project. Uw voorbeeld van een PERT-schema kan een willekeurig aantal Taken bevatten, maar 10 is een goed uitgangspunt.

2. Verbind je nodes met taken: Gebruik pijlen om taakafhankelijkheden weer te geven. Deze taken moeten worden voltooid om verder te gaan met elke mijlpaal. Hoewel uw PERT-voorbeeld een gedefinieerd begin en einde moet hebben, kan het midden complexer worden naarmate de afhankelijkheden zich vertakken.

PERT-grafiek voorbeeld met oplossing

Hier is een PERT-voorbeeld met een oplossing om je een duidelijker beeld te geven van hoe deze elementen samenkomen. Stel, je beheert de lancering van een website:

Wat moet een PERT-grafieksjabloon bevatten?

Een PERT-grafieksjabloon omvat gewoonlijk verschillende belangrijke elementen om projectactiviteiten te structureren en te visualiseren. Hier volgt een opsomming van veel voorkomende terminologie en de definities ervan:

• Nodes: Nodes staan voor projectgebeurtenissen, de belangrijkste onderdelen waaruit uw volledige project is opgebouwd. Bijvoorbeeld, in een websiteontwerpproject zou een node een nieuw logo-ontwerp kunnen voorstellen.

• Taken: Taken zijn de specifieke acties die nodig zijn om een knooppunt te voltooien. Als een node bijvoorbeeld een nieuw logo-ontwerp voorstelt, kan een taak het maken van drie logo-modellen zijn.

• Afhankelijkheden: Taakafhankelijkheden geven relaties tussen taken aan, wat betekent dat de ene taak voltooid moet zijn voordat met een andere taak begonnen kan worden. Een landingspagina kan bijvoorbeeld pas live gaan als de tekst is geschreven en goedgekeurd.

• Afhankelijkheden zonder middelen: Sommige afhankelijkheden bestaan zonder een directe taakverbinding. Bijvoorbeeld een productlancering en een landingspagina kunnen wel samenhangen, maar ze hebben niet noodzakelijk een specifieke afhankelijke taak.

Wat is de gemakkelijkste manier om een PERT-grafieksjabloon te maken? Gebruik een projectbeheertool. Het helpt je om taakafhankelijkheden in kaart te brengen, de tijdlijn van het project in de gaten te houden en knelpunten op te sporen voordat ze je vertragen.

Je kunt je PERT-grafieksjabloon ook koppelen aan visuele tools zoals Lucidchart. Met deze apps kunnen je teamleden in realtime samenwerken, het projectschema direct aanpassen en alles op schema houden voor de voltooiing van het project, allemaal op één plek.

PERT-grafiek versus Gantt-grafiek

PERT- en Gantt-grafieken worden vaak verward, hoewel ze een paar belangrijke verschillen hebben. Hier is een snelle vergelijking:

Hier zijn een paar belangrijke kenmerken waarop je moet letten om te beslissen welke voor jou geschikt is:

• PERT-grafieken zijn stroomdiagrammen terwijl Gantt-grafieken staafdiagrammen zijn: Gantt-grafieken gebruiken een traditionele staafdiagrambenadering. PERT-grafieken zijn minder gestructureerd en hebben verschillende indelingen, afhankelijk van het project.

• Gantt-grafieken bieden organisatie, terwijl PERT-grafieken maatwerk bieden: Gantt-grafieken zijn meer gestructureerd georganiseerd. Met PERT-grafieken kan de indeling eenvoudig worden aangepast, wat beter is voor projectbehoeften op hoog niveau.

• PERT-grafieken kunnen worden gebruikt voordat het project begint: ze worden vaak gebruikt als een visuele leidraad tijdens de kickoff van het project. Projectmanagers gebruiken dan een Gantt-grafiek of een werkverdelingsstructuur om taken in kaart te brengen tijdens de uitvoering.

Gantt-grafieken zijn populairder voor het bijhouden van taken gedurende de hele projectlevenscyclus, terwijl PERT-grafieken uitblinken in het in kaart brengen van de tijd in de eerste planningsfasen. Ze kunnen afzonderlijk of samen worden gebruikt.

Wanneer gebruikt u een PERT-grafiek?

Gebruik een PERT-grafiek wanneer je tijdlijnen moet evalueren, de benodigde middelen moet identificeren of het kritieke pad van een project moet bepalen. Dit is wanneer PERT de juiste keuze is:

• Om het kritieke pad te bepalen: Een van de belangrijkste kenmerken van een PERT-grafiek, dat het onderscheidt van andere methodes, is de mogelijkheid om het kritieke pad van een project te bepalen. Dit is belangrijk bij het visualiseren van de totale tijdlijn van een project.

• Om middelen te evalueren: Met de unieke kenmerken die een PERT-grafiek biedt, kun je gemakkelijk weergeven welke taken middelen vereisen en welke niet. Dit bespaart zowel jou als de belanghebbenden van het project tijd, omdat die informatie van tevoren toegankelijk is.

• Om tijd te schatten: Aangezien een PERT-grafiek rekening houdt met zowel de duur van afzonderlijke taken als de totale duur van een project, is het een uitstekende tool om in de eerste planningsfase van een project inzicht te krijgen in de verwachte tijdlijn.

Over het algemeen is het maken van een PERT-grafiek een goede optie voor een eenvoudig projectplan dat gemakkelijk met teamleden gedeeld kan worden. Gebruik dit schema om snel middelen en tijdschema's te delen.

Voor- en nadelen van PERT-grafieken

Zoals elke projectbeheertool hebben PERT-grafieken hun eigen sterke en zwakke punten. Als je ze begrijpt, kun je beslissen of ze geschikt zijn voor je project.

Voordelen van PERT-grafieken

• Duidelijke visualisatie: ze bieden een duidelijke visuele kaart van het hele project, waardoor het gemakkelijker is om de volgorde van taken en afhankelijkheden te begrijpen.

• Verbeterde prognose: Door optimistische, pessimistische en meest waarschijnlijke tijdschattingen te gebruiken, helpt PERT om meer realistische projecttijdlijnen te maken.

• Afhankelijkheidsanalyse: De grafiek benadrukt duidelijk de afhankelijkheden van taken, waardoor teams het kritieke pad en potentiële knelpunten kunnen bepalen.

• Betere communicatie: Een PERT-grafiek is een nuttige tool om projectplannen en tijdlijnen in een eenvoudig, visueel formaat aan belanghebbenden te communiceren.

Nadelen van PERT-grafieken

• Kunnen subjectief zijn: De tijdschattingen zijn gebaseerd op voorspellingen van het team, die subjectief kunnen zijn en kunnen leiden tot onnauwkeurige tijdlijnen als ze niet zorgvuldig worden overwogen.

• Complex om te maken: voor grote projecten met veel taken kan het maken en bijhouden van een PERT-grafiek tijdrovend zijn.

• Focus op deadlines, niet op middelen: PERT-grafieken zijn primair gericht op de projecttijdlijn en houden niet inherent rekening met middelenbeheer of budget.

Vooruit plannen met een PERT-grafiek

Een PERT-diagram helpt je om je volgende project nauwkeurig te plannen. Met een duidelijke indeling en tijdlijnramingen krijgt je team richting voor de taken en zijn ze voorbereid op alles wat op hen afkomt.

Klaar om je projectplanning naar een hoger niveau te tillen? Ga aan de slag met Asana om tijdlijnen te visualiseren en de voortgang in realtime bij te houden.

Veelgestelde vragen over PERT-grafieken