Wat is een projectcharter? Een projectcharter schrijven + sjabloon

Het kan spannend zijn om aan een nieuw project of initiatief te beginnen. Maar hoe zit het met de stap die daar net aan voorafgaat, wanneer u uw project goedgekeurd moet krijgen?

Het presenteren en goedkeuren van een project kan behoorlijk ingewikkeld zijn als u het nog nooit eerder heeft gedaan. Een projectcharter helpt je de juiste informatie te verzamelen en aan belanghebbenden te presenteren. In deze handleiding leert u wat een projectcharter is, wat de belangrijkste elementen zijn die u moet opnemen en hoe u er een schrijft die uw project het groene licht geeft.

Wat is een projectcharter?

Een projectcharter is een formeel document dat tijdens de projectinitiatie wordt gebruikt en waarin de doelstellingen, scope en belangrijkste belanghebbenden van je project worden beschreven om goedkeuring te verkrijgen voordat het werk begint. Het dient als een korte samenvatting op hoog niveau die besluitvormers helpt de waarde van het project te begrijpen en de projectmanager de bevoegdheid geeft om verder te gaan.

Een projectcharter is een van de vele projectplanningsmaterialen die je kunt maken. Ontdek hier hoe een projectcharter zich verhoudt tot andere projectplanningselementen:

Waarom heb je een projectcharter nodig?

Een projectcharter doet meer dan uw project goedgekeurd krijgen. Het is een fundamentele tool die je team vanaf het begin klaarstoomt voor succes. Door een duidelijk en beknopt charter te maken, kun je:

• Helderheid en afstemming bieden. Een charter zorgt ervoor dat elke belanghebbende, van het projectteam tot het uitvoerend leiderschap, een gemeenschappelijk begrip heeft van de doelstelling en het bereik van het project.

• Scope creep voorkomen. Met gedefinieerde grenzen fungeert je charter als referentiepunt om het project gericht te houden op de oorspronkelijke doelen, waardoor wordt voorkomen dat extra werk je tijdlijn ontspoort.

• De belanghebbenden overtuigen. Een goed opgesteld charter dient als een intern marketingdocument en creëert vertrouwen en enthousiasme voor je project in de hele organisatie.

• Autoriseer het project. Het charter erkent formeel het bestaan van het project en geeft de Projectmanager de bevoegdheid om organisatiemiddelen te gebruiken om de doelen te bereiken.

Belangrijkste elementen van een projectcharter

Hoewel elk project uniek is, bevat een sterk projectcharter verschillende essentiële elementen om een volledig overzicht te bieden. Zie deze als de bouwstenen om je project goedgekeurd te krijgen en een goede start te geven.

• Doel en doelstellingen van het project: leg uit waarom het project belangrijk is en wat je wilt bereiken. Dit is de kern van je pitch.

• Scope: Definieer duidelijk de grenzen van het project, inclusief wat wel en wat niet deel uitmaakt van het werk.

• Successcriteria: geef aan hoe succes eruitziet. Dit zijn de statistieken die je zult gebruiken om te bepalen of het project zijn doelen heeft bereikt.

• Belangrijkste belanghebbenden en rollen: Documenteer de belangrijkste betrokken personen met behulp van een belanghebbendenregister, inclusief de projectsponsor, projectmanager en teamleden.

• Tijdlijn en mijlpalen op hoog niveau: geef een geschatte planning met belangrijke datums en belangrijke projectmijlpalen.

• Begrotingsraming: neem een samenvatting op van de financiële middelen die voor het project vereist zijn.

• Risico's en veronderstellingen: Identificeer mogelijke uitdagingen of afhankelijkheden die van invloed kunnen zijn op de uitkomst van het project.

Heb je een projectcharter nodig?

Er bestaat een verscheidenheid aan tools voor projectplanning, en een projectcharter is niet altijd het meest geschikt. Hier leest u wanneer u er een moet opstellen en wanneer u misschien beter iets anders kunt maken.

• Een projectcharter maken om een project te presenteren en goedkeuringen te krijgen. Een projectcharter geeft belanghebbenden een duidelijk idee van de doelstellingen, scope en verantwoordelijkheden van je project. De belangrijkste belanghebbenden kunnen het projectcharter gebruiken om het project goed te keuren of wijzigingen voor te stellen.

• Maak een business case als je project een significante zakelijke investering vertegenwoordigt. Een business case omvat extra informatie en documentatie, waaronder de ROI van het project en alle relevante projectrisico's.

• Maak een projectplan als je project is goedgekeurd. Een projectplan bouwt voort op uw Projectcharter en biedt aanvullende informatie zoals de tijdlijn van het project of belangrijke mijlpalen van het project.

• Maak een projectbriefing om de belangrijkste details op hoog niveau van uw projectplan samen te vatten.

• Maak een executive summary om een beknopt overzicht van uw document te geven aan leidinggevende belanghebbenden.

• Maak een projectroutekaart als je voor je project een tijdlijn op hoog niveau wilt weergeven in een Gantt-grafiek.

Een projectcharter maken

In een projectcharter deelt je projectdetails met belangrijke belanghebbenden om goedkeuring te krijgen om met je project te beginnen. Een projectcharter heeft drie belangrijke elementen.

1. Het 'waarom'

U begint uw Projectcharter met het delen van uw projectdoelstellingen en projectdoel. In deze sectie zet je uiteen waarom dit project belangrijk is en wat de belangrijkste doelstellingen zijn die aan het einde van het project bereikt moeten worden. Zorg ervoor dat het doel van je project duidelijk uitlegt waarom het belangrijk is om eraan te werken en hoe het de doelen van je bedrijf zal ondersteunen.

Je moet ook je projectdoelstellingen verduidelijken. Dit zijn de specifieke deliverables of assets die je aan het eind van het project wilt hebben bereikt. Voor het maken van sterke doelstellingen kunt u de SMART-methode gebruiken en ervoor zorgen dat uw doelstellingen de volgende kenmerken hebben:

• Specific

• Measurable

• Achievable (haalbaar)

• Realistic

• Tijdgebonden

2. Het 'wat'

Het tweede belangrijke element van je projectcharter is het Projectbereik. Uw Projectbereikverklaring definieert precies wat wel en wat niet deel uitmaakt van het project. Wanneer je een Projectbereik schetst, stel je grenzen en belangrijker, zet je uiteen wat je niet wilt doen tijdens de tijdlijn van het project.

Tijdens het opstellen van je Projectcharter is het belangrijkste onderdeel bij het uitleggen van de scope het schetsen van het ideale projectbudget. Wanneer je je budget presenteert, zorg er dan voor dat je het volgende opneemt:

• Totale geschatte kosten: de totale vereiste financiële investering

• Toewijzing van middelen: hoe het budget wordt verdeeld over mensen, tools en materialen

• Belangrijkste aannames: eventuele financiële afhankelijkheden of voorwaarden

3. Het 'wie'

In de laatste sectie van je projectcharter moet je uitleggen wie er aan het project zal werken. Hiertoe behoren alle belangrijke belanghebbenden van het project, de leidinggevende belanghebbenden, de projectsponsors en het algemene projectteam. Als je dat nog niet hebt gedaan, stel dan een beknopt middelenbeheerplan op om te schetsen hoe de middelen worden toegewezen tijdens het project.

Voorbeelden van projectcharters

Als je een projectcharter in actie ziet, kan dat je helpen begrijpen hoe je je eigen projectcharter structureert. Hieronder vind je een voorbeeld van een projectcharter voor een marketingcampagne met de belangrijkste elementen die we hebben besproken.

Let op hoe dit voorbeeld:

• Het beknopt houdt: alle essentiële informatie past op één pagina

• Duidelijke doelstellingen definieert: specifieke doelen zijn gemakkelijk te identificeren

• De belanghebbenden identificeert: de rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk omschreven

Projectchartersjabloon

Wanneer je klaar bent om aan de slag te gaan, kun je dit gebruiksvriendelijke sjabloon gebruiken om je volgende projectcharter te maken.

Projectnaam

Geef je project een naam. Zorg ervoor dat het beschrijvend genoeg is zodat de meeste mensen begrijpen waar je aan werkt.

Projectmanager

Wie is het aanspreekpunt voor dit project?

Laatste revisiedatum

Je projectcharter is een levend document. Het opnemen van de laatste revisiedatum kan handig zijn voor teamleden die het charter regelmatig raadplegen.

Projectdoel

Waarom werk je aan dit project?

Projectdoelstellingen

Welke deliverables en assets wil je aan het eind van het project bereiken?

Projectbereik

Wat zijn de grenzen van de deliverables van je project? Welke initiatieven zijn niet opgenomen in het project?

Projectteam en middelen

Wie werkt er aan dit project? Welke middelen (bijvoorbeeld mensen, tools en budget) zijn beschikbaar voor dit werk?

Belanghebbenden en goedkeurders

Wie zijn de belanghebbenden van het project? Wie moet het projectcharter of de deliverables van het project goedkeuren?

Beste praktijken voor projectcharters

Bij het maken van een effectief projectcharter gaat het om het vinden van een balans tussen detail en helderheid. Volg deze beste praktijken om ervoor te zorgen dat je contract het doel bereikt en je het groene licht voor je project krijgt.

• Hou het beknopt. Een projectcharter moet een samenvatting op hoog niveau zijn, geen gedetailleerd projectplan. Streef naar één tot twee pagina's om het voor belanghebbenden gemakkelijk te houden om het te beoordelen en goed te keuren.

• Werk samen met belanghebbenden. Betrek belangrijke belanghebbenden bij de aanmaak met behulp van een plan voor betrokkenheid van belanghebbenden. Dit zorgt voor vroege betrokkenheid en zorgt ervoor dat er met ieders perspectieven rekening wordt gehouden.

• Focus op helderheid. Gebruik eenvoudige, directe taal en vermijd jargon. Het doel is dat iedereen het charter kan lezen en het doel en de waarde van het project begrijpt.

• Maak er een levend document van. Hoewel het charter de initiële richting aangeeft, kan het worden bijgewerkt als belangrijke projectparameters veranderen. Noteer altijd de revisiedatum om iedereen op één lijn te houden.

Van projectcharter naar projectsucces

Zodra je projectcharter is goedgekeurd, kun je je projectkickoff-vergadering plannen en verder gaan met de planning. Terwijl je aanvullende projectplanningsdocumenten maakt en aan de slag gaat met het projectbeheer, moet je ervoor zorgen dat je al je projectdetails opslaat in een gecentraliseerde tool waar iedereen toegang toe heeft.

Natuurlijk vinden wij dat Asana de beste tool voor dit werk is. Met Asana kun je projecten en taken van teams beheren zodat je gesynchroniseerd blijft en je deadlines haalt. Ga vandaag nog aan de slag en kom meer te weten over de voordelen van projectbeheer.

Veelgestelde vragen over projectcharters