Wat is personeelsbeheer (WFM) en hoe kan het werken voor je team?

Wil je de teamproductiviteit en de algehele prestaties verbeteren? Workforce management kan de workflow en operationele kosten van je team stroomlijnen. Dat leidt tot meer efficiëntie, een betere betrokkenheid van werknemers en een hoger teammoraal. 

Van de belangrijkste functies tot de voordelen van WFM, we zullen in detail bespreken hoe je een eigen strategie voor personeelsbeheer effectief kunt implementeren. 

Wat is personeelsbeheer (WFM)?

Workforce management (WFM) is een reeks processen die worden gebruikt om de productiviteit en efficiëntie van het team te verhogen. Van callcenters tot gezondheidszorgdiensten, veel sectoren hebben WFM gebruikt om hun processen met succes te optimaliseren. 

Personeelsbeheer omvat alle activiteiten die nodig zijn om een productief personeelsbestand te behouden. Deze methode bestaat uit een verscheidenheid aan personeelstechnieken, waaronder: 

• Personeelsbeheer (HRM)

• Menselijk kapitaalbeheer (HCM)

• Prestatiebeheer

• Gegevensverzameling

• Budgettering en prognose

Taken van personeelsbeheer lijken vaak sterk op die van menselijk kapitaalbeheer (HCM), een raamwerk voor het werven, beheren en ontwikkelen van werknemerswaarde. Het belangrijkste verschil tussen de twee is dat HCM erop gericht is om de ROI te maximaliseren, terwijl WFM erop gericht is om de prestaties en productiviteit van werknemers te maximaliseren. 

Wat zijn de belangrijkste functies van een WFM-strategie?

Van het aannemen van werknemers tot prognose, er zijn veel onderdelen die deel uitmaken van een personeelsbeheerproces.

Hoewel een projectmanager niet noodzakelijkerwijs al deze taken kan beheren, is het nuttig om ervoor te zorgen dat belangrijke initiatieven soepel verlopen door samen te werken met afdelingsleiders en teamfeedback te verzamelen. Dit is vooral belangrijk gezien het feit dat bijna 70% van de werknemers het gevoel heeft dat ze beter uitgerust zijn om hun doelen te bereiken als ze duidelijkere processen hebben om het werk te beheren.

Laten we eens kijken naar elk van de elementen van personeelsbeheer en hoe ze werken om een oplossing te creëren die je voor je team kunt implementeren. 

Tijdregistratie

Tijdregistratie lijkt misschien eenvoudig, maar er komt meer bij kijken dan alleen een klok in te klokken. Het bijhouden van tijd is niet alleen goed voor het analyseren van efficiëntie, maar het is ook nuttig bij het identificeren van patronen van overuren of onderuren. 

Het implementeren van een tijdregistratieproces zorgt ervoor dat je:

• Toekomstige werkbelasting bijhoudt

• Een passend aantal teamleden aanneemt

• Taken correct delegeert

Effectieve tijdregistratie kan je ook helpen je tijdbeheervaardigheden te verbeteren en een algehele productieve dagelijkse routine te creëren. De beste manier om dit te doen is door een werkbeheertool te gebruiken om werk in realtime bij te houden. 

Met effectieve tools en goede tijdmanagement beste praktijken heeft elk teamlid de autonomie om zijn beste werk gedaan te krijgen. 

Personeelsplanning

Naast tijdregistratie is het ook belangrijk om de personeelsbehoeften goed te voorspellen en in te plannen. Dit helpt bij het creëren van een succesvol personeelsbeheerproces dat een balans tussen werk en privé biedt Of je nu meerdere personeelsniveaus binnen je organisatie hebt of een team op hetzelfde niveau beheert, het plannen van werknemers kan complex zijn. 

Je hebt een systeem nodig dat rekening houdt met variabelen zoals vakantie, beschikbaarheid, werkbelasting en afwezigheden om een planning te maken die voor het hele team werkt. 

WFM-planningsverantwoordelijkheden omvatten:

• Het beheren van personeelsplanning

• het oplossen van over- of onderbezetting

• Prognose voor teamgroei

Met een betrouwbaar planningssysteem kunnen bedrijven er zeker van zijn dat ze niet onderbezet zijn tijdens kritieke tijden of overbezet wanneer het bedrijf vertraagt.

Prognose en budgettering

Het analyseren van historische gegevens kan je helpen voorspellen wanneer de vraag naar arbeid verandert, zodat je de implementatie kunt optimaliseren en de werklast in evenwicht kunt brengen. Een winkel heeft bijvoorbeeld tijdens de feestdagen twee keer zoveel medewerkers nodig als in het laagseizoen. 

Prognose is een andere manier waarop je WFM-processen kunt gebruiken:

• het aanpakken van hoog personeelsverloop

• rekening houden met 'krimp' of onproductieve tijd 

• Voorbereiden op speciale dagen of evenementen wanneer de werkbelasting aanzienlijk wordt beïnvloed

• Het onderzoeken van projectgegevens uit het verleden voor nauwkeurige schattingen van arbeid en middelen

Je kunt personeelsplanning ook in je budget opnemen. Voor de meeste bedrijven is menselijk kapitaal (je werknemers) waarschijnlijk de meest kostbare en meest variabeleuitgave. 

Een personeelsplanningsproces automatiseert de planning, het wisselen van diensten en de naleving van de arbeidswetgeving om ervoor te zorgen dat je niet meer uitgeeft dan nodig is aan arbeidskosten. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat oplossingen voor personeelsbeheer het hoogste rendement op investeringen hebben van alle investeringen in HR-technologie. 

Werknemerbeoordelingen

Hoewel prestatiebeoordelingen tijdrovend kunnen zijn, zijn ze belangrijk voor het evalueren van de teamprestaties, productiviteit en de algehele werknemerservaring. Deze statistieken kunnen ook waardevol zijn voor het meten van klanttevredenheid op basis van de prestaties van teamleden.

Het beheren van teamprestaties omvat:

• Het bijhouden van werknemerservaringen

• Het meten van de productiviteit van werknemers

• Het meten van klantervaring en tevredenheid

Elk team heeft een andere manier om teamprestaties te beheren, hoewel het uitvoeren van driemaandelijkse beoordelingen een manier is om deze resultaten te bereiken.  

Salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden

Of je nu een speciaal team hebt voor salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden of niet, het is een ander belangrijk onderdeel van een groter personeelsbeheerplan. Dit omvat het dagelijkse loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden, maar het kan ook alle extra stimulansen omvatten die je je werknemers biedt. 

Er zijn verschillende taken die voortvloeien uit de salarisadministratie, waaronder:

• Analyseren van arbeidskosten

• Betaald verlof bijhouden 

• Urenstaten bijhouden

• Het aanbieden van werknemersstimulansen zoals happy hours

Naast de noodzaak om salarissen te verwerken, kan het verbeteren van de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden een geweldige manier zijn om de prestaties en het moreel van werknemers te verbeteren. 

Trainingsbeheer

Het creëren van een trainingsprogramma voor nieuwe en bestaande werknemers is van cruciaal belang voor het opbouwen van een succesvol personeelsbestand. U moet niet alleen trainingsmateriaal maken voor het onboarden van nieuwe leden, maar u moet ook mogelijkheden bieden voor voortdurende groei en ontwikkeling. 

Trainingsmaterialen kunnen zijn:

• Onboardingmaterialen

• Ondersteuning voor toolbeheer

• Branchenieuws

• Externe educatieve bronnen 

Bij het opbouwen van een trainingsprogramma is het belangrijk om documenten en materialen te organiseren in een gedeelde ruimte waar alle teamleden gemakkelijk informatie kunnen vinden. Dit kan met een digitale tool of zelfs een gedeelde map. 

Naleving van regelgeving

Een personeelsbeheersysteem kan het gemakkelijker maken om te voldoen aan loon- en arbeidswetten, overuren en ander werknemersbeleid in je regio. Neem altijd contact op met je interne juridische team om ervoor te zorgen dat je personeelsbeheerproces alle noodzakelijke overwegingen in acht neemt. 

Voordelen van personeelsbeheer

Het implementeren van een robuust personeelsbeheerproces kan je team helpen zich gesterkt te voelen om een impact te maken.

In een perfecte wereld waar alle onderdelen van een succesvol personeelsbeheerproces aanwezig zijn, zou je een positieve impact zien op een breed scala aan taken en afdelingen. Hier volgen enkele van de belangrijkste voordelen van personeelsbeheer. 

Verhoogde productiviteit

De productiviteit is het hoogst wanneer het werk correct wordt gedelegeerd en gecommuniceerd. Prognose van de werkbelasting, tijdregistratie, eerlijk betalen en het communiceren van prestaties, zijn allemaal manieren waarop personeelsbeheer de productiviteit van het team kan helpen bloeien. 

Met een verhoogde productiviteit zal je team niet alleen een verbetering zien in de hoeveelheid werk dat wordt gemaakt, maar ook in de kwaliteit van het werk. Dit is een win-win voor zowel organisaties als individuele teamleden. 

Effectieve communicatie

Een efficiënt personeelsbeheerproces kan de communicatie en zelfredzaamheid verbeteren, vooral bij het werken met meerdere teams. Hoewel één persoon de leiding kan hebben over de meeste WFM-taken, kun je belangrijke belanghebbenden in je organisatie aanmoedigen om hun observaties en feedback te delen voor effectievere processen. 

Met een WFM-strategie die taken, workflows en systemen met elkaar verbindt, kun je communicatiekanalen stroomlijnen en de belasting van je interne communicatieteam verminderen. Effectieve communicatie helpt niet alleen de teamsamenwerking te verbeteren, maar het kan ook helpen om het werk op schema te houden en aan de kwaliteitsnormen te voldoen. 

Verbeterd moreel

Het moreel van een team kan worden beïnvloed door een aantal variabelen, zowel negatief als positief. Of dat nu komt door werkdruk, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, planning of al deze factoren, het moreel kan een productief team maken of breken. 

Gelukkig zijn er stappen die je kunt nemen om het moreel te verbeteren met behulp van een personeelsbeheerplan. Zowel nieuwsgierigheid als empathie zorgen voor een boeiende dynamiek tussen managers en teamleden. Deze eenvoudige, maar krachtige attributen kunnen helpen de algehele werkomgeving voor je team te verbeteren en bijdragen aan een hoog moreel. 

Maximalisatie van middelen

Met een verhoogde productiviteit en verbeterde communicatie en tracking, kun je het gebruik van middelen maximaliseren. Dit zal niet alleen de hoeveelheid werk die je kunt creëren verhogen, maar het zal ook de arbeidskosten verlagen.

Middelen kunnen van alles zijn, van een tastbaar product tot iets ontastbaars zoals tijd - die beide van onschatbare waarde zijn en niet verspild mogen worden.

Lagere uitgaven

Het automatiseren van tijdregistratie, planning en salarisberekeningen bespaart niet alleen managers en salarisafdelingen uren werk, maar elimineert ook kostbare menselijke fouten en nalevingsrisico's. De tijd die aan deze vervelende taken wordt besteed, kan dan worden gebruikt voor productievere middelen. 

Processen voor personeelsbeheer bieden organisaties ook de gegevens die ze nodig hebben om de personeelsbezetting aan te passen. Gebruik een personeelsplansjabloon om veranderingen in de werklast te voorspellen. Stem vervolgens de capaciteit van je team af op de vraag om de arbeidskosten te verlagen en ongeplande overuren te voorkomen.

Kwaliteitswerk

Uiteindelijk is de kwaliteit die je levert bepalend voor wat je terugkrijgt. Dus als je kwaliteit niet voldoende is, zul je geen significante inkomstenstroom zien. Daarom is het verbeteren van de kwaliteit zo'n essentieel onderdeel van personeelsbeheer.

Of je nu denkt dat de kwaliteit van je werk de beste is die het kan zijn of niet, er is altijd ruimte voor verbetering. Procesoptimalisaties kunnen van alles zijn, van productwijzigingen tot websiteontwikkeling en meer. De mogelijkheden zijn echt eindeloos.

Is personeelsbeheer iets voor jou?

Een WFM-proces is een reeks technieken om interne processen te verbeteren, waar mogelijk te automatiseren en een aangenamere werkplek te creëren. Het is niet elke dag dat je elk van deze in een organisatie vindt, maar met een beetje hulp kun je ervoor zorgen dat je organisatie deze vakjes en meer aanvinkt.