Wat is een projectsponsor? De rol en taken opsplitsen

De projectsponsor, of uitvoerende sponsor, is een persoon of een groep mensen op het senior managementniveau. Ze zijn verantwoordelijk voor het succes van een project en bieden de nodige begeleiding en middelen aan het projectteam en de manager. Idealiter bieden projectsponsors een hoge projectduurzaamheid, strategische planning en succesvolle implementatie van de projectdoelstellingen.

De projectsponsor zit boven de projectmanager. In de meeste gevallen is de projectsponsor degene die voor het project pleitte en die er vanaf dag één bij was.

We bespreken de belangrijkste verantwoordelijkheden en taken van een projectsponsor, hoe ze de projectmanager ondersteunen gedurende de hele levenscyclus van een project en we leggen de verschillen uit tussen projectbelanghebbenden en sponsors.

Verantwoordelijkheden van een projectsponsor

Projectsponsors zijn meestal senior leidinggevenden. Vaak bevinden ze zich net onder het Bordniveau en zijn ze bij meerdere projecten tegelijk betrokken. Een projectsponsor heeft drie hoofdverantwoordelijkheden:

• Visie en mensen: het project afstemmen op bedrijfsdoelen, strategie en doelstellingen

• Governance: zorgen voor een goede lancering en uitvoering van het project.

• Waarde en voordelen: het beheren van risico's en veranderingen en tegelijkertijd de kwaliteit van het project waarborgen

Wanneer we deze categorieën verder opsplitsen, zie je de verschillende verantwoordelijkheden die een projectsponsor heeft:

• De juiste manager voor het project selecteren en deze gedurende het hele project begeleiden.

• Onderhandelen over financiering en optreden als woordvoerder voor het senior management namens de projectmanager.

• Deelnemen aan de eerste projectplanning en ontwikkeling van projectcharters en scope.

• De criteria voor het succes van het project definiëren en de steun van belanghebbenden krijgen.

• De waarde van het project promoten en ervoor zorgen dat het de middelen heeft om te slagen.

• De projectmanager ondersteunen met kennis en begeleiding.

• Zorg voor voortdurende communicatie tussen de projectmanager, het team en de belanghebbenden.

• Wijzigingen in de projectomgeving beoordelen (bijv. schema's, taken, prioriteiten, enz.) en risico's beheren wanneer ze zich voordoen.

Taken van de projectsponsor tijdens de levenscyclus van het project

De projectsponsor is van begin tot eind bij een project betrokken, wat betekent dat hij of zij een verscheidenheid aan taken, verantwoordelijkheden en plichten heeft gedurende de levenscyclus van het project. Zowel de projectmanager als de sponsor moeten zich bewust zijn van de verantwoordelijkheden die de sponsor heeft, zodat iedereen binnen zijn grenzen blijft en levert wat er van hem wordt gevraagd. 

Initiatie

• Wijs een projectmanager en stuurgroep aan. Een stuurgroep bestaat meestal uit managers en belanghebbenden op hoog niveau die advies kunnen geven gedurende de hele levenscyclus van het project. Aangezien de leden van een stuurgroep niet actief bij het project betrokken zijn, kunnen ze een perspectief in vogelvlucht behouden en waardevolle begeleiding en overzicht bieden van de voortgang van het project.

• Definieer projectsucces en deliverables. De projectsponsor moet er ook voor zorgen dat deze doelen goed zijn gecommuniceerd en dat iedereen in het team deze doelen begrijpt.

• Organiseer en breng taken naar voren in een central source of truth zoals een projectbeheertool, zodat ze beschikbaar zijn voor iedereen in het project.

• Houd de opstartactiviteiten in de gaten en bied waar nodig ondersteuning. Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen in het projectteam doet wat ze moeten doen, zodat het project later soepel kan verlopen.

• Geef feedback voor de projectinitiatiedocumenten, waaronder een projectcharter, business case of haalbaarheidsanalyse, om ervoor te zorgen dat het project wordt goedgekeurd door de belanghebbenden.

• Controleer het projectbereik om ervoor te zorgen dat de projectdoelen en -doelstellingen realistisch zijn en scope creep voorkomen.

• Wees een voorstander van het project tijdens de kick-off-vergadering en wees bereid om de projectmanager te ondersteunen als er vragen van het team zijn.

Planning

• Observeer en pas projectplannen aan om realistische opleverdata te garanderen.

• Fungeert als aanspreekpunt voor de projectmanager voor uitdagingen en escalatieproblemen.

• Houd de effectiviteit en groepsdynamiek van het projectteam in de gaten en communiceer overwinningen of kansen aan de projectmanager.

• Bekijk het RAID-logboek (risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden). Dit logboek is een belangrijk projectplanningsdocument dat de potentiële risico's opsomt die een impact kunnen hebben op je project, aannames die je hebt over de voortgang of uitkomst van het project, problemen die zich kunnen voordoen tijdens de levenscyclus van het project en afhankelijkheden waarop je project vertrouwt (bijv. input van een expert).

• Controleer of het projectplan kwaliteitseisen, duidelijke deliverables en goed geplande projectmijlpalen bevat. Uiteindelijk zal de sponsor alle projectvereisten ondertekenen.

Uitvoering

• Werk samen met de projectmanager om gezonde grenzen te stellen tussen manager en sponsor, maar ook tussen sponsor en senior management (en vermijd micromanagement). Het is belangrijk dat de sponsor de projectmanager vertrouwt om zijn team door het project te leiden en indien nodig om ondersteuning van de sponsor zal vragen.

• Voorzie in de projectbehoeften om het team en de manager te ondersteunen. Dit kunnen middelen zijn zoals hardware of software, extra financiering of meer mensen om het projectteam te ondersteunen.

• Zorg ervoor dat senior leiders toegang hebben tot projectstatusrapporten, zodat ze indien nodig op de hoogte kunnen blijven. Deze rapporten moeten ook regelmatig worden bijgewerkt (wekelijks, maandelijks of driemaandelijks, afhankelijk van de aard van het project).

• Implementeer indien nodig wijzigingsbeheerprocessen om scope creep te verminderen.

Prestaties

• Evalueer de voortgang van het project en geef feedback wanneer dat nodig is. Afhankelijk van de aard van het project kan het nuttig zijn om wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse beoordelingsvergaderingen te plannen om de voortgang te beoordelen en deadlines of doelen aan te passen.

• Moedig de projectmanager en het team aan om hun eigen oplossingen te vinden voor problemen die zich voordoen. Geef het goede voorbeeld en modelleer goede probleemoplossende strategieën.

• Identificeer, behandel en los de hoofdoorzaken van  problemen op.

• Werk het RAID-logboek regelmatig bij om veranderingen in het project gedurende de hele levenscyclus op te nemen.

• Erken de voltooiing van belangrijke projectmijlpalen. Het is belangrijk om deze mijlpalen te vieren om de inzet en impact van het  team te erkennen.

Afsluiten

• Evalueer de projectprestaties op basis van de eerder gedefinieerde succescriteria. Deze gegevens zijn belangrijk voor de komende post-mortem of retrospectie om de prestaties van het project te bespreken.

• Zorg voor een succesvolle projectoverdracht aan de klant. Deze stap markeert het einde van het project, aangezien alle deliverables nu in handen zijn van de klant.

• Neem deel aan of leid een post-mortem of geleerde-lessensessie om de successen en mislukkingen van het project te bespreken. Moedig de projectmanager aan om deze lessen te documenteren voor toekomstige projecten. 

• Zorg voor voltooiing van de projectaftekening. Dit omvat het ontslaan van het projectteam, maar ook het voltooien van alle juridische formaliteiten. 

Deze taken kunnen variëren op basis van de intensiteit en complexiteit van het project in kwestie, maar hoe dan ook, de betrokkenheid en het belang van een projectsponsor mag niet worden onderschat.

Projectsponsor versus projectbelanghebbende

Hoewel de twee termen erg op elkaar lijken, hebben projectsponsors en belanghebbenden twee zeer verschillende rollen.

Een projectbelanghebbende kan iedereen zijn die door het project wordt beïnvloed - van leden van het projectteam tot mensen die niet actief bij het projectproces betrokken zijn. Belanghebbenden kunnen investeerders, collega's, klanten of leidinggevenden zijn.

Een projectsponsor daarentegen maakt over het algemeen niet alleen deel uit van de organisatie, maar is ook verantwoordelijk voor het project. Ze zijn verantwoordelijk voor het algehele succes van het project en ze definiëren en verzekeren meestal het succes van het project. Afhankelijk van het project zal een sponsor ook vaak optreden als mentor van de projectmanager.

Projectsponsor versus projectmanager

Zowel de projectsponsor als de projectmanager zijn zeer betrokken bij het project en verantwoordelijk voor de uitkomst en het succes. De projectsponsor is het aanspreekpunt tussen het directieteam van de organisatie en de projectmanager; de projectmanager is het aanspreekpunt tussen de projectsponsor en het projectteam. 

De rol van de projectmanager is om zijn of haar team te organiseren, bij te houden en uiteindelijk te leiden om het werk binnen een project uit te voeren. Een projectmanager is de dagelijkse teamleider - hij is verantwoordelijk voor het bewaken van middelen en werkbelasting, het toezicht op de voltooiing van taken en het op de hoogte houden van belanghebbenden over de voortgang van het project. Indien nodig kan de projectmanager extra ondersteuning vragen aan de projectsponsor. Het is ook hun rol om de doelen en verwachtingen in de gaten te houden om de projectsponsor te waarschuwen wanneer er een verkeerde afstemming is tussen de planning en de geschatte datums.

Samenwerking tussen projectsponsor en projectmanager

De relatie tussen de projectsponsor en de projectmanager kan de uitkomst van het project bepalen. Duidelijk gestelde verwachtingen, frequente communicatie en wederzijds vertrouwen zijn noodzakelijk om een succesvol project te garanderen.

Transparantie helpt om vertrouwen te versnellen. Wanneer je je team laat weten wat er gebeurt en wat je denkt, bouw je tegelijkertijd geloofwaardigheid op in je relaties. Wanneer je vervolgens vraagt wat ze denken en die gedachten in je plannen opneemt, bouw je een gedeelde doelgerichtheid op.”

Afhankelijk van de complexiteit van het project en de ervaring van de projectmanager, kan de projectsponsor kiezen voor een meer hands-off aanpak of besluiten om meer betrokken en ondersteunend te zijn, waarbij de projectmanager en het team door de individuele stappen en taken van het project worden geleid. Idealiter fungeert de projectsponsor als mentor voor de projectmanager.

Werk in realtime samen voor projectsucces

Projectmanagers en projectsponsors vertrouwen op elkaar om projecten succesvol uit te voeren. Om beide partijen te helpen hun verantwoordelijkheden, taken en doelen bij te houden, is betrouwbare samenwerkingssoftware van cruciaal belang. Asana is een werkbeheertool die is ontworpen om teams te helpen werk te beheren en hun doelen te bereiken. Met Asana kun je elkaar in realtime op de hoogte houden en nooit iets door de mazen van het net laten glippen.