Beste software en tools voor teamsamenwerking

Als het gaat om complexe ideeën, projecten en workflows, zijn we niet bedoeld om alleen te werken. De projecten die de grootste impact hebben op je bedrijf zijn zelden het resultaat van één persoon. Vaker wel dan niet hebben projecten cross-functional samenwerking nodig om succesvol te zijn - met individuen die in verschillende teams, afdelingen en rollen werken om hun beste werk te produceren. Maar hoewel samenwerking cruciaal is voor ons belangrijkste werk, is het een uitdaging om met al deze verschillende belanghebbenden te coördineren. Dat is waar samenwerkingssoftware van pas komt.

Samenwerkingssoftware vereenvoudigt cross-functional werk. Van robuuste platforms die ondernemingsorganisaties ondersteunen tot eenvoudige communicatietools, de beste samenwerkingssoftware verbindt werk tussen teams om de uitdagingen van cross-functional werk op te lossen. 

Wat is samenwerkingssoftware?

Samenwerkingssoftware is een digitale tool die je helpt om met anderen te verbinden en samen te werken. Dit kan op eenvoudige manieren gebeuren, zoals op berichtenplatforms en e-mails, of door complexere workflows mogelijk te maken. Verschillende samenwerkingssoftware helpt bij het oplossen van verschillende cross-functional uitdagingen. Berichtenplatforms maken het bijvoorbeeld gemakkelijker om met teams te communiceren, digitaal taakbeheer helpt je bij het organiseren van actiepunten met externe partners en bedrijfsplatforms bieden je een volledig, alles-in-één werkbeheersysteem. 

In zijn beste vorm kun je met samenwerkingssoftware al het bovenstaande (en nog veel meer) in één ruimte doen. Samenwerkingssoftware mag nooit een ander selectievakje in de tech stack zijn. De juiste samenwerkingstools helpen je het aantal apps dat je nodig hebt te verminderen en moeten zich richten op het oplossen van het belangrijkste probleem - hoe verbinden we ons op een manier die ons helpt om beter, sneller en efficiënter samen te werken.

Heb je software voor teamsamenwerking nodig?

Het korte antwoord: ja, vooral als je in verschillende teams werkt. Grote bedrijven zijn onderverdeeld in afdelingen, teams en individuen. De belangrijkste bedrijfsinitiatieven omvatten teamleden van verschillende afdelingen die hun vaardigheden bundelen om een doel te bereiken. Samenwerkingssoftware helpt je om precies dat te doen - het stelt individuen uit de hele organisatie in staat om als één uniform projectteam te werken, ongeacht in welke afdeling ze zich bevinden.

Zelfs als je werk volledig eenzaam aanvoelt, vertrouw je waarschijnlijk nog steeds op belanghebbenden voor goedkeuringen, opdrachten of middelen. Kortom, iedereen kan profiteren van samenwerkingssoftware, of je nu eenvoudige brainstormsessies organiseert of aan zeer complexe workflows werkt.

De voordelen van online samenwerkingstools

• Vergemakkelijkt cross-functional teamwork: tegenwoordig werkt niemand alleen. Met samenwerkingssoftware kan elk team sneller en efficiënter werken met andere afdelingen in het hele bedrijf.

• Maakt asynchrone werk mogelijk: software die asynchrone werk ondersteunt, is vooral belangrijk voor grote, wereldwijde organisaties. Deze veelzijdige bedrijven hebben een tool nodig die teams helpt te communiceren en samen te werken aan projecten, zelfs wanneer ze zich op verschillende locaties bevinden of verschillende schema's hebben.

• Verbindt gedistribueerde teams: in de huidige gedistribueerde werkplaats is het belangrijker dan ooit om een platform te hebben waar je team elkaar kan ontmoeten in verschillende tijdzones en kantoorlocaties.

• Maakt werk toegankelijk: het delen van gegevens, projecten en taken tussen teams is cruciaal voor samenwerking. Software vereenvoudigt het opslaan en delen van informatie, zodat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot de middelen die ze nodig hebben. Bovendien zorgt een goede samenwerkingstool ervoor dat de informatie ook in context wordt gedeeld om ervoor te zorgen dat mensen snel op de hoogte zijn.

• Beschermt vertrouwelijke informatie: de juiste samenwerkingssoftware geeft je het vertrouwen dat je werk veilig is, zelfs als je samenwerkt. Je moet altijd hetzelfde hoge beveiligingsniveau hebben, of je belanghebbenden nu aan de andere kant van de kamer zitten of als je met een externe partner werkt.

• Geeft app-informatie op één plek weer: schakelen tussen verschillende apps en zoeken naar informatie in verschillende ruimtes is een enorme tijdverspilling. Door communicatie, werk en samenwerking in één tool te stroomlijnen, krijg je je meest waardevolle middelen terug: tijd, hersenruimte en energie.

De 11 beste software en tools voor teamsamenwerking

Er is niet één juiste samenwerkingssoftware - er is alleen de juiste voor jou. Heb je een onderneming? Je hebt een zeer functioneel, aanpasbaar platform nodig. Maar als je alleen dynamische documenten nodig hebt om ideeën uit te wisselen, kun je een eenvoudiger hulpmiddel gebruiken om aan je behoeften te voldoen. 

Wat je bedrijfsbehoeften ook zijn, er is een samenwerkingssoftware in deze lijst die je productiviteit zal verhogen, de communicatie zal verbeteren en je teams beter zal verbinden. Lees verder om te zien welke software het beste bij jou past. 

1. Asana: het beste samenwerkingsplatform voor cross-functional ondernemingsteams

Op ondernemingsniveau werk je met honderden, duizenden of honderdduizenden werknemers verspreid over verschillende tijdzones. Dat betekent dat je een volledig operationeel platform nodig hebt dat elk individu, team, stuk werk en doel allemaal met elkaar verbindt. 

Asana heeft alle samenwerkingsfuncties die je bedrijf nodig heeft om cross-functional samenwerking te vergemakkelijken en te benutten, waaronder: 

• Teamverbinding: verbind teams, verschillende afdelingen, werktaken en de grootste doelen van het bedrijf. Met Asana kun je je onderneming centraliseren om gemakkelijk samen te werken.

• Taakbeheer: volg en beheer taken van meerdere projecten tegelijk. Wanneer je wijzigingen aanbrengt aan een taak in één project, zie je die wijzigingen onmiddellijk en in realtime in alle projecten weerspiegeld.

• Automatisering: gebruik automatisering om werk te standaardiseren en te delegeren, processen te bouwen en in realtime te communiceren over je meest complexe werk.

• Integraties: met meer dan 260 integraties kun je een alles-in-één platform bouwen. Verbind al je favoriete tools op één plek.

• Pojectbeheertool: Asana gaat verder dan traditionele projectbeheertools en omvat alles wat je nodig hebt om complexe projecten te overzien, erover te communiceren en met succes te voltooien.

• Kennisbank: gebruik Asana als een registratiesysteem, zodat iedereen in het bedrijf altijd weet wat er wordt gedaan en waarom.

• Beveiliging: volg machtigingen, bescherm cloudopslag en automatiseer updates, allemaal binnen Asana.

2. Slack: het beste voor teamcommunicatie

Slack is een eersteklas communicatietool die de afhankelijkheid van e-mail heeft verminderd. Slack biedt snelle, veilige instant messaging, ondergebracht in 'werkruimtes'. Klanten die er dol op zijn, zeggen dat het gebruiksvriendelijk is en dat het gemakkelijk is om specifieke kanalen in te stellen voor teams om te communiceren over verschillende onderwerpen, projecten en niet-werkgerelateerde interesses. Het ontwerp maakt verbinden gemakkelijk en leuk, wat vooral belangrijk is voor gedistribueerde teams.

3. Google Werkruimte: het beste voor samenwerking aan documenten

Als je ooit aan een document hebt gewerkt, om vervolgens te zien dat je baas een andere, verouderde versie heeft beoordeeld, weet je waarom veel teams zich tot Google Workspace hebben gewend. De interactieve documenten geven je de flexibiliteit om in realtime bewerkingen en suggesties te doen, waardoor fouten worden verminderd. Bovendien zeggen klanten dat de cloudopslag van Google Drive eenvoudig in te stellen is en meteen te gebruiken is.

4. Trello: het beste voor taaksamenwerking

De interface in Kanban-bord-stijl van Trello maakt het makkelijk om samen te werken aan specifieke taken. Trello is eigendom van Atlassian en maakt gebruik van kaarten die je onder verschillende borden kunt nesten om visuele takenlijsten te maken. Gebruikers zeggen dat het geweldig is voor individuen, kleine teams of eenvoudige workflows, hoewel het gebruik ervan beperkt is zodra je complexere projecten en workflows nodig hebt. 

5. Notion: het beste voor eenvoudig asynchroon werk

Notion maakt het gemakkelijk om te communiceren en verbinding te maken op asynchrone documenten of opgeslagen bestanden. Dit is vooral handig voor verspreide teams, waarbij je een document in de ene tijdzone bewerkt en feedback krijgt van een ander teamlid in een totaal andere tijdzone. Maar zodra je complexere samenwerkingstools nodig hebt, zoals het uitbouwen van workflows en veelzijdige projecten, groei je er misschien uit.

6. Figma: het beste voor teamontwerpen

Figma is een interactieve samenwerkingstool gebouwd voor ontwerpteams. Klanten genieten van hun leuke en gebruiksvriendelijke interface voor kleinere projecten, zoals een brainstorm-whiteboard, en grotere, zoals je nieuwe site-ontwerp. De ontwerpbestanden zijn interactief voor realtime samenwerking, wat betekent dat je een wijziging kunt aanbrengen en je teamgenoten de update onmiddellijk zullen zien, zelfs als ze van over de hele wereld werken.

7. Smartsheet: het beste voor samenwerking aan spreadsheets

Smartsheet is een dynamische spreadsheettool met alle functionaliteiten van een statische spreadsheet, maar gebruikers zeggen dat het gemakkelijker is om mee samen te werken. In Smartsheet kun je verbinding maken in spreadsheets zonder per ongeluk gegevens of informatie te verwijderen. Dit is vooral nuttig voor teams op afstand die mogelijk allemaal tegelijkertijd in één spreadsheet werken.

8. Clickup: het beste voor samenwerking in kleine teams

Samenwerking tussen teams kan een uitdaging zijn, zelfs in kleine teams. De mogelijkheden van Clickup helpen bij de eenvoudigere aspecten van projectbeheer, zoals projectplanning of het bijhouden van de voortgang van het project - wat kleinere start-ups of teams nuttig vinden.

9. Monday: beste voor samenwerking in een enkel team

Samenwerken is altijd belangrijk, zelfs als het niet voor je grootste, meest gedurfde doelen is. Met de projectbeheersoftware van Monday kun je projecten uitbouwen en het taakbeheer stroomlijnen. Maar zodra je op een punt komt waarop je bedrijf - en standaard je samenwerking - moet groeien, heb je misschien extra mogelijkheden nodig.

10. Zoom: het beste voor videogesprekken

Videoconferenties zijn niet langer een luxe voor samenwerking, het is een noodzaak. Het intuïtieve platform van Zoom - met eenvoudig scherm delen en niet-opdringerige meldingen - heeft het een leider gemaakt in videosamenwerking. 

11. Microsoft Teams: het beste voor het verbinden van teamgesprekken

Microsoft Teams is gebouwd om teams en individuen met elkaar te verbinden via videoconferenties, online vergaderingen en berichten. Net als andere aanbiedingen op deze lijst, maakt Microsoft Teams samenwerking op afstand en asynchrone samenwerking mogelijk door teamleden samen te laten komen, ongeacht waar ze werken.

Functies om op te letten in je samenwerkingstool

• De flexibiliteit om te werken zoals je wilt. Of het nu gaat om het plaatsen van taken op meerdere plaatsen, het bekijken van projecten op meerdere manieren of het openen van je informatie vanuit een app, een browser of je mobiele apparaat, je samenwerkingstool moet altijd voor je werken, niet tegen je.

• Krachtige integraties die je werk vereenvoudigen. Je software moet het gemakkelijk maken om je favoriete apps te gebruiken. Dit helpt je te voorkomen dat je te veel incompatibele tools gebruikt, wat de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het schakelen tussen apps en het zoeken naar werk tussen platforms verhoogt.

• Aanpasbare dashboards, rapporten, doelen en sjablonen - alles wat je nodig hebt om succesvol samen te werken, moet aanpasbaar zijn om aan je specifieke behoeften te voldoen. 

• De mogelijkheid om bestanden te gebruiken en te delen, te communiceren en samen te werken met teamleden overal ter wereld.

• Een mobiele app, zodat je altijd toegang hebt tot je werk.

• Werkbeheermogelijkheden die verder gaan dan eenvoudig projectbeheer, zoals complexe workflows die integreren met grotere bedrijfsdoelen, zodat je altijd weet dat je prioriteit geeft aan en handelt naar je belangrijkste werk.

• Geavanceerde beveiligings- en privacyfuncties die je cloud-gebaseerde werkruimtes beschermen.

Waar je op moet letten bij het kiezen van samenwerkingssoftware

Het kiezen van samenwerkingssoftware is een unieke bedrijfsbeslissing - en degene die werkt voor anderen in je branche werkt misschien niet voor jou. Om je behoeften te verfijnen en software te vinden die bij hen past, begin je met het beantwoorden van het volgende:

• Welke van je complexe workflows kunnen met technologie worden vereenvoudigd? Het antwoord hierop kan je wijzen op het type software dat je nodig hebt. Stel bijvoorbeeld dat je processen complex zijn en je vermoedt dat ze kunnen worden vereenvoudigd met automatisering en technologie. In dit geval wil je software kiezen die procesbouw en automatisering ondersteunt.

• Waar zijn de hiaten in je cross-team werk? Werk samen met je belanghebbenden om te bepalen waar je Team moeite heeft om samen te werken. Is het bijvoorbeeld communicatie? Dan wil je ervoor zorgen dat je samenwerkingssoftware robuuste communicatie-tools en integraties heeft.

• Welke functies heb je nodig om je beste werk als Team te doen? Vertrouw je op tijdregistratie om je werk te coördineren? Ben je een wereldwijd team dat asynchrone communicatie nodig heeft? Richt je op de functies die je echt nodig hebt, zodat je onnodige (en soms afleidende) functies kunt vermijden.

• Integreert deze tool met je belangrijkste tools? Integraties zijn de sleutel tot het vereenvoudigen van samenwerking. Wanneer je al je werk op één platform kunt doen, ben je meer verbonden, georganiseerd en attent in hoe je je beste werk produceert.

Werk eenvoudig samen aan je meest complexe werk

Samenwerking is de lijm die je Team, hun werk en uiteindelijk je bedrijf bij elkaar houdt. In de moderne werkplaats van vandaag vertrouwt elk teamlid op anderen om hun beste werk te produceren. Maar dat betekent niet dat ze harder moeten werken om daar te komen. 

De beste samenwerkingssoftware ondersteunt het werk dat je al doet, past zich aan je behoeften aan en biedt eindeloze mogelijkheden om je werk te vereenvoudigen. Asana is ontworpen om samenwerking tussen bedrijfsteams te ondersteunen. Van basiscommunicatie tot strategieontwikkeling op hoog niveau, de functies van Asana hebben de ingebouwde functionaliteit om samenwerking op elk niveau te bevorderen.

Veelgestelde vragen over samenwerkingssoftware 

Wat doet samenwerkingssoftware?

Met samenwerkingssoftware kunnen teams samenwerken, zelfs als ze zich op verschillende locaties of afdelingen bevinden. Door middel van berichtfuncties, automatiseringen, integraties, Workflow Builder en nog veel meer, verbindt dynamische samenwerkingssoftware teams met elkaar en met het belangrijkste werk van hun bedrijf.

Wat is een voorbeeld van samenwerkingssoftware?

Er zijn verschillende voorbeelden van samenwerkingssoftware voor verschillende toepassingen. Asana is bijvoorbeeld een populaire samenwerkingssoftware voor ondernemingen. Omdat het complexe functionaliteiten, integraties en workflows biedt naast basisprojectbeheerfuncties, kunnen ondernemingen Asana gebruiken als hun centrale platform voor alle samenwerking.

Met welke samenwerkingssoftware kunnen we documenten en ideeën delen?

Met elke goede samenwerkingstool kun je documenten en ideeën met elkaar delen. Op het meest basale niveau is dat wat samenwerking is, en dus moet zelfs eenvoudige samenwerkingssoftware de ingebouwde mogelijkheid hebben om werk te delen en met anderen te communiceren.

Wat is het verschil tussen samenwerkingssoftware en andere software?

Samenwerkingssoftware is gebouwd voor cross-functional werk. Het gebruik van een statische spreadsheet om gegevens te verzamelen en te rapporteren, is bijvoorbeeld prima voor één persoon, maar het is niet ideaal wanneer teams moeten samenwerken om rapportage tussen teams of projecten te ontwikkelen.