Een cross-functional team maken in 4 eenvoudige stappen

De meeste bedrijven hebben een organisatiestructuur met specifieke afdelingen voor marketing, verkoop, financiën en dergelijke. Teamleden in elk van deze gebieden hebben specifieke doelen om te bereiken op basis van hun specialiteit, maar vaak werken deze teams in silo's en richten ze zich uitsluitend op wat ze moeten bereiken. Het probleem? Ze missen kansen om de vaardigheden van hun collega's te benutten om hun werk beter en sneller te doen.

Het groeperen van mensen met verschillende sterke punten en unieke vaardigheden in verschillende afdelingen kan bedrijven helpen hun doelen beter te bereiken. Dit wordt vaak een cross-functional team genoemd. In dit artikel leggen we de voordelen uit van een cross-functional team - of het nu permanent of tijdelijk is - en geven we tips voor het bouwen ervan. 

Wat is een cross-functional team? 

Een cross-functional team is een permanente of tijdelijke werkgroep van teamleden uit verschillende afdelingen die samenwerken om gedeelde doelen te bereiken. Vaak zitten er in cross-functional teams ook teamleden met verschillende niveaus en soorten ervaring. Met een cross-functional team zijn de grenzen tussen functionele gebieden van een bedrijf vervaagd. Teamleden van verschillende afdelingen werken samen, communiceren en coördineren met elkaar om een groter bedrijfsdoel te bereiken.

Wat betekent cross-functional? 

Cross-functional betekent per definitie een systeem van mensen uit verschillende afdelingen die samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Denk aan een succesvol basketbalteam. Het heeft goede schutters nodig, goede verdedigers, verschillende spelersgroottes en snelheden, enz., die allemaal samenwerken om de bal in de basket te krijgen en te voorkomen dat het andere team hetzelfde doet. 

Winnende teams hebben geen one-size-fits-all aanpak, en dat zouden organisaties ook niet moeten hebben. Om een branche te verstoren en iets geheel unieks te creëren, heb je een divers scala aan vaardigheden in je team nodig. Cross-functional samenwerking zal je helpen om dit te bereiken.

Verschillen tussen functionele en cross-functional teams 

Een functioneel team bestaat uit mensen uit één specifiek vakgebied, een cross-functional team bestaat uit mensen uit verschillende vakgebieden. Wanneer teamleden met unieke vaardigheden samenwerken, kunnen ze bedrijfsdoelen nastreven en cyclustijden efficiënter verkorten. Als gevolg hiervan zijn cross-functional teams bijzonder effectief in het realiseren van grote bedrijfsinitiatieven. 

Een voorbeeld van een functioneel versus cross-functional team:

• Functioneel team: een team dat zich richt op de doelen van hun specifieke afdeling. Een marketingteam richt zich bijvoorbeeld uitsluitend op het behalen van marketingdoelen voor het bedrijf. Stel dat het bedrijfsdoel is om de omzet jaar na jaar te verhogen. De doelstellingen van het marketingproject zullen de merkbekendheid zeker vergroten, maar hebben mogelijk geen directe invloed op de omzet. 

• Cross-functional team: een gevarieerder team dat zich richt op grotere, bedrijfsbrede doelen. In hetzelfde voorbeeld kan een cross-functional team een projectplan maken dat zich richt op het verhogen van de bedrijfsomzet via verschillende wegen. Het team kan leden omvatten van afdelingen zoals marketing, product, financiën en verkoop.

Met effectieve samenwerking en een geweldige pojectbeheertool hebben cross-functional teams het potentieel om doelen in minder tijd te bereiken met minder middelen.

Een cross-functional team bouwen

Of je nu een permanent of tijdelijk cross-functional team aan het bouwen bent, begin met het evalueren van je huidige teamindeling. Bedenk welke extra sterke punten en expertise je nodig hebt om je Doel te bereiken. 

Net als bij elk ander team moet je cross-functional groep een aangewezen projectmanager hebben en mensen met verschillende vaardigheden bevatten waarvan je denkt dat ze zullen samengaan. 

Gebruik de onderstaande tips om ervoor te zorgen dat je cross-functional team efficiënt is en de bedrijfsdoelen met succes kan bereiken.

1. Focus op diversiteit 

De belangrijkste manier om een verscheidenheid aan perspectieven in je cross-functional team te bereiken, is door teamleden van verschillende afdelingen op te nemen. Probeer echter ook andere elementen van diversiteit op te nemen, zoals ras, geslacht of leeftijd. Hoe meer variatie je in je cross-functional team hebt, hoe meer ieders perspectieven kunnen doorschijnen. 

Tip: Overweeg bij het samenstellen van een divers cross-functional team om teamleden te kiezen met verschillende niveaus van ervaring en anciënniteit, evenals verschillende harde en zachte vaardigheden. Je moet ook teamleden van verschillende achtergronden, geslachten en leeftijden kiezen. 

2. Stem doelen af

Zorg er bij het maken van een cross-functional team voor dat elk teamlid zijn of haar individuele doelen afstemt op zowel de team- als de bedrijfsdoelen. Dit is belangrijk omdat teamleden volledige zichtbaarheid nodig hebben om projecten die aan de behoeften van het bedrijf voldoen, met succes te voltooien. Als je de teamleider bent, kun je nieuwe leden helpen het gemeenschappelijke doel te begrijpen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. 

Tip: Een handige manier om teamdoelen op elkaar af te stemmen, is door software voor het bijhouden van doelen te gebruiken. Software voor het bijhouden van doelen kan je dagelijkse werk verbinden met grotere bedrijfsdoelen en de voortgang naar die doelen duidelijk visualiseren.

3. Neem vakexperts op 

Het hebben van materiedeskundigen in je cross-functional team zal de probleemoplossende kracht van je team vergroten en je meer invloed geven bij het doorlopen van projectinitiatie en -oplevering. 

Denk aan dit voorbeeld: als je een financieel expert in je team hebt, ben je beter voorbereid om een cross-functional project te beheren met upgrades van de financiële database van je bedrijf. Hoewel je misschien hulp nodig hebt van de marketing- en verkoopteamleden voor externe componenten van het project, kan je financiële expert belangrijke beslissingen nemen, het team door technisch werk leiden en de details van het specifieke project met je belanghebbenden bespreken.  

Tip: je kunt misschien niet van elke afdeling teamleden met expertmacht trekken. Als je beperkte vakexperts hebt op één afdeling en je denkt dat ze nodig zijn in hun aangewezen teams, overweeg dan om deze experts te vragen wie een goede match zou zijn voor een cross-functional functie. Teamleden die deskundig zijn en van nature lesgeven, zijn goede kandidaten voor cross-functional teams.

4. Omarm werkautomatisering 

Het gebruik van automatisering in je voordeel kan je cross-functional team sterker maken. Automatisering vermindert werk over werk, zodat teamleden minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie of het communiceren van wijzigingen en meer tijd aan het uitvoeren van geschoold werk. Zorg ervoor dat je de juiste pojectbeheertool kiest die veel van de taken of processen van je team automatiseert om de efficiëntie te verhogen. 

Wanneer je automatisering omarmt, worden zowel effectieve communicatie als productiviteit gemakkelijker omdat je je workflow kunt stroomlijnen en knelpunten kunt vermijden.

Tip: Het hebben van één werkbeheertool kan je cross-functional team helpen taken te organiseren, duidelijke verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor het werk vast te stellen en teamcommunicatie te centraliseren. Bovendien kan het kiezen van software die integreert met andere productiviteitstools zoals Slack, Zoom en Google Docs workflows verder stroomlijnen en de communicatie tussen verschillende platforms verbeteren.

Cross-functional teams gebruiken

Cross-functional teams werken het beste wanneer je een complexer probleem wilt oplossen of ambitieuze doelen wilt bereiken. Dit kunnen routinematige gevallen zijn, bijvoorbeeld lopende productontwikkeling, timeboxed projecten met een duidelijke start- en einddatum, of meer lopende, langetermijndoelen. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Projecten met een grote impact: Cross-functional projectbeheer is het meest nuttig voor een specifiek project wanneer het gericht is op een groter bedrijfsinitiatief. Stel bijvoorbeeld dat je in plaats van een routinematige marketingcampagne te lanceren, een meerjarige advertentiecampagne samenstelt om de naamsbekendheid te vergroten, nieuwe klanten binnen te halen en ambitieuze omzetdoelen te bereiken. Om dit een goed presterende campagne te maken, zou het logisch zijn om leden van de verkoopteams, inkomsten en vraaggeneratie op te nemen naast leden van het marketingteam.

Agile-projecten: vanwege hun samenwerkingsnatuur zijn projecten die de Agile-methodologie gebruiken uitermate geschikt voor cross-functionele teams. Je kunt bijvoorbeeld een cross-functional team samenstellen voor nieuwe productupdates, waaronder software-engineers, productmarketeers en het inhoudontwerpteam die gezamenlijk de Agile-methode gebruiken.

Voordelen van cross-functional teams 

Cross-functional teams zijn niet altijd geschikt voor de klus, maar als ze effectief worden gebruikt, kunnen ze je helpen je doelen effectiever te bereiken. Hieronder bespreken we vijf tips voor het effectief opzetten van tijdelijke of permanente cross-functional teams.

Betrokkenheid van werknemers vergroten 

Cross-functional teamstructuren kunnen de betrokkenheid van werknemers vergroten omdat teamleden in deze structuur eerder het gevoel hebben dat ze een gemeenschappelijk doel hebben. Cross-functional teams krijgen een gevoel van eenheid door hun collectieve teamwork naar een gemeenschappelijk doel.

Bouwt managementvaardigheden op 

Cross-functionaliteit kan de managementvaardigheden van teamleden vergroten omdat er niet meerdere teamleden met dezelfde vaardigheden zijn om hen te ondersteunen. Stel je bijvoorbeeld voor dat een lid van het verkoopteam deel uitmaakt van een cross-functional team. Omdat ze niet een heel team van verkoopexperts hebben om hen te ondersteunen, zal dit verkoopteamlid het team moeten begeleiden bij verkooponderwerpen en mogelijk zelfs optreden als teamleider in het onderwerp. Elk teamlid is verantwoordelijk voor het besluitvormingsproces en het opsporen van inefficiënties in zijn of haar specifieke vakgebied, waardoor ze leiderschapsvaardigheden kunnen ontwikkelen in het proces.

Bevordert teamsamenwerking 

Hoewel werken in een team altijd samenwerking vereist, bouwen cross-functional teams sterke samenwerkingsvaardigheden op omdat iedereen moet werken met mensen en vaardigheden waarmee ze niet vertrouwd zijn. Cross-functional teams vereisen een hoge mate van transparantie en conflictoplossende vaardigheden om te slagen.

Creëert leermogelijkheden 

Omdat cross-functional teams divers zijn, zijn de mogelijkheden voor teamleden om van elkaar te leren groot. De marketing- en financiexperts in het Team zullen zich bijvoorbeeld meestal houden aan wat ze weten, maar ze zullen onvermijdelijk van elkaar leren terwijl ze samenwerken aan projecten. Naarmate de tijd verstrijkt, zullen de meeste teamleden iets nieuws leren. 

Verbetert het inzicht in de organisatiestructuur 

Wanneer teamleden in gespecialiseerde afdelingen werken, weten ze misschien niet wat er in andere delen van het bedrijf gebeurt. Sommige teamleden weten misschien niet eens wat de visie of doelen van het bedrijf zijn. Effectieve cross-functional teams vergroten de zichtbaarheid van teamleden over de hele linie, zodat individuen zich meer verbonden voelen met de grotere bedrijfsdoelen en -mijlpalen.

Teamleden kunnen merken dat het werken met mensen met verschillende vaardigheden een spannendere werkomgeving biedt. Wanneer individuen zich enthousiaster voelen om naar hun werk te komen, zullen hun moreel en prestaties stijgen.

Uitdagingen van cross-functional teams

Wanneer je leden van verschillende afdelingen samenbrengt, zul je zeker enkele uitdagingen zien ontstaan. Daarom is het belangrijk om al vroeg tactieken voor conflictoplossing te overwegen. Hier zijn een paar veelvoorkomende uitdagingen van cross-functional teams - en hoe je ze kunt overwinnen:

Tegenstrijdige visies

Als je organisatie geen cultuur van cross-functional samenwerking heeft, kan het moeilijk zijn om aan de slag te gaan. Teams die nieuw zijn in cross-functional werk hebben vaak te maken met tegenstrijdige visies en manieren van werken. Teamleden van verschillende afdelingen hebben misschien een idee van hoe het specifieke project moet worden uitgevoerd en waarderen verschillende elementen van het proces boven andere. Als je geen afstemming kunt vinden, kan het moeilijk zijn om überhaupt iets te bereiken. 

• Oplossing: Leiderschap moet een duidelijk en specifiek doel voor het project stellen, wat helpt bij het creëren van een samenwerkingsproces met een zeer specifiek eindresultaat in gedachten. Als er een duidelijk doel is, zul je een sterkere samenwerking en cross-functional teamwork zien terwijl de eenheid naar een gemeenschappelijk doel werkt. 

Managementuitdagingen 

Een cross-functional team brengt een nieuwe reeks managementuitdagingen met zich mee, omdat leiderschap de taak heeft om teamleden met verschillende vaardigheden, ervaringsniveaus en werkstijlen te beheren. Als gevolg hiervan kan het creëren van een gestandaardiseerd proces om werk gedaan te krijgen een uitdaging zijn, omdat de teamleden gewend kunnen zijn om op een bepaalde manier te werken. 

• Oplossing: Zorg er bij het samenstellen van het team voor dat er vanaf het begin een duidelijke organisatiestructuur is voor het besluitvormingsproces. Het verzamelen van buy-in zorgt ervoor dat je eventuele interne conflicten voor bent. Elk cross-functional team moet één teamleider hebben die verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen en vervolgens een duidelijke aflopende hiërarchie. 

Verantwoordelijkheidsproblemen

In een cross-functional omgeving kunnen teamleden het gevoel hebben dat deadlines niet zo streng zijn en dat ze meer individualistisch kunnen werken, met andere woorden, in hun eigen tempo. Hoewel sommige hiervan prima zijn, is het nog steeds belangrijk om cross-functional projecten met een systematische aanpak te behandelen, zodat je niet met vertragingen en tegenslagen te maken krijgt. 

• Oplossing: Implementeer een regelmatige feedbackloop in elk project, zodat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden voor het tijdig produceren van delen van het werk. Gebruik een werkbeheertool om taken en deliverables te plannen, mijlpalen in te stellen en ervoor te zorgen dat het werk tijdens de hele levenscyclus van het project op schema blijft. 

Bereik je bedrijfsdoelen met een cross-functional sjabloon 

Cross-functional teams maken gebruik van de grootste troef van je bedrijf: je mensen. Of je nu permanente of tijdelijke cross-functional teams gebruikt, ze kunnen unieke perspectieven bieden en innovatie stimuleren.

Hoewel teamsamenwerking een aanpassing kan zijn naarmate teamleden elkaars patronen en processen leren kennen, kun je wrijving verminderen door elke keer hetzelfde proces te gebruiken. Een cross-functional sjabloon creëert een uniforme gebruikerservaring voor je team die de productiviteit stimuleert en een boeiende samenwerking genereert. Probeer ons gratis cross-functional-sjabloon om vandaag nog aan de slag te gaan met nieuwe initiatieven.

Veelgestelde vragen: Cross-functional team

Waarom zijn cross-functional teams belangrijk?  

Een effectief cross-functional team kan nieuwe ideeën en manieren van samenwerken brengen om unieke en meer impactvolle oplossingen te creëren. Het is gemakkelijk om in patronen te vervallen van dingen op één manier doen en het de 'juiste manier' te noemen. Een cross-functional team verstoort een standaard manier van denken en kan nieuwe ideeën en processen introduceren in een team, waardoor een beter resultaat voor consumenten wordt gecreëerd. 

Organisaties die in silo's functioneren, hebben vaak moeite met het oplossen van problemen vanwege het gebrek aan perspectieven dat ze op tafel brengen. Cross-functional teams dagen traditionele manieren van denken uit en creëren daardoor betere besluitvormingsprocessen. Door mensen met verschillende perspectieven en expertisegebieden samen te brengen, bestrijd je gegarandeerd groepsdenken en onbewuste vooroordelen. Of je nu een nieuw product bouwt of een team bouwt bij een startup, cross-functional werk kan je helpen meer gedaan te krijgen. 

Wanneer moet je een cross-functional team maken?

Je moet een cross-functional team maken wanneer je een project of initiatief hebt dat expertise en input vereist van verschillende afdelingen of functionele gebieden binnen een organisatie. Cross-functional teams zijn nuttig wanneer het project meerdere disciplines omvat en een gevarieerde set vaardigheden en perspectieven nodig zijn om het gewenste resultaat effectief te bereiken.

Wat is een voorbeeld van een cross-functional team?

Een voorbeeld van een cross-functional team is een team dat is gevormd om een nieuw product te ontwikkelen. Dit cross-functional ontwikkelingsteam kan bestaan uit leden van verschillende afdelingen, zoals engineering, marketing, ontwerp, productie en financiën. Het opnemen van perspectieven en expertisegebieden van verschillende soorten teams en teamleden zal ertoe bijdragen dat het product voldoet aan de technische vereisten, aansluit bij de behoeften van de klant, een aantrekkelijk ontwerp heeft, efficiënt kan worden vervaardigd en financieel levensvatbaar is.

Wat is cross-functional teamleiderschap?

Cross-functional teamleiderschap verwijst naar het vermogen om een team te leiden en te coördineren dat bestaat uit personen uit verschillende functionele gebieden of afdelingen binnen een organisatie. Effectief cross-functional teamleiderschap omvat het faciliteren van samenwerking, het beheren van verschillende perspectieven en prioriteiten, het verkrijgen van buy-in voor  gemeenschappelijke doelen, het oplossen van conflicten en het waarborgen van effectieve communicatie tussen teamleden. Sterke interpersoonlijke vaardigheden, emotionele intelligentie en het vermogen om een inclusieve en productieve teamomgeving te bevorderen, zijn cruciaal voor succesvol cross-functional teamleiderschap.