Zware werkbelasting staat gelijk aan stress. Dit kunt u er aan doen.

Te veel te doen hebben met te weinig tijd is een mantra geworden voor het moderne personeel. Zelfs na extra uren over te hebben gewerkt, voel je waarschijnlijk nog steeds de stress van een zware werkbelasting. Gezien de onophoudelijke e-mails, ongeorganiseerde (of niet-bestaande) workflows en onnodige uitnodigingen voor vergaderingen, is het geen wonder dat de productiviteit is afgevlakt.

Ondanks de vooruitgang in de technologie - en hun beloften om ons leven gemakkelijker te maken - neemt het gevoel van controle over hoe we onze werkdag doorbrengen af. En nu communicatie minder impactvol en efficiënt wordt, is het voor de meeste teamleiders van het grootste belang om erachter te komen hoe we onze werklast kunnen beheren.

Is het dus echt mogelijk om de werkbelasting in evenwicht te brengen? Dat is het, en het begint met een verschuiving in perspectief om resultaten te genereren. Maar voordat we het over oplossingen hebben, laten we eens kijken hoe we hier terecht zijn gekomen.

3 redenen waarom mensen werkbelastingstress ervaren

Werknemers willen zich productief voelen op het werk. Daarom zijn het voltooien van taken en het bereiken van doelen essentieel voor een betrokken personeelsbeheersysteem. Kenniswerkers gedijen ook op het feit dat ze een integraal onderdeel zijn van hun bedrijf en begrijpen hoe ze bijdragen aan grotere, strategische doelen.

Maar met projecten in silo's - en een overdaad aan communicatie - hebben de meeste mensen geen helderheid over waar ze in de organisatie passen en of hun werk waardevol is. Zonder effectieve samenwerking en werkbelastingbeheer wordt er meer tijd besteed aan minder zinvol werk, zoals het beantwoorden van e-mails en het bijwonen van vergaderingen.

En als je geen boeiend werk doet, kan Burnout snel naderen. In Asana's Anatomie van werk-index zei 80% van de ondervraagden dat ze zich overwerkt voelden en dicht bij een burn-out. Wanneer dat gebeurt, koppelen mensen zich eenvoudig los op het werk. Wat ze in plaats daarvan voelen is de stress van een enorme werkbelasting.

Hier zijn drie redenen waarom dat het geval is:

1. Er wordt te veel tijd besteed aan werk over werk

Volgens de Anatomie van werk-index van Asna is werk over werk een trend die de productiviteit van kenniswerkers schaadt. Mensen besteden veel tijd aan onnodige vergaderingen, het beantwoorden van e-mails en berichten en het zoeken naar bestanden. Inzet wordt vaak gedupliceerd. Tenzij bedrijven zich inzetten om de manier waarop ze werken te veranderen door de oorzaak van constante meldingen, vergaderingen en berichten aan te pakken, blijft werk over werk bestaan.

Hoewel kenniswerkers geloven dat ze ongeveer 35% van hun dag besteden aan werk over werk, is het werkelijke aantal bijna het dubbele: 60% van de werkdag van een werknemer wordt besteed aan werk dat niet de vaardigheid omvat waarvoor ze zijn aangenomen. Tenzij teams proactieve stappen ondernemen om werk over werk te elimineren of te verminderen, zal de productiviteit blijven dalen en zal de werkdruk toenemen.

2. Overbelasting van communicatie

Zelfs de meest goedbedoelde berichten schieten tekort wanneer je via e-mail en berichtentools probeert te communiceren over wat er gedaan moet worden, wie verantwoordelijk is en wanneer het werk klaar moet zijn. Beide platforms vereisen een aanzienlijke hoeveelheid heen en weer communicatie, wat tijd, energie en focus verspilt. Bovendien is het met lange threads gemakkelijk om details uit het oog te verliezen of te vergeten iemand te vermelden die belangrijk is.

Welkom bij communicatie-overbelasting - een product van werk over werk dat de concentratie en uiteindelijk onze productiviteit in de weg staat. Berichten en e-mailmeldingen hebben een stiekeme manier om onze aandacht weg te trekken van belangrijk werk. Zodra we een ping horen of een nieuwe e-mail zien verschijnen, voelen we ons verplicht om onmiddellijk te antwoorden. Onze focus breekt en we gaan in de multi-taskingmodus. Het werk dat je net deed, wordt officieel onderbroken door werk over werk.

Een ander ongelukkig effect van te veel communicatie (nogmaals die pings) is dat je moet bezwijken voor een "altijd aan"-cultuur. Kenniswerkers voelen zich onder druk gezet om 24/7 beschikbaar te zijn en besteden hun tijd buiten het kantoor aan het beantwoorden van berichten, wat nog meer werk en meer stress creëert.

3. De nooit eindigende zoektocht naar informatie

Elke keer dat een taak van de ene persoon naar de andere gaat, of het nu via e-mail, berichten-apps of een spreadsheet is, raakt informatie gefragmenteerd en begraven. Extra tijd en inzet zijn vereist wanneer een totaalbeeld van een project moet worden geschilderd en informatie op meerdere plaatsen staat. Frequente vergaderingen om de status van het werk te bespreken worden ook onvermijdelijk - en nog een tijdverspiller.

Het proces van het verzamelen van informatie is niets minder dan inefficiënt. Mensen verspillen bijvoorbeeld tijd terwijl ze proberen uit te zoeken wie waarvoor verantwoordelijk is. Er is verwarring over wat er moet worden goedgekeurd, of het al is goedgekeurd, wie verantwoordelijk is voor goedkeuringen en wie het goedkeuringsproces beheert. En als dat verwarring veroorzaakt, stel je dan voor dat je probeert uit te zoeken met wie je contact moet opnemen en waar je belangrijke informatie kunt vinden om werk gedaan te krijgen.

Helaas raken gesprekken uiteindelijk verloren, worden ze herhaald en gebroken zonder een echt systeem om alles bij te houden. Zoals de Anatomie van werk-index van Asana aangeeft, besteden mensen het grootste deel van hun tijd op het werk zonder helderheid over organisatorische prioriteiten. En het zijn niet alleen de dagelijkse taken die onduidelijk zijn. 54% van de kenniswerkers weet niet duidelijk hoe hun werk bijdraagt aan het bedrijf als geheel.

Zware werkbelastingen aanpakken met werkbeheer

In plaats van je druk te maken over een zware werklast, zijn er manieren om van versnelling te veranderen en het werk efficiënter te maken. Dat gebeurt door georganiseerde processen te creëren, werk te automatiseren en effectief te communiceren, wat een ander soort denken vereist. Iedereen in een organisatie, van leiders en managers tot individuele teamleden, heeft behoefte aan helderheid over welk werk belangrijk is en wat niet, om de werkbelasting beter in evenwicht te brengen.

Deze nieuwe manier van werken wordt werkbeheer genoemd en dient als een praktische benadering om erachter te komen wie wat doet en wanneer. Werkbeheer biedt de helderheid die iedereen in een team of organisatie nodig heeft om zich te concentreren op het werk dat er het meest toe doet, in plaats van zich te concentreren op tijdrovend werk over werk.

Werkbeheertools zoals Asana geven individuen, teams en hele bedrijven de helderheid om efficiënter te werken en tegelijkertijd iedereen in dezelfde richting en naar dezelfde doelen te laten bewegen.

Het is tijd om een einde te maken aan stress door werkbelasting. Teams hoeven zich niet langer gebombardeerd te voelen met enorme werklasten. Werk over werk zal beginnen af te nemen wanneer teams de beslissing nemen om een werkbeheersysteem te implementeren, processen te automatiseren en werkdagen productiever te maken.

Lees ons artikel over 18 tijdbeheerstrategieën om je beste werk gedaan te krijgen voor meer tips over hoe je je team kunt helpen zware werkbelastingen aan te pakken.