Zijn Gantt-grafieken nieuw voor u? Begin dan hier.

5 november 202011 minuten leestijd
facebooktwitterlinkedin
Gantt-grafiek kopafbeelding

Gantt-grafieken. U hebt de term al eens gehoord. Misschien werd het links en rechts vermeld in een startvergadering voor een nieuw project. Of toen uw teamgenoot u vroeg om een Gantt-grafiek te maken voor de deliverables die u probeert te organiseren. Het probleem is dat u niet zeker weet wat een Gantt-grafiek is, hoe het eruit ziet, of waarom u er een zou gebruiken.

Hoewel Gantt-grafieken vrij complex kunnen worden, zijn de basisprincipes niet moeilijk te begrijpen. In dit overzicht krijgt u een snelle en gemakkelijke uitleg over Gantt-grafieken, waar u ze voor kunt gebruiken, en we tonen enkele snel op te zetten alternatieven die u nu kunt gaan gebruiken.

Wat is een Gantt-grafiek eigenlijk?

In projectbeheer is een Gantt-grafiek meestal een horizontale staafdiagram ter illustratie van de tijdlijn van een project, programma of werk. Het is een visuele manier om uw projectschema te bekijken, mijlpalen bij te houden, en een idee te krijgen van de tijdlijn van uw werk. Elke staaf in een Gantt-grafiek stelt een stap in het proces voor (of een taak in het project), en de lengte van de staaf geeft aan hoeveel tijd die stap of taak in beslag zal nemen. Wanneer u uitzoomt om het volledige plaatje te bekijken, geven Gantt-grafieken teams een overzicht van het werk dat gedaan moet worden, wie het doet, en wanneer.

Probeer tijdlijn met Asana gratis uit

Asana-tijdlijn - voorbeeld merkcampagne

Geschiedenis van Gantt-grafieken

De vroegste versie van een Gantt-grafiek werd uitgevonden door Karol Adamiecki, die in 1896 uitvond wat hij het harmonogram noemde. Adamiecki publiceerde zijn bevindingen in het Russisch en Pools, waardoor ze moeilijk toegankelijk waren in Engelstalige landen. In 1910 populariseerde Henry Gantt onafhankelijk een gelijkaardige grafiek in de Verenigde Staten. Hij bedacht deze om weer te geven hoeveel tijd fabrieksarbeiders aan een bepaalde taak besteden. Deze twee systemen zijn sindsdien samengevoegd tot wat wij nu kennen als de moderne Gantt-grafiek.

Van het bijhouden van de taken van fabrieksarbeiders, werden Gantt-grafieken vervolgens een populaire manier om projectschema's bij te houden. Oorspronkelijk werden Gantt-grafieken op papier getekend. Dit betekent dat de grafieken bij elke wijziging van het schema opnieuw getekend moesten worden. Later gebruikten projectleiders stukjes papier of blokken om de balken van de Gantt-grafieken voor te stellen, zodat ze deze naar behoefte konden verplaatsen.

Belangrijkste kenmerken van moderne Gantt-grafieken

Tegenwoordig werken moderne Gantt-grafieken op intelligente, online software die teams helpen afhankelijkheden vast te stellen, werk te plannen, en projecten op schema te houden. Enkele belangrijke kenmerken van moderne Gantt-grafieken zijn:

Realtime projectvoortgang

De meeste moderne Gantt-grafieken zijn cloud-gebaseerde projectbeheersoftware-tools die teams helpen projecten van elke omvang te plannen. In tegenstelling tot de oorspronkelijke Gantt-grafieken, die op papier werden getekend, kunnen teams met online Gantt-grafieken hun projectplanning bijhouden en gemakkelijk aanpassingen maken wanneer dat nodig is. Wanneer u een datum verschuift of een mijlpaal verplaatst, moet uw Gantt-grafiek die veranderingen automatisch weergeven, zodat u op de hoogte kunt blijven van het laatste projectnieuws. Dit maakt het voor teams makkelijker om samen te werken en goed werk te leveren.

Begin- en einddatums

Gantt-grafieken zijn ideaal voor het visualiseren van complexe projecten met veel taken. Elke "staaf" op de horizontale Gantt-grafiek stelt een taak voor. Op die manier kunnen de teams een duidelijk idee krijgen van welke taken wanneer gebeuren, en hoe lang elke taak zal duren.

Taakafhankelijkheden

Naast het visualiseren van individuele begin- en einddatums voor elke taak op een Gantt-grafiek, maken deze visuele grafieken het ook makkelijk om eventuele afhankelijkheden tussen taken in kaart te brengen. U moet in uw Gantt-grafieksoftware taakafhankelijkheden kunnen tekenen. Met afhankelijkheden kunnen teamleden gemakkelijk zien wie er op het werk wacht om aan de slag te gaan. En als u het werk om de een of andere reden moet uitstellen, kunt u problemen opsporen en afhankelijkheidsconflicten verschuiven voordat ze beginnen.

Mijlpalen

Mijlpalen zijn belangrijke kenmerken van projecten met een Gantt-grafiek. In tegenstelling tot de meeste taken in een Gantt-grafiek die verschijnen als horizontale balken over een bepaalde tijd, zijn mijlpalen afzonderlijke punten in de tijd. In een Gantt-gafiek zijn mijlpalen controlepunten en belangrijke momenten op de tijdlijn van het project. Ze geven ook in één oogopslag inzicht in de belangrijkste gegevens van het hele project.

Lees: Projectmijlpalen vastleggen, bereiken en vieren

Voordelen van het gebruik van een Gantt-grafiek

Gewoonlijk gebruiken mensen Gantt-grafieken om een projectplan te visualiseren. En hoewel het niet de enige manier is om een overzicht van uw werk te maken, kunnen ze bijzonder nuttig zijn voor bepaalde soorten werk. Gantt-grafieken zijn bijvoorbeeld een goede optie om te overwegen bij de volgende situatie:

  • Een visueel projectplan en tijdlijn maken. Gantt-grafieken laten goed zien wat er wanneer en in welke volgorde moet gebeuren en kunnen u helpen duidelijkheid te scheppen in uw projectplan en -tijdlijn.

  • Organiseren van complexe projecten. Of het nu gaat om een teamoverschrijdend initiatief of een groot, ambitieus nieuw project: een Gantt-grafiek fungeert als uw gids. Net als een landkaart kunt u van tevoren elke stap zien en zien waar uw team vervolgens heen moet.

  • Meerdere belanghebbenden coördineren. Vaak werken meerdere teamgenoten tegelijk aan verschillende delen van een project. Gantt-grafieken geven u zicht op alle bewegende delen op een bepaald moment en wanneer u de fakkel aan de volgende persoon moet overdragen.

  • Tijdschema's en werkbelasting inschatten. Of u nu intern werkt of bij een agentschap, met een Gantt-grafiek weet u van tevoren hoeveel tijd en mankracht u nodig hebt. Zo kunt u de middelen toewijzen en de termijnen dienovereenkomstig plannen.

Probeer tijdlijn met Asana gratis uit

Wie moet Gantt-grafieken gebruiken?

Gantt-grafieken zijn ideaal voor teams die hun projecten op een tijdlijn willen zien. In het ideale geval worden Gantt-grafieken gebruikt voor taken met een begin- en einddatum, zodat de taken als lange balken op een staafdiagram verschijnen, in plaats van als discrete momenten in de tijd. Gantt-grafieken kunnen uw team bijvoorbeeld helpen met de planning van:

  • Een marketingcampagne

  • Een productlancering

  • Een technische procesvernieuwing

  • Een persconferentie van het bedrijf

Maar niet elk project wordt het best bijgehouden in een Gantt-grafiek. Er zijn andere vormen van visueel projectbeheer, zoals kanbanborden en agenda's, die misschien betere manieren zijn om uw gegevens te bekijken. Daarom is het belangrijk dat uw projectbeheertool meerdere weergaven biedt voor elk project. Op die manier kunt u wisselen tussen Gantt-grafiek, kanbanbord, agenda en takenlijst, afhankelijk van het soort project waar u aan werkt.

Lees: Hoe Asana lijsten, borden, agenda en tijdlijnweergave gebruikt

5 stappen om een goede Gantt-grafiek te maken

De beste Gantt-grafieken houden uw projectschema bij in een staafdiagram, zodat u uw exacte tijdlijn en voortgang kunt zien. Zorg ervoor dat uw Gantt-grafieksoftware u een manier biedt om de afhankelijkheden tussen taken te verduidelijken en de mijlpalen van het project te bepalen.

Als u nieuw bent in het maken van Gantt-grafieken, dan zijn hier de vijf belangrijkste stappen die u moet nemen:

1. Het tijdsbereik definiëren

Uw Gantt-grafiek moet een project zijn met een begin- en einddatum. Denk aan uw Gantt-grafiek als een manier om uw project over een tijdlijn weer te geven, uw tijdlijn heeft een begin- en eindpunt nodig.

Neem bijvoorbeeld de situatie waarin we een productlancering aan het plannen zijn. Het productteam begon te werken aan het nieuwe product op 1 augustus en wij verwachten dat het tegen 30 september volledig geproduceerd en op de markt zal zijn. Onze Gantt-grafiek zou dan beginnen op 1 augustus, en loopt tot ten minste 30 september.

Waarom zeggen we "ten minste"? U zult waarschijnlijk een aantal opvolgingstaken hebben die na 30 september plaatsvinden, zoals het sturen van een herinnering naar uw klanten dat dit product live is, het voortzetten van uw sociale media-productie en het opvolgen van persinterviews. Dus ook al zou de mijlpaal "Product lanceren" op 30 september vallen, het project zal waarschijnlijk tot half oktober lopen.

2. Taken toevoegen met begin- en einddatum

Gantt-grafieken werken het best wanneer u taken hebt met begin- en einddatum, zodat u ze kunt visualiseren als balken in een staafgrafiek. Als u geen begindatum toevoegt, dan zullen uw taken verschijnen als momenten in de tijd. Dit kan het visualiseren moeilijk maken.

Als we verder gaan met ons voorbeeld van productlancering, volgen hier enkele van de taken die wij aan onze Gantt-grafiek kunnen toevoegen:

  • 3 augustus - 14 augustus: Het productteam loopt zijn eerste Agile sprint van twee weken om het product genaamd v1 te ontwikkelen.

  • 17 augustus - 21 augustus: Het productteam beoordeelt product v1.

  • 24 augustus - 4 september: Het productteam heeft zijn tweede sprint van twee weken om het eindproduct te ontwikkelen.

  • 31 augustus - 4 september: Nu het product grotendeels klaar is, begint het productmarketingteam met de voorbereiding van het marketingplan voor de lancering.

  • 7 september - 11 september: Het productmarketingteam werkt samen met het ontwerpteam om afbeeldingen, gif's en video's voor te bereiden voor de lancering.

  • 10 september - 16 september: Het inhoudsteam werkt aan blogs en webpagina's voor de lancering.

  • 14 september - 18 september: Het sociale media-team bereidt hun berichten voor.

Later kunnen we deze taken misschien nog verder opsplitsen. We kunnen bijvoorbeeld afzonderlijke taken maken voor de video's, afbeeldingen en gif's die het ontwerpteam aan het maken is. Maar nu ziet ons schema er als volgt uit:

Grondbeginselen van de Gantt-grafiek - taken met begin- en einddatums

In deze weergave ziet u ook dat de balken een kleurencode hebben op basis van het team dat eraan werkt: blauw is product, groen is productmarketing, paars is ontwerp, roze is inhoud en geel is sociale media. Een kleurcodefunctie in uw Gantt-grafiek is echt belangrijk naarmate projecten complexer worden, zodat u kunt bijhouden welk team waarvoor verantwoordelijk is.

3. Afhankelijkheden verduidelijken

In zo'n groot project zijn er natuurlijk taken die pas kunnen beginnen als andere taken voltooid zijn. Om het project vlot te laten verlopen, en elk team op één lijn te houden, kunt u de afhankelijkheden tussen de taken visualiseren in uw Gantt-grafiek.

In ons voorbeeld is de taak Product v1 beoordelen afhankelijk van Product v1 sprint, en Product v2 sprint is afhankelijk van Product v1 beoordelen. Door afhankelijkheden tussen deze taken te tekenen, kan het hele productteam op de hoogte blijven van waar het aan kan gaan werken. Bovendien kunnen de teams voor ontwerp, inhoud en sociale media pas aan hun werk beginnen als het productmarketingteam het marketingplan klaar heeft. Gevisualiseerd in een Gantt-grafiek zou u het volgende krijgen:

Grondbeginselen van de Gantt-grafiek - afhankelijkheden verduidelijken

4. Mijlpalen vastleggen

In tegenstelling tot de meeste taken in een Gantt-grafiek, zijn mijlpalen vaste punten in de tijd. Beschouw ze als controlepunten om aan te geven dat grote delen van het werk voltooid zijn. Ze helpen uw team helpen de prioriteiten te bepalen. Het kunnen ook goede momenten zijn om te vieren wanneer ze voltooid zijn.

Lees: Projectmijlpalen vastleggen, bereiken en vieren

Wanneer we aan een productlancering werken, kunnen we mijlpalen vastleggen voor wanneer het product klaar is, wanneer het marketingplan klaar is en wanneer het product live op de markt is. Zorg ervoor dat uw Gantt-grafieksoftware een manier heeft om mijlpalen van andere taken te onderscheiden. Hier ziet u hoe het er, alles bij elkaar, uitziet:

Grondbeginselen van de Gantt-grafiek - mijlpalen aanwijzen

5. Werk aanpassen als de plannen veranderen

U zult merken dat we, in onze tijdlijn, heel optimistisch gepland hadden om op 18 september klaar te zijn, ook al is de lancering pas op 30 september. In werkelijkheid loopt het niet altijd zoals gepland. Misschien had het productteam een derde, kortere sprint nodig om het product af te maken. Of misschien hadden de ontwerp- en inhoudteams meer dan een week nodig om hun materiaal te maken, waardoor het sociale mediaplan werd uitgesteld.

Plannen zullen onvermijdelijk veranderen. Daarom moet uw Gantt-grafieksoftware zich aan uw behoeften kunnen aanpassen. Zoek een programma waarmee u taken kunt slepen en neerzetten, en dat automatisch de afhankelijkheden verschuift wanneer u dat doet. Op die manier kunt u uw project altijd op het goede spoor houden, zelfs als de plannen verschuiven.

Grondbeginselen van de Gantt-grafiek - het werk wijzigen als de plannen veranderen

Probeer tijdlijn met Asana gratis uit

Hoe gebruikt u Gantt-grafieken

Hoewel u voor de meest uiteenlopende projecten en programma's een Gantt-grafiek kunt gebruiken, is het nuttig om uw begrip van Gantt-grafieken te baseren op een paar concrete voorbeelden. Hieronder vindt u drie verschillende voorbeelden van manieren waarop u een Gantt-grafiek zou kunnen gebruiken:

Een grote marketingcampagne in kaart brengen

Grotere marketingcampagnes vergen veel samenwerking en coördinatie en het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen over alle bewegende onderdelen. Gantt-grafieken vereenvoudigen het proces door een opeenvolging van taken te schetsen, met een toegewezen persoon en de tijd die elke taak in beslag zal nemen. Op die manier weten de teams niet alleen wie waarvoor verantwoordelijk is, maar ook hoe hun werk anderen of het grotere doel beïnvloedt.

De deliverables schetsen voor een klant

Als u bij een agentschap werkt, kunt u een Gantt-grafiek gebruiken om uw klanten een tijdlijn te tonen van al uw deliverables en aan te geven hoe lang elk van deze leveringen zal duren. Door uw plannen op deze manier uit te stippelen, kunt u uw klanten een duidelijk idee geven van de omvang van uw deliverables, en van de tijd die nodig is om elk ervan te verwezenlijken. Ze zullen dus niet alleen weten wanneer u een item gaat leveren, maar ook wanneer u eraan gaat werken.

Een productlancering plannen

Voor productlanceringen kunt u een Gantt-grafiek gebruiken om het hele plan in kaart te brengen, van ideevorming tot lancering en daarna. Door dit in een Gantt-grafiek te visualiseren, kunt u gemakkelijker conflicten opsporen voordat u begint, afhankelijkheden tussen stappen zien, en een duidelijk overzicht krijgen van alles wat er gebeurt in de aanloop naar de lancering, en wanneer.

Handleiding downloaden: de ultieme handleiding voor het lanceren van producten met Asana

De voor- en nadelen van Gantt-grafieken

Hoewel Gantt-grafieken nuttig kunnen zijn, zijn ze niet altijd de beste weergave voor elk project. Om beter te begrijpen of een tijdlijnweergave geschikt is voor u en uw project, zijn hier enkele voor- en nadelen om te overwegen voor u een grafiek aanmaakt.

Voordelen van het gebruik van een Gantt-grafiek

Gantt-grafieken kunnen krachtige hulpmiddelen zijn voor visueel projectbeheer. Enkele van de voordelen van het gebruik van een Gantt-grafiek zijn:

Bekijk in vogelvlucht de tijdlijn van uw project

Bij het begin van een project kunt u met Gantt-grafieken zien waar uw plannen naartoe gaan, en wanneer u elke mijlpaal verwacht te bereiken. Zo kunt u de tijdlijn van uw project met de belanghebbenden delen, uw personeel en middelen beter plannen, en weten wat u moet doen en wanneer, om alles op schema te houden.

Zie hoe taken met elkaar in verband staan

Door begin- en einddatums aan elke taak toe te voegen en afhankelijkheden te markeren, kunt u visualiseren hoe elk deel van het werk van invloed is op een ander deel. Dit helpt u om problemen op te sporen en afhankelijkheidsconflicten op te lossen voordat u begint.

Het beheer van teammiddelen verbeteren

Door aan elk deel van het werk een eigenaar toe te voegen, kunt u zien wie wat doet en wanneer, zodat u de individuele werkbelasting beter kunt beheren. Omdat alles op volgorde wordt uitgezet, kunt u zien of een teamgenoot of team teveel te doen heeft in één keer, en dan taken opnieuw toewijzen of plannen als dat nodig is.

Risico's van het gebruik van een Gantt-grafiek

Gantt-grafieken hebben ook hun tekortkomingen. Hieronder staan een paar hindernissen waar mensen vaak tegenaan lopen:

Het kan tijdrovend zijn om ze op te zetten

Het opstellen van een Gantt-grafiek gaat niet onmiddellijk. Vooral als u een spreadsheet gebruikt, kan het heel wat tijd in beslag nemen om uw werk in een Gantt-grafiek te zetten. Zelfs als u een sjabloon gebruikt, kan het zijn dat u nog aanpassingen moet doen om het aan te passen aan de specifieke behoeften van uw team.

Het is moeilijk om het project te beheren op dezelfde plaats waar u het gepland hebt

Traditionele Gantt-grafieken zijn het nuttigst in de planningsfase van een project. Zodra u uw werk in kaart hebt gebracht, zult u echter vaak naar een ander hulpmiddel of platform gaan om de dagelijkse activiteiten te beheren, zodat het moeilijk is te weten wat de enige bron van waarheid van uw team is.

Meer details toevoegen wordt rommelig

Of het nu gaat om kleine stapjes binnen een mijlpaal, bestanden of een verklaring van wat u precies bedoelt met "Zet retargeting-campagne aan". Met deze nuttige details bij uw projectplan op een Gantt-grafiek, kan het veranderen van een gemakkelijk te bekijken kaart in een overweldigend blad vol chaos.

Alternatieven voor traditionele Gantt-grafieken

Gelukkig zijn er alternatieven voor Gantt-grafieken die u toch een overzicht geven van de manier waarop al uw werk in elkaar zit, zonder de typische beperkingen van een traditioneel spreadsheet-gebaseerde Gantt-grafiek.

Betere hulpmiddelen om uw plan op te stellen

Grondbeginselen van de Gantt-grafiek - betere tools om uw plan op te stellen

Een werk-projectbeheertool zoals Asana kan u helpen uw werk te beheren, coördineren en er details aan toe te voegen op dezelfde plaats waar u het plant. Zo bent u ook minder tijd kwijt aan het opzetten van alles.

Lees: een inleiding tot werkbeheer

U kunt uw project bijvoorbeeld plannen met tijdlijn van Asana. Dit is een soort Gantt-grafiek waarmee u in kaart kunt brengen hoe alle onderdelen van uw project in elkaar passen. Net als een Gantt-grafiek laat tijdlijn u zien wanneer elke stap zal gebeuren, hoe lang het zal duren, en wie er verantwoordelijk is. In tegenstelling tot een Gantt-grafiek is Tijdlijn gemakkelijk op te zetten en te onderhouden, en kan uw team samenwerken aan het werk op dezelfde plaats waar u het gepland hebt.

Probeer tijdlijn met Asana gratis uit

Andere vormen van visueel projectbeheer

Grondbeginselen van de Gantt-grafiek - andere vormen van visueel projectbeheer

Afhankelijk van het soort werk dat u beheert, kunt u met een agenda of een kanbanbord werken als lichter en sneller alternatief voor het visualiseren van uw projectplan dan een tijdlijn. Met Asana kunt u ook wisselen tussen projectweergaven. Bekijk elk project in de tijdlijn-, lijst-, bord- of agendaweergave, zodat uw team het werk kan zien op de manier die zij verkiezen. U kunt al deze weergaven uitproberen met een gratis Premium-proefperiode.

Lees: 3 manieren om een projectplan te visualiseren: tijdlijnen, agenda's en borden

Plan projecten als een pro

Of u nu een Gantt-grafiek of een soortgelijk alternatief gebruikt, het visualiseren van uw projectplan is een belangrijke stap voor elk team - of u nu projectmanager bent of niet. Zo kunt u laten zien hoe alle onderdelen van uw project in elkaar passen, het met uw team delen, en uw plan aanpassen naarmate het werk vordert, om alles op schema te houden.

Breng uw projectplan in kaart en zie hoe alles in elkaar past met Asana.

Gerelateerde bronnen

Artikel

How to improve operational efficiency