Een projecttijdlijn maken in 7 eenvoudige stappen

Molly Talbert bijdrager fotoMolly Talbert29 juli 202010 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Een projecttijdlijn maken en een sjabloon

Beheert u een project? Werk in een tijdlijn bekijken - in plaats van een spreadsheet of ongeorganiseerde takenlijst - is een van de voordelen van projectbeheer. Een tijdlijn kan u laten zien hoe alle stukjes van uw plan in elkaar passen. Waarom heeft u er nog geen gemaakt? Zonder de juiste technologie kan het maken van een projecttijdlijn snel een rommeltje worden dat ook nog eens handmatig moet worden gedaan.

Maakt u zich niet langer druk. Hier vindt u een stapsgewijs voorbeeld voor het maken van een projecttijdlijn, wat uw functietitel, branche of afdeling ook is. Volg deze stappen en leer hoe u projecttijdlijnen kunt bouwen die u de controle geven en bouw uw eigen projecttijdlijnsjabloon.

50+ Asana-sjablonen voor elk soort project

1. Schets uw projectbriefing, inclusief doelen, tijdsbestek en afhankelijkheden

Om alle belanghebbende van het project af te stemmen op het plan zou elk project moeten beginnen met een projectbriefing. Deze dient als een routekaart en is een manier om de doelstelling, de doelen, mijlpalen en visie van het totale project uit te leggen. Hier zijn een paar vragen die u in uw briefing moet beantwoorden:

  • Wat zijn uw doelen voor het project, zowel intern als extern?

  • Welke interne en externe belanghebbenden maken deel uit van het project? Wat zijn hun rollen?

  • Wat is het tijdsbestek voor het project?

  • Wat zijn de belangrijkste mijlpalen van het project?

Laten we deze stap eens in de praktijk brengen. U bent verantwoordelijk voor het plannen van het diner waarmee u elk jaar de waardering voor uw klanten toont. Uw persoonlijke doel is om zo georganiseerd, productief en efficiënt mogelijk te zijn. U hebt er vertrouwen in dat u het kunt doen en begrijpt dat het allemaal begint met het samenstellen van een coherente briefing voor uw evenement. Uw antwoorden op de vier bovenstaande vragen zijn als volgt:

Wat zijn uw doelen voor het project, zowel intern als extern?

Het interne doel is het plannen van een klantevenement met een grote impact voor minder dan $ 15.000. Het externe doel is dat 50% van de genodigden aangeeft te komen en 80% daarvan daadwerkelijk komt.

Welke interne en externe belanghebbenden maken deel uit van het project?

De interne belanghebbenden zijn het planningscomité van het evenement (John, Sam, Tara en Linda), de VP van Client Success, en het marketingteam. Tot de externe belanghebbenden behoren alle huidige klanten en bepaalde leveranciers (cateringbedrijf, evenementenlocatie, enz.).

Wat is het tijdsbestek voor het project?

De projectplanning gaat op 15 januari van start en het evenement staat gepland voor 30 augustus.

Welke taken in het project zouden als mijlpalen moeten worden beschouwd?

Het publiceren van de registratiepagina, het vastleggen van de locatie, en het ondertekenen van contracten met bepaalde leveranciers.

Zodra u uw projectbriefing en de doelen geschetst hebt, bent u klaar om in achterwaartse richting te werken en te bepalen welke stappen u nodig hebt om daar te komen, en kunt u beginnen met het maken van een projecttijdlijn.

2. Maak een lijst van alle stappen die u moet zetten om uw project te voltooien

Voor het maken van een succesvolle projecttijdlijn moet u een lijst opstellen van alles wat moet gebeuren tijdens het projectplanningsproces, helemaal tot aan het definitieve gewenste resultaat, of het nu een rapport of een evenement is. Denk zowel aan de grote als de kleine stappen. Elke taak die bijdraagt aan het op tijd en binnen het budget voltooien van het project zou op de lijst terecht moeten komen.

Maak u zich op dit moment nog niet te veel zorgen over de volgorde van al uw stappen of wanneer ze gedaan moeten worden - dat zullen we later behandelen.

De uitsplitsing voor ons klantendiner kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

  • Schrijf een plan voor het evenement

  • Bepaal het budget

  • Bevestig de locatie van het evenement

  • Selecteer catering

  • Kies een thema voor het evenement

  • Ontwerp creatieve concepten voor het evenement

  • Richt een pagina in waar gasten kunnen aangeven dat ze komen

  • Verstuur uitnodigingen

  • Maak reclame voor het evenement

  • Bestel decoratie

  • Test audio en video

  • Neem een beslissing over de presentaties

  • Bereid alle (decoratie-)materiaal

  • Checklist voor de dag zelf

Splits langere en complexere stappen op in kleinere, makkelijk te verteren subtaken. Dit helpt u niet alleen de werkelijke reikwijdte van een stap te bepalen, maar zorgt er ook voor dat u geen enkel detail vergeet en maakt het makkelijker de taak aan te pakken.

Om in ons voorbeeld, het organiseren van een evenement, de stap 'Catering selecteren' minder overweldigend te maken, zouden we dit deel van het project kunnen opsplitsten in verteerbare brokken:

  • Maak een lijst met mogelijke cateraars

  • Ontvang een offerte van elke cateraar

  • Vergelijk offertes en menu's

  • Ontmoet de beste kandidaten

  • Kies een cateraar

  • Teken het contract

3. Schat hoeveel tijd elke stap kost om uw tijdlijn te kunnen bouwen

Zodra u een uitgebreide lijst van elke stap in uw project hebt, wijst u vervolgens de hoeveelheid tijd toe die voor elke taak nodig is. Wanneer u dit doet, moet u de balans zoeken tussen uw team genoeg tijd geven om de taken te voltooien en binnen uw totale tijdsbestek blijven. Zodra u weet hoeveel tijd elke taak zal kosten, kunt u elke taak op een goede manier plannen en in de juiste volgorde te zetten om een routekaart voor het project te maken.

We gaan door met ons klantwaarderingsevenement. Laten we nu de stap 'Catering selecteren' en elk van haar subtaken nemen en schatten hoeveel tijd de individuele taken zullen kosten.

Catering selecteren (9 weken)

  • Maak een lijst met mogelijke cateraars (1 week)

  • Ontvang een offerte van elke cateraar (3 weken)

  • Vergelijk offertes en menu's (1 week)

  • Ontmoet de beste kandidaten (2 weken)

  • Kies cateraar (1 week)

  • Teken het contract (1 week)

Op basis van onze schattingen kost het selecteren van een cateraar in totaal negen weken. Door achteruit te werken, kunt u bepalen wanneer u met deze specifieke stap moet beginnen en kunt u op de tijdlijn van uw project actuele datums invullen.

4. Breng afhankelijkheden en de volgorde van de stappen in kaart

Tijdens het uitvoeren van een project kan er aan sommige stappen gelijktijdig worden gewerkt, vooral als verschillende teamgenoten verantwoordelijk zijn voor elk van de overlappende taken. Andere taken kunnen echter niet worden gestart of voltooid voordat een andere stap is beëindigd. Sommige stappen zijn met andere woorden afhankelijk van de voltooiing van andere stappen. Zo kunt u bijvoorbeeld geen eten bestellen voordat u de cateraar hebt geselecteerd. Dit is een van de vele redenen waarom een tijdlijn zo belangrijk is. Het visueel voor u zien van elke stap, hoe de stappen overlappen en de tijd die elke stap kost, helpt u op koers te blijven.

Dit is ook het moment om vast te leggen wie er voor elke stap verantwoordelijk is. Door vroegtijdig aan te wijzen wie verantwoordelijk is voor welk deel van het project, vallen u conflicten met betrekking tot de timing en bezetting op en kunt u ze aanpassen. Dit voorkomt verrassingen en vertragingen in de toekomst. In stap 6 zult u leren hoe u uw projecttijdlijn kunt delen met de betrokkenen en zo de verantwoordelijkheden kristalhelder maakt.

Lees: Uw gids om aan de slag te gaan met middelenbeheer

Een van de taken voor ons voorbeeldevenement is het versturen van uitnodigingen. Hoewel deze specifieke stap gemakkelijk lijkt, zijn er toch verschillende dingen die moeten plaatsvinden voordat we ook maar kunnen denken aan het versturen van uitnodigingen. De uitnodigingen moeten worden ontworpen, en we kunnen ze niet ontwerpen voordat we een thema hebben gekozen voor ons evenement. Eén taak dient plaats te vinden voordat een andere taak begint. Bijvoorbeeld:

Evenementthema (Evenementplanningsteam) → Ontwerpconcepten (Linda) → Ontwerp kiezen (Evenementplanningsteam) → Uitnodiging maken (Linda) → Uitnodigingen versturen (Tara)

Het is de moeite waard om elke afhankelijkheid en de volgorde van elke taak in kaart te brengen. U zult snel zien dat de stukjes van de projectpuzzel in elkaar vallen. Het is ook essentieel om te beslissen wie wat doet. Wie werkt er aan het bepalen van het thema van het evenement? Wie ontwerpt de uitnodigingen? Wacht niet met het toewijzen van een taak tot het tijd is om aan de taak te beginnen. Zorg dat alles zo vroeg mogelijk gladgestreken is zodat conflicten en haperingen worden voorkomen.

Het goede nieuws is dat het uitnodigingsproces en het selecteren van de cateraar tegelijkertijd kunnen gebeuren (wat zal worden weergegeven in onze projecttijdlijn).

5. Teken uw tijdlijn

Begint u al een beeld te krijgen van hoe uw projecttijdlijn eruit zal zien? Omdat het niet praktisch is dat beeld (en alle taken en vervaldatums) in uw hoofd te houden, is het een goed idee om alles op papier (of op het scherm) te zetten. Uw eerste instinct is misschien het openen van een Excel-spreadsheet of PowerPoint, maar wacht. Geen van beide tools zijn ontworpen om projecten te plannen en te beheren. Daarom gaat u problemen ondervinden die u kunt vermijden door een betere tool te kiezen.

Kies in plaats daarvan voor een projectbeheertool dat is ontworpen om projecttijdlijnen te beheren en te bouwen - zoals Asana. Dit bespaart u niet alleen tijd bij het tekenen van uw tijdlijn (omdat u niet hoeft te proberen cellen samen te voegen en geen formules hoeft toe te voegen om van een spreadsheet een projecttijdlijn te maken). Het stelt u ook in staat door te gaan met het beheren van uw tijdlijn nadat het project van start is gegaan. Speciale projectbeheertools laten u gemakkelijk uw tijdlijn aanpassen terwijl u werkt en uw belanghebbenden op de hoogte te stellen van veranderingen en voortgang.

Met het juiste instrument blijft uw tijdlijn gekoppeld aan het onderliggende werk en altijd up-to-date. Dit kan het verschil betekenen tussen een project dat op schema ligt en een project dat uit de hand loopt.

Hoe tekent u een tijdlijn in Asana

Gebruik de tijdlijnfunctie van Asana voor het maken van uw eigen projectplan:

  1. Zet al uw projectstappen als taken op een lijst

  2. Voeg voor elke taak start- en einddatums toe

  3. Voeg voor elke taak een taakeigenaar toe

  4. Teken afhankelijkheden tussen de taken

  5. Klik op de 'Tijdlijn'-weergave om de lijst vertaald als visuele tijdlijn te bekijken.

Tijdlijn voor gebeurtenisbeoordeling in Asana

Tip: als u uw plan al in een spreadsheet hebt gemaakt kunt u het snel in Asana importeren met onze CSV-importeur-integratie) en stap vier overslaan.

Lees: 7 evenementplanningstools die elke evenementmanager zou moeten gebruiken

Sjablonen voor projecttijdlijnen om u op weg te helpen

De makkelijkste manier om snel een projecttijdlijn op te zetten is door te beginnen met een projectsjabloon. Hieronder vindt u een aantal projectsjablonen die door Asana zijn gemaakt en waar u nu gebruik van kunt maken. Elk project begint in de lijstweergave, maar u kunt op het tabblad 'Tijdlijn' klikken om het in een tijdlijn te veranderen:

6. Deel het met belanghebbenden

Weet u nog dat u helemaal in het begin van het proces een lijst met alle belanghebbenden van het project aan uw briefing heeft toegevoegd? Nu u uw tijdlijn hebt gebouwd, is het belangrijk deze te delen met iedereen die erbij betrokken is. We kunnen u beloven dat ze opgetogen zullen zijn wanneer ze zien hoe duidelijk uw plan is. Hoe makkelijker u hun deel van het project maakt, hoe meer kudos u tijdens het proces zult krijgen.

Wanneer u een projectbeheertool gebruikt om uw tijdlijn te bouwen, is het heel makkelijk deze naadloos te delen. Vergeet e-mails en talloze documenten - uw belanghebbenden zullen in een mum van tijd weten wie wat doet en wanneer het af moet zijn.

Voor het klantwaarderingsevenement willen we onze tijdlijn delen met iedereen die bij het hele project betrokken is, niet alleen met degenen met directe verantwoordelijkheden. Zo kan iemand op elk moment zien of zijn/haar deel van het project en afhankelijkheden bijhouden zonder u om informatie te hoeven vragen.

7. Beheren en aanpassen: tips voor het gebruik van uw projecttijdlijn na de start van het project

Als u wel eens aan een project hebt gewerkt, weet u dat de dingen niet altijd volgens plan verlopen. Maar als u bereid bent om u aan te passen, is het niet zo moeilijk om met wijzigingen om te gaan. Tijdlijnen zijn niet alleen geweldig voor het plannen, ze helpen u ook aan te passen als er onvermijdelijke vertragingen of wijzigingen optreden.

Het verschuiven van taken hoeft niet zo afschrikwekkend te zijn of het hele project te verstoren. Als één deel van het project vertraging oploopt, zult u als projecteigenaar duidelijkheid hebben over de gevolgen voor de rest van het project. U kunt dan zo dingen verschuiven dat het algemene project toch productief vooruit kan blijven gaan.

Zoals The Balance Careers aangeeft, kunnen projectwijzigingen worden beheerd met hun eigen specifieke stappen. Zodra de wijziging echter definitief is, is het tijd om uw tijdlijn bij te werken. Omdat tijdlijnen snel verouderen wanneer plannen veranderen, biedt het een groot voordeel als u kunt vertrouwen op een projectbeheertool in plaats van e-mail of spreadsheets. Als eigenaar van het project is het uw verantwoordelijkheid met alle belanghebbenden te communiceren over de enige bron van waarheid (uw tijdlijn) en ervoor te zorgen dat deze altijd bijgewerkt is.

  • Onderneem onmiddellijk actie. Zodra een verandering is bevestigd, werkt u uw tijdlijn zodat deze de verandering weergeeft.

  • Breng belanghebbenden op de hoogte. Iedereen die wordt beïnvloed door de wijziging in de projecttijdlijn moet begrijpen welke gevolgen dit voor hem of haar heeft en de verandering op de projecttijdlijn kunnen zien.

  • Stel de impact vast. Zodra uw tijdlijn is bijgewerkt, kunt u zien of er periodes zijn die te druk zijn en of er belanghebbenden zijn die teveel taken hebben. Kunt u een taak verschuiven om ervoor te zorgen dat er meer tijd is? Kan iemand anders die verantwoordelijkheid op zich nemen of een handje helpen?

Laten we om af te ronden zeggen dat u erin geslaagd bent om eerder dan gepland een cateraar voor uw evenement te kiezen. U staat op het punt het contract te tekenen wanneer u een telefoontje ontvangt met de boodschap dat het cateringbedrijf dubbel geboekt is. U zult helaas een nieuw cateringbedrijf moeten vinden.

We kunnen onze tijdlijn gebruiken om de planning aan te passen (en alles en iedereen die door deze wijziging beïnvloed wordt). De positieve kant van deze uitdaging is dat we al verschillende van de eerste stappen hebben gezet en dat kunnen terugvinden op de tijdlijn. Hoewel het een frustrerend probleem is, lijkt het beter verwerkbaar omdat onze tijdlijn ons georganiseerd en op schema heeft gehouden.

Ontdek hoe Tijdlijn u helpt om uw projecten te visualiseren

Veelgestelde vragen over projecttijdlijnen

Weten hoe u een goed georganiseerde projecttijdlijn kunt maken is een fantastische eerste stap wanneer u dit krachtige instrument wilt leren gebruiken, maar het is goed mogelijk dat u nog wat meer vragen heeft. U bent niet alleen. Hier vindt u antwoorden op een paar vragen die veel worden gesteld over projecttijdlijnen.

Wat is het verschil tussen een tijdlijn en een Gantt-grafiek?

Gantt-graffieken focussen meer op de workflow en taakafhankelijkheden. Ze zijn meer lineair en houden geen rekening met wijzigingen en dat meerdere dingen op hetzelfde moment gebeuren. Tijdlijnen zijn flexibel en passen zich makkelijk aan wijzigingen in projectplannen aan. Bij tijdlijnen kan de workflow moeiteloos worden bijgewerkt. Beide dienen als visuele instrumenten.

Hoe kunt u de voortgang van het project bijhouden, in het bijzonder wanneer u meerdere projecten beheert?

Projectportfolio voor het beheren van meerdere projecten

Dat is moeilijk in spreadsheets, maar makkelijk in een projectbeheertool. Er zijn meerdere weergaven om één project tegelijk te zien, of u kunt meerdere projecten beheren) via een weergave in portfoliostijl.

U kunt met andere woorden visueel weergeven wanneer u meer tijd hebt om aan specifieke taken te werken. Wanneer u aan uw maximale capaciteit zit, kunt u indien nodig de werkbelasting van uw team evenwichtig verdelen.

Maak met vertrouwen uw volgende projecttijdlijn

Het is niet genoeg om alleen maar met een projectplan aan te komen. Het is even belangrijk om te bepalen hoe het moet worden uitgevoerd. Het ontwikkelen van een tijdlijn of een planning van hoe het plan zich zal ontwikkelen is essentieel voor de planningsfase en maakt het beheren van het project ook efficiënter.

Wanneer u dit stapsgewijs proces voor elke projectbeheertijdlijn gebruikt, houdt u uw taak voor ogen en bent u minder gestrest. Probeer het uit, pas het aan uw bedrijf aan, en deel het!

Maak uw volgende tijdlijn met Asana en til uw projecttijdlijnen naar een nog hoger niveau.

Gerelateerde bronnen

Artikel

The beginner's guide to Agile methodologies