Een projecttijdlijn maken in 7 eenvoudige stappen

Beheert u een project? Bekijk uw werk dan in een tijdlijn in plaats van een spreadsheet of ongeorganiseerde takenlijst als een van de voordelen van projectbeheer. Een tijdlijn kan u laten zien hoe alle stukjes van uw plan in elkaar passen. Waarom hebt u er nog geen gemaakt? Zonder de juiste technologie kan het maken van een projecttijdlijn snel een rommeltje worden dat ook nog eens handmatig moet worden gedaan.

Maakt u zich niet langer druk. Hier vindt u een stapsgewijs voorbeeld voor het maken van een projecttijdlijn, wat uw functietitel, branche of afdeling ook is. Volg deze stappen en leer hoe u projecttijdlijnen kunt bouwen die u de controle geven. Bouw uw eigen projecttijdlijnsjabloon.

1. Maak een projectbriefing

Om alle belanghebbende van het project af te stemmen op het plan, zou elk project moeten beginnen met een projectbriefing. Dit dient als een routekaart en is een manier om de doelstelling, doelen, mijlpalen en visie van het totale project uit te leggen. Hier zijn een paar vragen die u in uw briefing moet beantwoorden:

• Wat zijn uw doelen voor het project, zowel intern als extern?

• Welke interne en externe belanghebbenden maken deel uit van het project? Wat zijn hun rollen?

• Wat is het tijdsbestek voor het project?

• Wat zijn de belangrijkste mijlpalen van het project?

Laten we deze stap eens in de praktijk brengen. U bent dit jaar verantwoordelijk voor de planning van het diner waarmee waardering voor de klant wordt getoond. Uw persoonlijke doel voor het evenement is om zo georganiseerd, productief en efficiënt mogelijk te zijn. U bent ervan overtuigd dat u het kunt en begrijpt dat het allemaal begint met het samenstellen van een samenhangende briefing voor uw evenement. Uw antwoorden op de vier bovenstaande vragen luiden:

Wat zijn uw doelen voor het project, zowel intern als extern?

Het interne doel is het plannen van een klantevenement met een grote impact voor minder dan $ 15.000. Het externe doel is dat 50% van de genodigden aangeeft te komen en 80% daarvan daadwerkelijk komt.

Welke interne en externe belanghebbenden maken deel uit van het project?

De interne belanghebbenden zijn het planningscomité van het evenement (John, Sam, Tara en Linda), de VP van Client Success en het marketingteam. Tot de externe belanghebbenden behoren alle huidige klanten en bepaalde leveranciers (cateringbedrijf, evenementlocatie, enz.).

Wat is het tijdsbestek voor het project?

De projectplanning gaat van start op 15 januari en het evenement zal plaatsvinden op 30 augustus.

Welke taken in het project zouden als mijlpalen moeten worden beschouwd?

Het publiceren van de registratiepagina, het vastleggen van de locatie, en het ondertekenen van contracten met bepaalde leveranciers.

Zodra u uw projectbriefing en de doelen geschetst hebt, bent u klaar om in achterwaartse richting te werken en te bepalen welke stappen u nodig hebt om daar te komen. Vervolgens kunt u beginnen met het maken van een projecttijdlijn.

2. Maak een lijst met uw taken

Voor het maken van een succesvolle projecttijdlijn moet u een lijst opstellen van alles dat moet gebeuren tijdens het projectplanningsproces, helemaal tot aan het definitieve gewenste resultaat, of het nu een rapport of een evenement is. Denk zowel aan de grote als de kleine stappen. Elke taak die bijdraagt aan het op tijd en binnen het budget voltooien van het project zou op de lijst terecht moeten komen.

Maak u zich op dit moment nog niet te veel zorgen over de volgorde van al uw stappen of wanneer ze gedaan moeten worden - dat zullen we later behandelen.

De uitsplitsing voor ons klantendiner kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• Schrijf een plan voor het evenement

• Bepaal het budget

• Bevestig de locatie van het evenement

• Selecteer catering

• Kies een thema voor het evenement

• Ontwerp creatieve concepten voor het evenement

• Richt een pagina in waar gasten kunnen aangeven dat ze komen

• Verstuur uitnodigingen

• Maak reclame voor het evenement

• Bestel decoratie

• Test audio en video

• Neem een beslissing over de presentaties

• Bereid alle (decoratie-)materiaal

• Checklist voor de dag zelf

Splits langere en complexere stappen op in kleinere, makkelijk te verteren subtaken. Dit helpt u niet alleen de werkelijke reikwijdte van een stap te bepalen, maar zorgt er ook voor dat u geen enkel detail vergeet en maakt het makkelijker de taak aan te pakken.

Om in ons voorbeeld, het organiseren van een evenement, de stap 'Catering selecteren' minder overweldigend te maken, zouden we dit deel van het project kunnen opsplitsten in verteerbare brokken:

• Maak een lijst met mogelijke cateraars

• Ontvang een offerte van elke cateraar

• Vergelijk offertes en menu's

• Ontmoet de beste kandidaten

• Kies een cateraar

• Teken het contract

3. Schat in hoeveel tijd elke stap in beslag zal nemen

Zodra u een volledige lijst heeft van elke stap in uw project, wijst u een hoeveelheid tijd toe waarin elke stap moet worden voltooid. Zorg ervoor dat uw team genoeg tijd heeft om de taken af te krijgen en dat u binnen het totale tijdsbestek blijft. Zodra u weet hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen, kunt u elke taak correct plannen en rangschikken en zo een routekaart voor het project maken.

We gaan verder met ons klantwaarderingsevenement. Laten we nu de stap 'Catering selecteren' en alle subtaken daarvan nemen en schatten hoeveel tijd de individuele taken zullen kosten.

Catering selecteren (9 weken)

• Maak een lijst met mogelijke cateraars (1 week)

• Ontvang een offerte van elke cateraar (3 weken)

• Vergelijk offertes en menu's (1 week)

• Ontmoet de beste kandidaten (2 weken)

• Kies cateraar (1 week)

• Teken het contract (1 week)

Op basis van onze schattingen kost het selecteren van een cateraar in totaal negen weken. Door achteruit te werken, kunt u bepalen wanneer u met deze specifieke stap moet beginnen en kunt u op de tijdlijn van uw project actuele datums invullen.

4. Breng afhankelijkheden in kaart

Tijdens het uitvoeren van een project kan er aan sommige stappen gelijktijdig worden gewerkt, vooral als verschillende teamgenoten verantwoordelijk zijn voor elk van de overlappende taken. Andere taken kunnen echter niet worden gestart of voltooid voordat een andere stap is beëindigd. Sommige stappen zijn met andere woorden afhankelijk van de voltooiing van andere stappen. Zo kunt u bijvoorbeeld geen eten bestellen voordat u de cateraar hebt geselecteerd. Dit is een van de vele redenen waarom een tijdlijn zo belangrijk is. Het visueel voor u zien van elke stap, hoe de stappen overlappen en de tijd die elke stap kost, helpt u op koers te blijven.

Dit is ook het moment om vast te leggen wie er voor elke stap verantwoordelijk is. Door vroegtijdig aan te wijzen wie verantwoordelijk is voor welk deel van het project, vallen u conflicten met betrekking tot de timing en bezetting op en kunt u ze aanpassen. Dit voorkomt verrassingen en vertragingen in de toekomst. In stap 6 zult u leren hoe u uw projecttijdlijn kunt delen met de betrokkenen en zo de verantwoordelijkheden kristalhelder maakt.

Een van de taken voor ons voorbeeldevenement is het versturen van uitnodigingen. Hoewel deze specifieke stap gemakkelijk lijkt, zijn er toch verschillende dingen die moeten plaatsvinden voordat we ook maar kunnen denken aan het versturen van uitnodigingen. De uitnodigingen moeten worden ontworpen, en we kunnen ze niet ontwerpen voordat we een thema hebben gekozen voor ons evenement. Eén taak dient plaats te vinden voordat een andere taak begint. Bijvoorbeeld:

Evenementthema (Evenementplanningsteam) → Ontwerpconcepten (Linda) → Ontwerp kiezen (Evenementplanningsteam) → Uitnodiging maken (Linda) → Uitnodigingen versturen (Tara)

Het is de moeite waard om elke afhankelijkheid in kaart te brengen en de volgorde voor elke taak vast te stellen. U zult zien hoe snel de stukjes van de projectpuzzel in elkaar vallen. Het is ook van cruciaal belang om te beslissen wie wat gaat doen. Wie rondt het thema van het evenement af? Wie ontwerpt de uitnodigingen? Wacht niet tot het moment dat er aan een taak moet worden begonnen met iemand de taak toe te wijzen. Zorg dat alle plooien op tijd zijn gladgestreken om conflicten of haperingen te voorkomen.

Het goede nieuws is dat het uitnodigingsproces en het selecteren van de cateraar tegelijkertijd kunnen gebeuren (wat zal worden weergegeven in onze projecttijdlijn).

5. Maak uw tijdlijn

Begint u al een beeld te krijgen van hoe uw projecttijdlijn eruit zal zien? Omdat het niet praktisch is dat beeld (en alle taken en vervaldatums) in uw hoofd te houden, is het een goed idee om alles op papier (of op het scherm) te zetten. Uw eerste instinct is misschien het openen van een Excel-spreadsheet of PowerPoint, maar wacht. Geen van beide tools zijn ontworpen om projecten te plannen en te beheren. Daarom gaat u problemen ondervinden die u kunt vermijden door een betere tool te kiezen.

Kies in plaats daarvan voor een projectbeheertool ontworpen om projecttijdlijnen te beheren en te bouwen - zoals Asana. Dit bespaart u niet alleen tijd bij het tekenen van uw tijdlijn (omdat u niet hoeft te proberen cellen samen te voegen en geen formules hoeft toe te voegen om van een spreadsheet een projecttijdlijn te maken). Het stelt u ook in staat door te gaan met het beheren van uw tijdlijn nadat het project van start is gegaan. Speciale projectbeheertools laten u gemakkelijk uw tijdlijn aanpassen terwijl u werkt en uw belanghebbenden op de hoogte te stellen van veranderingen en vooruitgang.

Met het juiste instrument blijft uw tijdlijn gekoppeld aan het onderliggende werk en altijd up-to-date. Dit kan het verschil betekenen tussen een project dat op schema ligt en een project dat uit de hand loopt.

Een tijdlijn in Asana maken

Gebruik Asana’s tijdlijnfunctie om uw eigen projectschema te maken:

1. Zet al uw projectstappen als taken op een lijst

2. Voeg voor elke taak start- en einddatums toe

3. Voeg voor elke taak een taakeigenaar toe

4. Teken afhankelijkheden tussen de taken

5. Klik op de 'Tijdlijn'-weergave om de lijst als visuele tijdlijn te bekijken.

Tip: als u uw plan al in een spreadsheet hebt gemaakt kunt u het snel in Asana importeren met onze CSV-importeur-integratie) en stap vier overslaan.

Sjablonen voor projecttijdlijnen om u op weg te helpen

De makkelijkste manier om snel een projecttijdlijn op te zetten is door te beginnen met een projectsjabloon. Hieronder vindt u een aantal projectsjablonen die door Asana zijn gemaakt en waar u nu gebruik van kunt maken. Elk project begint in de lijstweergave, maar u kunt op het tabblad 'Tijdlijn' klikken om het in een tijdlijn te veranderen:

• Productmarketing lanceersjabloon

• Evenementplanningssjabloon

• Productroutekaartsjabloon

• Algemeen projectplansjabloon

6. Deel het met belanghebbenden

Weet u nog dat u helemaal in het begin van het proces een lijst met alle belanghebbenden van het project aan uw briefing hebt toegevoegd? Nu u uw tijdlijn hebt gebouwd, is het belangrijk deze te delen met iedereen die erbij betrokken is. We kunnen u beloven dat ze opgetogen zullen zijn wanneer ze zien hoe duidelijk uw plan is. Hoe makkelijker u hun deel van het project maakt, hoe meer kudos u tijdens het proces zult krijgen.

Wanneer u een projectbeheertool gebruikt om uw tijdlijn te bouwen, is het heel makkelijk deze naadloos te delen. Vergeet e-mails en talloze documenten - uw belanghebbenden zullen in een mum van tijd weten wie wat doet en wanneer het af moet zijn.

Voor het klantwaarderingsevenement willen we onze tijdlijn delen met iedereen die bij het hele project betrokken is, niet alleen met degenen met directe verantwoordelijkheden. Zo kan iemand op elk moment zien of zijn/haar deel van het project en afhankelijkheden bijhouden zonder u om informatie te hoeven vragen.

7. Beheer en pas u aan terwijl u bezig bent

Als u wel eens aan een project hebt gewerkt, weet u dat de dingen niet altijd volgens plan verlopen. Maar als u bereid bent om u aan te passen, is het niet zo moeilijk om met wijzigingen om te gaan. Tijdlijnen zijn niet alleen geweldig voor het plannen, ze helpen u ook aan te passen als er onvermijdelijke vertragingen of wijzigingen optreden.

Het verschuiven van taken hoeft niet zo afschrikwekkend te zijn of het hele project te verstoren. Als één deel van het project vertraging oploopt, zult u als projecteigenaar duidelijkheid hebben over de gevolgen voor de rest van het project. U kunt dan dingen verschuiven zodat het algemene project toch productief vooruit kan blijven gaan.

Zoals The Balance Careers aangeeft, projectwijzigingen kunnen beheerd worden met hun eigen specifieke stappen. Zodra de wijziging echter definitief is, is het tijd om uw tijdlijn bij te werken. Omdat tijdlijnen snel verouderen wanneer plannen veranderen, biedt het een groot voordeel als u kunt vertrouwen op een projectbeheertool in plaats van e-mail of spreadsheets. Als eigenaar van het project is het uw verantwoordelijkheid met alle belanghebbenden te communiceren over de enige bron van waarheid (uw tijdlijn) en ervoor te zorgen dat deze altijd bijgewerkt is.

• Onderneem onmiddellijk actie. Zodra een verandering is bevestigd, werkt u uw tijdlijn bij zodat deze de verandering weergeeft.

• Breng belanghebbenden op de hoogte. Iedereen die wordt beïnvloed door de wijziging in de projecttijdlijn moet begrijpen welke gevolgen dit voor hem of haar heeft en de verandering op de projecttijdlijn kunnen zien.

• Stel de impact vast. Zodra uw tijdlijn is bijgewerkt, kunt u zien of er periodes zijn die te druk zijn en of er belanghebbenden zijn die teveel taken hebben. Kunt u een taak verschuiven om ervoor te zorgen dat er meer tijd is? Kan iemand anders die verantwoordelijkheid op zich nemen of een handje helpen?

Laten we om ons voorbeeld af te ronden zeggen dat het u is gelukt om een cateraar te vinden voor uw diner. U staat op het punt het contract af te ronden wanneer u wordt gebeld en u te horen krijgt dat het cateringbedrijf dubbel geboekt is. Helaas zult u een nieuw cateringbedrijf moeten vinden.

Met een tijdlijn is het gemakkelijk om de vervaldatums aan te passen voor alle taken en teamleden die worden getroffen door deze verandering. Het positieve van deze uitdaging is dat we al verschillende van de eerste taken hebben uitgevoerd en dit wordt weerspiegeld op onze tijdlijn. Hoewel het ontstane probleem frustrerend is, hebben we het gevoel dat het beter beheersbaar is omdat onze tijdlijn ervoor heeft gezorgd dat we georganiseerd en op schema blijven.

Veelgestelde vragen over projecttijdlijnen

Weten hoe u een goed georganiseerde projecttijdlijn kunt maken is een fantastische eerste stap wanneer u dit krachtige instrument wilt leren gebruiken, maar het is goed mogelijk dat u nog wat meer vragen hebt. U bent niet alleen. Hier vindt u antwoorden op een aantal vragen die veel worden gesteld over projecttijdlijnen.

Wat is het verschil tussen een tijdlijn en een Gantt-grafiek?

Gantt-grafieken focussen meer op workflow- en taakafhankelijkheden. Ze zijn meer lineair en houden geen rekening met veranderingen of meerdere dingen die tegelijkertijd gebeuren. Tijdlijnen zijn flexibel en passen zich gemakkelijk aan veranderingen in projectplannen aan. Met tijdlijnen kunt u de workflow moeiteloos bijwerken. Beide dienen als visuele tools.

Hoe kunt u de voortgang van het project bijhouden, in het bijzonder wanneer u meerdere projecten beheert?

Dat is moeilijk in spreadsheets, maar makkelijk in een projectbeheertool. Er zijn meerdere weergaven om één project tegelijk te zien, of u kunt meerdere projecten beheren via een weergave in portfoliostijl.

U kunt met andere woorden visueel weergeven wanneer u meer tijd hebt om aan specifieke taken te werken. Wanneer u aan uw maximale capaciteit zit, kunt u indien nodig de werkbelasting van uw team evenwichtig verdelen.

Maak met vertrouwen uw volgende projecttijdlijn

Het is niet voldoende om alleen maar met een projectplan op de proppen te komen. Het is even belangrijk om vast te stellen hoe het moet worden uitgevoerd. Het opstellen van een tijdlijn over hoe het plan zich zal ontwikkelen is essentieel voor de planningsfase en maakt het beheren van het project ook efficiënter.

Wanneer u dit stapsgewijs proces voor elke projectbeheertijdlijn gebruikt, houdt u uw taak voor ogen en bent u minder gestrest. Probeer het uit, pas het aan uw bedrijf aan, en deel het!

Maak uw volgende tijdlijn met Asana en til uw projecttijdlijnen naar een nog hoger niveau.