Maak duidelijke, herhaalbare workflows in 7 eenvoudige stappen

Julia Martins bijdrager fotoJulia Martins17 juni 202114 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Bannerafbeelding voor artikel Maak duidelijke, herhaalbare workflows in 7 eenvoudige stappen

De term workflow is dubbelzinnig. Voor sommigen is een workflow een proces, voor anderen een manier om informatie te organiseren.

De onduidelijkheid rond de term heeft gevolgen voor de praktijk. Gebrek aan duidelijkheid over wat een workflow is, maakt het werk zelf minder duidelijk, wat leidt tot een efficiëntieprobleem. Zo besteedt de gemiddelde kenniswerker 60% van zijn of haar tijd aan werk over werk, dingen zoals het zoeken naar informatie of er achter zien te komen wat de status van het werk is. En toch worden elke week nog steeds meer dan een kwart van de deadlines gemist. Hoewel we hard werken en de hele dag druk bezig zijn, bereiken we toch op de een of andere manier ons doel niet en raken we regelmatig achterop.

Iets klopt er niet.

Dat is het punt waar workflows, en begrijpen wat ze zijn, een rol kunnen gaan spelen. Een duidelijk begrip van wat een workflow is en hoe u er een kunt implementeren, helpt u het werk van uw team effectief te organiseren, uw projectdoelen te halen en duurzame, effectieve processen te maken. Hier ziet u hoe.

Wat is een workflow?

Een workflow is een end-to-end proces dat teams helpt hun doelen te bereiken door de juiste mensen op het juiste moment met de juiste gegevens te verbinden. Zodra een workflow is opgezet, helpt een workflow u informatie te organiseren op een manier die niet alleen begrijpbaar, maar ook herhaalbaar is.

Een effectieve workflow heeft zeven stappen, los gearrangeerd in drie fasen: planning, uitvoering en revisie.

Planning: 

1. Ideeënvorming en informatieverzameling

2. Intake van aanvraag

3. Prioriteitstelling en middelentoewijzing

Uitvoering:

4. Ontwikkeling en revisie

5. Bijhouden van de voortgang

Revisie:

6. Goedkeuring

7. Rapportage

Wanneer moet ik een workflow maken?

Workflows zijn echt heel krachtig op team- en afdelingsniveau. Wanneer ze op de juiste wijze worden gemaakt, bieden workflows de duidelijkheid die uw team nodig heeft om zijn doelen eerder te bereiken.

U kunt een effectieve workflow bouwen voor een op tijd gebaseerd initiatief met een einddoel. Denk aan marketingcampagnes, programma's voor het onboarden van nieuwe werknemers en inkoop, alsook voor terugkerende processen en werkzaamheden zoals inhoudsagenda's, IT-aanvragen en het bijhouden van bugs.

Waarom zijn workflows belangrijk?

Hoewel elke workflow uniek is, maken alle workflows gebruik van dezelfde bouwstenen, net als een set legosteentjes. De basiscomponenten zijn flexibel genoeg om te voldoen aan de behoeften van elk team en elke organisatie. Het kritische onderdeel is het codificeren van uw bedrijfskritische processen om structuur in uw organisatie aan te brengen. Wanneer u dat doet, vraagt niemand zich nog af wat de volgende stap is of wie er voor welk deel van het project verantwoordelijk is. Het elimineren van deze onzekerheid is baanbrekend.

Zo'n mate van structuur kan uw team tastbare voordelen opleveren zoals:

  • Stroomlijnen van de coördinatie tussen de leden van het projectteam

  • Stimuleren vanproductiviteitswinst (zonder aan kwaliteit in te boeten of de kosten te laten stijgen)

  • Verbeteren vande middelentoewijzing

  • Verbeteren van de projectzichtbaarheid

  • Leiders de mogelijkheid bieden om slimmere beslissingen te nemen omdat alles op een plek wordt bijgehouden

  • Handmatig verzamelen van informatie en dubbel werk reduceren

  • Gegevenssilo's elimineren door alles in een centraal toegankelijke bron van waarheid te verzamelen

  • Teamleden een duidelijk idee geven van hoe hun werk bijdraagt aan de bredere gedeelde doelen en doelstellingen

  • Giswerk en deblokkeren van teamleden verminderen

  • Ad-hocprocessen en eenmalige systemen elimineren in plaats van een centrale gegevenshub.

In plaats van het wiel elke keer opnieuw uit te vinden, kunnen teams met workflows impact maken en zich aanpassen om hun beste werk af te leveren.

3 belangrijke voordelen van gedefinieerde workflows

Het opzetten van een workflow lijkt een hoop werk, maar goed gedefinieerde, herhaalbare processen zijn de drijvende kracht achter groei. Met een effectieve workflow kunt u werk over werk elimineren, frustraties verminderen, de helderheid verbeteren en de betrokkenheid een boost geven. De investering vooraf zal u heel veel tijd en stress in de toekomst schelen.

Realtime zichtbaarheid

Het is geen geheim dat realtime, uitvoerbare inzichten de efficiëntie van het team verbeteren. Het kan lastig zijn deze inzichten te krijgen, maar dat is precies het punt waar workflows een rol kunnen spelen.

Een effectieve workflow verbindt de juiste mensen op het juiste moment met de juiste informatie. Dit niveau van verbinding verhoogt de zichtbaarheid binnen en tussen projecten. Zo weet iedereen in uw team precies wie wat doet en wanneer en waarom het van belang is. In het bijzonder helpt dit niveau van zichtbaarheid u:

  • Realtime, uitvoerbare inzichten te verwerven om de efficiëntie van het team te verbeteren.

  • Werk nauwkeurig te plannen, van middelen te voorzien en indien nodig uit te breiden of te verminderen

  • Leidinggevende en cross-functionele belanghebbenden op de hoogte te houden van de projectvoortgang

  • Vertragingen te verminderen en deliverables van hogere kwaliteit te produceren

  • De voortgang van uw project vanuit vogelperspectief te bekijken en zo problemen te begrijpen, te lokaliseren en te diagnosticeren

Afstemming binnen en tussen cross-functionele teams

Duidelijke, gedefinieerde workflows zorgen voor helderheid en context binnen cross-functionele teams. Wanneer u een netwerk van verbonden projecten of tools heeft, kunnen cross-functionele teams duidelijk zien hoe en waarom het werk wordt gedaan. 

Met goede werkbeheertools kunt u workflows definiëren en delen, ongeacht het welk team waar u deel van uitmaakt. Dit creëert een enkele bron van waarheid voor al het werk en alle gegevens, breekt silo's tussen teams af en zorgt er zo voor dat de samenwerking soepeler verloopt. Daarnaast biedt het verbinden van individuele initiatieven aan grootschaligere workflows op bedrijfsniveau de teamleden een helder inzicht in het werk dat het belangrijkste is. Door dit voor alle teamleden duidelijk te maken, kan iedereen zich focussen op het werk met de hoogste prioriteit dat de grootste impact heeft.

Lees: 5 manieren waarop Asana-klanten bij hun werk silo's afbreken

Toegenomen operationele efficiëntie

Workflows codificeren processen door middel van intakeformulieren voor werkaanvragen, automatiseringen en sjablonen voor projecten. Door automatisch de juiste personen met de juiste gegevens te verbinden, verbetert u de efficiëntie en productiviteit. Een effectieve workflow elimineert werk over werk en verhoogt zo de snelheid van het team. Wanneer uw team duidelijkheid heeft, kan het zich focussen op het werk dat de grootste impact heeft. Daarnaast vermindert een betere transparantie met integraties tussen bedrijfstools de noodzaak tussen context te switchen.

Hoe workflows zich verhouden tot andere bedrijfsprocessen

Voor het bouwen van een workflow gebruikt u waarschijnlijk een verscheidenheid aan bedrijfsprocessen. Hier leest u hoe workflows zich verhouden tot, en verschillen van, deze processen:

Workflows versus bedrijfsprocesbeheer (Business Process Management, BPM)

Een bedrijfsproces is een reeks taken. Bedrijfsprocesbeheer (Business Process Management, BPM) is het proces van het organiseren van deze taken in belangrijke initiatieven op een efficiënte en effectieve manier.

Net als bij een bedrijfsproces denkt u bij het opzetten van een workflow kritisch na over hoe u het werk kunt organiseren en hoe u de processen kunt verbeteren. Het belangrijkste verschil tussen de twee is dat workflows zich speciaal richten op het maken van herhaalbare, duurzame bedrijfsprocessen.

Lees: Efficiëntie versus effectiviteit in het bedrijfsleven: Waarom uw team beide nodig heeft

Workflows versus checklists

Een checklist of takenlijst is een lijst met dingen die u moet doen. Een checklist is eenvoudiger dan een bedrijfsproces omdat de in een checklist opgenomen taken vaak werk omvatten uit verschillende initiatieven, zonder een bijzondere volgorde.

U kunt takenlijsten gebruiken als onderdeel van een workflow om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Checklists en workflows zijn eenvoudige maar krachtige tools die, wanneer ze gezamenlijk worden gebruikt, uw team helpen uw beste werk gedaan te krijgen. Streef ernaar checklists op te nemen in het end-to-end proces van uw workflow en help uw team zo hun doelen te bereiken.

Workflows versus Gantt-grafieken

Een Gantt-grafiek is een visuele projectbeheertool die een projecttijdlijn visualiseert als een horizontale staafgrafiek. Elke staaf in een Gantt-grafiek staat voor een stap in het proces. De lengte van de staaf geeft de hoeveelheid tijd weer die het werk in beslag neemt. 

Gantt-grafieken zijn fantastische visuele projectbeheertools en worden meestal gebruikt voor het bijhouden van op tijd gebaseerde initiatieven zoals een evenementenplan of productlancering. U kunt ook een workflow bouwen om een eenmalig proces om te vormen tot een herhaalbaar proces voor toekomstig werk. Als u een workflow maakt voor een evenementenplan of een productlancering, kan het gebruik van Gantt-grafieken en andere visuele projectbeheersoftware zoals kanbanborden u helpen uw doelen sneller te bereiken.

Lees: Zijn Gantt-grafieken nieuw voor u? Begin hier

Workflows versus stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen zijn een goede manier om de stappen van een proces als een opvolgende reeks weer te geven. Een stroomdiagram kan bijvoorbeeld de relatie weergeven tussen de vijf projectfasen of u helpen een oorzakelijk verband weer te geven dat van invloed is op uw project.

Op een hoog niveau kan het praktisch zijn om de zeven workflowstappen in een stroomdiagram of workflowdiagram weer te geven. Zodra u een duidelijk idee hebt van de belangrijkste stappen van uw workflow, zet u deze processen om in realiteit met een realtime, gedeeld werkbeheerplatform.

Lees: 5 projectbeheerfasen om de workflow van uw team te verbeteren

Workflows versus werkbeheer

Workflows zijn een belangrijk element van werkbeheer. In feite maken goede werkbeheertools het makkelijker de workflows van uw team of afdeling te organiseren en zo het werk op alle niveaus van uw organisatie te coördineren. Uiteindelijk vormen workflows de drijvende kracht achter werkbeheer en zorgen ze ervoor dat alle werknemers de informatie hebben die ze nodig hebben om het belangrijkste werk waar te maken.

Werkbeheer is een systematische aanpak voor het orkestreren en organiseren van de workflows van een organisatie. Het geeft teams de helderheid die ze nodig hebben om hun doelen sneller te bereiken. Het gaat om het coördineren van mensen en werk binnen alle niveaus van de organisatie om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie heeft die hij of zij nodig heeft om het werk te leveren dat het meeste impact heeft.

Meer informatie

Voorbeelden van workflows

Voordat we dieper ingaan op de voordelen van gedefinieerde workflows en hoe u uw eigen workflow kunt bouwen, kunt u een aantal voorbeelden van workflows bekijken.

Workflow voor klantfeedback

  1. Ideeënvorming en informatieverzameling: Een klant dient een ticket, een aanvraag of feedback in.

  2. Intake van de aanvraag: De aanvraag wordt verwerkt in uw CRM, bijvoorbeeld Zendesk.

  3. Prioriteitstelling en middelentoewijzing: De aanvraag wordt automatisch naar het relevante team doorgestuurd. Als het bijvoorbeeld een aanvraag betreft die betrekking heeft op verkoop, dan wordt de aanvraag doorgestuurd naar Salesforce zodat het verkoopteam deze kan sorteren. Er kunnen ook tickets en feedback naar interne teams worden gestuurd die in werkbeheertools zoals Asana werken.

  4. Ontwikkeling en revisie: De teams werken aan het oplossen van het probleem van de klant.

  5. Bijhouden van de voortgang: Realtime integraties stroomlijnen en automatiseren werk tussen uw teams. In plaats van uw teams handmatig te updaten of dubbel werk te doen in verschillende tools, zorgen integraties zoals de Asana voor Zendesk-integratie ervoor dat uw teams op de werkplek de meest actuele informatie hebben.

  6. Goedkeuring: De definitieve oplossing wordt via het klantenteam teruggestuurd naar de klant. Indien nodig wordt de wijziging gedocumenteerd. Als de aanvraag niet goed genoeg is behandeld, gaat het team terug naar de vierde stap (ontwikkeling en revisie) om er nogmaals naar te kijken.

  7. Rapportage: Dit specifieke ticket wordt als onderdeel van het algehele workflowproces bijgehouden om de totale impact van de klantfeedbackworkflow te meten. 

Workflow campagnebeheer

  1. Ideeënvorming en informatieverzameling: Het hele team komt samen om te brainstormen over nieuwe campagne-ideeën. 

  2. Intake van aanvraag: In samenwerking met zijn team maakt de projectleider briefings voor alle creatieve middelen die vereist zijn voor zijn campagne - afbeeldingen, animaties, video, inhoud en meer.

  3. Prioriteitstelling en middelentoewijzing: De projectleider bekijkt elk deel van de campagne zodat ze begrijpt hoe alles in elkaar past voordat ze projecten en taken prioriteert. Vervolgens maakt de projectleider een master-campagneagenda zodat iedereen in het team een overzicht op hoog niveau heeft van alles wat er tijdens de campagne gebeurt.

  4. Ontwikkeling en revisie: Nu u de plannen uitgewerkt heeft, kunt u het startsein geven voor het produceren van de creatieve middelen. Externe medewerkers en teamgenoten gaan aan het werk. Als er meer werk nodig is voor de creatieve middelen, wordt de workflow teruggeleid naar de fase van het produceren van creatieve middelen.

  5. Bijhouden van de voortgang: Terwijl hun teams aan het werk zijn, houden de projectleiders de voortgang in de gaten via een werkbeheerplatform. Als een teamgenoot tegen een probleem aanloopt of projectdeliverable vertraging oploopt, kunnen ze ingrijpen en de blokkade opheffen.

  6. Goedkeuring: Als alles er goed uitziet, keurt de projectleider het werk goed. De campagne gaat live.

  7. Rapportage: Of een campagne nu een groot succes is of minder goede resultaten oplevert dan verwacht, er valt altijd heel veel te leren. De projectleider duikt in de gegevens en interviewt de teamleden om erachter te komen wat werkte en wat ze beter kunnen doen.

Workflow voor het plannen van doelen

  1. Ideeënvorming en informatieverzameling: De bedrijfsleiding besluit hoe vaak de organisatie OKR's (Objectives and Key Results, doelen en belangrijkste resultaten) zal vastleggen. De bedrijfsleiding investeert in een doelbeheersysteem om haar werk bij te houden.

  2. Intake van aanvraag: De teamleider, de teamleden en belangrijkste belanghebbenden werken samen om met ideeën te komen voor de aankomende doelen. 

  3. Prioriteitstelling en middelentoewijzing: De teamleider schetst een set doelen voor de volgende doelperiode. Idealiter draagt elk doel bij aan het bovenliggende doel en zorgt daarmee voor helderheid en afstemming.

  4. Ontwikkeling en revisie: Zodra ze weten wat ze willen bereiken, kunnen de teamleden aan het werk. Met het werkbeheerplatform kunnen ze verbanden leggen tussen hun dagelijkse werk en de bredere doelstellingen zodat iedereen weet welk werk de hoogste prioriteit heeft.

  5. Bijhouden van de voortgang: Terwijl het team aan het werk is, houdt de teamleider de voortgang in de gaten. Als de voortgang vertraagt, of deadlines worden gemist, kan de teamleider ingrijpen en de weg vrijmaken. Zowel de teamleider als de teamleden geven regelmatige statusupdates via het werkbeheerplatform.

  6. Goedkeuring: Teamleden voltooien het werk en ronden het af. Managers bekijken het en keuren het goed, of vragen indien nodig om wijzigingen.

  7. Rapportage: Na afloop van elke periode evalueert de teamleider de doelstellingen. Ze bestuderen wat er wel en niet werkte tijdens de doelperiode. Voor toekomstige doelen zal het team nog beter gebruikmaken van zijn sterke punten en zijn zwakke punten verbeteren.

7 stappen om een effectieve workflow te maken

De zeven stappen voor het maken van een effectieve workflow worden opgesplitst in drie fasen: planning, uitvoering en evaluatie. Het implementeren van deze stappen helpt u werk niet alleen op een begrijpelijke, maar ook op een herhaalbare manier te organiseren.

Waarom zeven stappen?

Beschouw de zeven stappen als een workflowsjabloon om de impact te maximaliseren en tegelijkertijd werk over werk te minimaliseren. In plaats van elk project te beginnen met een aantal uren, of zelfs dagen, om informatie te verzamelen, onnodige vergaderingen en dubbele communicatie, bieden workflows uw teams een raamwerk om gelijk aan de slag te kunnen. De zeven workflowstappen geven uw team de gegevens, informatie en middelen die het nodig heeft voor een vliegende start. Ze zorgen voor een duidelijk actieplan, garanderen dat iedereen in uw team begrijpt wat er gedaan moet worden en wanneer de deadlines zijn.

Waarom zeven stappen?

Beschouw de zeven stappen als een workflowsjabloon om de impact te maximaliseren en tegelijkertijd werk over werk te minimaliseren. In plaats van elk project te beginnen met een aantal uren, of zelfs dagen, om informatie te verzamelen, onnodige vergaderingen en dubbele communicatie, bieden workflows uw teams een raamwerk om gelijk aan de slag te kunnen. De zeven workflowstappen geven uw team de gegevens, informatie en middelen die het nodig heeft voor een vliegende start. Ze zorgen voor een duidelijk actieplan, garanderen dat iedereen in uw team begrijpt wat er gedaan moet worden en wanneer de deadlines zijn.

Workflows leggen herhaalbare processen vast zodat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Om effectief te zijn moet een sjabloon worden gemaakt in een gedeelde tool die informatie in realtime bijhoudt.

In het onderstaande voorbeeld demonstreren we hoe u een workflow kunt maken in Asana. Als u niet zeker weet hoe u moet beginnen, lees dan hier hoe workflowbeheersoftware de juiste mensen op het juiste moment met de juiste gegevens verbindt zodat uw team zich kan focussen op het leveren van impact.

Meer informatie

Stap 1: Ideeënvorming en informatieverzameling

Elke workflow begint met een idee. Soms komen ideeën volledig uitgewerkt, soms begint uw team aan een spannend nieuw initiatief met niet meer dan een paar beginselen. 

Verzamel tijdens deze stap van het workflowproces ongestructureerde informatie en brainstorm over ideeën voor uw project. Denk indien van toepassing na over eventuele beperkingen, belemmering en vereisten van het project voor u verdergaat met de volgende stap.

Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar een workflow voor de productie van een website. De VP Marketing benadert uw creatieve team en vraagt om de homepage van de website volledig te vernieuwen. Voordat ze het project overdraagt deelt ze haar visie voor de website en welk gevoel deze over moet brengen. Tijdens deze fase van de workflow brainstormen u en uw team over een aantal eerste ideeën, delen inspiratie opgedaan uit de hompepages van jullie favoriete websites, en maken heel globale mockups in jullie brainstormingtool, Miro

Stap 2: Intake van aanvraag

Zodra u een globaal idee heeft van waar u aan gaat werken, vult u de details in en maakt u een projectplan. Tijdens deze fase van de workflow moet u ervoor zorgen dat u alle relevante gegevens, informatie en bedrijfsbehoeften vastlegt. Dit biedt informatie voor het proces dat u bouwt, voor de belanghebbenden van het project die u erbij betrekt en het werk dat u uiteindelijk oplevert.

U hebt al dit materiaal niet voor elke workflow nodig, als u maar genoeg materiaal ontwikkelt om de rest van uw projectwerk van informatie te voorzien. Zorg ervoor dat er niet de hele tijd om meer duidelijkheid, context en informatie over het werk hoeft te worden gevraagd.

Laten we doorgaan met ons voorbeeld van een workflow voor het produceren van een website. U maakt van de brainstormingssessie van uw team een creatieve briefing. Met een werkbeheertool zoals Asana haalt u uw oorspronkelijke Miro-schetsen binnen en combineert ze in de briefing met andere projectinformatie zoals uw communicatieplan.

3. Prioritering en middelentoewijzing

Zodra u uw plan gereed hebt, is het tijd om het plan uit te voeren. En dat begint met het toewijzen van middelen. U moet uw processen zichtbaar gemaakt hebben om het werk effectief te prioriteren en werk toe te wijzen op basis van de capaciteit van het team.

Effectieve workflows gaan niet alleen om het maximaliseren van productiviteit en zoveel mogelijk werk gedaan krijgen, maar ook om het scheppen van ruimte voor creativiteit. Wanneer het goed wordt gedaan, maximaliseert werkbelastingbeheer de prestaties van de werknemers en lost de chaos op. Dit zorgt ervoor dat u en uw team zich aan het eind van de dag tevreden in plaats van overweldigd voelen.

Om de workflow herhaalbaar te maken, zult u deze ook moeten automatiseren. Zodra u een duidelijk idee hebt van de capaciteit van elk teamlid, kunt u workflowautomatisering gebruiken om het werk op een accurate manier naar het juiste teamlid te sturen. Verduidelijk de prioriteit van elk project en stel de teamleden in staat om zelf indien nodig de deadlines aan te passen om te verzekeren dat ze het werk met de grootste impact gedaan krijgen. 

In ons voorbeeld heeft uw creatieve team een Project voor creatieve aanvragen in Asana. Wanneer er een verzoek binnenkomt, sturen automatische workflows het werk naar het juiste teamlid. Elk initiatief heeft een prioriteitsniveau, zodat teamleden weten waar ze hun energie op moeten richten. Dezelfde tool biedt u ook een venster op de werkbelasting van uw team zodat u indien nodig werk aan iemand anders kunt toewijzen of opnieuw kunt plannen. 

Lees: uw gids om aan de slag te gaan met middelenbeheer

4. Ontwikkeling en revisie

Dit is het belangrijkste onderdeel van uw workflow: het ontwikkelen van de deliverables van het project, het evalueren en herhalen via een feedbacklus en feedback ontvangen via goedkeuringen van belanghebbenden.

Zonder een gestroomlijnde workflow is veel van dit werk handmatig en blijkt het moeilijk om het juiste bestand op het juiste moment te vinden. Zoeken naar documenten en het achter goedkeuringen aanzitten levert een grote bijdrage aan werk over werk. Wanneer u dus deze informatie in een tool op een centrale plek bewaart, vermindert u dat onnodige werk voor iedereen in uw team.

Wanneer communicatie en bestanden op deze plek worden opgeslagen en gedeeld, besteden teamleden minder tijd aan werk over werk en meer aan hun echte werk. Ga vervolgens tot actie over en gebruik automatisering om ervoor te zorgen dat de informatie precies op het moment dat u deze nodig heeft opduikt.

Laten we doorgaan met ons voorbeeld van een workflow voor het produceren van een website. Nadat u werk hebt toegewezen, maken uw ontwerpers een wireframe voor de nieuwe homepage van de website in Figma, die ze vervolgens aan het project toevoegen. Door middel van Proofing kunnen belanghebbenden opmerkingen plaatsen op PDF-bestanden en specifieke feedback achterlaten. Zodra de belanghebbenden van het project het ontwerp hebben goedgekeurd, kunt u de ontwerpen overdragen aan het ontwikkelingsteam, zonder werk dubbel te leveren. In plaats daarvan blijft die informatie actief binnen het project voor creatieve aanvragen en in het project voor het produceren van een website, zodat iedereen over de meest actuele informatie beschikt. 

5. Bijhouden van de voortgang

Een essentieel onderdeel van elke workflow is ervoor te zorgen dat iedereen in uw team wat betreft het werk op één lijn zit. Het komt maar al te vaak voor dat gegevens over meerdere tools verspreid zijn opgeslagen, dat u tussen verschillende tools moet switchen en handmatig de informatie op een plek moet verzamelen. Handmatig, dubbel werk is echter tijdverspilling, en niemand heeft behoefte aan nóg een statusvergadering.

Deel in plaats daarvan projectstatusupdates waar het werk gedaan wordt. Zo hebben alle betrokkenen de context die ze nodig hebben precies op die plek waar het werk wordt uitgevoerd. Als uw project niet op schema ligt, informeren uw statusrapporten de belanghebbenden van uw project over de vertraging - en hoe u de blokkades gaat oplossen.

Er zijn bijvoorbeeld veel belanghebbenden betrokken bij de workflow voor de productie van de website, het initiatief werd tenslotte voorgesteld door de VP Marketing. Maar belanghebbenden van het project hoeven geen update te krijgen over elk klein detail of elke hobbel op de weg. In plaats daarvan deelt u wekelijkse projectstatusupdates, waarbij u context en links toevoegt naar taken en mijlpalen die uw team heeft voltooid.

Lees: De ultieme handleiding voor het kiezen van een universele rapportagetool voor teamleiders

6. Goedkeuring

Soms is het enige dat u nog nodig hebt de laatste, definitieve goedkeuring. Maar het kan soms moeilijk zijn om goedkeuring te krijgen. U hebt alleen maar een snelle handtekening van ze nodig, maar leidinggevenden hebben het vaak druk, hun tijd is kostbaar en ze zijn moeilijk bereikbaar. Een goedkeuringsworkflow automatiseert deze stap en maakt het voor belanghebbenden helder en eenvoudig om hun definitieve zegen te geven.

In uw voorbeeld is uw nieuwe homepage klaar om gelanceerd te worden. U hebt echter nog de handtekening van de VP Marketing nodig om over te gaan op de nieuwe homepage. U verstuurt dus een goedkeuringsaanvraag - die er anders uitziet als een reguliere taak - naar de VP van Marketing. Deze unieke melding laat de VP weten welk type feedback er wordt gevraagd, zodat ze snel en gemakkelijk dienovereenkomstig kan reageren. Met een klik op een knop hebt u haar toestemming en kunt u uw homepage op tijd lanceren.

7. Rapportage

Of uw project nu een doorslaand succes is of met allerlei hindernissen tegenkomt, er is altijd heel veel te leren van een initiatief. De laatste stap van een workflow is een voortgangsrapport en het bekijken van de gegevens om te leren wat werkte en wat kan worden verbeterd. Dit helpt u uw toekomstige projecten te optimaliseren, of zelfs uw huidige workflow te verfijnen.

Om ons voorbeeld te beëindigen: uw homepage is nu live, gefeliciteerd! De laatste stap is bij te houden hoe de pagina het doet en stapsgewijs over uw voortgang te rapporteren. De volgende keer dat u een webpagina lanceert kunt u dan lessen trekken uit dit project om deze nieuwe webpagina nog beter te laten werken.

Gezamenlijke, digitale workflows bouwen

Ralph Waldo Emerson deed ooit de beroemd geworden uitspraak: "Het leven is een reis, geen bestemming" en dat geldt ook voor workflows. Door u te focussen op het verbeteren van het werkproces, kunt u teamleden uitrusten met de tools en informatie die ze nodig hebben om succesvol te zijn. 

Gerelateerde bronnen

Artikel

Everything you need to know about creating a RAID log