Hoe schrijft u een doeltreffende projectdoelstelling, met voorbeelden

U hebt uw project voltooid, wat nu?

Als u geen systeem hebt om te weten wat uw projectdoelstellingen zijn, hebt u geen gemakkelijke manier om dat te weten te komen: Is uw project geslaagd? Hebt u uw doelstellingen bereikt? Of hebt u uw doel gemist?

Een projectdoelstelling maken is niet moeilijk, maar u moet er wel voor zorgen dat het een meetbare, nuttige manier is om het projectsucces te evalueren. Deze gids helpt u aan de slag te gaan met projectdoelstellingen en om uw vaardigheden in projectbeheer te verbeteren.

Wat zijn projectdoelstellingen?

Projectdoelstellingen zijn wat u aan het eind van uw project wilt bereiken. Het kan gaan om deliverables en middelen, of om meer immateriële doelstellingen zoals verhoging van de productiviteit of de motivatie. Uw projectdoelstellingen moeten haalbare, tijdgebonden, specifieke doelen zijn, die u aan het eind van uw project kunt meten.

Projectdoelstellingen zijn een essentieel onderdeel van projectbeheer - zonder die doelstellingen hebt u geen beknopte manier om uw doelstellingen vóór en tijdens het project te communiceren, en evenmin een meetbare manier om uw succes te evalueren na afloop van het project.

Als u nog maar net begint met projectdoelstellingen, dan kunt u hier lezen hoe ze verschillen van andere elementen van projectbeheer:

Projectdoelstellingen vs. projectdoelen

Hoewel sommige teams deze door elkaar gebruiken, is er een duidelijk verschil tussen projectdoelen en -doelstellingen. In het algemeen zijn projectdoelen van een hoger niveau dan projectdoelstellingen. Uw projectdoelen moeten beschrijven wat er gebeurt als uw project succesvol is, en hoe uw project aansluit bij de algemene bedrijfsdoelstellingen.

Projectdoelstellingen daarentegen zijn gedetailleerder en specifieker dan projectdoelen. Hoewel veel projectdoelstellingen van invloed kunnen zijn op bedrijfsdoelstellingen, zijn uw projectdoelstellingen meer gericht op uw eigenlijke, specifieke deliverables aan het eind van het project.

• Voorbeeld van een projectdoelstelling: Vijf nieuwe manieren toevoegen voor klanten om het feedbackformulier in-product te vinden binnen de komende twee maanden.

• Voorbeeld van een projectdoelen: Maak het voor het engineeringteam gemakkelijker om feedback van klanten te ontvangen en erop te reageren.

Projectdoelstellingen vs. bedrijfsdoelstellingen

Projectdoelstellingen zijn precies dat: doelstellingen en prestatie-indicatoren voor afzonderlijke projecten. Uw projectdoelstellingen moeten van toepassing zijn op het project waar ze over gaan, en ze moeten specifiek genoeg zijn om uw team te leiden bij het evalueren van het projectsucces.

Bedrijfsdoelstellingen zijn groter dan één enkel project. In tegenstelling tot projectdoelstellingen, zullen uw bedrijfsdoelstellingen het traject en de snelheid van uw bedrijf voeden. Uw bedrijfsdoelstellingen moeten langetermijnrichtlijnen zijn voor uw hele bedrijf of afdeling. Ze dienen als leidraad voor uw bedrijfsdoelstellingen voor een kwartaal of een jaar, en ze moeten geschreven worden in eender welke methodologie voor het bepalen van doelstellingen die uw team gebruikt, zoals doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's).

• Voorbeeld van een projectdoelstelling: De Net Promotor Score (NPS) van ons bedrijf tegen het einde van het kwartaal verhogen tot 62.

• Voorbeeld van een bedrijfsdoelstelling: De belangrijkste dienstverlener in onze categorie worden.

Projectdoelstellingen vs. projectplan

Uw projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die uw team moet verwezenlijken om uw projectdoelen en -doelstellingen met succes te bereiken. Uw projectplan moet echter nog een aantal andere belangrijke elementen bevatten, zoals de belanghebbenden bij het project, de deliverables, de tijdlijn en nog veel meer.

Maak uw projectdoelstellingen voordat u aan uw projectplan gaat werken, want uw doelstellingen zullen waarschijnlijk de basis vormen voor andere elementen van uw projectplan, zoals deliverables en succescriteria. Maar als uw projectdoelstellingen eenmaal geschreven zijn, zult u ze waarschijnlijk met de belanghebbenden delen door middel van het projectplan.

• Voorbeeld van een projectdoelstelling: De click through rate (CTR) voor e-mail met 10% verhogen tegen het einde van het derde kwartaal.

• Voorbeeld van een projectplan: Zie een voorbeeldplan in onze handleiding voor projectplanning.

Projectdoelstellingen vs. projectmijlpalen

Op het eerste gezicht lijken "doelstellingen" en "mijlpalen" hetzelfde - het zijn allebei te halen doelen binnen een project. Maar projectmijlpalen moeten in het algemeen kleiner van omvang zijn dan projectdoelstellingen.

Een projectmijlpaal is een controlepunt dat een specifieke verwezenlijking in uw projecttijdlijn markeert. Mijlpalen zelf stellen geen werk voor, maar registreren de voltooiing van een groep taken of deliverables. Hoewel projectmijlpalen belangrijk zijn, omvatten uw projectdoelstellingen uw hele project.

• Voorbeeld van een projectdoelstelling: krijg 20.000 bevestigingen vaan deelname aan ons virtuele evenement vóór de sluitingsdatum voor inschrijvingen (23 juni).

• Voorbeeld van een projectmijlpaal: 8 juni 2021: Webpaginapromotie van het aankomend virtueel evenement gaat live.

Projectdoelstellingen vs. projectdeliverables

Projectdeliverables zijn de middelen die u aan het eind van uw project wilt hebben - in een marketingcampagne bijvoorbeeld kan een deliverable een nieuwe advertentie of een webpagina zijn. In het algemeen bepalen uw projectdoelstellingen wat uw deliverables zijn, maar uw doelstellingen moeten ook ruimer zijn dan uw deliverables.

Uw projectdoelstellingen moeten niet alleen de deliverables vastleggen, maar ook de voordelen en resultaten die uit die deliverables moeten voortvloeien, vooral omdat zij verband houden met het grotere geheel van uw projectdoelen en bedrijfsdoelstellingen.

• Voorbeeld van een projectdoelstelling: Verminder de maandelijkse klantenverlies tot >1% voor het eind van het jaar.

• Voorbeeld van een deliverable: Start een terugwincampagne voor alle vervallen klanten.

De voordelen van projectdoelstellingen

Een duidelijke projectdoelstelling helpt u te weten waar u met uw project naartoe wilt. Zonder een projectdoelstelling hebt u geen gemakkelijke manier om te weten of uw project geslaagd of mislukt is - en kunt u ook geen verbeteringen plannen voor het volgende project waaraan u werkt.

Als teamleden niet duidelijk aanvoelen hoe hun werk in het grotere project en in de bedrijfsdoelen past, zijn ze minder gemotiveerd en minder betrokken. Volgens het Asana-doelenrapport heeft slechts 26% van de kenniswerkers een duidelijk inzicht in hoe hun individuele werk bijdraagt tot de bedrijfsdoelen. Toegegeven, uw projectdoelstellingen zijn geen bedrijfsdoelen, maar zij zijn de tussenstap die het individuele werk verbindt met uw projectwerk en uw bedrijfsdoelen.

Wanneer u dus duidelijk omschreven projectdoelstellingen hebt, kunnen uw teamleden hun werk consequent evalueren en zich opnieuw op de doelstellingen richten als die niet meer op één lijn liggen. Beschouw uw doelstellingen als een kompas om uw team in de juiste richting te laten blijven gaan.

5 tips om goede projectdoelstellingen te schrijven

Het geheim van het schrijven van goede projectdoelstellingen is dat u doelstellingen opstelt die duidelijk geschreven en nuttig zijn. U kunt dit doen door de SMART-methodologie te gebruiken, die staat voor:

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Realistic

• Time-bound

Voor een volledige uitleg van deze methodologie, lees ons artikel om te leren hoe u betere SMART-doelen schrijft.

1. Stel uw projectdoelstellingen vast aan het begin van uw project

Om ervoor te zorgen dat uw doelstellingen richting geven aan de resultaten van het project, moet u ze aan het begin vaststellen en ze gebruiken om uw project te sturen. Zoals wij al eerder zeiden, zijn uw projectdoelstellingen een essentieel onderdeel van uw projectplan, dat u ook aan het begin van uw project moet opstellen.

2. Betrek uw projectteam bij het bepalen van de doelen

Hoe meer steun u krijgt, hoe succesvoller uw projectdoelstellingen zullen zijn. Uw belanghebbenden moeten een duidelijk inzicht hebben in de doelstellingen van het project, zodat zij de rest van uw projectplan en het werk dat tijdens het project gebeurt het meest effectief kunnen benaderen.

3. Maak korte, maar duidelijke doelstellingen voor het project

Als dit de eerste keer is dat u een projectdoelstelling schrijft, zult u in de verleiding komen om elk detail te beschrijven, maar probeer uw projectdoelstelling kort te houden als u kunt. Beschouw het als een verklaring die richting geeft aan de resultaten van uw project. Uw projectdoelstelling moet ongeveer één tot twee zinnen lang zijn. De aanvullende informatie, zoals uw projectbudget of belanghebbenden, kunt u in uw projectplan opnemen.

4. Zorg ervoor dat uw doelstellingen dingen zijn die u kunt controleren

Hier komt het SMART-acroniem om de hoek kijken om u te helpen duidelijk gedefinieerde, realistische en controleerbare projectdoelstellingen te formuleren. Er zijn vijf elementen in dit kader:

• Specific. Zorg ervoor dat uw projectdoelstelling duidelijk betrekking heeft op het project waar uw team momenteel aan werkt. Vermijd het schrijven van al te brede projectdoelstellingen die niet direct verband houden met het resultaat van het project.

• Measurable. Aan het eind van uw project hebt u een manier nodig om duidelijk terug te kijken en te bepalen of uw project een succes was. Zorg ervoor dat uw projectdoelstellingen duidelijk meetbare dingen zijn, zoals een procentuele verandering of een specifiek aantal activa.

• Achievable. Zijn uw projectdoelstellingen iets wat u redelijkerwijs kunt hopen te bereiken binnen uw project? dit hangt samen met uw projectbereik - als uw projectbereik onrealistisch is, zullen uw projectdoelstellingen dat waarschijnlijk ook zijn. Zonder haalbare projectdoelstellingen kan uw project te lijden hebben van scope creep, vertragingen, of overwerk.

• Realistic. Wanneer u uw projectdoelstellingen opstelt, moet u een algemeen idee hebben van uw projectmiddelen. Zorg ervoor dat uw doelstellingen iets zijn wat u kunt bereiken binnen het tijdsbestek en met de middelen die u voor dit project ter beschikking hebt.

• Time-bound. Bij uw projectdoelstellingen moet rekening worden gehouden met de lengte van uw projecttijdlijn. Zorg ervoor dat u rekening houdt met de tijd die u beschikbaar hebt om aan uw project te werken.

5. Controleer uw projectdoelstellingen tijdens de levenscyclus van het project

Werknemers die begrijpen hoe hun individuele werk waarde aan hun organisatie toevoegt, zijn 2X zo gemotiveerd. Om uw team op één lijn en gemotiveerd te houden, moet u hen regelmatig op de hoogte houden van uw projectdoelstellingen. Neem in uw projectstatusrapporten een gedeelte op dat terugverwijst naar uw projectdoelstellingen. Vermeld of uw huidige project op schema ligt, risico loopt of ontspoord is. Op die manier kan uw projectteam indien nodig bijsturen en verdergaan op een manier die het best bijdraagt tot uw projectdoelstellingen.

Voorbeelden van goede en slechte projectdoelstellingen

Het is niet gemakkelijk om een projectdoelstelling te schrijven, en het zal even duren voor u het in de vingers hebt om ze voor uw projecten te schrijven. Maar dat is niet erg! Bekijk deze drie voorbeelden van goede en slechte doelstellingen om u te helpen uw eigen doelstelling te schrijven:

Voorbeeld 1: Zakelijke projectdoelstelling

• Slecht: Nieuwe startpagina lanceren.

Deze projectdoelstelling mist veel belangrijke kenmerken. Hoewel deze doelstelling meetbaar, haalbaar en realistisch is, is zij niet specifiek of tijdgebonden. Wanneer moet de home page live zijn? Waar moet het herontwerp zich op richten?

• Goed: Creëer nieuwe startpagina assets en inhoud, met de nadruk op vier klantenverhalen en use cases. Lancering van een vernieuwde, klantgerichte startpagina tegen het einde van het tweede kwartaal.

Deze projectdoelstelling is solide. Het is specifiek (maak nieuwe startpagina activa en inhoud), meetbaar (lanceer vernieuwde, klantgerichte startpagina), haalbaar en realistisch (toegespitst op vier klantenverhalen en use cases), en tijdgebonden (aan het einde van het tweede kwartaal).

Voorbeeld 2: Non-profit projectdoelstelling

• Slecht: De duurzaamheid in ons productieproces met 5% verhogen

Hoewel deze projectdoelstelling specifieker is dan het vorige slechte voorbeeld, ontbreken er nog verschillende belangrijke kenmerken aan. Deze doelstelling is meetbaar (met 5%), maar zij is niet specifiek of tijdgebonden, aangezien wij niet specificeren wat "duurzaamheid" betekent of tegen wanneer het productieproces zou moeten verbeteren. Daarom weten we niet echt of zij haalbaar of realistisch is.

• Goed: Het bedrijfsafval met 5% verminderen en het gebruik van gerecycleerde producten met 20% verhogen in de komende 12 weken.

Deze projectdoelstelling bouwt voort op de vorige, want we hebben nu een specifieke doelstelling. Deze projectdoelstelling bevat ook een manier om het doel te meten (met 5%... met 20%). De doelstelling is een beetje ambitieus, maar het feit dat ze tijdgebonden is (in de komende 12 weken) maakt ze zowel haalbaar als realistisch.

Voorbeeld 3: Persoonlijke projectdoelstelling

• Slecht: Prestatiebeoordeling verbeteren

Geloof het of niet, de meeste persoonlijke projectdoelstellingen zijn niet specifiek of meetbaar. Dat komt omdat wij er moeite mee hebben om de maatstaven voor succes naar binnen te keren, naar onszelf. Maar om te weten of wij onze persoonlijke doelstellingen verbeterd en bereikt hebben, moeten wij een duidelijker projectdoelstelling creëren.

• Goed: Minstens een 4/5 halen op zowel het functioneringsgesprek van maart als dat van september in 2021.

Hier hebben wij een projectdoelstelling die alles goed doet: het is specifiek ( krijg minstens een 4/5), meetbaar (4/5), haalbaar en realistisch (4/5 geeft ons ruimte voor eventuele onvoorziene moeilijkheden), en tijdgebonden (in 2021).

Objectief gezien zijn projectdoelstellingen een goed idee

Het vaststellen van een projectdoelstelling kan uw team helpen om duidelijkheid te krijgen, op één lijn te komen, en meer werk gedaan te krijgen. Maar vergeet niet: projectdoelstellingen zijn slechts één onderdeel van uw totale projectplan. Om meer te weten te komen over hoe u de helderheid en de afstemming tijdens de projectplanningsfase kunt vergroten, leest u onze handleiding voor het schrijven van projectplannen.