De Eisenhower-matrix: Uw takenlijst prioriteren

Een takenlijst maken is de eerste stap om werk gedaan te krijgen. Maar hoe stelt u vast wat u als eerste moet aanpakken als u niet voldoende tijd hebt om alles op één dag te doen? Met effectieve prioritering kunt u uw productiviteit verhogen en ervoor zorgen dat u onmiddellijk aandacht schenkt aan uw meest urgente taken.

De Eisenhower-matrix is een tool voor taakbeheer die u helpt onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken zodat u een efficiënte workflow kunt opstellen. In dit artikel leggen we uit hoe u een Eisenhower-matrix kunt opzetten en geven tips voor het prioriteren van taken.

Wat is de Eisenhower-matrix?

De Eisenhower-matrix is een manier om uw taken te organiseren op urgentie en belang zodat u uw belangrijkste werk effectief kunt prioriteren.

Dwight D. Eisenhower, de 34e President van de Verenigde Staten en een vijfsterrengeneraal tijdens de Tweede Wereldoorlog, presenteerde het idee dat later tot de Eisenhower-matrix zou leiden. In een speech in 1954 citeerde Eisenhower een niet bij name genoemde rector magnificus van een universiteit: "Ik heb twee soorten problemen: urgente en belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit urgent." 

Stephen Covey, auteur van De 7 eigenschappen van effectief leiderschap, nam de woorden van Eisenhower en gebruikte ze voor het ontwikkelen van een tool voor taakbeheer bekend als de Eisenhower-matrix die tegenwoordig bijzonder populair is. 

De Eisenhower-matrix staat ook bekend als de tijdbeheermatrix, het Eisenhower-kwadrant en de urgent-belangrijk-matrix. Deze tool helpt u uw taken te verdelen in vier categorieën: de taken die u eerst gaat doen, de taken die u voor later plant, de taken die u delegeert en de taken die u verwijdert.

Onderscheid maken tussen urgente en belangrijke taken

De woorden urgent en belangrijk lijken qua betekenis misschien op elkaar, maar wanneer u ze analyseert in termen van het Eisenhower-principe, blijkt het verschil tussen de twee cruciaal. Wanneer u binnen het kader van de Eisenhower-matrix onderscheid maakt tussen urgent en belangrijk kunt u beter bepalen welke taken u direct moet aanpakken en welke taken beter door andere teamleden gedaan kunnen worden.

Urgente taken vereisen uw onmiddellijke aandacht. Als iets dringend is, moet het nu gelijk gebeuren, en zijn er duidelijke consequenties als u deze taken niet binnen een bepaalde tijdsperiode afmaakt. Dit zijn taken die u niet kunt vermijden. Hoe langer u deze taken uitstelt, hoe meer stress u waarschijnlijk zult ervaren. Dit kan leiden tot burnout.

Voorbeelden van urgente taken kunnen zijn:

• Afronden van een project met een last-minute vervaldatum

• Afhandelen van een urgente aanvraag van een klant

• Repareren van een gesprongen pijp in uw appartement

Belangrijke taken vereisen misschien niet uw onmiddellijke aandacht, maar deze taken helpen u uw langetermijndoelen te bereiken. Dat deze taken minder dringend zijn, betekent nog niet dat ze er niet toe doen. U moet deze taken weloverwogen plannen, zodat u uw middelen efficiënt kunt gebruiken.

Voorbeelden van belangrijke taken kunnen zijn:

• Plannen van een langetermijnproject

• Professioneel netwerken om een klantenkring op te bouwen

• Regelmatige klusjes en onderhoudsprojecten

Zodra u begrepen hebt hoe u onderscheid kunt maken tussen urgente en belangrijke taken, kunt u beginnen uw taken uit elkaar te halen en in de vier kwadranten van de Eisenhower-matrix te plaatsen.

De vier kwadranten van de Eisenhower-matrix

Een lange takenlijst van taken kan overweldigend aanvoelen. Het doel van de Eisenhower-matrix is om deze taken één voor één te bekijken en onder te verdelen in de verschillende kwadranten. Zodra u uw taken in hun aangewezen categorieën kunt zien, zult u in staat zijn om ze te plannen en uw belangrijkste werk gedaan te krijgen. 

Kwadrant 1: Doen

Kwadrant één is het 'doen'-kwadrant. Dit is de plek waar u elke taak neerzet die zowel urgent als belangrijk is. Wanneer u een taak op uw takenlijst ziet die onmiddellijk moet worden gedaan, duidelijke gevolgen heeft en van invloed is op uw langetermijndoelen, plaatst u deze in dit kwadrant.

Er mag geen twijfel over bestaan welke taken in dit kwadrant vallen. Dit zijn de taken die u het meest bezighouden en die u waarschijnlijk de meeste stress bezorgen.

Kwadrant 2: Plannen

Kwadrant twee is de 'plannen'-kwadrant, de plek waar u alle taken neerzet die niet urgent zijn maar wel belangrijk. Omdat deze taken uw langetermijndoelen beïnvloeden maar niet onmiddellijk gedaan hoeven te worden, kunt u deze taken voor later plannen.

U voert deze taken uit zodra u de taken in kwadrant één hebt aangepakt. U kunt verschillende tijdbeheertips gebruiken om de taken in deze kwadrant uit te voeren. Tot de handige strategieën behoren onder meer het Pareto-principe en de pomodoro-methode. 

Kwadrant 3: Delegeren

Kwadrant drie is het 'delegeren'-kwadrant. Dit is de plek waar u alle taken plaatst die urgent maar niet belangrijk zijn. Deze taken moeten nu worden gedaan, maar ze beïnvloeden uw langetermijndoelen niet.

Omdat u zich niet persoonlijk betrokken voelt bij deze taken en ze waarschijnlijk niet uw specifieke vaardigheden vereisen, kunt u deze taken delegeren aan andere leden van uw team. Het delegeren van taken is een van de meest efficiënte manieren om uw werkbelasting te beheren en uw teamleden de gelegenheid te geven hun vaardigheden uit te breiden.

Kwadrant 4: Verwijderen

Zodra u uw takenlijst hebt afgewerkt en taken in de eerste drie kwadranten hebt geplaatst, zal het u opvallen dat u nog een handvol taken over hebt. De taken die overblijven zijn taken die niet urgent en ook niet belangrijk waren.

Deze onbelangrijke, niet-urgente afleidingen staan het bereiken van uw doelen alleen maar in de weg. Plaats deze overblijvende items op uw takenlijst in het vierde kwadrant, de 'verwijderen-kwadrant'.

4 tips voor het prioriteren van uw taken

De beste manier om het verschil tussen urgentie en belang duidelijk te krijgen is de Eisenhower-matrix te gebruiken, maar mogelijk hebt u nog steeds moeite met het prioriteren van uw taken. Hier zijn een paar tips die u bij het onderverdelen van uw taken in elk kwadrant kunnen helpen met prioriteren.

1. Kleurcodeer uw taken

Het geven van kleurcodes aan uw taken is een tactiek die u kan helpen items met een hoge prioriteit te visualiseren. Probeer tijdens het doorspitten van uw takenlijst de taken op basis van prioriteit een van de vier kleurcodes te geven. Gebruik de code op de volgende manier:

• Groen = Items met de hoogste prioriteit

• Geel = Op één na hoogste prioriteit

• Blauw = Op twee na hoogste prioriteit

• Rood = Geen prioriteit

Zodra u uw taken op kleur heeft gelabeld, vertalen deze kleuren zich direct naar uw Eisenhower-matrix. Uw groene taken zijn uw 'doen'-taken voor kwadrant één. Uw gele taken zijn uw 'plannen'-taken voor kwadrant twee. Uw blauwe taken zijn uw 'delegeren'-taken voor kwadrant drie en uw rode taken zijn uw 'verwijderen'-taken voor kwadrant vier.

2. Beperk de taken tot 10 per kwadrant

Zelfs als u veel taken op uw takenlijst heeft, zou u toch moeten proberen om u te beperken tot 10 taken per kwadrant. Zo voorkomt u dat uw Eisenhower-matrix onoverzichtelijk en overweldigend wordt. 

U kunt meerdere matrices maken, maar wanneer u uw takenlijst beperkt tot de noodzakelijke actiepunten weet u zeker dat u aan het prioriteringsproces begint zonder tijd te verliezen.

3. Maak persoonlijke en professionele takenlijsten

Een andere manier om het aantal items op uw Eisenhower-matrix te beperken is aparte matrices te maken voor uw persoonlijke en professionele takenlijsten. 

Persoonlijke en werkgerelateerde taken vereisen verschillende tijdlijnen, middelen en methodes, en ze vergen waarschijnlijk ook verschillende denkprocessen. U zult een verdeel-en-heers-strategie moeten toepassen om uw persoonlijke en professionele doelen effectief te beheren.

4. Elimineren, dan prioriteiten stellen

Om effectief te prioriteren, elimineert u eerst onnodige taken. Met deze strategie pakt u eerst kwadraat vier aan alvorens over te gaan op de kwadranten één, twee en drie.

Terwijl u uw takenlijst doorneemt, kijkt u welke items u hebt opgeschreven die er niet op hoeven te staan.

60% van onze tijd op het werk wordt besteed aan werk over werk - dingen zoals het delen van statusgoedkeuringen of het navragen van informatie. Ga gerust uw gang wanneer u deze items snel door kunt strepen. Dit versnelt het proces van het prioriteren. Aan het eind voert u waarschijnlijk nog een tweede eliminatieronde uit.

Voorbeeld van een Eisenhower-matrix

Om beter te begrijpen welke taken u in elk kwadrant van uw Eisenhower-matrix kunt plaatsen, geven we u hier enkele voorbeelden.

Voorbeelden van taken die u in kwadrant 1 kunt opnemen:

• Schrijf een blogbericht dat morgen af moet zijn

• Leg de laatste hand aan een projectvoorstel

• Beantwoord e-mails van klanten

Voorbeelden van taken die u in kwadrant 2 kunt opnemen:

• Schrijf u in voor een cursus professionele ontwikkeling

• Neem deel aan een netwerkevenement

• Voeg verbeteringen toe aan een persoonlijk project

Voorbeelden van taken die u in kwadrant 3 kunt opnemen:

• Upload blogberichten

• Transcriberen van vergadernotulen

• Beantwoorden van e-mails van niet-klanten

Voorbeelden van taken die u in kwadrant 4 kunt opnemen:

• Werk over werk

• Bijwonen van een statusvergadering

• Delen van statusgoedkeuringen

Onthoud dat u het beste aparte matrices kunt hebben voor op uw werk en voor thuis zodat u uw takenlijsten kunt afwerken met methodes die het best passen bij de tijd en de plaats.

Bouw uw Eisenhower-matrix met tools voor taakbeheer

Het sorteren van uw takenlijst is het moeilijkste deel van de Eisenhower-matrix. Met automatisering hoeft u deze stap echter niet meer handmatig te doen.

Gebruik software voor taakbeheer om te bepalen welk van uw taken de hoogste prioriteit hebben. Met taakbeheer kunt u taken categoriseren, een kleurcode geven en aan uw team delegeren. Laat de Eisenhower-matrix uw productiviteit verhogen zodat u uw doelen in minder tijd kunt bereiken.