Hoe een dealdesk je verkoopflow kan verbeteren

Bedrijven moeten winst maken om succesvol te zijn, wat betekent dat ze leads moeten vinden en deals moeten sluiten. Deze verantwoordelijkheid ligt vaak bij het verkoopteam, maar met zulke hoge inzet, zouden andere teamleden niet betrokken moeten zijn? 

Een dealdesk is een gezamenlijke aanpak om complexe deals te evalueren en de bedrijfsomzet te verhogen. In dit proces werken teamleden van verschillende afdelingen samen om de beste leads binnen te halen en ze door de pijplijn te sturen. Lees verder en leer hoe je een dealdesk bouwt die je verkoopactiviteiten verbetert. 

Wat is een dealdesk?

Een dealdesk is een cross-functional team dat samenwerkt om snel en efficiënt hoogwaardige deals door de verkooppijplijn te krijgen. Terwijl verkopers alleen werken aan de meeste bedrijfsdeals, richt de dealdesk zich op complexe of hoogwaardige deals. Het gebruik van een dealdesk om verkoopactiviteiten te stroomlijnen, kan de verkoopcyclustijden met maximaal 40% verminderen en de verkoopproductiviteit met maximaal 20% verhogen.

Rollen en verantwoordelijkheden van een dealdesk-analist

Hoewel de meeste mensen die bij de deal desk betrokken zijn andere rollen en verantwoordelijkheden hebben, moet je een deal desk-analist of -specialist aanwijzen om de activiteiten van de desk af te handelen en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Een dealdesk-analist is geen rol die gericht is op de klant. Ze richten zich op de proceskant van deals en hun belangrijkste verantwoordelijkheden kunnen zijn:

• Samenwerken met leden van de dealdesk om individuele verantwoordelijkheden tijdens het verkoopproces af te handelen

• Ervoor zorgen dat het dealdesk-team op één lijn blijft

• Deals opzetten 

• Het verbeteren van processen en het bijhouden van de prestaties van de dealdesk

De dealdesk-analist is een cruciaal lid van het team omdat hij of zij het belangrijkste aanspreekpunt voor iedereen is. Ze beheren de workflow voor het afhandelen van hoogwaardige, complexe of high-touch deals die binnenkomen.

Andere teams om bij de dealdesk te betrekken

Wanneer je een cross-functional team maakt om deals met een hoge waarde af te handelen, kunnen je deals als gevolg daarvan verbeteren. Overweeg om personen uit de volgende teams op te nemen:

• Marketing: Teamleden van marketing kunnen gegevens gebruiken om je doelgroep te analyseren, een lijst met potentiële klanten te vullen en hun pijnpunten te beoordelen.

• Verkoop: je hebt vertegenwoordigers op de dealdesk die overtuigende deals samenstellen voor klanten.

• Juridisch: een teamlid van de juridische afdeling kan zich aansluiten bij de dealdesk om deals te beoordelen en ervoor te zorgen dat ze contractueel verantwoord zijn. 

• Financiën: een teamlid van de financiële afdeling kan de prijzen van deals beoordelen en de uitwisseling van geld vergemakkelijken zodra de deal is gesloten.

Een effectieve dealdesk bouwen

Om ervoor te zorgen dat je dealdesk goed functioneert, moet je van tevoren een sterke procesflow instellen. Teamleden die aan de dealdesk werken, hebben taken buiten de deals die via de desk komen, dus het is belangrijk om iedereen op één lijn te krijgen en taken dienovereenkomstig te prioriteren.

Gebruik de onderstaande stappen om een effectieve dealdesk op te bouwen die ernaar streeft om niet-standaard deals met gemak door de pijplijn te verplaatsen.

1. Stel verwachtingen

Elk bedrijf gebruikt zijn dealdesk anders, en het eerste wat je moet doen is het bepalen van je dealdesk-doelen. Observeer je verkoopactiviteiten en kijk welke gaten moeten worden opgevuld. Stel de volgende vragen:

• Waar kan het verkoopteam ondersteuning gebruiken?

• Welke zwakke punten hebben we in ons huidige verkoopproces?

• Hoe kunnen we de verkoopcyclustijden en winrates verhogen?

Gebruik je antwoorden om verwachtingen te stellen voor wat je wilt dat je dealdesk bereikt. Als het verkoopteam bijvoorbeeld worstelt met hoogwaardige deals omdat deze deals meer tijd en inzet kosten, dan kan de dealdesk die deals van begin tot eind afhandelen. Op die manier krijgen die deals meer aandacht en ondersteuning, en als gevolg daarvan hebben anderen meer tijd om zich te concentreren op deals met een lagere waarde.

2. Identificeer je team

Zodra je de verwachtingen voor je dealdesk kent, zou het eenvoudig moeten zijn om de teamleden te identificeren die je nodig hebt. Als je hebt besloten dat je dealdesk van begin tot eind hoogwaardige deals zal afhandelen, dan heb je teamleden nodig die elk onderdeel van het verkoopproces kunnen beheren, waaronder een:

• Verkoopvertegenwoordiger

• Juridisch teamlid

• Lid van het financiële team

• Lid van het marketingteam

• Een lid van het klantsuccesteam

Deze personen zullen de leadgeneratie, contractopstelling, prijsstelling, dealstructuur en interactie voor deals met een hoge waarde afhandelen, terwijl het verkoopteam zich houdt aan deals met een lagere waarde. 

3. Stel dealcriteria vast

Nu je een team hebt dat klaar is om de dealdesk te beheren, stel je de criteria in voor welke deals als hoogwaardig worden geclassificeerd. Criteria voor wat kwalificeert als een deal met een hoge waarde (of een complexe deal) kunnen zijn:

• Klanten met een bepaald niveau van bekendheid

• Klanten boven een bepaald budget

• Klanten met meerdere contactpunten

• Klanten die veel interactie nodig hebben

Als je wilt dat je dealdesk van begin tot eind hoogwaardige deals afhandelt, moet het verkoopteam alle leads die aan de criteria voldoen, overdragen. De dealdesk kan echter in elk stadium van het verkoopproces worden betrokken. Je kunt bijvoorbeeld besluiten dat het efficiënter is om hoogwaardige leads pas naar de dealdesk te sturen nadat de verkoper ze heeft gekoesterd en ervoor zorgt dat ze hot zijn. 

4. Bepaal je werkstrategie

Elk team heeft een strategie nodig om dingen gedaan te krijgen. Door je workflow vanaf het begin te definiëren, zorg je ervoor dat wanneer teamleden samenkomen, ze precies weten wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen.

De strategie van elke dealdesk zal anders zijn. Maar om verder te gaan met ons bovenstaande voorbeeld, kan een overdracht aan de dealdesk er als volgt uitzien:

• Een vertegenwoordiger stuurt een lead met een hoge waarde naar de Dealdesk

• Dit markeert het marketingteamlid om de lead te evalueren en hun behoeften te beoordelen

• De verkoper van de dealdesk ontwikkelt een aangepaste dealstructuur voor de lead

• Het juridische teamlid evalueert de deal

• Het lid van het klantsuccesteam communiceert met de lead om de buy-in en betrokkenheid te vergroten terwijl de deal wordt afgesloten

• Het lid van het financiële team rondt de transactie af

Omdat je team misschien niet persoonlijk bijeenkomt, helpt een overdrachtsstructuur iedereen te weten wanneer het hun beurt is om betrokken te raken.

5. Analyseer je succes

Zoals de meeste workflows, is het opzetten van een dealdesk geen eenmalig proces. Zodra je je dealdesk hebt opgezet, moet je streven naar voortdurende verbetering. Neem de tijd om te zien wat werkt en wat niet. Gebruik verkoopsoftware om te beoordelen of je dealdesk de winst verhoogt. Je merkt misschien:

• Meer hoogwaardige deals komen door de pijplijn.

• Verkorte verkoopcyclustijd.

• Verhoogde productiviteit onder teamleden op en buiten de dealdesk.

• Meer afsluitingen van deals met een lage waarde vanwege de ondersteuning van de dealdesk. 

Je kunt ook gebieden opmerken die nog verbeterd moeten worden. Je dealdesk-team kan bijvoorbeeld in het begin moeite hebben met communiceren. Omdat deze teamleden nog niet eerder hebben samengewerkt, hebben ze misschien tijd nodig om zich aan te passen. Probeer workshops of ijsbrekers op te zetten buiten het dealdesk-proces en probeer de teamdynamiek op de werkplaats te verbeteren. 

6. Herzien je strategie indien nodig

Gebruik inzichten uit je analyse om je dealdesk-strategie te herzien. Hoewel een dealdesk vaak je verkoopflow verbetert, kan een slecht functionerend team de winst afbreken. Om nadelige effecten te voorkomen, voer je een dealdesk-analyse uit wanneer je je verkoopproces beoordeelt - bij voorkeur op een regelmatig schema. Op die manier houd je de voortgang en effectiviteit van het team in de gaten.

Voordelen van een dealdesk

Wanneer een dealdesk effectief wordt gebruikt, is deze een voordeel voor zowel je verkoopteam als je bedrijf. Door teamleden uit verschillende afdelingen te integreren en hun unieke afdelingsvaardigheden aan tafel te brengen, kun je vaker aan de behoeften van de klant voldoen en winst behalen, vooral deals met een hoge waarde.

Andere voordelen van een dealdesk zijn:

• Snellere deals: twee hoofden zijn beter dan één, en vier hoofden zijn beter dan twee. Wanneer het team hun rollen begrijpt en effectief samenwerkt om elke deal te sluiten, sluit je sneller deals.

• Beter inzicht in de behoeften van de klant: een cross-functional team heeft een diversere set vaardigheden dan een team dat alleen uit vertegenwoordigers bestaat. Dit maakt het makkelijker om de behoeften van de klant vanuit verschillende perspectieven te begrijpen.

• Meer afgestemde aanbiedingen: het hebben van een duidelijk proces maakt het voor je team gemakkelijker om aanbiedingen te maken die consistenter zijn in termen van grootte, kwaliteit en structuur.

• Beter afgestemde teams: omdat je dealdesk leden van verschillende afdelingen omvat, is het vanzelfsprekend een manier om cross-functional teamleden op de hoogte te houden. Deze personen kunnen teruggaan naar hun respectievelijke afdelingen en de verkoopvoortgang van het bedrijf communiceren - zonder de noodzaak van een statusvergadering of lange presentatie.

• Minder risico: een succesvolle dealdesk kan het risico verminderen door de bedrijfswinst te verhogen en een gestage flow van hoogwaardige deals te produceren. 

Gebruik een dealdesk om klanten te winnen en verkopen te sluiten

Een sterke dealdesk is een team met de vaardigheden en ondersteuning die nodig zijn om van prospects loyale klanten te maken. Gebruik werkbeheersoftware om een workflow voor je dealdesk te consolideren, zodat de zaken soepel door de pijplijn gaan en teamleden hun taken zonder problemen uitvoeren.