Wat is een knelpunt in projectbeheer? 3 manieren om ze te identificeren

Denk aan de laatste keer dat een van je projecten vertraagd was. Of je nu wachtte op feedback, worstelde om een verouderd systeem te laten werken, of probeerde te jongleren met beoordelingen en goedkeuringen, de meeste projectvertragingen worden veroorzaakt door één fenomeen: het knelpunt.

Net zoals de hals van een fles de waterstroom vertraagt, beïnvloedt een knelpunt in projectbeheer de workflow van een project. In een productieproces is een knelpunt vrij eenvoudig te herkennen - het is meestal een fysieke plaats waar het algehele productieproces vertraagt vanwege een langzame machine of grondstoffen. In projectbeheer is het een beetje lastiger om knelpunten te herkennen en op te lossen.

Laten we dus eens kijken wat een knelpunt in projectbeheer precies is, hoe je er een kunt identificeren en wat je kunt doen om een knelpunt met succes te beheersen wanneer het zich voordoet.

Wat is een knelpunt in projectbeheer?

Een knelpunt is elk punt van congestie in een project dat vertragingen in de workflow veroorzaakt. Knelpunten in projectbeheer verminderen het tempo van het project vanwege beperkte capaciteit.

Er zijn twee soorten knelpunten in projectbeheer:

• Op uitvoerder gebaseerde knelpunten: dit type knelpunt treedt op wanneer een teamlid of je hele team niet het vereiste prestatieniveau bereikt. Vaker wel dan niet is het niet de schuld van je teamgenoten, maar een gebrek aan middelen of helderheid dat dit soort knelpunten veroorzaakt. Als je een op uitvoerder gebaseerd knelpunt tegenkomt, praat dan met je team en ontdek waarom ze moeite hebben om het werk gedaan te krijgen. De kans is groot dat het inhuren van extra hulp, het uitbesteden van eenvoudige taken of het tot stand brengen van een betere communicatie binnen het team dit knelpunt kan verlichten.

• Systeemgebaseerde knelpunten: een verouderd, traag of verouderd systeem of software kan je workflow vertragen en een knelpunt in je proces creëren. Systeemgebaseerde knelpunten kunnen dingen zijn zoals trage printers, handmatige archiveringssystemen of werkbeheersoftware die gewoon niet past bij de behoeften van je project. Een upgrade naar nieuwe software is misschien alles wat je hoeft te doen om je workflow weer op schema te krijgen.

Het identificeren van het type knelpunt waarmee je te maken hebt, is de eerste stap om het op te lossen. Zodra je weet of je te maken hebt met een systeem- of uitvoerder-gebaseerd knelpunt, kun je dieper ingaan op de oorzaak van het probleem.

Knelpunten identificeren

Een knelpuntenanalyse, ook wel bekend als een analyse van de hoofdoorzaak, is de beste aanpak om knelpunten te identificeren en manieren te vinden om ze op te lossen. Er zijn drie stappen die je moet nemen om je knelpunt te identificeren, oplossingen te vinden en de prestaties te controleren.

Stap 1: Breng je processen in kaart en identificeer knelpunten

De beste manier om knelpunten te identificeren en te voorkomen, is door je workflows in kaart te brengen. Je kunt dit doen met behulp van werkbeheersoftware zoals Asana waarmee je je project in verschillende weergaven kunt bestuderen - of dat nu een Kanbanbord, een Gantt-grafiek of een takenlijst is. 

Een andere veelgebruikte tool voor knelpuntenanalyse is het visgraatdiagram. Deze visuele voorstelling van je project, ook wel bekend als het Ishikawa-diagram, is de perfecte brainstormtool voor het oplossen van problemen. 

In een visgraatdiagram vertegenwoordigt de kop van de vis het probleem of knelpunt dat je probeert op te lossen. De ribben vertegenwoordigen verschillende categorieën en bijbehorende taken. Door je proces in kaart te brengen in een visgraatdiagram, zal het voor je team gemakkelijker zijn om de hoofdoorzaak van je knelpunt te identificeren.

Merk op dat het gemakkelijk is om verdwaald te raken in je visgraatdiagram. Je knelpunt kan meer dan één mogelijke oorzaak hebben, dus bekijk dit diagram met de nodige voorzichtigheid en vermijd dat je verdwaalt in een konijnenhol.

Om een visgraatdiagram in Asana te maken, kun je de Lucidchart-integratie gebruiken. Hiermee kun je het diagram maken, het delen met je Team en het opslaan voor toekomstige beoordeling.

Zodra je je processen hebt gevisualiseerd, zal je team ze nauwkeurig moeten bestuderen en beoordelen op sterke en zwakke punten. Je merkt misschien dat het werk zich opstapelt omdat je kwaliteitsteam onderbezet is (op basis van uitvoerders) of dat een oude software voortdurend belangrijke gegevens verliest (op basis van systemen).

Stap 2: Implementeer oplossingen

Zodra je de oorzaak van je knelpunten kent, kun je bepalen hoe je ze kunt aanpakken. Dit kan het maken van een gedetailleerd actieplan omvatten, het delegeren van taken aan teamleden en het verhogen van de capaciteitsbenutting door middelen toe te wijzen aan je project. Hier zijn een paar voorbeelden van oplossingen die je kunt implementeren voor verschillende knelpunt-scenario's:

• Werkachterstand door een onderbezet team: als je team overladen is met werk, is er misschien een manier om enkele van de gemakkelijkere taken uit te besteden. Als alternatief kan een stagiair helpen, kun je een ander team om ondersteuning vragen tijdens drukke tijden, of zelf een handje helpen als je planning het toelaat. Voor toekomstige projecten kun je overwegen om je team uit te breiden met nieuwe medewerkers of meer tijd in te plannen voor het project om knelpunten te voorkomen.

• De responstijden van klanten zijn te lang: regelmatig wachten op feedback van klanten kan een knelpunt in je leveringsproces veroorzaken. Plan een vergadering met je klant en ontdek hoe je hem het beste kunt bereiken wanneer feedback nodig is. Misschien ontvangen ze liever deliverables in batches of missen ze gewoon je e-mails en moet je onderwerpregels in hoofdletters schrijven. Zodra je de oorzaak van het knelpunt kent, ben je het best uitgerust om het op te lossen.

• Verouderde projectbeheersoftware veroorzaakt problemen: elke projectmanager is het er waarschijnlijk over eens: verouderde software is een absolute nachtmerrie. Of het nu gaat om het niet automatisch opslaan van je voortgang, moeilijk te navigeren of langzaam te laden - een snelle ROI-analyse is misschien alles wat je nodig hebt om het upgraden van je projectbeheersoftware naar een betrouwbaardere tool te rechtvaardigen.

• Je team doet veel dubbel werk: dubbel werk vertraagt niet alleen het proces, het veroorzaakt ook wrijving en frustratie tussen je teamleden. Gebruik een werkbeheertool om duidelijk aan te geven wie waarvoor verantwoordelijk is, afhankelijkheden te definiëren en taken toe te wijzen terwijl je bezig bent.

Naarmate een organisatie groeit, begint de communicatie te knelpunten te vertonen. Bij Hope for Haïti hebben wij gemerkt dat die inefficiënties schadelijk zijn. Als we niet als een goed geoliede machine kunnen draaien, helpen we niet zoveel mensen als we zouden kunnen. Het is onze verantwoordelijkheid om dat te verbeteren.”

• Microbeheer vertraagt het proces: een manager of belanghebbende die het project blijft verstoren, zal het proces vertragen. Houd in dit geval een vergadering met de persoon om het stellen van grenzen te bespreken en hem eraan te herinneren dat het delegeren van werk en het vertrouwen van je team deel uitmaakt van wat zowel het project als je team succesvol zal maken.

Zodra je je oplossing hebt geïmplementeerd, is er hopelijk nog maar één stap over: het monitoren en evalueren van hoe goed je oplossing werkt.

Stap 3: Evalueer de prestaties

Je moet de prestaties van je actieplan bewaken en evalueren om ervoor te zorgen dat je de betreffende knelpunten met succes hebt beheerd. Houd de voortgang van je project bij en vergelijk zowel de kwaliteit als de snelheid van processen met hoe ze waren voordat je de oplossing implementeerde. 

Je kunt deze evaluatie ook gebruiken om waardevolle informatie op te doen voor toekomstig knelpuntenbeheer. Onthoud dat het niet noodzakelijkerwijs gaat om het voorkomen van knelpunten - bij een bepaalde projectgrootte zijn ze in principe onvermijdelijk. Wat echt belangrijk is, is dat je je tijd besteedt aan het proactief identificeren en beheren ervan. Als je je werkproces helemaal in kaart hebt gebracht, kan je team zijn energie verleggen naar een andere taak terwijl het knelpunt overbelast is en op een later moment terugkeren, zodat het werk nooit hoeft te stoppen.

Hoe een knelpunt te beheersen zodra het is gebeurd

Afhankelijk van de complexiteit van het knelpunt, kun je het snel indammen door teamleden te herschikken of meer middelen toe te wijzen aan een specifieke fase in je workflow. Soms vereist een knelpunt echter meer aandacht om tot een oplossing te komen. Als je een knelpunt niet aanpakt zodra je het identificeert, kunnen de gevolgen kostbaar en uitputtend zijn.

Zo kun je een knelpunt indammen zodra het zich heeft voorgedaan.

1. Laat het nooit inactief: hoewel het misschien een goede oplossing lijkt om de hoeveelheid werk die door het knelpunt moet gaan te minimaliseren, kan deze aanpak leiden tot nog langere verwerkingstijden en een rimpeleffect creëren dat je hele project kan vertragen. Zorg er altijd voor dat je knelpunt op volledige capaciteit werkt en los het probleem tegelijkertijd op volle snelheid op.

2. Verminder de belasting van het knelpunt: in plaats van de hoeveelheid werk die door het knelpunt moet te minimaliseren, kun je de belasting van het knelpunt verminderen door ervoor te zorgen dat het werk in de best mogelijke staat aankomt. Stel dat je knelpunt een manager is die documenten moet beoordelen voordat ze met je belanghebbenden kunnen worden gedeeld. Focus op het naar de manager brengen van deze documenten met weinig tot geen fouten om hun leven gemakkelijker te maken en de workflow sneller te laten verlopen.

3. Verwerk werk in batches: afhankelijk van je project en het knelpunt, kun je de belasting verminderen door vergelijkbaar werk samen te voegen. Wees voorzichtig met de grootte van de batches - houd ze zo klein mogelijk om het werken ermee gemakkelijker te maken en niet stressvoller.

4. Bescherm het moreel van het team: wanneer het rommelig wordt, kan je team de focus, het vertrouwen en de motivatie verliezen. Het is belangrijk dat je effectief met je team communiceert hoe je van plan bent het knelpunt te beheersen. Laat ze ook weten hoe ze het project in de tussentijd kunnen ondersteunen.

5. Denk buiten de gebaande paden: verhoog indien mogelijk de capaciteit van je knelpunt. Je kunt de manager misschien niet sneller laten werken om dat papierwerk te laten beoordelen, maar misschien is er een andere manager die kan helpen en het werkproces kan versnellen. Houd altijd je ogen open voor alternatieve oplossingen - buiten de gebaande paden denken is wat projectbeheer zo leuk maakt!

6. Sluit geen compromissen op het gebied van kwaliteit: het overslaan van stappen, het haasten door bewerkingen en het voltooien van werk in grote batches kan je tijd besparen en je sneller naar de eindstreep brengen. Als je echter de kwaliteit van je werk in gevaar brengt, loop je het risico dat je je project opnieuw moet doen, klanten verliest of het vertrouwen van je team ondermijnt. Breng nooit de kwaliteit van je werk in gevaar om door een knelpunt te komen - het zal het op de lange termijn niet waard zijn.

Het belangrijkste is dat je stilstand vermijdt. Als je team niets te doen heeft, zal dit frustratie veroorzaken en de totale cyclustijd van je project nog meer verlengen. Houd de boel altijd in beweging en betrek je team bij het oplossen van problemen.

Gebruik projectbeheersoftware om knelpunten te beheren

Hoe graag we ze ook zouden willen voorkomen, knelpunten komen voor. Wanneer ze zich voordoen, probeer dan je perfectionisme opzij te zetten en je team te verzamelen om oplossingsgerichte manieren te vinden om het werk dat zich opstapelt te beheersen. 

Met de juiste tools kun je knelpunten tot een minimum beperken, zelfs in een Agile-omgeving. Maak tijdlijnen of Kanbanborden voor je projecten, zodat je team altijd een visuele weergave van hun werkbelasting heeft en taken, afhankelijkheden en vervaldatums eenvoudig in realtime kan aanpassen.