8 tips om op de juiste manier aan macromanagement te doen

Steek je hand op als je ooit bij jezelf hebt gedacht: "Dit zal sneller gebeuren als ik het zelf doe."

Als we eerlijk zijn, hebben we allemaal waarschijnlijk die drang gehad. Wanneer iets stressvol is en een vervaldatum in aantocht is, kan je reflexmatige reactie zijn om gewoon het werk van je teamlid over te nemen. Maar dit 'vertelmodel' van management vermindert eigenlijk de creativiteit en verstikt het genereren van ideeën. Misschien heb je het wel eens onder een andere naam horen vallen: micromanagement.

Het tegengif voor micromanagement is macromanagement. In plaats van een 'vertelmodel' gebruikt macromanagement een 'leermodel' om je te helpen je teamleden te versterken.

Een macromanager zijn draait om het geven van de teugels aan je werknemers. Deze managementstrategie kan de autonomie, verantwoordelijkheid en betrokkenheid in je team vergroten. Maar hoewel er veel voordelen zijn, kost het leren hoe je een macromanager kunt zijn tijd en inzet. Als je klaar bent om te beginnen, lees dan hier hoe. 

Wat is macromanagement? 

Macromanagement is een hands-off leiderschapsstijl die werknemers controle en autonomie over hun werk geeft. In plaats van richtlijnen te geven over individuele taken, verbinden macromanagers het werk van hun team met bredere strategische doelen. Door duidelijk te maken waar ze naartoe moeten, maken macromanagers het voor teamleden gemakkelijk om erachter te komen wat de beste manier is om daar te komen.

Het uiteindelijke doel van een macromanager is om zijn of haar direct ondergeschikten te helpen zelf te leren. Om dit te doen, richten macromanagers zich op resultaten en doelen en laten ze hun werknemers beslissen wat de beste manier is om die doelen te bereiken. 

Wat doet een macromanager? 

Macromanagers omarmen het grote geheel. Ze geven werknemers controle over beslissingen en stellen teamleden in staat om hun creativiteit te gebruiken om hun beste werk gedaan te krijgen. In plaats van geobsedeerd te zijn door de details, stimuleren macromanagers afstemming door het werk van hun team rechtstreeks te koppelen aan grotere strategische doelen.

De beste manier om dit te doen is door het 'waarom' achter je teamdoelen uit te leggen. Je teamleden weten al waar ze aan moeten werken, maar door duidelijk te maken waarom hun werk belangrijk is, kunnen ze hun werk beter prioriteren.

De belangrijkste vaardigheden die je als macromanager moet leren, zijn:

• Doelstellingen en verbanden leggen

• Werk delegeren

• Werknemers controle geven

• Het goede voorbeeld geven

• Vertrouwen opbouwen

Macromanagement versus micromanagement

Net zoals macro en micro tegenpolen zijn, zijn ook macromanagement en micromanagement dat. Macromanagers zijn resultaatgerichte leiders die zich richten op langetermijndoelen. Ze geven hun teams de context die ze nodig hebben om te slagen en beslissingen te nemen. Op die manier worden teamleden in staat gesteld om het voortouw te nemen en beslissingen te nemen over hoe ze hun beste werk kunnen doen.

Micromanagers zijn het tegenovergestelde - deze leiders geven prioriteit aan de details op korte termijn. Micromanagers zijn outputgericht en ze zijn meestal erg directief over hoe en wanneer het werk moet worden gedaan. Hoewel er enkele voordelen zijn, kan micromanagement zonder een zorgvuldige aanpak leiden tot:

• Gebrek aan autonomie

• Overmatig toezicht

• Prioritering van kortetermijndoelen boven langetermijnvisie

• Verlaagd teammoraal

• Overwerk

• Burnout

Voor- en nadelen van macromanagement

Het leren van macromanagement kan ontmoedigend zijn. Iemand anders de controle geven over het werk waar je verantwoordelijk voor bent, is in eerste instantie ongemakkelijk en vereist veel vertrouwen.

Leunen op macromanagement betekent het delen van verantwoordelijkheid met je team en het nemen van meer een coachende en mentorrol. Dit is spannend voor zowel jou als het teamlid, maar het heeft ook enkele nadelen.

Veelvoorkomende valkuilen van macromanagement

• Nieuwe managers kunnen zich ongemakkelijk voelen bij deze stijl of er niet aan gewend zijn.

• Vereist meer langetermijndenken van de manager.

• Niet goed voor resultaten op korte termijn.

• Sommige teamleden die te gewend zijn aan micromanagers kunnen moeite hebben onder een macromanager.

Maar zoals je je kunt voorstellen, met voldoende voorbereiding en planning, wegen de voordelen ruimschoots op tegen de nadelen:

De voordelen van macromanagement

• Geeft werknemers autonomie.

• Teamleden kunnen hun vaardigheden ontwikkelen.

• Betrokkenheid van werknemers wordt vergroot.

• Verhoogt de intrinsieke motivatie.

• Kan leiden tot creatiever en 'out of the box' denken.

• Beter voor langetermijnstrategie.

• Stimuleert strategische afstemming.

• Verhoogt de verantwoordelijkheid.

• Benadrukt transparantie en Helderheid.

• Waardeert creativiteit, nieuwsgierigheid en samenwerking.

Hoe macromanagement zich verhoudt tot andere managementstijlen

Er zijn verschillende managementstijlen en elke stijl heeft zijn voor- en nadelen. De beste leiders passen hun managementstijl aan elk teamlid en elke situatie aan. 

Dit kost tijd en oefening. Lees over de 11 meest voorkomende leiderschapsstijlen om te beginnen met het combineren van je managementstijl. Je gebruikt waarschijnlijk al een aantal van deze praktijken, terwijl andere misschien een geweldige aanvulling zijn op je dagelijkse gewoonten. 

Macromanagement van een team op afstand

De COVID-19-pandemie versnelde de verschuiving naar hybride werk en we hebben gezien dat meer teams hun toevlucht namen tot virtuele samenwerking. Net als een fysiek team kunnen virtuele teams profiteren van een verscheidenheid aan managementstijlen. Maar macromanagement brengt zijn eigen voordelen met zich mee voor teams op afstand. 

Teamleden in virtuele of hybride teams hebben de neiging om flexibiliteit te waarderen - wat een van de belangrijkste voordelen van macromanagement is. Volgens de Anatomie van werk-index zei 35% van de kenniswerkers zelfs dat een flexibele benadering van werktijden cruciaal is voor het verbeteren van de balans tussen werk en privé op afstand.

Macromanagement op afstand kan aantonen hoeveel je op je teamleden vertrouwt en je werknemers laten zien hoeveel ze aan het team toevoegen, zelfs als je niet regelmatig persoonlijk samenkomt. Teamleden op afstand kunnen in verschillende tijdzones werken of flexibele schema's hebben, dus door hen de touwtjes in handen te geven, kunnen ze hun werk ook plannen op de manier die voor hen het meest logisch is.

8 tips om een goede macromanager te zijn

Macromanagement is een geweldige manier om je werknemers te versterken en ze meer autonomie te geven. Veel managers vinden dat macromanagement de creativiteit en betrokkenheid van het team vergroot. Maar voordat je deze managementstijl probeert, bekijk eerst acht tips om de macromanagementbenadering effectief te implementeren. 

1. Geef context

Een belangrijk element van macromanagement is om je werknemers een duidelijk idee te geven van je einddoel. Als je ze het stuur geeft, moeten ze weten waar ze naartoe gaan. 

Bij Asana noemen we dit de piramide van helderheid, en het is een manier om iedereen in je team op één lijn te krijgen met het overkoepelende doel van het werk dat je doet. Om je team effectief te laten zijn terwijl je ze macrobeheert, hebben ze een duidelijk beeld nodig van wie wat doet en wanneer. Door te begrijpen welke initiatieven hun werk ondersteunt en naar welke doelen die initiatieven werken, kunnen ze hun werk effectiever prioriteren en uitvoeren. 

Zorg er in het bijzonder voor dat ze weten:

• Hoe hun werk bijdraagt aan de grotere team- en bedrijfsdoelen

• Welk werk het belangrijkst is

• Welke vervaldatums ze niet mogen missen

• Eventuele flexibele werk- of vervaldatums 

2. Creëer helderheid en verantwoordelijkheid

Zien wie wat doet en wanneer is de helft van de strijd - het daadwerkelijk coördineren van het werk is de andere helft. Macromanagement heeft alles te maken met het verbinden van het dagelijkse werk met grotere doelen, dus zorg ervoor dat je team een duidelijke manier heeft om in realtime toegang te krijgen tot updates en taakinformatie. Door de mensen, processen en resultaten op één plaats te verbinden, kan iedereen de strategische impact zien die ze hebben.

De beste manier om dit te doen is met rapportagetools - in het bijzonder universele rapportage. Universele rapportage maakt gebruik van gegevens die zijn ingebouwd in de tools die je al gebruikt, dus er is geen extra handmatig werk nodig om geweldige inzichten te genereren. Met Asana heb je directe toegang tot dashboards voor projecten en organisaties om teaminformatie in realtime te visualiseren.

3. Verduidelijk rollen en verantwoordelijkheden

Vaak zijn managers degenen die hun Team begeleiden en de leiding nemen. Als macromanager is het je doel om het tegenovergestelde te doen - laat je werknemers het voortouw nemen en ondersteun ze als en wanneer ze het nodig hebben. Maar om je team zo effectief mogelijk te laten zijn, moeten ze precies begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is. 

Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden kost tijd, maar de voordelen zijn samengesteld. Volgens ons onderzoek kunnen individuen elke week 6 uur en 5 minuten besparen - 290 uur per jaar - door verbeterde processen, bijvoorbeeld door rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren.

Als je dat nog niet gedaan hebt, verduidelijk dan de rollen en verantwoordelijkheden op team-, project- en cross-functional niveau. Aan elke taak mag slechts één verantwoordelijke persoon zijn toegewezen, zodat teamleden weten tot wie ze zich moeten wenden met vragen of zorgen. Leg deze rollen en verantwoordelijkheden vast in een gedeeld document, bijvoorbeeld in een RACI-tabel, zodat teamleden iets hebben om naar te verwijzen. 

4. Wees nieuwsgierig

We weten allemaal hoe demotiverend het kan zijn om een nieuw idee of een nieuwe suggestie aan een manager te presenteren, om het vervolgens onmiddellijk te horen afwijzen. In feite is zo'n scenario micromanagement uit het boekje, omdat het impliceert dat je manager al een antwoord heeft bedacht - zonder jou.

Een van de beste manieren om je team te versterken en hun autonomie te vergroten is door te luisteren en vragen te stellen. Wanneer je een nieuw gesprek aangaat, zorg er dan voor dat je met nieuwsgierigheid leidt en vragen stelt om meer te weten te komen. Probeer te voorkomen dat je al antwoorden in gedachten hebt - oefen in plaats daarvan actief luisteren om ervoor te zorgen dat je de ideeën van je Team hoort.

Soms doen je werknemers een suggestie die niet past binnen de grotere strategische doelstellingen van je team. In dat geval, in plaats van hun ideeën neer te schieten, deel je de context van het grote geheel en werk je samen met je teamleden om innovatieve oplossingen te bedenken. In plaats van de oplossing zelf te presenteren, kun je deze gelegenheid gebruiken om een brainstormsessie te leiden. Je weet maar nooit - je komt misschien wel tot een oplossing waar je zelf niet aan had gedacht!

5. Maak ruimte voor Flow 

Als macromanager moet je bereid zijn om je teamleden de controle over hun tijd te laten nemen. Moedig ze in het bijzonder aan om tijdblokken van focustijd te maken en om meldingen waar nodig te dempen. 

Dit is iets dat op dit moment ontbreekt. Volgens de Anatomie van werk-index geven acht op de tien (80%) respondenten aan dat ze werken met hun inbox of andere communicatie-apps open. Als gevolg van het bestrijden van voortdurende afleiding voelen bijna drie op de vier werknemers (72%) druk om overdag te multitasken.

Door werknemers aan te moedigen meldingen uit te schakelen wanneer ze in een flow-staat zijn, geef je ze niet alleen meer tijd om gefocust te zijn, maar toon je ook je vertrouwen in hen. Je hoeft niet de hele werkdag in contact te zijn om te weten dat je teamleden goed werk leveren. 

Om dit voor elkaar te krijgen, is helderheid essentieel. Zorg ervoor dat je communicatietools een manier hebben om niet alleen meldingen uit te schakelen, maar ook om je team te laten weten wanneer meldingen zijn uitgeschakeld. Op die manier weet je dat je geen onmiddellijk antwoord hoeft te verwachten en heb je zelfs een algemeen idee van wanneer het teamlid weer online en beschikbaar zal zijn. 

6. Blijf aanwezig

Macromanagement geeft je werknemers controle over hun werk, maar je moet nog steeds beschikbaar zijn voor probleemoplossing en ondersteuning als dat nodig is. Je rol als macromanager is er een van aanmoedigen, ondersteunen en coachen. Vergeet niet om het goede voorbeeld te geven en de standaard te zetten voor het werk in je Team. 

Een van de beste manieren om er voor je team te zijn, is door een systeem op te zetten om het werk te beheren en te coördineren. Als iedereen weet wie wat doet en wanneer, hebben teamleden zicht en Helderheid over welk werk er moet worden gedaan en wie er verantwoordelijk voor is. Dit is van cruciaal belang voor de meeste teamleden - volgens de Anatomie van werk-index zou bijna 70% van de teamleden zich beter uitgerust voelen om persoonlijke doelen te bereiken met duidelijke processen om het werk te beheren

Dat is waar werkbeheer van pas komt. Werkbeheertools houden de taken, projecten en processen van je team georganiseerd, zodat je gesynchroniseerd kunt blijven en je deadlines kunt halen. Door je teamleden de zichtbaarheid te geven die ze nodig hebben om te slagen, kun je ook een stap terug doen en hen de processen toevertrouwen. 

7. Krijg een overzicht op hoog niveau van het werk van je team

Het grootste nadeel van macrobeheer is dat je werknemers zich misschien niet gesteund voelen. Een deel van een effectieve macromanager zijn, is weten wanneer je je moet terugtrekken, maar zorg ervoor dat je team weet dat ze altijd bij jou terecht kunnen voor hulp. 

Voordat je werk overdraagt of toewijst, moet je ervoor zorgen dat je team begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan grotere strategische doelen. Wanneer teamleden de doelen begrijpen die hun werk ondersteunt, zijn ze beter in staat om werk effectief te prioriteren en uit te voeren.

Zodra je het werk hebt overgedragen, krijg je een overzicht in vogelvlucht van de projecten van je team met projectportfoliobeheer (PPM). PPM is het gecentraliseerde beheer van meerdere projecten. Het geeft je een overzicht op hoog niveau van het werk van je team zonder dat je vastloopt in de details. Besteed in het bijzonder aandacht aan:

• Hoe ontwikkeld hun projectplannen zijn (hebben hun projecten een richting?)

• Hoe duidelijk hun doelstellingen en succesmetrieken zijn (is hun werk kwantificeerbaar?)

• Hoe ze belanghebbenden erbij betrekken (weten de juiste mensen van het werk?)

• Hoe elk project presteert (ligt de projectstatus op schema, loopt het risico of ligt het niet op schema?)

8. Pak Burnout aan

Als manager is het jouw verantwoordelijkheid om de norm te bepalen voor hoe je teamleden zich zullen gedragen. Een groot deel hiervan is duidelijk maken dat ze tijd voor zichzelf moeten nemen en overwerk moeten voorkomen. Herhaald overwerk en stress leiden tot Burnout, dat momenteel op een recordhoogte staat. In 2019 classificeerde de wereldgezondheidsorganisatie burn-out als een fenomeen dat het gevolg is van chronische stress op de werkplaats. En in 2020 heeft 7 op de 10 (71%) respondenten in het afgelopen jaar minstens één keer een Burnout gehad.

Moedig je teamleden niet alleen aan om tijd te nemen wanneer ze het nodig hebben, maar zorg er ook voor dat ze alleen aan hun belangrijkste taken werken. Een goede manier om dit te doen is met een Eisenhower-matrix. Een Eisenhower-matrix sorteert werk op urgentie en belangrijkheid en verdeelt taken in vier categorieën: 

• Dringend en belangrijk

• Dringend maar niet belangrijk

• Niet dringend maar belangrijk

• Niet urgent en niet belangrijk

Om burn-outs aan te pakken en te voorkomen, moet je duidelijk maken dat je erop vertrouwt dat je teamleden hun werk met de grootste impact uitvoeren. Geef je werknemers de touwtjes in handen om prioriteit te geven aan werk dat gedaan moet worden, taken te delegeren die iemand anders kan doen en werk met een lage prioriteit uit te stellen. 

De 'macro' van macromanagement 

Zorg ervoor dat je teamleden niet alleen begrijpen waar ze aan moeten werken, maar ook waarom dat werk belangrijk is. Als je werk in de handen van je teamleden legt, wil je er immers zeker van zijn dat ze alles hebben wat ze nodig hebben om te slagen. 

Werkbeheersoftware zoals Asana verhoogt de zichtbaarheid, zorgt voor helderheid en geeft je teamleden de tools die ze nodig hebben om te slagen. Als je klaar bent om aan de slag te gaan met macromanagement, probeer Asana dan vandaag nog.