Create an action plan that drives results

Het kan goed voelen om doelen te stellen. Je definieert immers wat je wilt bereiken. Maar doelen zullen niet veel doen zonder duidelijke actiestappen. ​​Een actieplan is een populaire projectbeheertechniek die je actiestappen opsomt, zodat je precies weet hoe je je doelen gaat bereiken. 

We laten je zien hoe je stap voor stap deze duidelijke routekaart kunt maken en andere tools die je moet gebruiken om het meeste uit je actieplan te halen. Laten we aan de slag gaan.

Wat is een actieplan?

Een actieplan is een lijst met taken of stappen die je moet voltooien om je doelen te bereiken. Een effectief actieplan werkt als een beheerplan voor de initiatieven van je bedrijf, waarin de stappen worden beschreven die je moet nemen om deze grotere doelen tot een succes te maken. Zodra je het proces voor het stellen van doelen hebt doorlopen, maak je een actieplan met specifieke taken en tijdschema's om elk doel te bereiken. 

Wie heeft een actieplan nodig?

Een actieplan is handig voor iedereen die een stapsgewijs planningsproces nodig heeft. Wanneer je een actieplan maakt, beschrijf je precies welke acties je zult ondernemen om je projectdoelen te bereiken. Deze plannen kunnen je helpen je taken te organiseren en ervoor te zorgen dat je over de nodige informatie en middelen beschikt om je doelen te bereiken.

Actieplannen worden vaak gebruikt bij strategische planning. Strategische plannen zijn doelen voor drie tot vijf jaar waar je hele organisatie naar toe werkt. Zodra je een strategisch plan hebt gemaakt, kun je een actieplan gebruiken om te schetsen hoe je je strategische doelen gaat uitvoeren. Door dit te doen, geef je je team een raamwerk om alle individuele taken bij te houden die ze moeten voltooien om het overkoepelende strategische doel te bereiken.

Maar je kunt actieplannen maken voor meer dan alleen strategische planning. Gebruik deze tool om specifieke doelen op een systematische manier te bereiken. Probeer het volgende in te stellen:

• Bedrijfsactieplan

• Marketingactieplan

• Corrigerend actieplan

• Verkoopactieplan

• Projectactieplan

• Actieplan voor persoonlijke ontwikkeling

Ongeacht het soort actieplan dat je maakt, zorg ervoor dat je het maakt in taakbeheersoftware. Op die manier kun je gemakkelijk actiepunten en tijdlijnen delen met je team om de voortgang bij te houden. In plaats van handmatige statusupdates en onduidelijke deliverables, heeft je team één central source of truth voor alles wat ze moeten doen om hun doelen te bereiken. 

Laten we nu eens kijken hoe je een actieplan kunt maken dat de efficiëntie en verantwoordelijkheid van je team verhoogt.

6 stappen om een actieplan te maken

Stap 1: Stel een SMART-doel

Als het gaat om het stellen van doelen, is helderheid de belangrijkste kwaliteit. Met de SMART-doelmethode is je doel duidelijk gedefinieerd en haalbaar. Stel specifieke, meetbare, haalbare, realistische en tijdgebonden doelen om van deze tactiek te profiteren.

Huidig project (meetbaar) in vier maanden (tijdgebonden) opleveren zonder te veel uit te geven (specifiek) zou een voorbeeld van een SMART-doel zijn. Ervan uitgaande dat dit doel zowel haalbaar als realistisch is op basis van je beschikbare middelen, is het een goed slimme doel om voor jezelf te stellen.

Stap 2: Identificeer taken

Nu je doel duidelijk is gedefinieerd en opgeschreven, moet je de stappen identificeren die je moet nemen om het te bereiken. Identificeer alle taken die jij en je team moeten voltooien om mijlpalen te bereiken en uiteindelijk de hoofddoelstelling.

Hier zijn een paar voorbeelden van actieplannen met taken voor verschillende soorten doelen:

Doel: Breid het team uit van zeven naar negen teamleden tegen juni.

Taken:

• Afspreken met Human Resources om de wervingscampagne te bespreken.

• Maak een sjabloonproject om kandidaten bij te houden.

• Plan drie interviews per week.

Doel: Selecteer en onboarding van nieuwe werkbeheersoftware voor het hele bedrijf tegen het einde van het tweede kwartaal.

Taken:

• Vraag het budget aan.

• Maak een uitrolplan voor Q2.

• Plan training voor teamleden.

Doelen: Organiseer in mei een liefdadigheidsloop van 5 km om $ 15.000 in te zamelen voor de lokale voedselbank.

Taken:

• Vrijwilligers vinden en verantwoordelijkheden bepalen

• Marketingmateriaal en PR-plannen voorbereiden

• Sponsors veiligstellen

Stap 3: Middelen toewijzen

Zodra je al je taken hebt geschetst, kun je middelen toewijzen, zoals teamleden, projectbudget of benodigde apparatuur. Of het nu gaat om het toewijzen van teamleden aan bepaalde taken, het aanvragen van een budget of het verzamelen van nuttige tools - dit is het moment om te plannen en voor te bereiden.

Soms kun je niet al je middelen toewijzen voordat je je actieplan in gang zet. Misschien moet je eerst financiering aanvragen of goedkeuringen van leidinggevenden nodig hebben voordat je verder kunt gaan met een taak. Maak in dat geval van het middel een actiepunt in je plan, zodat je het later kunt regelen.

Stap 4: Prioriteer taken

Wanneer je team duidelijkheid heeft over hun prioriteiten, weten ze welk werk ze eerst moeten doen en welk werk ze indien nodig kunnen verzetten. Geen enkel actieplan is in steen gebeiteld, dus de beste manier om je team te versterken is om hen te laten weten welke taken een hoge prioriteit hebben en welke een beetje flexibeler zijn.

Om dit duidelijk te maken, sorteer je al je actiepunten op prioriteit en volgorde:

• Prioriteit: belangrijke en minder belangrijke taken.

• Volgorde: Volgorde waarin taken moeten worden voltooid, zodat anderen kunnen starten.

Wanneer je je actiepunten organiseert en prioriteert, zul je merken dat sommige actiepunten afhankelijk zijn van andere. Met andere woorden, een taak kan niet beginnen voordat de vorige taak voltooid is. Markeer deze afhankelijkheden en neem de volgorde op in je prioriteitstelling. Dit vermindert knelpunten en verwijdert obstakels die ervoor zouden zorgen dat een minder belangrijk actiepunt een item met hoge prioriteit vertraagt.  

Stap 5: Stel deadlines en mijlpalen vast

Wanneer je team weet waar ze naartoe werken, hebben ze de context om het werk effectief te prioriteren en de motivatie om geweldig werk te leveren. Teams zijn meestal gemotiveerder wanneer ze direct begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan grotere doelen.

Om je teamgenoten vanaf het begin te betrekken, wijs je deadlines toe aan alle actiepunten en definieer je mijlpalen. Mijlpalen markeren specifieke punten op je projecttijdlijn die aangeven wanneer activiteiten zijn voltooid of wanneer een nieuwe fase begint.

Maak een tijdlijn of Gantt-grafiek om een beter overzicht te krijgen van je geprioriteerde taken, mijlpalen en deadlines. Je tijdlijn dient ook als een visuele manier om de begin- en einddatum van elke taak in je actieplan bij te houden. Je kunt het gebruiken als een basislijn om ervoor te zorgen dat je teams op schema blijven.

Stap 6: Monitor en herzie je actieplan

Je vermogen om op de hoogte te blijven van en je aan te passen aan veranderingen is wat je een geweldige projectmanager maakt. Het is cruciaal dat je de voortgang van je team volgt en het plan indien nodig herziet.

Gelukkig is je actieplan niet in steen gebeiteld. De beste manier om mogelijk veranderende prioriteiten of deadlines bij te houden is door een dynamische tool te gebruiken, zoals een werkbeheertool. Op die manier kun je taken en afhankelijkheden in realtime bijwerken, je team op één lijn houden en je actieplan in beweging houden.

Actieplan vs. plan B vs. projectplan vs. takenlijst

Dus hoe verschilt een actieplan precies van al deze andere plannen en lijsten? Om dit voor eens en voor altijd op te helderen, gaan we uitleggen wat deze plannen zijn en wanneer je welk plan moet gebruiken om de inzet van je team te maximaliseren.

Actieplan vs. plan B

Je hebt misschien de termen actieplan en plan B door elkaar horen gebruiken. Maar in feite zijn een actieplan en plan B twee totaal verschillende soorten plannen. Hier lees je hoe je ze uit elkaar houdt:

• Je actieplan beschrijft acties in detail, zodat jij en je team precies weten welke stappen je moet nemen om je doel te bereiken.

• Een plan B is een secundair actieplan, een alternatieve strategie, die je team kan toepassen als je oorspronkelijke plan mislukt. Of dat nu komt door een intern probleem of een externe factor - het hebben van een plan B is een geweldige manier om voorbereid te zijn op het ergste scenario.

Actieplan vs. projectplan

Een projectplan is iets ingewikkelder dan een actieplan. Projectplannen zijn blauwdrukken van de belangrijkste elementen die je team moet verwezenlijken om je projectdoelen met succes te bereiken. Een projectplan bevat zeven elementen:

1. Doelen en projectdoelstellingen

2. Succescijfers

3. Belanghebbenden en rollen

4. Scope en budget

5. Mijlpalen en deliverables

6. Tijdlijn en planning

7. Communicatieplan

Zodra je een projectplan hebt gemaakt, gebruik je een actieplan om te schetsen en te documenteren hoe je team je taken zal uitvoeren en je doelen zal bereiken. Dit zorgt ervoor dat iedereen in je team weet wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat ze wanneer moeten doen.

Actieplan versus takenlijst

Een takenlijst wordt meestal gebruikt om afzonderlijke taken op te schrijven die niet noodzakelijk leiden tot één gemeenschappelijk doel. Takenlijsten kunnen dagelijks veranderen en zijn veel minder georganiseerd dan actieplannen. Een actieplan volgt specifieke stappen en bevat taken die allemaal leiden tot de voltooiing van een gemeenschappelijk doel.

Je actieplan succesvol implementeren

Je weet hoe je een actieplan maakt, maar om het succesvol te implementeren, moet je de juiste tools gebruiken en deze op de juiste manier gebruiken. Hier zijn onze vijf beste tips om ervoor te zorgen dat je actieplan effectief is:

Gebruik software voor taakbeheer

Stroomlijn je actieplan door al je taken en tijdlijnen in één central source of truth te houden. Taakbeheersoftware, zoals Asana, is perfect voor je actieplan, omdat je hiermee lopende taken kunt bijhouden, taakverantwoordelijkheid kunt aangeven, afhankelijkheden kunt toewijzen en in realtime of asynchroon met je team kunt communiceren.

Sjablonen gebruiken of maken

Maak of gebruik een sjabloon dat alle actiepunten met notities, status, prioriteit en verantwoordelijkheid vermeldt. Wanneer je een sjabloon maakt dat bij je projecttype past, kun je het keer op keer opnieuw gebruiken.

Stel realtime meldingen in en wijs afhankelijkheden toe

Zorg ervoor dat alle actiepunten tijdgebonden zijn en dat je afhankelijkheden toewijst. Op die manier kan je team reageren wanneer een item klaar is voor hen en gemakkelijk bijhouden welke andere items afhankelijk zijn van hun items. 

Vink actiepunten af terwijl je ze voltooit

Wanneer actiepunten zijn voltooid, vink ze dan af! Zorg ervoor dat het voor iedereen zichtbaar is en in realtime gebeurt, zodat de persoon die verantwoordelijk is voor het volgende actiepunt zo snel mogelijk aan de slag kan.

Bespreek late of in behandeling zijnde taken

Als je problemen of vertragingen ondervindt, praat dan met je team om mogelijke knelpunten te ontdekken en oplossingen te vinden die het actieplan op schema houden. Je kunt notities rechtstreeks aan je actieplan toevoegen of gesprekken opzetten om complexere problemen te bespreken.

Klaar voor de start, actieplan

Zoals Benjamin Franklin ooit zei: "Als je niet plant, ben je van plan te falen." Het maken van een actieplan helpt je gefocust en op schema te blijven en brengt je doelen tot leven.