Cross-functional werken: het geheim van een samenwerkende werkplaats
Samenvatting
Stel je voor dat je team net een succesvolle marketingcampagne heeft gelanceerd - denk aan alle verschillende teams die hebben geholpen om deze campagne tot een succes te maken. Al dit werk dat tussen verschillende afdelingen gebeurde om je marketingcampagne op gang te krijgen, staat bekend als cross-functional werk.
Wat is cross-functional werk?
Cross-functional werk is het werk dat plaatsvindt tussen verschillende teams of afdelingen binnen een organisatie. De meeste bedrijven organiseren teams op basis van het soort werk dat ze doen - deze staan bekend als functionele teams. Denk aan: marketing, verkoop en Engineering. Maar het belangrijkste werk wordt niet door slechts één team gedaan. Het werk vindt plaats in verschillende teams en afdelingen. Het werk dat je doet in verschillende afdelingen staat bekend als cross-functional werk.
Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams
In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.
Wat is het verschil tussen cross-functional teams en cross-functional werk?
Cross-functional teams en cross-functional werk zijn twee delen van de cross-functional puzzel. Cross-functional teams zijn de mensen van verschillende afdelingen die samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Dit kan een tijgerteam zijn van aangewezen contactpersonen van verschillende afdelingen, of twee grotere teams die samenwerken voor een meer tijdgebonden project. Cross-functional werk zijn de dagelijkse activiteiten die cross-functional teams doen om doelen te bereiken.
Veelvoorkomende uitdagingen van cross-functioneel werken (en hoe je ze kunt oplossen)
Hoewel cross-functioneel werken voordelen biedt, kan het een uitdaging zijn om het te implementeren. Hier zijn een paar problemen die je kunt tegenkomen als je probeert cross-functioneel te werken, en oplossingen om ze op te lossen.
Slechte communicatie
Cross-functioneel werken betekent dat je team consequent met andere teams moet communiceren. Omdat teams de neiging hebben om hun eigen taal te ontwikkelen en op unieke manieren te werken, kan het een uitdaging zijn om contact te leggen en te communiceren met mensen buiten je eigen team.
Hoe je dit oplost: stel vroeg in het planningsproces een gemeenschappelijke taal en doelen vast, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. Bouw een communicatieplan zodat iedereen weet hoe informatie wordt gedeeld en sla het op een plek op die voor iedereen toegankelijk is, zodat ze het altijd kunnen vinden.
Geen centraal registratiesysteem
Teams werken vanuit veel verschillende documenten, bestanden en berichtenplatforms. Als je team geen centraal registratiesysteem heeft waar ze definitieve beslissingen en contextuele informatie opslaan, verspillen ze misschien tijd aan het achterhalen van informatie. Eenvoudige miscommunicatie, niet-overeenkomende documentversies en onnodige statusupdates zijn allemaal problemen die je zult zien als er geen centrale locatie is voor een cross-functional team om informatie te vinden.
Hoe je dit oplost: Zorg voor een gecentraliseerde hub waar alle informatie met betrekking tot een specifiek project zich bevindt. Met een werkbeheerplatform zoals Asana kun je een registratiesysteem bouwen dat toegankelijk is voor iedereen in je team. Een gecentraliseerde bron van waarheid helpt teams georganiseerd te houden, creëert een plek voor communicatie over een specifiek project en biedt documentatie voor de belangrijkste beslissingen die worden genomen.
Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams
In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.
Niet-overeenkomende teamprioriteiten
Verschillende teams hebben verschillende vaardigheden, doelen en prioriteiten. Dit maakt het natuurlijk een uitdaging om met cross-functional partners te werken, omdat elk team zijn eigen prioriteiten heeft om te overwegen. Ongeacht hoeveel cross-functional partners er aan een project werken, is het essentieel om een uniform doel vast te stellen waar iedereen het over eens kan zijn. Als er geen gecentraliseerd doel is, zullen teams eerder pushen naar wat gunstig is voor hun eigen team.
Hoe je dit oplost: Verbind het werk van je cross-functional team met hogere bedrijfsdoelen. Lijn cross-functional teams op elkaar af door duidelijk te identificeren hoe hun werk zich verhoudt tot grotere bedrijfsdoelen en in het grotere geheel past. Het is belangrijk om niet alleen te begrijpen hoe werk zich verbindt met doelen, maar ook om het te visualiseren. Wanneer iedereen in realtime kan zien hoe zijn werk bijdraagt aan de bedrijfsdoelen, zorgt dit ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.
Gebrek aan conflictoplossing
Werken in een cross-functional team betekent dat je misschien met iemand werkt die je niet kent. Effectieve communicatie is belangrijk, maar soms komen communicatiestijlen gewoon niet overeen. Dit kan leiden tot conflicten en problemen binnen een team, en het niet hebben van een manier om dit op te lossen kan nadelig zijn voor cross-functional werk.
Hoe je dit oplost
Het oplossen van problemen in een grote groep mensen kan een uitdaging zijn, vooral als er geen enkele persoon de leiding heeft. Het toewijzen van een projectleider om te helpen bij besluitvorming en conflictoplossing is een goede manier om conflicten te voorkomen en het werk soepel te laten verlopen.
Beste praktijken voor effectieve cross-functional samenwerking
Als je meer cross-functional samenwerking wilt aanmoedigen, zijn hier een paar beste praktijken die je kunt implementeren.
Wijs iedereen duidelijke rollen toe. Soms bestaan cross-functional teams volledig uit teamleden van hetzelfde niveau, dus er is geen duidelijke indicator van wie de teamleider is. Gebruik een RACI-tabel om iedereen op één lijn te houden over wat hun rol is binnen die specifieke groep en houd je eraan.
Stel beheersbare projectdoelen (niet teamdoelen) in. Efficiënte cross-functional teams stellen doelen voor individuele projecten. Dit maakt het voor elk teamlid duidelijk wat het specifieke doel is dat jullie allemaal proberen te bereiken. Gebruik technieken voor het stellen van doelen zoals slimme doelen of OKR's om realistische doelen voor je team te helpen creëren. Sterke technieken voor het stellen van doelen betekent dat teamleiders de mogelijkheid hebben om beknopte actieplannen op te stellen om die doelen te bereiken.
Stel duidelijke communicatiepraktijken vast. Het instellen van duidelijke processen voor hoe je specifieke cross-functional team zal communiceren, voorkomt inefficiënties en onnodig heen en weer. Met een gecentraliseerde ruimte voor communicatie hoeft je team minder achter de informatie aan te zitten die ze nodig hebben, zodat ze zich kunnen concentreren op de uitvoering van het project. Werk je met cross-functional medewerkers, stel dan vroeg in het projectplanningsproces een communicatieplan op.
Zorg voor zichtbaarheid voor de belangrijkste belanghebbenden. Het bieden van zichtbaarheid aan de belangrijkste belanghebbenden helpt de hoeveelheid statusupdates en communicatie met betrekking tot de voortgang van het project te minimaliseren. Hierdoor kunnen belanghebbenden de strategie aanpassen of het werk bewaken terwijl het gebeurt. Door de voortgang in realtime te begrijpen, kunnen teams wendbaar blijven en indien nodig van strategie veranderen.
Cross-functional werk is de ruggengraat van complexe projecten
Efficiënt cross-functional werk is essentieel voor complexe en belangrijke projecten. Om organisaties snel en effectief te laten bewegen, hebben teams een manier nodig om gemakkelijk met elkaar samen te werken. Cross-functional samenwerking vergt inzet, maar het nemen van de tijd om goede cross-functional processen op te zetten, verbetert het werk voor alle betrokkenen.
Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams
In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.
